信息化在國有企業(yè)計生管理中的應用

文｜崔文娟

（作者單位：首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責任公司）

本文分析了國有企業(yè)計生管理工作面臨的各種形勢，闡述了信息化在計生工作中的重要性，接著以某公司為例，探討了信息化在國有鋼鐵企業(yè)計生專業(yè)管理中的應用，并進一步提出相應保障措施。

一、當前國有企業(yè)計生管理工作面臨的形勢

（一）外部環(huán)境影響

新條例規(guī)定，明確取消二孩審批，甚至部分地區(qū)已開始實施三孩生育政策。計生手續(xù)的辦理也發(fā)生了變化，職工本人自行登錄當?shù)赜媱澤W(wǎng)上辦事大廳辦理即可，一孩、二孩準生證無須再通過單位開具婚育證明，不利于企業(yè)計生專業(yè)對職工婚育信息的掌握。三胎及個別地區(qū)落戶、升學等業(yè)務仍需要通過單位開具婚育證明，獨生子女費的發(fā)放依舊通過單位負責落實。計生政策的不完全開放性、離婚、再婚現(xiàn)象的增加，戶籍管理、婚姻登記和計生管理的相對獨立性及企業(yè)對職工婚育信息的缺失給企業(yè)計生工作帶來了極大的困難，企業(yè)憑借職工手中的證件開具的證明無法保證信息的準確性。

（二）內部環(huán)境分析

隨著國企生活服務職能社會化趨勢，企業(yè)職工對企業(yè)各方面的依賴性逐漸降低，社會職能的剝離導致企業(yè)計生專業(yè)對職工的約束性大大降低。出于對個人隱私的保護，大多數(shù)職工不愿上報個人信息，同時職工配偶無業(yè)人員較多，無形中給職工基礎信息的統(tǒng)計工作帶來了極大地不便。且隨著企業(yè)人事制度的不斷改革，內部員工買斷、退休、離職等流動較大，間接導致職工信息更新不及時、數(shù)據(jù)不準確。計生工作量的減少及計生經(jīng)費的限制，導致很多企業(yè)計生專業(yè)員身兼數(shù)職，很難投入大的精力及金錢去開展各種計生活動。

二、某公司計生專業(yè)工作現(xiàn)狀及問題

（一）現(xiàn)狀

某公司計生辦屬于辦公室行政后勤室的一項職能，設有一名計生專業(yè)員，負責公司的計劃生育管理、服務和宣傳，同時兼顧其他專業(yè)工作。計生辦工作內容包括：負責公司計劃生育工作的日常管理，建立職工婚育狀況檔案；負責組織宣傳國家和當?shù)卣媱澤姆?、政策，發(fā)布、傳達計劃生育政策動態(tài)，并據(jù)此制定公司計劃生育有關規(guī)定、措施；對各單位計生專（兼）職人員進行業(yè)務指導和培訓；負責發(fā)放計劃生育避孕藥具；負責職工計劃生育手續(xù)辦理工作。

（二）問題

第一，各單位計生專業(yè)員業(yè)務水平參差不齊，人員崗位變動頻繁，受責任心及個人業(yè)務水平影響，導致統(tǒng)計上來的手工臺賬不準確、不完善；第二，隨著信息量的增加，維護、統(tǒng)計數(shù)據(jù)工作量大、更新匯總手工表格速度較慢且容易出現(xiàn)操作失誤；第三，辦理計生手續(xù)收取的各種紙質存檔材料占用空間較大，為節(jié)省空間，超過兩年直接銷毀，不利于長期管理；第四，查詢紙質檔案及統(tǒng)計數(shù)據(jù)困難，工作效率低下；第五，計生信息化管理水平低，目前僅有獨生子女費申請業(yè)務流程實現(xiàn)了信息化管理，通過HER 系統(tǒng)進行審批，審核通過后自動隨著工資發(fā)放獨子費，到期后自動終止。

三、信息化在國有鋼鐵企業(yè)計生管理中的重要性

（一）有利于資源整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

計生管理信息化可實現(xiàn)各單位間的信息共享。將職工獨生子女信息、配偶信息、子女信息等計生檔案信息上傳至網(wǎng)絡平臺，各級部門之間在一定授權下可以互相共享，及時掌握本單位職工信息及動態(tài)；計生專業(yè)通過人力資源部共享的職工戶籍地、婚姻狀況、人員調動等信息，及時掌握及變更職工婚育信息等計生相關臺賬，同時為入托人數(shù)預測、專業(yè)分析等提供數(shù)據(jù)支持。

（二）有利于優(yōu)化業(yè)務流程，提升管理

計生管理信息化通過計算機和網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術手段，實現(xiàn)各單位之間計生業(yè)務流程審批及辦理，達到優(yōu)化業(yè)務流程和“無紙化”辦公的目的。同時通過信息化管理，可以減少因人為因素導致的主觀出錯率，實現(xiàn)計生專業(yè)管理的程序化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

（三）有利于數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計分析，提高準確率

通過網(wǎng)絡平臺，自上而下錄入、審核信息后入庫存檔，避免信息缺失或手工誤刪；同時省卻各單位之間往返時間，提高工作效率和工作質量。通過系統(tǒng)刪選、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的可靠、真實及準確，進而提高專業(yè)決策的科學、合理及高效。

四、信息化在國有鋼鐵企業(yè)計劃生育管理中的應用

（一）基于EHR 系統(tǒng)的計生業(yè)務流程設計

某公司借助EHR 系統(tǒng)新增計生專業(yè)管理業(yè)務，可起到事半功倍的效果，只需錄入計生信息即可實現(xiàn)查詢、刪選、統(tǒng)計、打印輸出等功能，且可大大節(jié)省資金。參照國家推出的各市計劃生育網(wǎng)上辦事大廳辦理流程，在EHR 系統(tǒng)中單獨新增一子集，用于申請辦理各種計生手續(xù)。計生信息管理系統(tǒng)功能圖（見圖1）介紹如下：

圖1 計生信息管理系統(tǒng)功能圖

基層單位填報職工個人信息時，必須同時上傳相關證件電子版以備審核。在此過程中存在占用系統(tǒng)內存過大的問題，備選方案可以選擇線上線下同時進行，即流程通過EHR 系統(tǒng)進行線上申請、審批，各種證件電子版材料則通過OA 系統(tǒng)線下發(fā)送。OA 系統(tǒng)是全員進行綜合辦公、收發(fā)郵件、公文管理、信息發(fā)布、上傳下達等工作的網(wǎng)絡平臺。由于OA 人員信息庫無法與EHR 系統(tǒng)信息同步更新，故暫不考慮通過OA 系統(tǒng)進行計生業(yè)務流程審批。

（二）計生檔案統(tǒng)計分析及計生審批結果打印輸出

計生檔案包括職工計生手續(xù)辦理各種紙質證件材料及職工婚育信息。通過EHR 系統(tǒng)改變原來的紙質存檔及手工制表模式，可輕松實現(xiàn)計生信息查詢、刪選、統(tǒng)計等，為職工計劃生育手續(xù)辦理、子女入托、入學等提供數(shù)據(jù)支持；且可直接根據(jù)人力資源部維護的職工調入調出信息及時新增及終止相關人員入托補貼、辦理獨子關系轉出等計生手續(xù)、調整獨子費發(fā)放臺賬等，實現(xiàn)計生專業(yè)動態(tài)管理。

五、實現(xiàn)計生信息化管理的保障措施

一是針對計生專業(yè)對職工婚育信息的缺失問題，應加強各部門合作，提高各專業(yè)信息化管理，以實現(xiàn)信息共享。如公司工會負責核銷結婚慰問費用、生育慰問費用，人力資源部負責女職工產(chǎn)假申請、生育保險報銷、獨生子女二次醫(yī)療報銷，如果每一個部門各自掌握的職工婚育信息錄入EHR 系統(tǒng)，摒棄手工臺賬，建立電子檔案，實現(xiàn)信息共享，則可大大增加計生專業(yè)對職工信息的掌握度和準確度。二是公司人員素質普遍較高，學歷均在大專以上，能熟練使用電腦，各單位計生專（兼）職對計生工作有一定了解和經(jīng)驗，但還需進一步開展計生專業(yè)培訓，提高專業(yè)技能和網(wǎng)上業(yè)務辦理實際操作能力。三是EHR 系統(tǒng)有其固定的功能，如果增加計生業(yè)務流程審批，則需對EHR 系統(tǒng)做出相應調整，占用不少資源，需公司有關領導大力支持。四是目前職工對個人隱私的保護越來越敏感及重視，一旦將職工個人信息錄入到EHR 系統(tǒng)，需嚴格設定各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人的權限，做好保密措施。五是因客觀條件的限制，計生手續(xù)的辦理實行的是個人承諾制，主要靠職工自覺。為降低風險，必須建立和完善相應的監(jiān)督考核制度，對于舉報人給予一定的現(xiàn)金獎勵，對于違反計生政策者按照造成影響的嚴重程度給予相應的懲罰。

在全球信息化飛速發(fā)展的大浪潮下，信息化在企業(yè)管理中的應用將越來越廣，最終會輻射到企業(yè)計生管理工作中。我們應抓緊機遇、解放思想、與時俱進，加快建設計生工作的信息化管理，從而更好地服務職工、服務社會。