智慧校友管理與服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

徐慧媛 羅佳

摘要：校友資源是高校發(fā)展的重要力量，利用信息技術(shù)整合校友資源，服務(wù)校友是校友工作發(fā)展的趨勢(shì)。本文結(jié)合四川大學(xué)電子校友卡的開發(fā)和運(yùn)營過程，試圖探索出一套可行的智慧校友管理與服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)營方式。

關(guān)鍵詞：校友;管理系統(tǒng);運(yùn)營

隨著中國大學(xué)辦學(xué)自主權(quán)的逐漸增大、大學(xué)之間競爭的凸顯、政府對(duì)多渠道籌集辦學(xué)資源的鼓勵(lì)，校友工作也發(fā)揮著越來越重要的作用，校友在助力學(xué)校建設(shè)一流師資隊(duì)伍、培養(yǎng)拔尖創(chuàng)新人才、提升科學(xué)研究水平、傳承創(chuàng)新優(yōu)秀文化、推進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化等方面的推進(jìn)作用成為高校重要的競爭力。校友與母校的關(guān)系是一場(chǎng)馬拉松，校友工作的核心和關(guān)鍵是做好校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)，隨著高校的擴(kuò)招，校友、校友組織不斷增加，一些綜合性大學(xué)比如四川大學(xué)，動(dòng)則幾十萬的動(dòng)態(tài)校友數(shù)據(jù)，100余個(gè)校友分會(huì)，如何有效聯(lián)絡(luò)，組織活動(dòng)，分析數(shù)據(jù)，聚焦資源，搭建校友與校友之間、校友與母校之間的長效溝通平臺(tái)，成為校友工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。而隨著智能手機(jī)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+人工智能的智慧校友綜合服務(wù)管理平臺(tái)的建設(shè)成為解決這一難點(diǎn)的有效途徑。通過推動(dòng)校友工作移動(dòng)化辦公，立足校友工作需求，打造便捷、實(shí)用的智慧校友工作系統(tǒng)，不僅能對(duì)校友工作的決策提供更加科學(xué)的依據(jù)，更能有效地匯聚、整合校友資源，助力高校建設(shè)世界一流大學(xué)。

一、四川大學(xué)電子校友卡功能設(shè)計(jì)

智慧管理系統(tǒng)有兩方面功能，一是校友的互動(dòng)與服務(wù)，二是校友工作人員的管理與使用，如何在這兩個(gè)功能之間搭建起橋梁，是智慧管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。校友智慧管理系統(tǒng)目前已經(jīng)全面進(jìn)入信息化3.0時(shí)代，即接軌智能手機(jī)微信端，開發(fā)小程序。具有代表性的有目前有以北京大學(xué)校友總會(huì)開發(fā)的校友服務(wù)小程序、清華大學(xué)校友總會(huì)正在開發(fā)的“萬圈”、浙江大學(xué)校友總會(huì)開發(fā)“社群——全球校友活動(dòng)平臺(tái)”、同濟(jì)大學(xué)校友總會(huì)開發(fā)的“校友服務(wù)大廳”等等，這些小程序均接軌微信公眾號(hào)，功能大同小異，基本為傳播力強(qiáng)，裂變快，校友的交互性和校友信息的主動(dòng)更新問題得到了一定程度的解決，但也存在一定問題，如校友服務(wù)功能較弱，吸引力不夠;重點(diǎn)校友信息動(dòng)態(tài)更新難;校友分層分級(jí)管理不明晰;線上功能繁雜導(dǎo)致管理困難……四川大學(xué)校友總會(huì)在全面分析各高校平臺(tái)后，沒有急于上線平臺(tái)，而是抓住了校友最關(guān)心的校友卡申領(lǐng)問題，于2019年3月全國首家高校推出了電子校友卡，電子校友卡集載學(xué)校圖書館、進(jìn)校門、體育館折扣等校內(nèi)資源，同時(shí)搭載集“衣食住行”一體的商業(yè)服務(wù)和優(yōu)惠，對(duì)校友吸引力強(qiáng)，傳播速度快，短短一個(gè)月吸引4萬校友注冊(cè)，迄今為止共10萬校友注冊(cè)，實(shí)現(xiàn)了校友服務(wù)由“點(diǎn)”到“面”的轉(zhuǎn)變。

四川大學(xué)電子校友卡由校友端和管理端共同組成。校友端由基于微信環(huán)境下的校友服務(wù)H5頁面和系列小程序組成，主要為廣大校友提供校友權(quán)益、校友資源服務(wù)和校友福利三大板塊的校友服務(wù)。校友權(quán)益，是母?；谡鎸?shí)的校友身份，為校友提供的基礎(chǔ)性服務(wù)，以增強(qiáng)校友的獲得感。包含憑借電子校友卡進(jìn)出校園、圖書館、享受學(xué)校各場(chǎng)館福利以及加入各地方校友會(huì)等，是校友身份證最集中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)電子校友卡對(duì)校友的情感連接。校友資源服務(wù)，主要提供校友通訊錄、校企注冊(cè)、校友招聘、校友活動(dòng)四個(gè)功能模塊，幫助校友連接人脈、拓展資源。實(shí)現(xiàn)電子校友卡對(duì)校友的資源鏈接。校友福利，由母校從校友生活細(xì)節(jié)、生活所需出發(fā)，甄選優(yōu)質(zhì)企業(yè)（以校友企業(yè)為主），為校友提供多樣化生活服務(wù)，主打?qū)嵱门c優(yōu)惠。即使畢業(yè)多年，身處他鄉(xiāng)，校友也能享受到來自母校提供的福利，實(shí)現(xiàn)電子校友卡對(duì)校友的價(jià)值鏈接。

管理端為校友總會(huì)授權(quán)指定的校友工作者直接使用，用于提升校友工作管理效率，包括分級(jí)分類管理、活動(dòng)管理、數(shù)據(jù)管理等。通過發(fā)動(dòng)學(xué)院校友工作者、各地方校友會(huì)秘書處作為系統(tǒng)的管理員，電子校友卡形成了多層級(jí)校友管理體系，既提高工作效率，又能更多樣化地為校友提供服務(wù)。

二、四川大學(xué)電子校友卡的運(yùn)營實(shí)踐

作為智慧管理系統(tǒng)的電子校友卡，主要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面的功能，一是校友數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理和分類分層整理技術(shù);二是校友服務(wù)如何進(jìn)一步契合需求，找到校友總會(huì)服務(wù)校友的獨(dú)特資源和方式，以“留住”校友。這兩個(gè)方面的問題，在技術(shù)上都不是難點(diǎn)，最重要的是如何通過校友總會(huì)對(duì)系統(tǒng)的推廣與運(yùn)行，最終實(shí)現(xiàn)校友系統(tǒng)兩性運(yùn)轉(zhuǎn)，以助力校友工作，服務(wù)校友的目標(biāo)。

四川大學(xué)校友總會(huì)在推出電子校友卡之初，對(duì)市面上所具有的校友互動(dòng)與管理系統(tǒng)做了全面的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)校友系統(tǒng)的功能大同小異，但共同存在的難題是校友主動(dòng)注冊(cè)率低?？梢钥吹?，電子校友卡系統(tǒng)運(yùn)營的前提，是廣泛的校友參與作為基礎(chǔ)。如何吸引校友來注冊(cè)電子校友卡，同時(shí)保持電子校友卡對(duì)校友的黏度，是系統(tǒng)可以良好運(yùn)營的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為提高校友注冊(cè)率，四川大學(xué)校友總會(huì)提出兩個(gè)思路：一是運(yùn)用校友最關(guān)心的電子校友卡問題，打出領(lǐng)取校友身份證的情感牌，第一時(shí)間抓住校友;二是實(shí)現(xiàn)電子校友卡注冊(cè)的便捷性，將電子校友卡系統(tǒng)的校友服務(wù)H5頁面和系列小程序鏈接到已經(jīng)具備足夠關(guān)注量的四川大學(xué)校友總會(huì)官方微信號(hào)，讓校友實(shí)現(xiàn)一鍵式領(lǐng)取。2019年3月，四川大學(xué)成為全國首家推出電子校友卡的高校，并且在兩天之內(nèi)提交了2萬次校友卡申領(lǐng)，一個(gè)月達(dá)到4萬人，至今有10萬人，雖然相對(duì)四川大學(xué)全日制40余萬校友的數(shù)量還有一定的差距，但已經(jīng)搭建起了一個(gè)基礎(chǔ)的、可自動(dòng)更新的校友信息基礎(chǔ)，為后面的電子校友卡運(yùn)營提供了支撐。

有了基礎(chǔ)校友數(shù)據(jù)，接下來要思考的，怎么實(shí)現(xiàn)校友對(duì)電子校友卡的黏度，這就要從電子校友卡的功能入手。抓住校友最關(guān)心的權(quán)益，實(shí)現(xiàn)較高的使用頻率，才能使電子校友卡真正“活”起來。從目前的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)來看，四川大學(xué)校友們使用頻率最高的功能，便是進(jìn)出校園和圖書館，這和我們當(dāng)初的設(shè)想一致。校友對(duì)母校最普遍最基礎(chǔ)的訴求，便是回到母?？纯?。當(dāng)然，智慧校友的管理系統(tǒng)，不能僅僅是一張進(jìn)出校園的通行證，更重要的是如何實(shí)現(xiàn)校友的資源對(duì)接，讓校友有興趣在電子校友卡系統(tǒng)上不斷更新校友信息，實(shí)現(xiàn)校友數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理。為此，我們推出了校友企業(yè)注冊(cè)和校友資源標(biāo)簽等功能，讓電子校友卡成為校友們互通資源的平臺(tái)和切實(shí)助力校友事業(yè)發(fā)展的平臺(tái)。至此，電子校友卡完成了校友們最需要的三大功能：找人、找資源、找工作。

同時(shí)，電子校友卡要做到的不僅是服務(wù)廣大校友，也希望能服務(wù)各學(xué)院和各地方校友分會(huì)，成為校友總會(huì)、各級(jí)分會(huì)實(shí)現(xiàn)高效率校友工作的管理平臺(tái)，目前已經(jīng)開發(fā)的分層級(jí)校友數(shù)據(jù)管理功能，基本滿足了各分會(huì)和學(xué)院的日常聯(lián)絡(luò)需求。

目前，四川大學(xué)電子校友卡的功能還在不斷地開發(fā)和完善之中，結(jié)合四川大學(xué)校友總會(huì)工作人員的日常管理需求和校友互動(dòng)需要，將不斷完善，最終實(shí)現(xiàn)校友互動(dòng)自發(fā)性，校友工作自動(dòng)化，校友管理智能化。

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