簡(jiǎn)述醫(yī)院基于HERP的耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)應(yīng)用

●吳婧琦

隨著新醫(yī)改的推行，醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理上從過(guò)去的以收入為中心，轉(zhuǎn)變?yōu)橐猿杀緸橹行?，?shì)必帶來(lái)成本管理理念和方法的變革。在醫(yī)用耗材的管理上，當(dāng)前管理工作存在不少問(wèn)題，相關(guān)調(diào)查顯示耗材少計(jì)費(fèi)、漏計(jì)費(fèi)、非正常流失等現(xiàn)象普遍存在。為了解決這一問(wèn)題，全國(guó)范圍內(nèi)眾多醫(yī)院嘗試建立耗材管理信息系統(tǒng)，然實(shí)際應(yīng)用效果不理想。以下結(jié)合筆者實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討了基于HERP的耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況。

一、醫(yī)院耗材管理現(xiàn)狀和主要問(wèn)題

（一）管理現(xiàn)狀

在醫(yī)療物資中，藥品和耗材是兩個(gè)重要組成部分，在流通環(huán)節(jié)的差異（見表1）。醫(yī)用耗材的品種繁多、分類復(fù)雜，多數(shù)耗材目前沒有統(tǒng)一的管理編碼，流通使用環(huán)節(jié)公開性較小，這決定了耗材管理具有較高難度。因此，在耗材管理上單純套用藥品的管理辦法是不行的，必須建立專用的管理體系，制定針對(duì)性的運(yùn)行機(jī)制，充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，才能真正解決問(wèn)題。

（二）主要問(wèn)題

表1 藥品和耗材在醫(yī)院流通各環(huán)節(jié)的差異性比較

拆解來(lái)看，精細(xì)化管理的“精”指的是精確、精準(zhǔn)，“細(xì)”指的是細(xì)節(jié)、詳細(xì)，采用規(guī)范管理模式取代了過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)管理方案。具體到耗材上，精細(xì)化管理的關(guān)鍵是明確臨床科室二級(jí)庫(kù)耗材的使用去向，建立耗材申請(qǐng)—計(jì)劃—領(lǐng)用—消耗—計(jì)費(fèi)的流程體系，配合科學(xué)可行的監(jiān)管和控制技術(shù)，形成高效流通、準(zhǔn)確計(jì)費(fèi)、防止流失浪費(fèi)的耗材管理系統(tǒng)?；诖耍?xì)化耗材管理需要解決的問(wèn)題主要有4個(gè)。

1.全程監(jiān)管。以植入性耗材為例，使用全程均要?jiǎng)討B(tài)監(jiān)控，以確保使用安全。然而目前管理具有事后性，將重點(diǎn)放在了耗材使用后的評(píng)價(jià)，因事前、事中環(huán)節(jié)的管理力度薄弱，整體效果不理想。以手術(shù)植入性耗材為例，不僅種類、規(guī)格、型號(hào)眾多，而且使用具有個(gè)體化和針對(duì)性，無(wú)法在術(shù)前具體確定，這就導(dǎo)致事前監(jiān)管處于空白。

2.完善制度。從耗材管理制度來(lái)看，目前多采用先入庫(kù)、再驗(yàn)收的流程，如此操作的一大弊端，是耗材信息不精確，數(shù)量、規(guī)格等指標(biāo)上可能出現(xiàn)偏差。臨床科室直接使用供應(yīng)商提供的耗材，容易出現(xiàn)多收費(fèi)、少收費(fèi)、漏收費(fèi)等問(wèn)題，因賬實(shí)不符引起管理問(wèn)題，尚未實(shí)現(xiàn)耗材入庫(kù)、出庫(kù)、使用、收費(fèi)信息的一致性。

3.規(guī)范管理。每個(gè)耗材對(duì)應(yīng)一個(gè)條碼，這個(gè)條碼是獨(dú)一無(wú)二的，類似于人們的身份證。利用條碼，可對(duì)耗材的來(lái)源、去向進(jìn)行全程監(jiān)管，滿足查詢和追溯需求。目前醫(yī)院耗材條碼沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商提供產(chǎn)品后，醫(yī)院在統(tǒng)計(jì)時(shí)會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成利益損失，沒有達(dá)到閉環(huán)管理的要求。

4.信息互通。信息技術(shù)的普及應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院管理工作提供了技術(shù)支持，海量的信息數(shù)據(jù)成為精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。對(duì)于高值耗材，采用信息化管理方式，與醫(yī)院HIS系統(tǒng)對(duì)接，既能提高管理效率，又能做到全面監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

二、望海康信HERP軟件的物流管理功能

望海康信是一家致力于中國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生健康行業(yè)應(yīng)用軟件研發(fā)和服務(wù)的專業(yè)公司，在醫(yī)院ERP領(lǐng)域具有較高的市場(chǎng)地位。HERP軟件適用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的物流管理工作，可以說(shuō)是為醫(yī)院量身定制的。它熟悉醫(yī)療物資的類型、使用特點(diǎn)、管理需求，一方面合理配置資金，確保物資的供求關(guān)系平衡，通過(guò)減少庫(kù)存量來(lái)提高資金周轉(zhuǎn)效率；另一方面可以降低庫(kù)存成本，減小庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)，提高物流管理水平。在物流管理模塊，HERP軟件的功能包括以下幾個(gè)方面。

（一）采購(gòu)計(jì)劃管理

制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，需要參考的內(nèi)容包括有當(dāng)前耗材的庫(kù)存數(shù)量，最低庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，各科室的耗材申請(qǐng)計(jì)劃，以及以往未完成的計(jì)劃等。計(jì)劃制定完成后，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，綜合考慮以下因素：（1）本期材料采購(gòu)的數(shù)量。（2）和本期預(yù)算消耗定額相比，采購(gòu)金額必須小于高數(shù)值。（3）生成并查看采購(gòu)計(jì)劃單、計(jì)劃未到物品清單，確保內(nèi)容項(xiàng)目無(wú)誤。（4）采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況。

（二）訂單管理

在訂單管理模塊，功能以采購(gòu)訂單的編制和審核為主，打印和查詢?yōu)檩o。特殊情況下，在獲得權(quán)限的條件下，還能對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行修改；如果供貨商發(fā)貨時(shí)間延遲，還能生成催貨單并發(fā)送給對(duì)方，起到提醒、警告的作用。訂單管理功能的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了集成化訂單管理，不僅降低了人力成本，而且提高了溝通效率。

（三）庫(kù)存管理

庫(kù)存管理包括三個(gè)環(huán)節(jié)，代表了物資的三個(gè)狀態(tài)：入庫(kù)，出庫(kù)、儲(chǔ)存、簡(jiǎn)稱為“收”“發(fā)”“存”。庫(kù)存管理時(shí)，以各種單據(jù)為準(zhǔn)（例如入庫(kù)單、出庫(kù)單、盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表、庫(kù)存臺(tái)賬等），對(duì)實(shí)際數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。做好庫(kù)存管理工作，能提高物資的周轉(zhuǎn)效率，避免物資長(zhǎng)期積壓；同時(shí)物資發(fā)放和收費(fèi)一一對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象。

（四）耐用品管理

對(duì)耐用品進(jìn)行管理，可對(duì)物品的領(lǐng)用、退庫(kù)、報(bào)廢等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。在發(fā)放環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行科室的定額管理標(biāo)準(zhǔn)，超出定額標(biāo)準(zhǔn)的不能發(fā)放，可以舊換新，采用先報(bào)廢、再領(lǐng)用的流程。還能提供耐用品的明細(xì)賬、使用分布表，以滿足查詢需求。

（五）應(yīng)付款管理

應(yīng)付款管理是一個(gè)重點(diǎn)，管理對(duì)象主要是各類付、退款單據(jù)和發(fā)票憑證，可完成增加、刪除或修改。以月度為單位，系統(tǒng)根據(jù)付款情況生成應(yīng)付款憑證，然后傳輸至?xí)?jì)核算模塊，就能了解每一筆業(yè)務(wù)的付款情況，為后續(xù)管理工作提供支持。

三、醫(yī)院基于HERP的耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)應(yīng)用

（一）基本概況

以某醫(yī)院為例，為了開展全成本核算原則，引入望?？敌臜ERP軟件，該軟件主要包括財(cái)務(wù)成本核算、成本預(yù)算、物流管理、人事管理、醫(yī)療設(shè)備和專業(yè)設(shè)備管理模塊。其中，醫(yī)療耗材管理是該軟件的主要應(yīng)用對(duì)象，總體管理流程如下：（1）各科室提交耗材需求計(jì)劃。（2）在一級(jí)庫(kù)內(nèi)，對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整合。（3）生成耗材采購(gòu)訂單。（4）規(guī)范執(zhí)行采購(gòu)流程，耗材進(jìn)入一級(jí)庫(kù)。（5）科室根據(jù)實(shí)際使用需求打申請(qǐng)報(bào)告。（6）將耗材轉(zhuǎn)移至二級(jí)庫(kù)。（7）如果是收費(fèi)耗材，根據(jù)醫(yī)囑內(nèi)容自動(dòng)核銷后出庫(kù)。如果是非收費(fèi)耗材，可實(shí)現(xiàn)一鍵出庫(kù)。（8）對(duì)科室支出進(jìn)行核算。

（二）主要管理功能

1.庫(kù)房管理。一是入庫(kù)管理。耗材入庫(kù)時(shí)，輸入耗材的名稱，系統(tǒng)就能校驗(yàn)和耗材相關(guān)的各種證書，確保證件是有效的。如果證件已過(guò)期，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警，提示工作人員按不要處理，防止這部分耗材進(jìn)入庫(kù)房。二是出庫(kù)管理。耗材出庫(kù)時(shí)，審核領(lǐng)用申請(qǐng)單，由二級(jí)庫(kù)生成出庫(kù)信息并發(fā)送至申請(qǐng)科室?？剖胰藛T接收信息后，即可及時(shí)領(lǐng)用。三是庫(kù)存管理。主要查詢耗材的庫(kù)存和使用情況，一級(jí)庫(kù)對(duì)二級(jí)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，了解動(dòng)態(tài)庫(kù)存變化，實(shí)現(xiàn)耗材管理的精細(xì)化、動(dòng)態(tài)性。

2.普通耗材管理。對(duì)于普通耗材，庫(kù)房制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)依據(jù)有兩個(gè)：一是科室需求計(jì)劃及其匯總結(jié)果；二是庫(kù)存高低限設(shè)置，通過(guò)審核后生成采購(gòu)訂單。

3.高值耗材管理。高值耗材是相對(duì)普通耗材而言，具有以下特點(diǎn)：一是生產(chǎn)和使用均有嚴(yán)格要求；二是它的使用關(guān)系到患者的生命安全；三是價(jià)格較高。對(duì)高值耗材進(jìn)行管理，注意事項(xiàng)如下：（1）植入性高值耗材，嚴(yán)格執(zhí)行一物一碼，可追溯使用、計(jì)費(fèi)情況，遵循先使用、后結(jié)算的流程。（2）手術(shù)周轉(zhuǎn)箱，整體發(fā)放回收，防止器械交叉使用。（3）對(duì)于手術(shù)包，應(yīng)積累手術(shù)模板，發(fā)揮出對(duì)臨床治療的決策支持作用，避免跟臺(tái)服務(wù)。（4）使用RFID智能柜，支持刷卡領(lǐng)用，既能明確責(zé)任人，又能減少中間環(huán)節(jié)。

4.應(yīng)付款管理。根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)的經(jīng)銷商入庫(kù)單做付款，基本流程是：根據(jù)入庫(kù)單生成發(fā)票；根據(jù)發(fā)票信息編制付款單；完成付款后對(duì)付款狀態(tài)及時(shí)更新，并提供應(yīng)付款明細(xì)查詢服務(wù)。核算科室成本時(shí)，其一要以科室的實(shí)際支出為依據(jù)，其二要納入績(jī)效考核，以提高成本管控質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前醫(yī)院耗材管理工作存在不少問(wèn)題，如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理成為從業(yè)人員的關(guān)注要點(diǎn)。文章以望?？敌臜ERP軟件為核心，介紹了物流管理功能模塊，以及在耗材管理上的實(shí)際應(yīng)用。結(jié)果表明：庫(kù)房管理效率提高，可減少耗材浪費(fèi)現(xiàn)象，具有較高的推廣價(jià)值。