新時期優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作的策略探析

劉 瑛

（武漢二航路橋特種工程有限責任公司，湖北 武漢 430070）

辦公室行政事務管理工作在企業(yè)整體管理工作中占據(jù)重要位置，該項工作屬于一項綜合性高、涉及面廣和工作內容繁雜的業(yè)務，其連接著企業(yè)上下級部門，在重要部門間起到橋梁作用，關系到企業(yè)的正常發(fā)展和運轉。因此，辦公室行政管理工作人員應經常性地對自身工作進行反思，圍繞工作重點和要求對管理工作進行優(yōu)化，及時解決存在的問題，不斷提升工作質量，持續(xù)推動企業(yè)有序運轉。

一、辦公室的行政管理職責

（一）協(xié)助功能

辦公室相關工作人員具備協(xié)助工作職責，須嚴格落實上級領導布置的工作任務，并對各項任務落實情況進行監(jiān)督檢查，不斷提升各個相關部門對工作項目的關注和重視，提升并強化企業(yè)工作執(zhí)行能力。

（二）中樞功能

辦公室行政事務相關工作，在不同部門間可起到調節(jié)作用，發(fā)揮著中樞功能，對維持單位正常、穩(wěn)定運轉具有重要作用，增強上級領導和不同部門間聯(lián)系。而辦公室作為信息傳達中轉站，在上級領導與各部門間建立了橋梁，提升了各個部門工作效率。

（三）督辦功能

辦公室行政事務類型較多，其中，對企業(yè)工作決策和落實情況，以及執(zhí)行工作任務規(guī)范性記錄和監(jiān)督，是其重要工作內容。同時，辦公室行政事務相關人員還應聽取各部門相關意見，并篩選出有效意見，為后續(xù)工作任務開展提供依據(jù)。

（四）服務功能

服務是辦公室行政事務中基礎內容，這就要求辦公室人員，不僅要求做好崗位職責工作，而且應提升自身服務意識，為相應工作任務以及各部門展開服務，滿足上下級溝通、工作開展等方面需求。

二、辦公室行政事務管理工作開展中存在的不足

隨著企業(yè)發(fā)展以及外界環(huán)境變化，企業(yè)為滿足實際需求需要不斷對相關工作進行改進，但受多方面因素影響，導致在實際開展相關工作中存在一些不足，尤其是參與辦公室工作新人和兼任多個崗位工作人員，因經驗、能力、加入工作崗位時間、對公司認識了解不足、辦公室人員調整等，會在一定程度上影響辦公室工作的順利開展。而通過對相關工作中存在的問題進行總結分析，主要問題表現(xiàn)在三個方面：

第一，主動服務意識不足。辦公室多數(shù)工作人員在思想上依舊具有“本位主義”特征，重視領導人員意見需求。但在為一線及項目部員工提供服務中，重視程度不足，服務方式和內容簡單，服務意識有待加強。

第二，尚未實現(xiàn)“融入中心、服務大局”。辦公室行政事務管理工作開展中，受員工服務意識影響，導致缺乏與生產經營部門協(xié)調聯(lián)動，如相關工作人員未能主動深入項目一線為項目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對封閉狀況，缺乏對公司動態(tài)、業(yè)務信息和現(xiàn)存問題認知與了解，難以為各個部門解決問題提供有效幫助[1]。

第三，未有效掌握信息化手段?，F(xiàn)階段，辦公室行政事務管理人員在開展工作中，依舊以常規(guī)性工作為主，如用印申請、招待物資申請、用車審批、檔案管理以及固定資產管理等，工作開展中對現(xiàn)代化各種先進技術應用率較低，影響了工作水平與效率提升。

三、新時期辦公室行政管理工作優(yōu)化策略

（一）提升工作人員服務意識

良好的服務意識對提升工作質量具有重要作用，因此，在具體開展相關工作中，應提升辦公室行政管理工作人員服務意識。應深化辦公室人員服務理念，樹立新時期“大服務”思想理念，對辦公室服務工作進行定位，在立足日常工作基礎上，提升責任意識和服務意識。積極服務于領導決策，并提升對基層單位、各職能部門間協(xié)調配合、溝通聯(lián)絡提升服務力度。在信訪接待工作中，應結合實際情況對流程進行持續(xù)完善，并安排專門崗位人員進行信件處理，妥善處理好基層員工訴求，及時排除影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性因素，促使各項工作順利開展[2]。建立健全服務體系。辦公室工作人員在提供服務中，要求在對本職工作盡職盡責前提下，找出內部與時代要求不相符問題，以工作原則和工作要求為指導，及早制定出行之有效解決問題的方案。同時，由于辦公室工作較為繁雜瑣碎，面對人群較多，因此，為保證各個部門以及辦公室工作效率，應建立健全服務體系，指導辦公室服務工作開展。辦公室行政服務工作在實施中不可流于表面，要靈活融入信息化技術與理念，通過深入基層調查與綜合分析，掌握真實情況，了解基層員工真實想法和需求，并始終堅持為人民服務精神，定期獲取基層員工第一手資料，從不同角度掌握基層員工需求，并適當將其融入服務體系中，盡可能提升服務多元化程度。

（二）樹立全局意識

辦公室行政管理崗位處于企業(yè)核心地位，辦公室相關工作人員必須明確其作用、工作內容和地位，尤其是在社會發(fā)展新時期，應關注企業(yè)發(fā)展大局，采用新思路、新方法或新技術，提升行政管理工作質量。首先，樹立整體意識和大局意識。辦公室是企業(yè)直接服務部門，工作人員與普通員工存在區(qū)別，工作中以提供相應服務為主，樹立崇高使命感，在工作中始終保持嚴謹作風以及謹慎負責精神狀態(tài)。其次，明確自身政治立場，始終堅持自身工作信念不動搖，保持積極主動態(tài)度，幫助基層員工解決相應問題，從加強整體服務考慮，從完善固定資產、低值易耗品、后勤食堂和印章等多個不同方面管理，強化成本控制措施以及安全防衛(wèi)工作，并建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)輔助進行管理，建立資產管理系統(tǒng)，靈活運用信息管理系統(tǒng)進行管理，監(jiān)理數(shù)字檔案，加強辦公室財務方面管理，根據(jù)需求做好對各種工作會和年會組織安排等方面工作。在此期間應加強對支出費用強化控制管理，并對非生產性支出進行壓縮，嚴格按照規(guī)定，嚴控日常費用的支出。最后，從大局出發(fā)，并從不同方位和角度看待問題，同時注意維護好上級領導權威，尊重他人意見和建議，從整體看看待問題，防止以偏概全和一概而論，積極尋求解決問題方式。

（三）加強對信息技術的應用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術不斷深入各個領域中，提升了工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強度，減少了工作失誤。因此，為降低繁瑣復雜工作對工作效率影響，應重視對現(xiàn)代化先進信息技術利用。首先，應建立信息化行政事務管理系統(tǒng)，結合單位實際情況，適當加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機設備和網絡信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當強化對信息技術應用力度，利用信息技術獲取更加有價值的信息，為領導進行決策提供更多信息支持。最后，重視對創(chuàng)新型信息技術利用，如推動公司內控管理中對釘釘?shù)绒k公軟件應用，并加強對中交商旅、PC門戶、企業(yè)郵箱等信息軟件維護和運用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個角度進行管理，如實物類、聲像類等，滿足人們的實際需求。最后，根據(jù)實際需求，調整部門設置和人員關系，并做好交建通、企業(yè)郵箱變更以及維護等工作，快速有效解決員工賬號申請、實際使用中等問題[3]。

（四）強化學習觀念

辦公室業(yè)務具有涉及范圍廣、內容繁瑣復雜特征，且部分工作人員經驗能力不足，導致很多工作開展中存在不確定性，甚至影響了工作效率。同時，隨著公司發(fā)展，對復合型一專多能人才需求量提升，為滿足企業(yè)需求，工作人員應不斷提升自身學習熱情，通過學習和培訓增強自身業(yè)務能力與水平。因此，企業(yè)中相關工作人員，應保持良好學習熱情，不斷對新知識和技能進行學習，盡可能組織開展同業(yè)對標學習，加強辦公室工作人員在組織、協(xié)調和溝通等方面業(yè)務能力，不斷開拓新視野、新思路，提升不斷提升自身綜合素養(yǎng)。

四、結語

綜上所述，企業(yè)辦公室行政事務管理人員，應進一步提升對本職工作內容的認知度，深刻明確其對企業(yè)健康運轉的重要性，經常性地對自身工作進行反思，明確出現(xiàn)問題原因，并通過問題分析，采用相應優(yōu)化措施進行解決，在原有工作開展基礎上，不斷提升辦公室行政事務管理服務水平，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運轉提供助力和支持。