強化汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對策探析

蔣 璐

（浙江省嘉興市國鴻汽車運輸有限公司，浙江 嘉興 314001）

現(xiàn)階段，我國汽車企業(yè)之間的競爭日益激烈，為了在激烈的市場競爭中脫穎而出，不少汽車企業(yè)均會采購大量物資，以推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營良好發(fā)展或擴大企業(yè)經(jīng)營規(guī)模。然而，在采購環(huán)節(jié)中，不少汽車企業(yè)并未建立合理的內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)較多的問題，如采購人員與供貨商相互勾結(jié)，隨意擬定采購物資價格或購入質(zhì)量不合格的產(chǎn)品等。這些現(xiàn)象不僅會給汽車企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失，同時也會影響汽車企業(yè)的健康發(fā)展?；诖耍托枰嚻髽I(yè)不斷強化采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理，避免各類不良現(xiàn)象發(fā)生，才能確保采購的物資滿足企業(yè)實際發(fā)展需求，從而推動企業(yè)健康和可持續(xù)發(fā)展[1]。

一、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的組織架構(gòu)與流程

汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的組織架構(gòu)主要由采購部門、財務(wù)部門、設(shè)計部門、工藝部門、質(zhì)量部門和法律部門等6個主要職能部門組成，它們的工作職能和流程并不相同。其中，采購部門是汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的核心部門，該部門的主要工作流程為制定采購計劃、簽訂采購合同、管理和分發(fā)采購合同、進行外購物資取樣和送檢、辦理外購物資返修或退貨等；財務(wù)部門也是汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的重要部門之一，該部門的主要工作流程為進行采購合同談判、評審采購合同中的相關(guān)財務(wù)內(nèi)容、編制采購預(yù)算等；設(shè)計部門在汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)中主要負責(zé)新增采購項目申請審批、新供應(yīng)商審批、起草采購物資技術(shù)質(zhì)量協(xié)議和簽訂采購物資技術(shù)質(zhì)量協(xié)議等工作；工藝部門的主要工作任務(wù)和流程是為采購部門提供物資采購中所需的技術(shù)資料，然后根據(jù)相關(guān)技術(shù)資料完成供應(yīng)室選擇、評價和供應(yīng)室所提供物資的監(jiān)督工作；質(zhì)量部門的主要工作流程是根據(jù)設(shè)計部門審批結(jié)果確定供貨商名單和保存相關(guān)單位對供貨商評價的資料，然后進入供貨商物資生產(chǎn)產(chǎn)地進行實地檢查、驗收，形成完整的物資質(zhì)量信息，同時還需定期做好新供貨商的日常檢查和監(jiān)督管理；法律部門主要負責(zé)采購合同、合同專用章的使用等評審工作，同時還需處理企業(yè)采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各類與合同相關(guān)的法律糾紛問題[2]。

二、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性分析

采購環(huán)節(jié)不僅是汽車企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，同時采購物資質(zhì)量的好壞也會對企業(yè)后續(xù)經(jīng)營質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，因此，采購環(huán)節(jié)是汽車企業(yè)運營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而在實際的采購過程中，汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容眾多和運行條件相對復(fù)雜，從而易導(dǎo)致其在運行過程中出現(xiàn)各種各樣的問題。一旦汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，不僅會導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)活動無法順利開展，同時也會影響企業(yè)生產(chǎn)計劃的實現(xiàn)，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致企業(yè)遭受破產(chǎn)風(fēng)險?；诖?，就需要汽車企業(yè)不斷加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，通過嚴(yán)格控制采購環(huán)節(jié)的采購預(yù)算制定流程、合同資金執(zhí)行過程、采購審價和付款流程以及相關(guān)人員的控制管理，才能確保制定的采購計劃與企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r相符，采購的物資滿足企業(yè)發(fā)展所需，并且還能最大限度地避免或降低采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的資金浪費，從而能全面提升汽車企業(yè)的經(jīng)濟效益和推動企業(yè)獲得良好健康穩(wěn)定的發(fā)展[3]。

三、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制面臨的問題分析

（一）采購設(shè)計的內(nèi)控問題

不少汽車企業(yè)在采購環(huán)節(jié)均會出現(xiàn)采購流程設(shè)計不合理或不細致等問題，這些問題均會導(dǎo)致企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制質(zhì)量較差。具體來說，汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)采購設(shè)計的內(nèi)控問題主要體現(xiàn)在幾個方面。（1）采購預(yù)算制定流程不合理。為縮短預(yù)算制定時間或減輕自身工作量，不少汽車企業(yè)財務(wù)人員多是根據(jù)供貨商提供的價格或網(wǎng)絡(luò)上查詢的相關(guān)資料信息制定采購預(yù)算，這樣做不僅會導(dǎo)致編制的采購預(yù)算不合理，同時還會導(dǎo)致企業(yè)采購資金出現(xiàn)大量的浪費。（2）企業(yè)合同資金執(zhí)行過程不合理。汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)中，完成投標(biāo)供貨商選定后，則需指定企業(yè)合同資金，然而在這一過程中，主要由法律部門監(jiān)管企業(yè)的合同資金執(zhí)行情況，企業(yè)財務(wù)部門無法行使監(jiān)督管理，從而會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)一定的問題。（3）財務(wù)部門采購審價和付款流程不合理。財務(wù)人員在采購設(shè)計過程中多是通過審核供貨商提供的紙質(zhì)材料進行審價，從而難以確保采購價格的合理性，并且，在倉庫驗收過程中，也缺乏相關(guān)部門的監(jiān)督，若采購人員與供貨商相互勾結(jié)，則會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)巨大的風(fēng)險。另外，部分汽車企業(yè)的付款流程也相對簡單，嚴(yán)謹(jǐn)性較差，如不少財務(wù)人員付款前并未與倉庫管理人員核對采購物品數(shù)量及價格，單純地根據(jù)供貨商提供的送貨單和發(fā)票進行付款。這些現(xiàn)象均會降低企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量和對企業(yè)發(fā)展造成不良影響[4]。

（二）操作運行的內(nèi)控問題

一般來說，大部分汽車企業(yè)簽訂的采購合同中均會要求財務(wù)人員做好采購資金計劃工作，以提升企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量。然而，在實際工作中，不少財務(wù)人員并不能有效地跟蹤和管理合同資金去向、使用情況。另外，汽車企業(yè)各部門和下設(shè)各分廠均需制定合理的物資需求計劃，才能促進采購部門根據(jù)物資需求計劃進行合理地采購，但是在這一環(huán)節(jié)中，不少汽車企業(yè)財務(wù)人員并沒有參與到物資需求計劃制定，而是讓企業(yè)部門或分廠管理人員匯總所需物資，再制定和上交物資需求計劃，這種物資需求計劃操作模式不僅難以制定出合理的需求計劃，同時也會導(dǎo)致企業(yè)難以確定物資購買價格是否合理，從而會給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟損失。

四、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施

（一）優(yōu)化采購設(shè)計

導(dǎo)致汽車企業(yè)采購設(shè)計環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)控問題的根本原因，為企業(yè)管理人員對內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不足，不能合理地進行內(nèi)部管控。因此，為優(yōu)化企業(yè)采購設(shè)計，首先就需提高管理人員對內(nèi)部控制的認(rèn)識，如組織管理人員外出學(xué)習(xí)或邀請專家對管理人員進行企業(yè)內(nèi)部控制知識和技能培訓(xùn)，使其認(rèn)識到只有加強內(nèi)部控制，才能促進其嚴(yán)格對企業(yè)采購環(huán)節(jié)設(shè)計的人員、工作流程、資金等進行統(tǒng)籌管理，從而才能最大限度地降低各類內(nèi)控問題的發(fā)生。其次，還需建立完善的企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制度。在內(nèi)控制度中，明確采購內(nèi)控流程，如要求采購人員根據(jù)企業(yè)實際情況和市場發(fā)展情況設(shè)計合理的采購計劃，然后將設(shè)計的采購計劃上報給上級部門，得到批準(zhǔn)后才可開展采購活動。并且，還需要求財務(wù)人員合理計算執(zhí)行采購計劃所需花費的成本，以確保采購計劃能符合預(yù)期收益，并全程監(jiān)督采購人員的采購活動，以確保采購活動規(guī)范進行。最后，還需引導(dǎo)采購人員加強與企業(yè)其他部門工作人員的溝通交流。通過多部門實時溝通和共同協(xié)作，確保企業(yè)采購的物資符合企業(yè)實際發(fā)展需求，這樣不僅能提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量，還能避免企業(yè)在采購過程中出現(xiàn)不必要的資金浪費。

（二）規(guī)范采購資金管控

在汽車企業(yè)采購計劃運行環(huán)節(jié)，規(guī)范采購資金管控不僅是提升企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量的關(guān)鍵措施，同時也是幫助企業(yè)獲得最大經(jīng)濟效益的主要途徑，因此需要采購人員及財務(wù)人員共同做好采購資金管控工作。對于采購人員而言，其必須按照事先編制好的采購計劃完成采購工作，且還需確保實際采購資金與采購合同、采購計劃中的資金相符。另外，還需及時核實和登記每項采購資金的使用情況，并做好相關(guān)票據(jù)存檔。財務(wù)人員則需協(xié)同采購人員進行采購資金管控，并做好采購物資型號、規(guī)格、數(shù)量等核實與登記工作。只有這樣，才能確保企業(yè)采購資金管控規(guī)范運行[5]。

五、結(jié)語

采購環(huán)節(jié)不僅是汽車企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，同時也是保障企業(yè)良好運行的重點環(huán)節(jié)，因為采購環(huán)節(jié)購入的物資是企業(yè)進行后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)，若采購的物資與企業(yè)實際發(fā)展需求不相符或物資質(zhì)量不佳，不僅會導(dǎo)致企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動無法順利開展，同時還會導(dǎo)致企業(yè)喪失信譽，從而制約企業(yè)的健康發(fā)展?；诖?，就需要各汽車企業(yè)不斷強化采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，最大限度地降低危害企業(yè)采購質(zhì)量的問題發(fā)生，才能推動企業(yè)良好發(fā)展。然而，當(dāng)前我國大部分汽車企業(yè)并未認(rèn)識到強化采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性，從而導(dǎo)致企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制面臨較多的問題，如采購設(shè)計的內(nèi)控問題、操作運行的內(nèi)控問題等。對此，需要企業(yè)積極探索提升采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制質(zhì)量的措施，如優(yōu)化采購設(shè)計、規(guī)范采購資金管控等，以全面提升企業(yè)采購質(zhì)量和減少企業(yè)采購資金浪費，從而推動企業(yè)良好發(fā)展。