現(xiàn)代企業(yè)辦公管理的創(chuàng)新實(shí)踐
——以智能化企業(yè)辦公管理平臺為例

黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、企業(yè)傳統(tǒng)辦公管理方式的弊端

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公管理方式由于無法良好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，因此一直處于較低的發(fā)展水平，不能滿足日新月異的環(huán)境變化。所謂的辦公管理只與自己業(yè)務(wù)有密切關(guān)系的部分相連，企業(yè)內(nèi)的各種信息就被分成了一個一個的孤島；管理運(yùn)營成本也比較高，辦公資源和人力資源利用率低或者經(jīng)常被閑置，辦公效率和文檔管理效率低下等等，尤其是在疫情期間，傳統(tǒng)辦公管理方式的弊端更加明顯。

筆者經(jīng)過分析得出傳統(tǒng)企業(yè)辦公管理方式有如下幾個明顯的弊端。首先，溝通效率低下，各部門之間業(yè)務(wù)孤立導(dǎo)致溝通協(xié)作有障礙，不及時；其次，傳統(tǒng)辦公管理方式在文檔管理水平和效率提升方面仍有很大的進(jìn)步空間；最后，傳統(tǒng)辦公管理方式下企業(yè)辦公流程銜接會出現(xiàn)不及時、不順暢的情況。不過，通過筆者研發(fā)的智能化企業(yè)辦公管理平臺，可以極好地解決這些問題，并為企業(yè)遠(yuǎn)程辦公帶來新的體驗(yàn)。

二、智能化企業(yè)辦公管理平臺的優(yōu)勢

智能化企業(yè)辦公管理平臺能夠?yàn)槠髽I(yè)構(gòu)建一個信息共享、溝通無限、業(yè)務(wù)協(xié)同的高效的現(xiàn)代化企業(yè)辦公管理平臺。它將企業(yè)中不同部門、不同業(yè)務(wù)、不同區(qū)域的人員、事務(wù)、匯報、審批、資源等流程全部納入一個統(tǒng)一的管理平臺進(jìn)行全面協(xié)同，全面優(yōu)化管理流程，暢通管理和溝通信息流，從根源上減少和避免各種辦公管理的差錯和弊端，實(shí)現(xiàn)辦公管理的自動化，最大限度地提高辦公效率和執(zhí)行力。

（一）移動辦公和遠(yuǎn)程操作

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公管理方式脫離了公司內(nèi)網(wǎng)的覆蓋范圍，是無法訪問管理平臺的。但當(dāng)企業(yè)員工面臨居家遠(yuǎn)程辦公等情況時，不能訪問公司的辦公管理平臺會為工作帶來很多困難。一方面，智能化企業(yè)辦公管理平臺的優(yōu)勢在于脫離了公司內(nèi)網(wǎng)的設(shè)計，可以實(shí)現(xiàn)在PC端甚至是自己的手機(jī)端登錄平臺。該平臺使用本地文件存儲，只能從特定位置訪問數(shù)據(jù)。另一方面，通過該平臺可以將現(xiàn)在每天都在使用的設(shè)備變成接入點(diǎn)。無論是平板電腦、智能手機(jī)、臺式機(jī)、筆記本電腦，員工通過這些設(shè)備可以隨時隨地訪問辦公平臺。這消除了設(shè)備之間來回傳輸文件的壓力，也可以讓遠(yuǎn)程辦公的員工直接接入公司系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時溝通，實(shí)現(xiàn)無邊界協(xié)同，促進(jìn)企業(yè)快速傳遞信息。

（二）信息全面集成、全員高效協(xié)同

該平臺為企業(yè)建立了統(tǒng)一、協(xié)同的辦公平臺，實(shí)現(xiàn)了多終端、多組織、多入口信息集成，實(shí)現(xiàn)了各種應(yīng)用、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)的無縫對接，連接企業(yè)所有人員和信息數(shù)據(jù)，徹底打破企業(yè)內(nèi)外部信息孤島。

該平臺還實(shí)現(xiàn)了公文自動流轉(zhuǎn)，隨時隨地審批，業(yè)務(wù)實(shí)時跟進(jìn)，在線互動點(diǎn)評，知識資源共享，待辦事務(wù)提醒，各類崗位辦公需求全面滿足，溝通協(xié)作暢通無阻。上下級可以互傳文檔，互相點(diǎn)評回復(fù)，支持日程指派，并可實(shí)時查詢完成情況，移動商務(wù)辦公，無論多遠(yuǎn)如同在同事身邊，多人溝通協(xié)作變得簡單。

該平臺可以使員工更便捷地實(shí)現(xiàn)與其他同事、部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)作分工、資源整合，并且通過自建模板和自建流程的使用，可以使得很多處于隨機(jī)、發(fā)散狀態(tài)的工作更加有序，全面實(shí)現(xiàn)工作可跟蹤化、可追溯化，工作的敏捷性與有效性的統(tǒng)一，讓企業(yè)管理更智能、更便捷、更高效。智能化企業(yè)辦公管理平臺的應(yīng)用，迅速為各企業(yè)部門在線上打造出了科學(xué)、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工作環(huán)境，讓工作組的所有人員都能及時掌握工作進(jìn)度，讓企業(yè)更具活力。

（三）文檔統(tǒng)一管理、辦公效率提升

該平臺可以將非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行戰(zhàn)略分析，同時可進(jìn)行文檔圖像增強(qiáng)處理、模糊檢索、多條件多關(guān)鍵字檢索、文檔自動分類、查閱與分享及大數(shù)據(jù)分析。該平臺通過拍攝或掃描將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為圖像，再利用OCR技術(shù)將所得圖片轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文件。在識別過程中，平臺通過美化掃描件、提亮、強(qiáng)化對比、消除噪點(diǎn)等操作，更精確地采集文檔內(nèi)容。

文檔轉(zhuǎn)化完成后，平臺會對可能識別錯誤的文字高亮顯示，員工可通過上下鍵快速定位，字圖對照進(jìn)行校正。同時，系統(tǒng)還將提供候選字和聯(lián)想字供選擇，多方位保證識別準(zhǔn)確率，既提高了文檔錄入的效率，又保證了文檔識別的準(zhǔn)確率。文檔轉(zhuǎn)化為電子檔后，可直接在系統(tǒng)上對文檔圖片與識別結(jié)果分類存儲，當(dāng)然，用戶也可以自由創(chuàng)建分組。擔(dān)心文檔丟失損壞的，還可將其上傳至云端，多一個備份，多一份保障。如果有需要，員工還可以在服務(wù)端設(shè)置權(quán)限管理，正確合理地控制用戶的查閱權(quán)限。

除此之外，該平臺還可以實(shí)現(xiàn)多文檔、多格式、多類型集中存儲，支持按需檢索、協(xié)同編輯、版本追蹤、權(quán)限控制、審計歸檔等，輕松上傳、下載、查看、共享、修改、刪除、排序。用戶還可以自由設(shè)置編號、分類、機(jī)密級別、審批流程，可按文檔添加人、狀態(tài)、名稱、編號、類型、大小、時間、有效期等查詢，快速提高文檔管理水平和效率。文檔管理自動化為企業(yè)可以節(jié)省大量紙張、復(fù)印、文件柜等物料的支出費(fèi)用，降低企業(yè)的運(yùn)營成本。

該平臺能夠全面實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)群發(fā)、短信群發(fā)、郵件群發(fā)、微信群發(fā)、網(wǎng)站群發(fā)的功能，同時用戶可以進(jìn)行個性化設(shè)置，如指定發(fā)送、消息必達(dá)、閱讀留痕、互動點(diǎn)評、實(shí)時提醒等，使得疫情期間企業(yè)辦公效率飆升至三倍以上。此外，該平臺還支持移動辦公，移動考勤、移動審批、行動軌跡、客戶簽到、名片掃描、一鍵通話、語音檢索、語音錄入、手機(jī)報銷，多端信息同步，讓企業(yè)員工真正實(shí)現(xiàn)隨時隨辦公。

該平臺突破了時間和空間界限，改變了企業(yè)傳統(tǒng)固定的辦公方式，員工在任何時間、任何地點(diǎn)都可以通過手機(jī)來處理工作，既不耽誤工作，又避免了行動上的麻煩。

三、現(xiàn)代企業(yè)辦公管理創(chuàng)新的意義

（一）規(guī)范、優(yōu)化工作流程

很多企業(yè)的工作成績都是環(huán)環(huán)相扣、專業(yè)分工的結(jié)果，協(xié)同作業(yè)已是不可擋的潮流。比如，一家企業(yè)的銷售從業(yè)務(wù)接單開始，直到出貨、收款，至少牽涉到業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)部、會計部三個部門。在沒有創(chuàng)新平臺之前，往往因?yàn)橛刑喙P訂金要處理，掉單的狀況不時發(fā)生，導(dǎo)致?lián)p失。

創(chuàng)新企業(yè)辦公管理方式，變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文件、提交審批文件、企業(yè)內(nèi)外文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、發(fā)布、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流通方式，可以提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。員工不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速、廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段來發(fā)揮信息共享功能，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔管理自動化，節(jié)省企業(yè)成本

智能化企業(yè)辦公管理方式可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行存儲、共享和使用，并有一個方便的查找手段。將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化的標(biāo)志就是無紙化辦公。

（三）增進(jìn)溝通協(xié)作，提高企業(yè)效率

智能化企業(yè)管理平臺充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，用計算機(jī)技術(shù)來推動現(xiàn)代企業(yè)效率的提升，改變了傳統(tǒng)的線下辦公方式，將辦公平臺建立在互聯(lián)網(wǎng)上，使辦公平臺實(shí)時、高效、移動化和無紙化。

2020年，因疫情給我們生活和工作帶來諸多不便，各行各業(yè)也因疫情沖擊，在此期間，遠(yuǎn)程在線辦公需求強(qiáng)勁?，F(xiàn)代企業(yè)辦公管理的創(chuàng)新可以給企業(yè)遠(yuǎn)程辦公、遠(yuǎn)程會議帶來極大的便捷、效率，員工也在此期間鍛煉了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公能力，增進(jìn)了溝通協(xié)作，提升了工作效能。所以，現(xiàn)代企業(yè)辦公管理的創(chuàng)新更像是一場馬拉松，比拼的不是瞬間爆發(fā)力，而是綜合實(shí)力所帶來的長久耐力。

隨著5G網(wǎng)絡(luò)的逐步商業(yè)化，以及與云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等助推線上和線下深度融合，可以為企業(yè)帶來新的時代變革。智能化現(xiàn)代企業(yè)辦公管理平臺可以使僵硬化的流程變得靈活，有助于減少重復(fù)工作，讓員工專注于解決復(fù)雜問題或是更具創(chuàng)造性的事情，全面提升企業(yè)辦公效率。

四、結(jié)語

綜上所述，智能化企業(yè)辦公管理平臺實(shí)現(xiàn)了信息流全面有效的流通、資源和知識共享、提高工作效率、實(shí)施有效管理、降低辦公管理成本、隨時隨地辦公、信息集中管理、支持企業(yè)內(nèi)部用戶信息共享等功效，更好地幫助企業(yè)進(jìn)行有效轉(zhuǎn)型升級，安全高效地實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)快速智能化，推動企業(yè)進(jìn)入智能移動辦公時代，使工作更簡單、更高效、更便捷。