ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的完善對(duì)策

戴 娟

（江蘇揚(yáng)子江國(guó)際冶金工業(yè)園資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有限公司，江蘇蘇州 215625）

ERP系統(tǒng)的根本目的是對(duì)企業(yè)所擁有的或者外部相關(guān)的人、財(cái)、物、信息、時(shí)空等資源要素進(jìn)行綜合管理，協(xié)調(diào)好企業(yè)管理和業(yè)務(wù)部門，緊緊圍繞市場(chǎng)導(dǎo)向開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，加強(qiáng)部門間橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系，整個(gè)過(guò)程均是事前計(jì)劃和事中控制，事后反饋和修正，整個(gè)過(guò)程處于實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，業(yè)務(wù)處理更高效，市場(chǎng)響應(yīng)更快速，從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的關(guān)系

首先，它們的根本目的是一致的。兩者均要通過(guò)事前、事中、事后控制，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，保障企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

其次，它們?cè)诹鞒虄?yōu)化、業(yè)務(wù)板塊和實(shí)施層面都是一致的。應(yīng)用比較廣的ERP系統(tǒng)主要模塊有會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、物流管理、采購(gòu)管理、分銷管理、庫(kù)存管理、質(zhì)量管理、人力資源管理等，這些模塊分別對(duì)應(yīng)各職能部門，各職能部門的各級(jí)人員有相應(yīng)的使用范圍和權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)流程和審批程序，每個(gè)職能部門都有各自的業(yè)務(wù)范圍，但是這些模塊之間有相應(yīng)的接口，能夠很好地整合在一起，對(duì)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行加工利用，便于進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。同理，企業(yè)內(nèi)部控制，不僅僅在于企業(yè)高層對(duì)基層的管控，也包含部門內(nèi)部監(jiān)督管控，部門之間監(jiān)督和制衡，前后道工序監(jiān)督和制衡，同級(jí)之間監(jiān)督制衡等。所有這些內(nèi)部控制要通過(guò)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范和規(guī)章制度貫徹下去，借助ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化運(yùn)作，使ERP系統(tǒng)流程與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相適應(yīng)，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化管理，保證企業(yè)運(yùn)行的高效運(yùn)作。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

（一）會(huì)計(jì)核算更加準(zhǔn)確

企業(yè)導(dǎo)入適合本行業(yè)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)后，各職能部門提供的數(shù)據(jù)除滿足本部門使用外，還有統(tǒng)一口徑和關(guān)聯(lián)性，便于企業(yè)內(nèi)部客戶和監(jiān)管部門（財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門）使用。通常情況下，成本核算和財(cái)務(wù)管理通過(guò)銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)管理、計(jì)劃、物流、質(zhì)量等部門收集數(shù)據(jù)，手工作業(yè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。現(xiàn)在，財(cái)務(wù)部門只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)借助ERP系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)記賬、審核和歸集費(fèi)用，最終形成月度和年度報(bào)表數(shù)據(jù)。因?yàn)镋RP系統(tǒng)設(shè)置好了關(guān)鍵控制點(diǎn)和流程走向，避免了人為因素的干擾，這使得會(huì)計(jì)核算可以更加準(zhǔn)確。

（二）業(yè)務(wù)流程合理化有助于提升企業(yè)管理水平

很多小企業(yè)因?yàn)榭紤]成本問(wèn)題，在企業(yè)內(nèi)部控制上盡量能省則省，所有的關(guān)鍵環(huán)節(jié)由老板或老板親戚把控。雖說(shuō)老板親戚值得放心，但誰(shuí)也不能保證在沒(méi)有規(guī)章制度的制約下，這些人一定不會(huì)鋌而走險(xiǎn)，謀取私利。更何況有些人業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，結(jié)果在那個(gè)位置上適得其反。導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制受外界因素干擾較大，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也比較大。

因此，企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)時(shí)，必須重新梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，必須遵循不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制的原則，必須設(shè)置關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)。經(jīng)過(guò)優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程必須在ERP系統(tǒng)操作中體現(xiàn)，環(huán)環(huán)相扣，不得逾越，這樣就可以實(shí)施全業(yè)務(wù)范圍的內(nèi)控，借助于ERP系統(tǒng)將流程標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）績(jī)效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化

企業(yè)必須設(shè)置合理的考核指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，不但要關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo)，更要關(guān)注企業(yè)協(xié)調(diào)平衡發(fā)展的平衡計(jì)分卡考核體系。以定量指標(biāo)為主，參考和取值于ERP系統(tǒng)各職能部門的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)供應(yīng)鏈，關(guān)注和預(yù)警每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率，大大避免了事后補(bǔ)救和重大損失。

（四）ERP系統(tǒng)可以有效提高企業(yè)內(nèi)部控制的工作效率

ERP系統(tǒng)各模塊緊密連接供應(yīng)鏈各個(gè)部分，各終端用戶在責(zé)權(quán)利對(duì)應(yīng)下，及時(shí)準(zhǔn)確地操作本部門業(yè)務(wù)模塊，將供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)橫向和縱向傳遞。同時(shí)，各業(yè)務(wù)模塊有數(shù)據(jù)端口自動(dòng)連接，方便相關(guān)人員實(shí)時(shí)查詢各類數(shù)據(jù)，面對(duì)市場(chǎng)需求快速響應(yīng)，既能降低庫(kù)存，又能滿足交貨需求，也有助于高層進(jìn)行商業(yè)環(huán)境分析，有利于創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制亟待改善的問(wèn)題

（一）沒(méi)有形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，改變了原來(lái)的管理方式，對(duì)各級(jí)管理人員有了更多的要求，在關(guān)鍵崗位增加了一些控制點(diǎn)，但在推行ERP系統(tǒng)時(shí)遇到很大阻力。究其原因，ERP系統(tǒng)是需要全員參與的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，若企業(yè)一把手和高層沒(méi)有起到帶頭作用，沒(méi)有統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致一些員工思想上不重視ERP和企業(yè)內(nèi)控有效結(jié)合的重要性，甚至有抵觸心理，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中困難重重，項(xiàng)目進(jìn)度滯后，企業(yè)管理和內(nèi)部控制局面更混亂。

（二）信息化培訓(xùn)不到位

ERP系統(tǒng)是一種整合企業(yè)資源規(guī)劃的軟件，實(shí)施過(guò)程中不同的崗位必須有相應(yīng)的資質(zhì)和能力。隨著企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，運(yùn)行過(guò)程中不斷出現(xiàn)新問(wèn)題，ERP系統(tǒng)后期也需要一些系統(tǒng)維護(hù)和二次開(kāi)發(fā)人員。這些都要求企業(yè)在ERP系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)，IT人員要配備到位。同時(shí)，ERP軟件實(shí)施顧問(wèn)對(duì)企業(yè)IT人員和終端用戶要持續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，并且他們的培訓(xùn)內(nèi)容有側(cè)重點(diǎn)。ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程是企業(yè)管理思想和信息化技術(shù)付諸實(shí)踐的過(guò)程，最明顯的結(jié)果就是培養(yǎng)出合格的ERP用戶。反之，缺乏足夠的信息化培訓(xùn)則會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施困難，也達(dá)不到內(nèi)控目的和要求。

（三）ERP系統(tǒng)應(yīng)用與內(nèi)部控制實(shí)際不配套

ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程就是企業(yè)內(nèi)部管理模式變更的過(guò)程，兩者必須有效結(jié)合。ERP系統(tǒng)的設(shè)置必須考慮和滿足企業(yè)內(nèi)部控制的要求，在業(yè)務(wù)流程、控制節(jié)點(diǎn)等方面保持一致，這樣ERP系統(tǒng)才能為企業(yè)管理和內(nèi)部控制帶來(lái)很多便利。縱觀一些ERP項(xiàng)目實(shí)施的失敗案例，主要就是企業(yè)內(nèi)部管理變革的失敗，內(nèi)部控制沒(méi)有和ERP系統(tǒng)設(shè)置同步進(jìn)行。我們應(yīng)該以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程為路徑，以ERP系統(tǒng)設(shè)置為交通法規(guī)，內(nèi)部控制就是紅綠燈約束。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）統(tǒng)一思想，提高對(duì)ERP系統(tǒng)重要性的認(rèn)識(shí)

完整嚴(yán)密的企業(yè)內(nèi)部控制是保障企業(yè)健康發(fā)展的重要條件，而ERP系統(tǒng)是集管理思想和信息技術(shù)的管理工具，兩者有效結(jié)合和統(tǒng)一，更有利于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，企業(yè)的內(nèi)控建設(shè)要自上而下開(kāi)展，在思想上予以高度重視，對(duì)企業(yè)各級(jí)管理者和基層員工進(jìn)行充分宣導(dǎo)，可以定期開(kāi)會(huì)和培訓(xùn)，也可以進(jìn)行多樣形式的考試，使大家充分認(rèn)識(shí)到應(yīng)用ERP系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)建立健全內(nèi)部控制體系的重要性和必要性，這樣才有利于實(shí)施ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的全面管控和支撐。

（二）持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)管理水平

隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的變化，業(yè)務(wù)處理變得繁雜，隨之影響到企業(yè)內(nèi)控處理。為把握好正確方向和提高工作效率，企業(yè)必須定期梳理相關(guān)業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，持續(xù)優(yōu)化，設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)，并在ERP系統(tǒng)中同步實(shí)施。企業(yè)要結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，還要跟蹤和學(xué)習(xí)新技術(shù)與新理念，結(jié)合ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控構(gòu)建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)。若企業(yè)內(nèi)部人手不夠或能力有限，可以考慮從外部聘請(qǐng)管理咨詢公司或者招募行業(yè)人才來(lái)進(jìn)行企業(yè)診斷、業(yè)務(wù)流程重組和ERP系統(tǒng)實(shí)施，加強(qiáng)運(yùn)作維護(hù)支持、業(yè)務(wù)關(guān)鍵用戶等方面的管理體制設(shè)計(jì)。建立崗位管理制度，明確職責(zé)，根據(jù)實(shí)際需要和內(nèi)部牽制的要求，實(shí)行交叉崗位設(shè)置。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)和人才儲(chǔ)備工作，提升ERP業(yè)務(wù)規(guī)范性

員工是企業(yè)發(fā)展的第一要素，合適的員工放在合適的崗位。根據(jù)各模塊、各職能部門崗位、操作員和ERP系統(tǒng)管理員等確定各自崗位職責(zé)，根據(jù)實(shí)際需要，可以實(shí)行交叉崗位設(shè)置。所有人員必須通過(guò)培訓(xùn)，考評(píng)合格后才能上崗，作業(yè)規(guī)范、問(wèn)題管理，崗位職責(zé)等要了然于心，在實(shí)踐工作中嚴(yán)格遵守。同時(shí)，不定期開(kāi)展安全網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和ERP系統(tǒng)安全防范工作。

在初始化階段，對(duì)ERP相關(guān)人員進(jìn)行通用的基礎(chǔ)性知識(shí)培訓(xùn)，后期涉及具體業(yè)務(wù)處理、維護(hù)和升級(jí)改造，由ERP系統(tǒng)管理員另外進(jìn)行培訓(xùn)。

此外，在日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，企業(yè)會(huì)有組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、管理需求變化和業(yè)務(wù)調(diào)整等，這時(shí)ERP系統(tǒng)也會(huì)有二次開(kāi)發(fā)需求，但因?yàn)槎伍_(kāi)發(fā)周期過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能與業(yè)務(wù)變更同步完成的問(wèn)題，因此企業(yè)需要提前做好系統(tǒng)人才儲(chǔ)備工作，防患于未然。

（四）加強(qiáng)績(jī)效考核，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

為了使ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控有效結(jié)合，企業(yè)需將此項(xiàng)內(nèi)容納入職能部門的績(jī)效考核。督促各系統(tǒng)用戶業(yè)務(wù)操作規(guī)范化，減少業(yè)務(wù)處理的失誤，禁止用戶拖期、越權(quán)、盜用賬戶等行為。

各職能部門按規(guī)定執(zhí)行ERP系統(tǒng)操作，若發(fā)現(xiàn)實(shí)際管控與ERP系統(tǒng)流程有偏差時(shí)，要及時(shí)上報(bào)異常，等待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管部門會(huì)診處理。

企業(yè)要公開(kāi)透明地獎(jiǎng)勵(lì)那些有利于企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的員工，獎(jiǎng)勵(lì)那些有利于ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控有效結(jié)合的員工。