檔案管理員的素質(zhì)與檔案管理探討

威海市文登區(qū)發(fā)展和改革局 姚俐

在當(dāng)前發(fā)展過程當(dāng)中，現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展使得管理工作趨向于信息化建設(shè)。信息化建設(shè)為檔案管理帶來了非常大的便捷，同時(shí)也對工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，就當(dāng)前單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究可以看出，因?yàn)楣ぷ魅藛T的專業(yè)素質(zhì)較低，對工作態(tài)度的欠缺導(dǎo)致當(dāng)前的檔案信息化管理水平不高。只有提升檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，才能進(jìn)一步提升現(xiàn)代化發(fā)展背景下的檔案管理水平，提升工作人員的工作質(zhì)量，帶動(dòng)相關(guān)單位的后續(xù)發(fā)展建設(shè)。

一、檔案管理人員的思想素質(zhì)與檔案管理

思想素質(zhì)是影響檔案管理人員進(jìn)行檔案管理過程當(dāng)中的基礎(chǔ)保障和主要核心因素。其中包含工作人員的思想道德水平以及職業(yè)道德素養(yǎng)。

就當(dāng)前的發(fā)展建設(shè)而言，分析工作人員的發(fā)展情況可以看出，檔案管理過程當(dāng)中，管理人員的政治道德水平包括思想政治態(tài)度和思想作風(fēng)等。如果檔案管理人員擁有良好的思想政治態(tài)度和思想政治水平，那么就可以保證工作人員在管理檔案的過程當(dāng)中，以牢固的紀(jì)律觀念和保密觀念來保證檔案管理的良好安全性，同時(shí)維護(hù)檔案管理的實(shí)質(zhì)性。在信息化數(shù)據(jù)管理背景下，進(jìn)一步提升檔案管理的安全性，對相關(guān)的檔案管理人員提出了更高的專業(yè)素養(yǎng)水平要求。在新時(shí)代新發(fā)展的考驗(yàn)下，提升檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，以及專業(yè)素養(yǎng)能夠進(jìn)一步提升工作人員的操作規(guī)范性，在增強(qiáng)工作人員道德情操水平的基礎(chǔ)上，從意識管理角度確保工作人員的管理態(tài)度和工作方向。

總而言之，管理人員的思想道德水平以及專業(yè)綜合素養(yǎng)，如果有正確的價(jià)值導(dǎo)向，那么就可以高效地保障檔案管理的整體水平，同時(shí)提升工作單位的整體檔案管理效率，杜絕檔案管理人員因?yàn)楣ぷ魇韬?，?dǎo)致檔案管理過程當(dāng)中泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

二、信息化時(shí)代發(fā)展背景下檔案管理的特征

單位在檔案管理過程當(dāng)中包含有源文件記錄以及文獻(xiàn)和實(shí)物等，構(gòu)成從實(shí)際作用上可以看出檔案管理具有對文件以及事實(shí)價(jià)值保留和集中儲(chǔ)存查詢等價(jià)值作用。但檔案管理不僅僅是存放單位的紙質(zhì)檔案部門，同時(shí)也是幫助單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策和支持的重要管理部門，能夠起到重要的承上啟下作用，所以在檔案管理過程當(dāng)中，每一個(gè)單位的基礎(chǔ)都是非常重要的。當(dāng)前信息化管理速度地不斷提升，使得檔案管理信息化水平顯現(xiàn)出了新的優(yōu)勢和新的特征。在應(yīng)用當(dāng)前技術(shù)管理過程當(dāng)中，高效的信息集成和分類排序等，可以進(jìn)一步提升相關(guān)單位的管理效率，同時(shí)信息化背景下的信息代替物流，實(shí)現(xiàn)了無紙質(zhì)的管理。高效的數(shù)據(jù)化管理代替了傳統(tǒng)檔案管理過程當(dāng)中的文字紙質(zhì)信息收集和整理入庫，以及查閱取卷的方式，讓檔案信息化更加易于保存，從而實(shí)現(xiàn)更加安全便捷的檔案管理服務(wù)水平。

三、信息化背景下對檔案管理人員提出的新要求

在新時(shí)代的發(fā)展過程當(dāng)中，檔案管理人員需要遵循道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)共同進(jìn)步的需求，才能夠保障單位檔案管理過程當(dāng)中的整體實(shí)效性。檔案管理人員需要在信息化發(fā)展的過程當(dāng)中，不斷提升個(gè)人政治素養(yǎng)、綜合素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，在新時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)上共同進(jìn)步，與檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展相互促進(jìn)，相互融合。

（1）工作人員需要保證政治素養(yǎng)，在檔案管理過程當(dāng)中抓住政治態(tài)度。檔案的機(jī)要性和政治性是當(dāng)前發(fā)展管理過程當(dāng)中最容易忽視的一個(gè)問題，所以檔案管理人員必須要在此方面進(jìn)行增強(qiáng)。相關(guān)工作人員在檔案管理過程當(dāng)中，直接管理的檔案屬于單位的重要機(jī)密，甚至是關(guān)于黨和國家的重要機(jī)密，所以沒有良好的政治覺悟和責(zé)任素養(yǎng)是無法落實(shí)好檔案管理的保密工作。尤其是在當(dāng)前時(shí)代，信息化數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員掌握的信息管理方式更加靈活多樣，檔案的信息泄露方式會(huì)更加多樣，一旦工作人員疏忽，導(dǎo)致檔案信息泄露，可能會(huì)給單位的工作甚至是國家的工作，帶來不可估量的損失，因此政治素養(yǎng)是當(dāng)前工作人員必備的首要素養(yǎng)。

（2）專業(yè)綜合素養(yǎng)是信息化時(shí)代下檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。結(jié)合當(dāng)前的信息化管理水平，工作人員需要進(jìn)一步提升對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度，不再像過去傳統(tǒng)的文字收集那樣進(jìn)行簡單的紙質(zhì)收集和編排歸檔等。需要進(jìn)一步提升對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和現(xiàn)代信息化數(shù)據(jù)處理的專業(yè)素質(zhì)。只有擁有較高信息化管理數(shù)據(jù)水平，才能夠合理高效地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理。

信息時(shí)代背景下，檔案管理人員需要進(jìn)一步提升自身的專業(yè)綜合素質(zhì)，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷豐富個(gè)人專業(yè)技能，利用新手段、新方式來適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展下的信息化的管理需求。

（3）信息化素養(yǎng)是當(dāng)前單位發(fā)展過程當(dāng)中檔案管理人員必備的理論實(shí)踐技術(shù)基礎(chǔ)。具備更高的信息化數(shù)據(jù)處理水平，才能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化處理需求，才能夠更好地為相關(guān)單位服務(wù)，提升檔案管理水平。具體來說，工作人員需要掌握信息化數(shù)據(jù)檔案處理的數(shù)據(jù)理論基礎(chǔ)知識，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求和具體規(guī)范流程，在理論知識明確的基礎(chǔ)上，不斷地進(jìn)行實(shí)操練習(xí)。正確熟練地掌握信息化數(shù)據(jù)處理技術(shù)，需要不斷地進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和系統(tǒng)練習(xí)。結(jié)合各個(gè)單位檔案管理的情況，進(jìn)行分批分模式的專業(yè)化培訓(xùn)，讓工作人員在檔案管理的過程當(dāng)中，不斷實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息素養(yǎng)優(yōu)化，在遇到新問題時(shí)，能夠積極的學(xué)習(xí)和思考，從而構(gòu)建更加適合該單位發(fā)展建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)。

（4）道德素養(yǎng)也是工作人員在長期檔案管理過程當(dāng)中需要必備的基本素養(yǎng)。增強(qiáng)工作人員的思想道德素質(zhì)，幫助他們建立正確堅(jiān)定的思想政治信念，能夠進(jìn)一步提升工作人員的工作態(tài)度。因?yàn)殚L期在封閉環(huán)境當(dāng)中進(jìn)行檔案管理的工作性質(zhì)，使得工作人員與外接觸的情況非常有限，所以直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的可能性非常小，經(jīng)常會(huì)被單位所忽視。因此，想要進(jìn)一步提升相關(guān)檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，就需要在工作過程當(dāng)中重視檔案管理工作，將檔案管理人員的工作重視程度提升到與其他管理層相當(dāng)?shù)奈恢?，進(jìn)一步提拔工作人員的工作職務(wù)，提升工作人員的薪水待遇，讓他們感覺到被重視。避免因?yàn)楣ぷ魅藛T個(gè)人對工作情況的不滿而造成道德偏激，造成工作檔案文件的信息泄露。讓工作人員在工作管理過程當(dāng)中不斷提升事業(yè)心和責(zé)任感，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)精神，不計(jì)較個(gè)人得失，進(jìn)一步提升工作效率和責(zé)任心，促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)性提升。道德評價(jià)機(jī)制讓工作人員在管理過程當(dāng)中樹立起正確的價(jià)值觀，從而提升個(gè)人道德素養(yǎng)，做好檔案管理工作。

（5）檔案管理員的文化素質(zhì)需求。檔案管理員需要在各種專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上具備較高的文化素質(zhì)，在良好的文化知識基礎(chǔ)上，掌握對檔案管理的各項(xiàng)技能，能夠高效地提高檔案管理的工作水平。文化素質(zhì)當(dāng)中包含管理員所需的文字編撰能力和工作檔案中的一些寫作處理能力，這些工作能夠高效幫助檔案管理有序進(jìn)行。檔案管理當(dāng)中需要大量的高質(zhì)量分析整理和歸納，涉及到文字資料、大量的目錄編制工作和年鑒整理等，都需要文化素養(yǎng)的支撐，有了文化素養(yǎng)的支撐，才能夠逐步提升相關(guān)的檔案管理工作水平，并且保證檔案管理的精確程度。另外還需要逐步提升信息化水平，不僅涉及到檔案管理的錄入工作，同時(shí)要保證在信息化的前提下，使文化素養(yǎng)融入檔案管理中，增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，在文化知識水平達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上，提升信息化處理訴求。通過大量的分析研究可以得出，檔案管理人員的文化素質(zhì)，不僅體現(xiàn)在文字資料的組織上，同時(shí)還包括對檔案的歷史整理經(jīng)驗(yàn)和文字表達(dá)，以及寫作能力等多個(gè)方面，只有管理人員在擁有良好文化素質(zhì)，才能夠保證檔案管理的安全性和實(shí)效性。檔案管理員的各項(xiàng)素質(zhì)和檔案管理之間有著非常緊密的聯(lián)系，思想素質(zhì)是現(xiàn)代檔案管理工作的重要保證，無論是專業(yè)素養(yǎng)還是思想素養(yǎng)，都應(yīng)該充分地融入到檔案管理工作當(dāng)中。結(jié)合新時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，將思想政治文化和專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)融合起來，在新時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中，逐步提升檔案管理人員的個(gè)人綜合素質(zhì)，從而提升管理工作的科學(xué)性和高效性。

四、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前信息化飛速發(fā)展的模式當(dāng)中，檔案管理人員的素質(zhì)需要進(jìn)一步提升，無論是個(gè)人思想道德素養(yǎng)，還是專業(yè)綜合素養(yǎng)都應(yīng)該有所提升。管理人員的專業(yè)綜合素養(yǎng)提升，對檔案工作的順利開展有著重要作用，推動(dòng)科學(xué)化的系統(tǒng)管理分析，能夠高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理與檔案管理員之間工作的相輔相成，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，能夠帶動(dòng)檔案管理工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)，從而提升工作管理的檔案收納質(zhì)量，提升工作管理人員的工作實(shí)效性，讓單位的整體工作質(zhì)量進(jìn)一步提升的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)工作人員和檔案管理的實(shí)際價(jià)值。