大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理模式分析

朱金花

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化發(fā)展路徑有了更加深刻的實(shí)踐依據(jù)。在檔案管理的過程中走信息化數(shù)據(jù)化發(fā)展道路，是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，對于增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的便捷度與科學(xué)度具有重要價(jià)值，更好地優(yōu)化事業(yè)單位的管理與服務(wù)。在對檔案整理的時(shí)候，可以將大數(shù)據(jù)的信息化方式與檔案管理進(jìn)行結(jié)合，讓事業(yè)單位檔案的管理更科學(xué)，逐漸提高事業(yè)單位檔案的管理水平。

一、事業(yè)單位檔案的界定

（一）事業(yè)單位檔案的內(nèi)容

檔案是在長期的發(fā)展中形成的原始材料，既見證了事業(yè)單位的歷史，又記載了重大事件，主要體現(xiàn)出規(guī)范性和服務(wù)性、分散性的特點(diǎn)。記載了事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期開展的重要活動、發(fā)生的重大事件等，檔案管理對開展各項(xiàng)工作都具有重要的價(jià)值。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理中逐漸暴露出制度不完善、工作方式落后、忽視檔案利用等問題，降低了檔案管理的質(zhì)量，根據(jù)事業(yè)單位運(yùn)行需求及檔案的特點(diǎn)優(yōu)化檔案管理工作至關(guān)重要。

（二）事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)與價(jià)值

一是檔案的作用主要在于為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者提供決策參考或工作指導(dǎo)，可以通過其服務(wù)性特點(diǎn)幫助領(lǐng)導(dǎo)層、管理層提高工作效率，同時(shí)依靠信息化管理也能提供便捷的檔案查詢服務(wù)。

二是很多檔案都是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的公文，管理這些公文是提高文書檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，主要通過紙張、字跡、傳遞、檢查等管理流程體現(xiàn)出規(guī)范性特點(diǎn)。

三是事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和檔案部門接收文書材料的完整程度、齊全程度有直接關(guān)聯(lián)，而檔案存在分散性的特點(diǎn)，各個(gè)職能部門都有大量檔案。這種分散分布增加了管理難度，容易發(fā)生檔案收集不全的現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理存在問題

（一）檔案信息化建設(shè)制度有待規(guī)范

事業(yè)單位對于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足，也尚未設(shè)置相應(yīng)的規(guī)范體系將檔案管理工作與信息化建設(shè)有機(jī)地結(jié)合起來，極大地影響了檔案資源開發(fā)利用及相關(guān)個(gè)性化、智能化服務(wù)工作的開展。在事業(yè)單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施和軟件環(huán)境建設(shè)方面，往往沒有把檔案信息化建設(shè)放在重要位置上，導(dǎo)致檔案信息化基礎(chǔ)處于較低水平，利用大數(shù)據(jù)開展檔案管理的條件相對薄弱，需要采取相應(yīng)的制度和規(guī)范加以強(qiáng)化。通過建立檔案信息化建設(shè)的制度規(guī)范和健全管理機(jī)制，可以增強(qiáng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的硬件投入和軟件建設(shè)的力度。

（二）檔案信息管理基礎(chǔ)有待夯實(shí)

在實(shí)際工作中，多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員工作重心仍停留在傳統(tǒng)的檔案收集、整編等環(huán)節(jié)上，在信息化處理及深入應(yīng)用信息工具方面的能力有待提升；事業(yè)單位信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，信息化管理水平參差不齊，信息化管理在硬件系統(tǒng)與軟件操作層面的缺失，導(dǎo)致信息管理根基不牢，難以充分提升其管理效率。

（三）檔案利用渠道有待拓展

目前的事業(yè)單位檔案利用過程中，由于缺乏對需求的深入挖掘和梳理，導(dǎo)致在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的檔案資源僅能被動地提供利用，沒有積極主動地實(shí)現(xiàn)將檔案管理平臺與辦公信息系統(tǒng)中的其他信息平臺有機(jī)互聯(lián)，尚未做到以需求為導(dǎo)向，在檔案的利用方式、時(shí)間、媒介方面提供精準(zhǔn)和個(gè)性化的服務(wù)。

（四）人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

高水平大數(shù)據(jù)檔案管理人才缺乏。人才作為事業(yè)發(fā)展的核心資源，在檔案管理信息化發(fā)展的路徑中，人才匱乏一直是推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展過程中重要的制約因素。信息化進(jìn)程帶來的技術(shù)方面的突飛猛進(jìn)，但由于受到檔案工作的收入水平及職業(yè)發(fā)展的限制，難以招募具有較高信息技術(shù)水準(zhǔn)的專業(yè)檔案管理技術(shù)人員，而能力較為突出的檔案管理人員又容易向其他管理部門流動，導(dǎo)致專業(yè)人才隊(duì)伍匱乏。

三、大數(shù)據(jù)技能是檔案管理的需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位對辦公室文書檔案的管理，逐漸運(yùn)用信息化的管理水平，不僅提高了管理檔案的效率，還讓搜索檔案的速度得到明顯改善。對于許多管理人員對檔案管理信息化認(rèn)識不足的問題，需要逐漸提高管理人員對檔案信息化的認(rèn)識。事業(yè)單位檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，首先應(yīng)提升公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的兼容性，實(shí)現(xiàn)從OA系統(tǒng)到檔案信息化管理之間信息共享流通，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的兼容。

檔案信息化管理方式的產(chǎn)生，導(dǎo)致電子檔案的數(shù)量越來越多，為了不影響檔案管理的質(zhì)量，滿足用戶對檔案管理的服務(wù)需求，檔案管理人員需要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲與備份?，F(xiàn)在大數(shù)據(jù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)建立更加巨大的數(shù)據(jù)庫，并利用分析用戶有關(guān)行為的數(shù)據(jù)，不時(shí)優(yōu)化檔案信息的內(nèi)部存儲，提高電子檔案的使用效率，最大程度節(jié)約檔案管理部門的事務(wù)成本，從而使檔案管理事務(wù)從容有序地進(jìn)行。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化的創(chuàng)新路徑

（一）加大對檔案信息化建設(shè)的投入力度

要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的軟硬件投入力度，為檔案信息資源和數(shù)據(jù)的存取提供基礎(chǔ)條件和環(huán)境。創(chuàng)新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制和模式，有效引入大數(shù)據(jù)技術(shù)手段和方法，將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。事業(yè)單位內(nèi)部要建立獨(dú)立的檔案管理信息庫、資料庫、數(shù)據(jù)庫，同時(shí)在軟件方面也要做好協(xié)調(diào)與更新，及時(shí)提升檔案管理信息化水平。在管理制度上，要做好與信息化相匹配的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理中的責(zé)任與義務(wù)。事業(yè)單位需要逐漸增加檔案管理信息化技術(shù)的投入資金，保證信息化技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，在檔案管理中可以發(fā)揮最大的運(yùn)用效果。

（二）開發(fā)安全防護(hù)系統(tǒng)，做好隱私保護(hù)工作

在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行中，要做好信息查閱的權(quán)限設(shè)計(jì)，建立完善的防火墻。在平時(shí)的使用中，工作人員要定期地維護(hù)和升級系統(tǒng)，同時(shí)對于一些重要的檔案信息，要提前做好備份處理和二次加密工作。

（三）整合數(shù)據(jù)資源，做好信息共享工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要建立整體思維模式，將事業(yè)單位信息化建設(shè)的各類要素統(tǒng)籌考慮，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，分步實(shí)施。把軟硬件建設(shè)作為建設(shè)的基礎(chǔ)工程，把資源整合、資源共享建設(shè)和智能化服務(wù)能力作為建設(shè)的目標(biāo)和方向，集中有限的人財(cái)物資源為數(shù)據(jù)賦能和數(shù)據(jù)賦智，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平。這些工作包括利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和方法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可視化整合與管理，不斷增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析處理能力，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的跨部門協(xié)作與協(xié)同。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

事業(yè)單位可以安排專業(yè)管理檔案的人員，運(yùn)用信息化技術(shù)對管理檔案的人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)。把信息化技術(shù)在管理檔案具體的使用方法進(jìn)行講解，還有信息化管理檔案對檔案的采集方法，以及信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行分類的整理等多個(gè)操作，幫助檔案管理人員對信息化技術(shù)的操作有簡單的認(rèn)識。再次，安排事業(yè)單位的檔案管理人員，進(jìn)行實(shí)際操作的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容不僅包括信息化技術(shù)的基礎(chǔ)知識，還有信息化技術(shù)在管理檔案的具體操作，保證每個(gè)管理檔案的人員會運(yùn)用信息化的管理技術(shù)。

在事業(yè)單位檔案管理信息化的推進(jìn)過程中，要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、安全防護(hù)系統(tǒng)開發(fā)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面進(jìn)行綜合發(fā)力，通過多方努力，為事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新提供良好的發(fā)展空間，更好地提升檔案管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人員的事務(wù)提出了更高的要求，在管理檔案的過程中，必須要做好大數(shù)據(jù)的云存儲事務(wù)，確保電子檔案的完整性和平安性，力爭為管理部門提供更加方便、快捷的服務(wù)。