人事檔案管理中人工智能的應(yīng)用研究

亞特爾控股集團股份有限公司 王海燕

一、前言

現(xiàn)如今，隨著社會發(fā)展進程的迅速推進，各個領(lǐng)域中的現(xiàn)代企業(yè)對于人事檔案管理的要求水平也在隨之提高。很顯然，如果仍然采用傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度，不僅無法滿足當(dāng)代人的實際需求，甚至還會阻礙現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的順利實現(xiàn)。為此，通過將人工智能技術(shù)合理運用到人事檔案管理模式中，一方面可以滿足現(xiàn)代企業(yè)的多元化用人需求，從各個角度、各個維度、各個層面上著手來發(fā)揮人事檔案信息的實際作用，另一方面則能夠有效提高人事檔案管理的工作效率，減少不必要人為失誤的同時，避免造成資源浪費。

二、相關(guān)理念概述

（一）人事檔案管理

人事檔案主要形成于企業(yè)的經(jīng)營和管理模式的各個環(huán)節(jié)中，由企業(yè)內(nèi)部各級員工的個人檔案所構(gòu)成。在人事檔案中全方面記錄了企業(yè)員工的整個發(fā)展歷程，其中包括入職時間、工作經(jīng)歷、工作水平、晉升空間、獲獎情況以及所受到的處分等等。不難看出，人事檔案數(shù)據(jù)中所包含的信息量非常巨大且類型眾多，在進行人事檔案管理工作時會存在著較高的難度。在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理機制中，主要依賴于人工操作的方式，需要對企業(yè)的員工所有信息進行全面收集、整合、匯總、歸類以及分析操作，同時還要根據(jù)后續(xù)的使用要求進行精準(zhǔn)調(diào)取。除此之外，為了能夠確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，同樣還要制定出系統(tǒng)化的管理制度，便于后續(xù)工作中對檔案信息進行核實。

（二）人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)從字面上理解，是基于人類智能所開發(fā)的一項新型智能理論，其中包含著智能技術(shù)開發(fā)、模擬展以及智能方法應(yīng)用等多項功能。人工智能本身是一門綜合性學(xué)科，可以被劃分到計算機領(lǐng)域的分支體系中，其核心功能是針對各個行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展需求來設(shè)計、開發(fā)出新型的智能化機器設(shè)備，根據(jù)操作者的語音或其他指令來做出相對應(yīng)的智能化反應(yīng)。相比較來看，人工智能具有十分明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，在使用過程中可以表現(xiàn)出高度的理性特征。不僅能夠在第一時間給出相應(yīng)的信息處理和信息反應(yīng)，同時也可以最大化地減少人為操作失誤。除此之外，人工智能技術(shù)的應(yīng)用還不會受到空間、時間以及外界環(huán)境的限制，可以隨時隨地地開展工作，對于工作崗位以及周邊環(huán)境的適應(yīng)能力非常強。在最近幾年來，隨著人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和管理工作將開展得更加順利，基于它強大的信息檢索能力，可以在第一時間精準(zhǔn)提取到人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，為使用者提供精準(zhǔn)且便捷的服務(wù)。

三、人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢

首先，檔案管理工作的核心要點即為檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。尤其是對于規(guī)模較大的企業(yè)或單位來說，為了能夠支持可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的順利實現(xiàn)，則必須要對現(xiàn)有的檔案信息資源進行高效率管理。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理人員每天都需要處理大量的檔案文件。無論是檔案收集和檔案整理，還是后續(xù)的檔案修改和檔案提取，都由人工完成操作，不僅會耗費大量的時間和精力，同時還十分容易出現(xiàn)人為操作失誤。人工智能技術(shù)的應(yīng)用則徹底改變了傳統(tǒng)模式下的檔案管理方法。管理人員只需要利用計算機來給出相應(yīng)的指令，人工智能技術(shù)則可以精準(zhǔn)地提供檔案管理的各項服務(wù)，大幅度提高檔案管理系統(tǒng)運行環(huán)境的安全等級，保證檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。

其次，人工智能技術(shù)的應(yīng)用還可以大幅度降低現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理運行成本。由于在傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作中需要耗費大量的人力物力資源，不僅整個管理流程相對復(fù)雜，而且還需要耗費大量的時間和精力。人工智能技術(shù)是一項更加獨特的前期投資，只需要投入一定的資金來配備相應(yīng)的計算機設(shè)備和購置相應(yīng)的技術(shù)軟件，即可實現(xiàn)脫離人工操作，24小時不間斷地完成檔案管理工作，保證檔案管理效率的同時降低企業(yè)的經(jīng)營成本。

最后，由于檔案管理工作的內(nèi)容相對瑣碎，其中所涉及的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容種類較多，管理人員需要從多方面入手來加強管理。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)則很好地彌補了傳統(tǒng)人工管理模式中所存在的各種不足，不僅可以有效簡化不必要的檔案管理程序，而且還能夠快速地處理海量的信息數(shù)據(jù)，大幅度降低人工管理的出錯概率。

四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）人事檔案信息數(shù)字化

在上文中已經(jīng)初步介紹了傳統(tǒng)人事檔案管理模式中所存在的不足，由于絕大多數(shù)的人事檔案管理采用的都是紙質(zhì)存儲方式，不僅非常不利于檔案信息的收集、分類和整理工作，而且還會對后續(xù)的管理、存放以及攜帶工作設(shè)下重重阻礙。尤其是對于一些規(guī)模較大的企業(yè)來說，由于企業(yè)內(nèi)部員工數(shù)量非常龐大，如果單純地使用紙張作為檔案信息載體，不僅會浪費寶貴的紙質(zhì)資源，同時也并不利于檔案信息的查找和轉(zhuǎn)移，甚至?xí)诤罄m(xù)的管理和使用過程中導(dǎo)致人事檔案信息內(nèi)容的損壞或丟失。而通過將人工智能技術(shù)運用到人事檔案信息的數(shù)字化處理環(huán)節(jié)中，一方面能夠大幅度提高人事檔案管理工作的執(zhí)行效率，有效實現(xiàn)無紙化管理目標(biāo)；另一方面還可以簡化不必要的工作流程，釋放大量的人力資源。從人事檔案管理人員的角度出發(fā)，人工智能技術(shù)的應(yīng)用將釋放了他們更多的時間和精力。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案管理人員無論是對檔案信息的收集、簽字，還是后續(xù)的蓋章和收發(fā)工作，均需要當(dāng)面進行，這些瑣碎的事務(wù)不僅會占據(jù)檔案管理人員大量的時間，同時還十分容易出現(xiàn)各種類型的錯誤。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用，使得上述所有工作環(huán)節(jié)均可以在互聯(lián)網(wǎng)中完成，同時還可以將人事檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份處理，大幅度提高檔案管理的安全性和可靠性。

（二）人事檔案智能檢索

人事檔案管理的智能檢索功能涵蓋了多項內(nèi)容，其中包括信息管理、自動統(tǒng)計以及精準(zhǔn)檢索等等。在上文中已經(jīng)對人工智能技術(shù)的特征和優(yōu)勢進行了初步介紹，在此處不多加贅述。而人事檔案管理的最主要目標(biāo)是進一步提高檔案信息資源的利用率，因此不僅要完成對現(xiàn)有人事檔案信息數(shù)據(jù)的保存和管理，同時還需要為管理者以及檔案信息的使用者提供精準(zhǔn)的服務(wù)。在對人事檔案信息進行智能檢索時，使用者只需要在計算機系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)則會從海量的檔案數(shù)據(jù)庫中篩選出精準(zhǔn)內(nèi)容。但相比較來看，由于人工智能技術(shù)在我國的檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用時間尚短，因此相較于發(fā)達國家來看仍然存在著一定的差距。截至目前，很多企業(yè)所構(gòu)建出的目錄人事檔案管理系統(tǒng)，其中的各項功能仍然不夠完善，導(dǎo)致用戶在使用檢索功能時不夠便捷。在未來的發(fā)展與應(yīng)用中，需要從多個角度入手，進一步豐富檢索功能的同時，簡化不必要的操作流程，讓用戶可以精準(zhǔn)地找到自己所需要的檔案信息。

（三）人事檔案價值評定

對于人事檔案信息的價值性和真實性進行評定，是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)指標(biāo)之一。但在具體的工作過程中，人事檔案信息的價值評定卻需要經(jīng)歷非常多的環(huán)節(jié)，執(zhí)行難度較大。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用則可以更加順利且高效率地完成此項工作，其中所具有的專家系統(tǒng)功能，一方面可以幫助檔案管理人員自動化完成檔案價值的鑒定工作，另一方面則可以模擬人類的思考方式和鑒定標(biāo)準(zhǔn)來給出明確的鑒定結(jié)果?？梢越z毫不夸張地說，人工智能支持下的專家系統(tǒng)所給出的價值評定結(jié)果相當(dāng)于各個領(lǐng)域的專家水平，同時具有發(fā)散性和機動性的優(yōu)勢。人工智能技術(shù)可以根據(jù)人事檔案信息中的相關(guān)數(shù)據(jù)來展開科學(xué)合理地推斷，并更加靈活地解決現(xiàn)實問題。從另一個角度加以分析，如果聘請真實的專家來對人事檔案的價值進行評定，不僅需要提前預(yù)約好固定的時間和地點，同時還應(yīng)當(dāng)為專家支付高昂的費用，而人工智能技術(shù)的應(yīng)用只需要完成以下三個步驟即可。首先，構(gòu)建出專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息的價值評定方法標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)知識都納入數(shù)據(jù)庫中；其次，針對專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的使用要求來對檔案管理人員進行培訓(xùn)，讓他們能夠盡快熟知人工智能技術(shù)支持下的工作流程；最后，對已經(jīng)建立完成的專家系統(tǒng)進行多次驗證，確保整個系統(tǒng)功能完善且運行穩(wěn)定。

（四）人事檔案安全管理

除去上文所提到的幾項內(nèi)容之外，人工智能技術(shù)還可以大幅度提高人事檔案管理系統(tǒng)的安全等級。首先，人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以通過指紋、聲音、面部識別以及虹膜識別等各種方式來保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。不僅可以避免傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的諸多不便，同時也能夠節(jié)約大量的時間來對檔案信息進行使用和管理，有效提高工作效率。其次，發(fā)展到目前為止，人工智能技術(shù)支持下的監(jiān)控系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟，不僅可以實時對所記錄下來的視頻影像進行檢測和分析，同時還能夠在第一時間給出報警信號，為檔案管理人員的相關(guān)行動打出提前量。最后，人工智能技術(shù)還可以幫助檔案管理系統(tǒng)隨時監(jiān)測來自互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的非法入侵行為。大幅提高防火墻的技術(shù)等級，對網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊進行自動攔截，確保檔案管理系統(tǒng)不會受到攻擊和破壞。

五、結(jié)束語

綜上所述，人工智能技術(shù)已經(jīng)不再是一個新興詞語，而逐漸成為我們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠帧Ｍㄟ^將人工智能技術(shù)運用到人事檔案管理工作中，將大幅度提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，進而為我們的日常工作、學(xué)習(xí)、生活提供更多的便利支持。