財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心案例研究

山東工商學(xué)院 劉晨曦

一、引言

近年來，財(cái)政部出臺(tái)了《財(cái)務(wù)共享中心管理辦法（試行）》等一系列政策支持我國企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，我國企業(yè)開始逐步對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行探索。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是在信息技術(shù)的前提下，將企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化和數(shù)據(jù)化，整合企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。我國房地產(chǎn)具有區(qū)域跨度大、子項(xiàng)目公司數(shù)量多等特點(diǎn)，龐雜的業(yè)務(wù)量和信息數(shù)據(jù)不利于集團(tuán)對(duì)于下屬子公司的管控。實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心是我國房地產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理優(yōu)化發(fā)展的必然趨勢。

二、案例介紹

A控股集團(tuán)（以下簡稱A企業(yè)）1992年在廣東省佛山市順德區(qū)成立，于2007年在我國香港聯(lián)交所掛牌上市，經(jīng)過近三十年的發(fā)展，A企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍涉及地產(chǎn)、物業(yè)、農(nóng)業(yè)、酒店、餐飲等多個(gè)領(lǐng)域。A企業(yè)開發(fā)的地產(chǎn)遍布中國34個(gè)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市），是中國最大的新型城鎮(zhèn)化住宅開發(fā)商。2020年，A企業(yè)累計(jì)實(shí)現(xiàn)歸屬于公司股東權(quán)益的合同銷售額約為5706.6億元，較2019年同比增長3.34%。在疫情期間仍然穩(wěn)健增長，展現(xiàn)出了其自身強(qiáng)大的實(shí)力與韌性。在建立SAP財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)之前，A企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模龐大，旗下項(xiàng)目子公司數(shù)目多且遍布各個(gè)省市，給企業(yè)的管理帶來很大的難度。為了保障會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的規(guī)范性，提升A企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，2015年，A企業(yè)在順德區(qū)總部建立了自己的財(cái)務(wù)共享中心。本文選取A企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行分析，希望能對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的研究提供一定的借鑒。

三、A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的職能作用

財(cái)務(wù)共享是將不同地點(diǎn)的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，在集團(tuán)同一個(gè)SSC來進(jìn)行核算和報(bào)告，A企業(yè)項(xiàng)目公司較多，項(xiàng)目公司的所有流程節(jié)點(diǎn)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，使企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營能夠達(dá)到集中式管理，改善企業(yè)的財(cái)務(wù)管理的效率。A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心包括以下幾個(gè)方面：

（一）報(bào)賬管理

A企業(yè)的報(bào)賬管理主要是針對(duì)員工日常的報(bào)銷流程設(shè)立，包括員工報(bào)銷單據(jù)的填報(bào)、報(bào)銷流程的發(fā)起等流程。員工在進(jìn)行出差或者費(fèi)用發(fā)生前，要進(jìn)行事前申請(qǐng)預(yù)計(jì)發(fā)生的費(fèi)用，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)事前申請(qǐng)流程內(nèi)容進(jìn)行審批，包括事項(xiàng)發(fā)生的真實(shí)性、是否超過規(guī)定限額。員工走報(bào)銷流程時(shí)，需要注意單據(jù)信息的準(zhǔn)確性和正確性，上傳報(bào)銷流程后，由專門的收單崗進(jìn)行審核。報(bào)銷流程發(fā)起的同時(shí)，需要將報(bào)銷明細(xì)給主管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，主管審核后簽字并交給收單崗保存。審批流程完成后進(jìn)行資金支付。報(bào)賬管理節(jié)點(diǎn)：一是能夠簡化人工報(bào)銷流程，保障員工費(fèi)用報(bào)銷的速度；二是報(bào)賬管理可以對(duì)單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一掃描管理，集中管理會(huì)計(jì)憑證；三是報(bào)賬管理不僅對(duì)梳理了員工報(bào)銷的費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)，還實(shí)施事前申請(qǐng)，做到了可預(yù)可控，能有效解決企業(yè)費(fèi)用不可控的問題。

（二）應(yīng)付管理

A企業(yè)的應(yīng)付管理包括發(fā)票信息采集、數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理和應(yīng)付管理。A企業(yè)發(fā)票信息的采集使用的是影像采集系統(tǒng)，通過影像采集系統(tǒng)將發(fā)票掃描上傳后，作為員工報(bào)銷流程的必要附件進(jìn)行上傳；ERP系統(tǒng)與SAP相關(guān)聯(lián)，建立專門的數(shù)據(jù)庫之后，將所有數(shù)據(jù)集中進(jìn)行收集、處理與推送。相關(guān)工作人員將原始單據(jù)在該節(jié)點(diǎn)掃描，保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性；應(yīng)付管理支付功能的實(shí)現(xiàn)是在銀企直聯(lián)的前提下實(shí)施，子公司將支付賬戶開通銀企直聯(lián)后，能夠快速實(shí)現(xiàn)支付功能，可通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)告知供應(yīng)商支付完成。此外，應(yīng)付管理還能夠查詢到所有拉單付款的相關(guān)信息，包括審批單號(hào)等，相關(guān)人員能夠快速查找應(yīng)付單的信息，隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行篩選，極大地提高了財(cái)務(wù)工作效率。

（三）應(yīng)收管理

A企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心流程是應(yīng)付管理和應(yīng)收管理，應(yīng)收管理主要包括退款單、審批單、應(yīng)收單和收款單的查詢、創(chuàng)建及修改，業(yè)務(wù)人員將相關(guān)單據(jù)信息填報(bào)之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成單據(jù)號(hào)、審批單號(hào)及流程編號(hào)。通過對(duì)應(yīng)收管理相關(guān)信息的收集與整理，有利于相關(guān)人員能夠快速查找到相關(guān)單據(jù)的信息，簡化查找程序并進(jìn)行月末對(duì)賬。

（四）固定資產(chǎn)管理

工作人員將固定資產(chǎn)的相關(guān)信息進(jìn)行收集整理，包括折舊資產(chǎn)記賬日志、創(chuàng)建資產(chǎn)記賬日志和改變資產(chǎn)記賬日志等節(jié)點(diǎn)，將固定資產(chǎn)的即時(shí)信息錄入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理節(jié)點(diǎn)，有利于A企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心實(shí)時(shí)了解到各項(xiàng)目固定資產(chǎn)購置、折舊和變賣情況，以起到監(jiān)督的作用。

（五）總賬報(bào)表

相關(guān)會(huì)計(jì)人員將財(cái)務(wù)信息反饋到總賬報(bào)表的管理部門，月初由管理部門進(jìn)行明細(xì)賬、科目余額表的填制，最后編制項(xiàng)目公司以及集團(tuán)的總賬報(bào)表。編制完成后，報(bào)表信息使用人員能夠根據(jù)各項(xiàng)目公司的利潤中心快速獲取相關(guān)報(bào)表信息，掌握項(xiàng)目公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

四、A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心成功構(gòu)建的要素

（一）信息化平臺(tái)的構(gòu)建

財(cái)務(wù)共享中心各個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的收集、處理都離不開信息技術(shù)的支持，A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的信息化平臺(tái)主要包括：ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)四大系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件，也是“管理工具”，它是對(duì)企業(yè)所擁有的人力、物力、財(cái)力、信息時(shí)間和空間的優(yōu)化管理。ERP系統(tǒng)將企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合收集，使數(shù)據(jù)得以統(tǒng)一化，從而提升數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。新明源ERP系統(tǒng)是A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心最重要的信息化平臺(tái)，ERP系統(tǒng)的整合、實(shí)用、儲(chǔ)存正是財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建所需要的功能。ERP系統(tǒng)和SAP進(jìn)行推送和有機(jī)結(jié)合，才能使財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提升企業(yè)的管理績效；影像管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了不同類型紙質(zhì)票據(jù)、文件檔案的批量掃描管理，電子掃描提交上傳系統(tǒng)之后，將所有電子圖像進(jìn)行統(tǒng)一化管理，便于票據(jù)等檔案資料的整理，實(shí)現(xiàn)了無紙化審批流程的處理；銀企直聯(lián)系統(tǒng)是A企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部建立的資金管理系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)和銀行的核心系統(tǒng)、網(wǎng)銀或者現(xiàn)金管理平臺(tái)的聯(lián)接。銀企直聯(lián)的開通不僅可以提高資金日?qǐng)?bào)的準(zhǔn)確性，還能夠控制對(duì)外支付的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率。資金池的設(shè)立基于銀行現(xiàn)金管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)下屬項(xiàng)目成員公司富余資金的自動(dòng)歸集、上收，這樣有利于資金的集中管理，提高資金的使用效率。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)包括應(yīng)收、應(yīng)付和賬務(wù)處理系統(tǒng)，主要用于核算企業(yè)和客戶、總包單位等之間的往來款項(xiàng)，以及賬務(wù)的日常處理、賬務(wù)分析等模塊。

（二）組織架構(gòu)的設(shè)立

組織架構(gòu)扁平化能夠極大地減少操作層與決策層之間的管理層級(jí)，從而能夠在很大程度上減少?zèng)Q策信息的失真，上級(jí)決策層也能快速了解下面項(xiàng)目子公司業(yè)務(wù)的開展情況和客戶具體信息，保證上層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略決策。扁平化組織架構(gòu)的設(shè)立，能夠有效減少企業(yè)內(nèi)部人員的溝通成本，通過密切的合作與交流，企業(yè)能夠產(chǎn)生強(qiáng)大的彈性與韌性，不斷提高、維持企業(yè)的競爭力以保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。A企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心總部下設(shè)業(yè)務(wù)處理職能和運(yùn)營管理職能，業(yè)務(wù)處理職能主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享的會(huì)計(jì)核算、流程發(fā)起以及系統(tǒng)流程后續(xù)的維護(hù)，包括員工費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)收應(yīng)付核算等職能；運(yùn)營管理職能包括財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營管理、財(cái)務(wù)信息化管理等，運(yùn)營管理職能主要包括財(cái)務(wù)共享中心項(xiàng)目的維護(hù)、咨詢以及內(nèi)部管理工作。業(yè)務(wù)處理職能和運(yùn)營管理互相協(xié)作，共同維護(hù)財(cái)務(wù)共享中心的正常運(yùn)營。此外，財(cái)務(wù)共享組織架構(gòu)離不開互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持，信息技術(shù)的發(fā)展為整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和戰(zhàn)略決策的快速有效實(shí)施提供了保障。

（三）共享中心總部的選址

財(cái)務(wù)共享中心總部的選址需要綜合考慮人力因素、技術(shù)、稅收和法律制度等情況。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心總部選取首先要考慮的因素是備選地區(qū)勞動(dòng)力情況和受教育程度，財(cái)務(wù)共享中心需要的是具備專業(yè)技能的人才，具有豐厚人力資源的城市在一定程度上能夠減少人力成本。其次，地區(qū)的技術(shù)發(fā)展和智能化同樣是地址選取所要考慮的關(guān)鍵因素。財(cái)務(wù)共享中心未來的發(fā)展趨勢是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)全球化，共享服務(wù)中心將向數(shù)據(jù)共享中心和云服務(wù)中心方向發(fā)展，一個(gè)地區(qū)如果沒有雄厚的技術(shù)支撐，將無法保證企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心未來的發(fā)展。A企業(yè)的共享服務(wù)中心總部設(shè)立在武漢，成立濟(jì)南大區(qū)、廣州大區(qū)、惠州大區(qū)、南京大區(qū)、成都大區(qū)、西安大區(qū)、浙江大區(qū)和武漢大區(qū)，八個(gè)大區(qū)下設(shè)共享所轄區(qū)域。

五、思考與啟示

財(cái)務(wù)共享模式有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理變革，首先財(cái)務(wù)共享中心是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為核心，規(guī)模效應(yīng)下的財(cái)務(wù)管理水平提高以及工作效率的提升。A企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)于項(xiàng)目子公司均采用標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，一定程度上免除冗雜的流程步驟，節(jié)省人力、物力；其次，財(cái)務(wù)共享中心擁有集團(tuán)旗下所有子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和工作人員的信息，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)的歸集和統(tǒng)計(jì)降低了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析的工作量，有效提高集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理水平。由于財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展，相關(guān)會(huì)計(jì)人員的職能不再僅僅局限于會(huì)計(jì)核算，而是向戰(zhàn)略財(cái)務(wù)職能、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)職能和共享財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型，管理層也不再被繁雜的非核心業(yè)務(wù)束縛，能更好地發(fā)揮管理層的指導(dǎo)職能。通過對(duì)A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建分析，對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心如何更好地構(gòu)建，筆者得到以下啟示：

第一，合理安排業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)不僅需要考慮下屬項(xiàng)目公司審批流程的實(shí)際經(jīng)營情況，設(shè)置個(gè)性化的審批流程，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范審批流程，最后推送至審批中心，同時(shí)還需要注意業(yè)務(wù)具體操作環(huán)節(jié)的規(guī)范化以及財(cái)務(wù)人員對(duì)于操作節(jié)點(diǎn)的響應(yīng)機(jī)制。合理的業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)則，能夠幫助企業(yè)抵御管理決策不確定性因素的風(fēng)險(xiǎn)。

第二，加強(qiáng)信息化平臺(tái)的建設(shè)。信息化平臺(tái)的建設(shè)需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的參與和支持，信息化平臺(tái)建設(shè)是一個(gè)管理項(xiàng)目的建設(shè)，如果得不到領(lǐng)導(dǎo)層足夠的重視，在選擇系統(tǒng)和實(shí)施系統(tǒng)出現(xiàn)失誤，將會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)共享建設(shè)的進(jìn)程與效果，達(dá)不到企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)。信息化平臺(tái)是財(cái)務(wù)共享實(shí)施的關(guān)鍵一環(huán)，信息系統(tǒng)穩(wěn)定才能保證企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)安全，因此，針對(duì)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享建立完整的信息安全體系是必要的，例如給員工設(shè)定財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)訪問權(quán)限，根據(jù)員工所屬部門的不同來設(shè)定不同的權(quán)限，如果有需要使用的數(shù)據(jù)，員工可以向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行權(quán)限開放審批，領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，可以相應(yīng)地開放待審批權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問，這樣能夠在一定程度上保證數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

第三，完善人才培養(yǎng)體系。一是要注重財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，財(cái)務(wù)人員既要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用。財(cái)務(wù)工作人員需要根據(jù)運(yùn)行系統(tǒng)不斷提高自己的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)同樣需要根據(jù)財(cái)務(wù)人員的反饋與使用效果不斷改進(jìn)和優(yōu)化。二是要加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離項(xiàng)目公司，對(duì)于子項(xiàng)目公司的業(yè)務(wù)并不熟悉，財(cái)務(wù)共享中心的人員應(yīng)增加與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，比如了解項(xiàng)目公司從拿地到尾盤需要經(jīng)歷的過程，這樣不僅減弱數(shù)據(jù)的抽象化，還能夠提高財(cái)務(wù)人員對(duì)于數(shù)據(jù)的敏感度，對(duì)于業(yè)務(wù)人員提供的數(shù)據(jù)，能夠快速且有效地提取關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策提供真正有用的信息，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。