企業(yè)法務(wù)工作中的合同審查和風(fēng)險防范分析

安徽省中安振興投資有限公司 姚辛

公司法務(wù)部門的合同審查工作從法律角度來看，分為兩個方面，一是對擬簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行檢查與審核，通過發(fā)現(xiàn)其中存在的法律漏洞、缺陷、隱患等多方面的問題，來進(jìn)行風(fēng)險的把控與預(yù)防；二是對已簽訂合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，適時關(guān)注風(fēng)險變化，積極采取措施保證合同的全面履行，或是在出現(xiàn)履行困難時合理采取訴訟、仲裁等方式妥善處理合同糾紛。在當(dāng)前市場經(jīng)濟的背景下，企業(yè)經(jīng)營已不再局限于依法經(jīng)營的最低要求，需要同時考慮合法性、合規(guī)性、合理性的三重標(biāo)準(zhǔn)，并將風(fēng)險防控、內(nèi)部控制的要求貫穿其中。這使得法務(wù)工作的重要性逐漸凸顯，而合同內(nèi)容關(guān)系著公司的合法權(quán)益，必須要增強對其的審視力度。

一、企業(yè)經(jīng)營中合同管理風(fēng)險的范圍

（一）合同管理制度系統(tǒng)風(fēng)險

在當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的背景下，公司內(nèi)部管理的質(zhì)量是直接影響企業(yè)核心競爭力的重要維度之一。合同作為企業(yè)內(nèi)部管理中的關(guān)鍵部分，當(dāng)下絕大部分公司都已經(jīng)創(chuàng)建了相對全面、系統(tǒng)的制度體系，包括《合同管理辦法》《法律審核論證制度》《法律糾紛管理機制》《外聘律師管理辦法》等，但在現(xiàn)實工作中依舊存在一系列的問題，讓制度規(guī)定與制度執(zhí)行存在著一定的差距，看似是執(zhí)行依據(jù)的制度，反而困住了經(jīng)營發(fā)展的手腳，與公司實際嚴(yán)重脫節(jié)，更有甚者，與合法、合規(guī)、合理的要求背道而馳。發(fā)生該情況的主要原因，是論證方面的不充足。

（二）合同管理程序風(fēng)險

俗話說，程序即看得見的正義。合同管理程序?qū)徍酥卦趯贤芾淼母鳝h(huán)節(jié)、各步驟進(jìn)行有效性評估，以期通過程序?qū)徍吮ＷC合同簽訂和履行的公平、公正、公開。合同管理程序?qū)徍霜M義上包括企業(yè)內(nèi)部的合同簽約審批、合同變更審批、合同糾紛處理審批等。以上均可以通過企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)完成。而廣義上的程序?qū)徍?，還需將審核范疇延伸至合同建立的依據(jù)上來，例如采購合同簽訂前是否履行了相應(yīng)的采購流程，重大合同是否履行了集體決策程序。由于程序性的錯誤發(fā)生概率較高，使其經(jīng)常會發(fā)生在請示、決策等多個階段中，成為后續(xù)審計監(jiān)督、巡視整改的重點。

二、企業(yè)法務(wù)工作中合同審查與風(fēng)險防范存在的主要問題

（一）法律專業(yè)團隊不健全，復(fù)合型人才匱乏

正常情況下，公司想要能夠成功組建法務(wù)管理體系，首先需打造高質(zhì)量的企業(yè)法務(wù)人才團隊，將人的因素放在第一位。隨著企業(yè)主要負(fù)責(zé)人依法治企意識的不斷強化，絕大部分的企業(yè)，尤其是國有企業(yè)，已經(jīng)設(shè)立了專門的法務(wù)部門和專職法務(wù)崗，并推行總法律顧問制度，有效保障法務(wù)工作的平穩(wěn)順利開展，科學(xué)防范合同風(fēng)險問題的發(fā)生。但也仍然存在少數(shù)企業(yè)在內(nèi)部存在職能交叉、職責(zé)不清、多頭管理的情況，合同管理由非法務(wù)的其他崗位人員，例如銷售、業(yè)務(wù)人員等進(jìn)行審核、簽訂、監(jiān)督。以上提及的人員很可能對專業(yè)法律的認(rèn)知程度較低，且出于不相容職務(wù)的考慮，有選擇、有傾向地設(shè)置合同審查重點，未能夠?qū)贤械臈l款、協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行逐一審查與核對，極容易增加公司所承擔(dān)的風(fēng)險。同時，雖然很多公司內(nèi)部已設(shè)有法務(wù)崗位與專業(yè)人士，但是其中的工作人員專業(yè)素質(zhì)并沒有達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，從而使合同審視核查的工作不能夠正確、有效落實[1]。即使已經(jīng)擁有了一批專業(yè)素質(zhì)高的法律人才，也會存在以下兩個突出問題：一是法務(wù)人員與整體工作量的合理配比，這直接影響到審核質(zhì)量的高低，企業(yè)需防止出現(xiàn)鞭打快牛的現(xiàn)象，繼而導(dǎo)致審而不優(yōu)、審而不精的后果。二是法務(wù)和業(yè)務(wù)的高度融合。如法務(wù)工作未能與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，未能了解合同簽訂的前因后果，那風(fēng)險防控也僅僅停留在紙面。當(dāng)下社會日益凸顯的復(fù)合型人才匱乏問題，在合同管理方面愈加突出，亟待解決。

（二）合同文本缺乏規(guī)范性，示范文本普及度不高

根據(jù)《中華人民共和國民法典》第四百七十條規(guī)定，合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的姓名或者名稱和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任和解決爭議的方法。而法律所載的各類有名合同，更有其特殊的內(nèi)容約定，作為合同成立的要件。但現(xiàn)實工作中，部分公司在與對方簽訂合同時，并未對其加大重視程度，使得內(nèi)容細(xì)化程度不足，導(dǎo)致日后工作進(jìn)展中糾紛不斷產(chǎn)生。最為關(guān)鍵的是，一旦出現(xiàn)了情節(jié)較為嚴(yán)重的問題，公司很難使用合同之中的條款內(nèi)容，保護(hù)自身的經(jīng)濟利益不受到侵犯。尤其是在示范文本的推廣適用過程中，很多企業(yè)對此存在抵觸情緒，在對示范文本的效率持保留態(tài)度的同時，也存在僥幸心理，期待能在示范文本之外爭取更大的自由度。孰不知這樣的靈活度同時也可能被合同相對方所用，成為合同履行中的障礙。為避免合同糾紛的產(chǎn)生，需在前期就重視合同文本的規(guī)范性，提前評估和預(yù)防合同風(fēng)險，做到未雨綢繆。

（三）審查范圍存在局限性，動態(tài)審查工作不足

公司內(nèi)部的合同審查工作貫穿合同簽訂和履行的全過程，需要從商務(wù)談判、合同報批等前期階段，一直跟進(jìn)、負(fù)責(zé)到合同履行完畢的終點?，F(xiàn)階段的合同審查范圍存在一定的局限性，仍以合法性審查為主，以不違反法律、行政法規(guī)等強制性規(guī)定為前提。然而隨著企業(yè)法務(wù)、風(fēng)控、內(nèi)控工作的一體化要求，審核合同的合規(guī)性、合理性也是重要的內(nèi)控手段之一。合規(guī)的概念源于反腐敗、反貪污，而如今“規(guī)”的范疇已延伸至黨內(nèi)法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、行業(yè)規(guī)范、商業(yè)慣例、道德規(guī)范、企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)對外承諾等多方面[2]。尤其是企業(yè)內(nèi)部的管理制度，作為承接內(nèi)外部管理要求的載體，是合同審查的重要依據(jù)。其次關(guān)于合理性的審查，雖然類似投資收益率、擔(dān)保物價值、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓價格等經(jīng)濟、財務(wù)等指標(biāo)不屬于法律審核的范疇，但面對價格奇高、讓利較多、涉嫌利益輸送等現(xiàn)象，也不應(yīng)熟視無睹，需由合同經(jīng)辦人員做好解釋說明，納入風(fēng)險提示，供公司決策參考。以上皆屬于簽訂期間的事前合同管理，而合同的動態(tài)審查則重在事中管理。前期階段協(xié)議方的信譽程度、資金實力、產(chǎn)品質(zhì)量、驗收結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)等一系列重要信息均建立在當(dāng)期的信息基礎(chǔ)上予以約定，而合同履行過程中的各項內(nèi)外部條件是否會對后期交貨、產(chǎn)品和資金驗收、結(jié)算等工作產(chǎn)生制約與阻礙，需采用動態(tài)化的形式，進(jìn)行定期評估、分析、檢查。只有做好了事前、事中合同管理，才能避免“事后之明”帶來的后果和風(fēng)險。

三、企業(yè)法務(wù)工作中合同審查和風(fēng)險防范優(yōu)化措施

（一）提升法務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)，強化法務(wù)管理意識

想要在簽訂合同的過程中，有效地避免風(fēng)險、強化對內(nèi)容條款審視核查的力度，公司內(nèi)部必須組建起綜合能力強悍、素質(zhì)水平過硬、專業(yè)技能、經(jīng)驗豐富的法務(wù)人才團隊?？偟膩碚f，公司想要擁有制度健全、人員專業(yè)的法務(wù)崗位，便需要將內(nèi)部的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行合理分配，以此來強化對相關(guān)人員管理與控制。公司可以利用校園招聘、社會招聘、人才引進(jìn)等多種形式，挑選使用適宜的專業(yè)人員，通過科學(xué)的篩選，最后留下法務(wù)專業(yè)出身，并且具備適宜的工作經(jīng)驗、工作能力的人士。不僅如此，還需要加強對法務(wù)崗位人員專業(yè)培育與栽培，通過定時、定期開展內(nèi)部的專業(yè)技能指導(dǎo)與訓(xùn)練活動，或進(jìn)入專業(yè)機構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行深造、邀請專家進(jìn)入到企業(yè)內(nèi)部為員工傳授相應(yīng)知識，以此來不斷地優(yōu)化員工自身具備素質(zhì)能力與業(yè)務(wù)水平，為公司合同審查工作的有效化打下良好的基礎(chǔ)。在合同管理期間，更應(yīng)充分借助法務(wù)、財務(wù)等第三方專業(yè)機構(gòu)的力量，多角度、多維度地審查合同條款，保障公司合法權(quán)益。

（二）把握合同文本審查的要點，貫徹與落實文本要求

在對公司內(nèi)部簽訂的合同進(jìn)行審查時，必須要掌握以下幾點關(guān)鍵要點：

1.審查合同主體

合同主體是否擁有民事主體資格，是否取得相應(yīng)的授權(quán)，將直接影響合同的效力。為此，要對其進(jìn)行細(xì)致的審視核查?！吨腥A人民共和國民法典》所載的民事主體包括自然人、法人和非法人組織。而就法人而言，法律上有營利法人、非營利法人和特別法人之分。對于農(nóng)村集體經(jīng)濟組織法人、城鎮(zhèn)農(nóng)村的合作經(jīng)濟組織法人等新設(shè)的特別法人，在細(xì)致核查其是否有擁有合法合規(guī)的有效證照的同時，更要對其可以簽訂合同的范圍、內(nèi)容進(jìn)行分析和預(yù)判。如遇分支機構(gòu)、授權(quán)代表簽訂合同，需檢查其身份真?zhèn)巍⑹跈?quán)手續(xù)是否齊備，將上述材料備查核驗。合同主體審查中，還應(yīng)廣泛借助企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國裁判文書網(wǎng)、信用中國等外部信息查詢方式，對合同主體的資信水平、抵押狀況、涉訴情況進(jìn)行盡職調(diào)查。

2.審查合同主要條款

在面對內(nèi)容涉及到合同名稱、標(biāo)的物、履行方式、生效方法等方面的合法性問題時，需要對其進(jìn)行細(xì)致的審查。合同之中的細(xì)化內(nèi)容，應(yīng)要盡可能地做到完善、詳細(xì)、清晰、明確，剔除其中表達(dá)含義模糊不定，或是容易引起雙方糾紛的詞語或句子。不僅如此，還要細(xì)致地審核合同的格式，有條件的應(yīng)盡量適用國家推行的示范文本，通過通用條款保障基本權(quán)益，通過專項條款詳述特殊約定，讓每個合同均是“量身定做”。

3.審查違約責(zé)任

在對合同進(jìn)行審視核查時，需要針對其當(dāng)前起草的條款內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)格且仔細(xì)地核對，尋找其中是否存在雙方權(quán)利義務(wù)不對等的責(zé)任內(nèi)容，或是增加己方承擔(dān)責(zé)任的條款，一旦發(fā)現(xiàn)便需要讓對方及時更改，防止大型風(fēng)險的發(fā)生[3]。

4.審查爭議解決方式

合同簽訂后將進(jìn)入到雙方履行責(zé)任義務(wù)的階段，一旦雙方因利益問題發(fā)生沖突，爭端解決方式與管轄法院便成為了關(guān)注的重點內(nèi)容。仲裁與訴訟的方式各有優(yōu)點和不足，管轄法院的遠(yuǎn)近也將決定訴訟成本的高低，因此，需要在合同文件之中加以重點標(biāo)注，仔細(xì)標(biāo)清解決問題的具體方法，并約定好相關(guān)的地點信息。

（三）把握合同程序性要件，避免出現(xiàn)程序瑕疵

除了以上合同實質(zhì)性內(nèi)容的審核，程序性要件的合法合規(guī)性審查也是當(dāng)下內(nèi)部控制管理的重點之一。程序性審核包括黨組織前置研究討論情況、“三重一大”決策流程、合同簽約審批流程、合同用印流程、合同備案流程、合同付款流程等。結(jié)合企業(yè)合同管理制度規(guī)定，需重點對決策流程、審批層級、會簽范圍、用印規(guī)范、階段性付款等方面進(jìn)行把關(guān)，杜絕產(chǎn)生程序瑕疵。

（四）加強合同履行中的動態(tài)審查，及時防范化解風(fēng)險

為了能夠保障合同內(nèi)容的順利實施，公司應(yīng)定期組織法務(wù)、財務(wù)等專業(yè)人員對合同履行過程中的各個條款進(jìn)行審視核查，涉及階段性付款、竣工驗收、交付使用等重要節(jié)點的，需嚴(yán)格執(zhí)行合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，避免出現(xiàn)超進(jìn)度付款、缺少驗收、交付手續(xù)不全等情況，通過嚴(yán)格的審查工作開展，良好地把握合同進(jìn)度情況，并掌控實時信息的發(fā)展情景，合理分析可能產(chǎn)生的風(fēng)險，并提前做好應(yīng)對措施，從而保障企業(yè)自身的合法權(quán)益不受到侵害，并在此基礎(chǔ)上提升創(chuàng)造的經(jīng)濟效益。

四、結(jié)束語

從以上文章中可以看出，企業(yè)法務(wù)工作中的合同管理已不再僅僅是合同文本的審核，而關(guān)系到合法性、合規(guī)性、合理性及程序性構(gòu)成要件的全方位審查。為避免風(fēng)險與糾紛發(fā)生，需要加強公司法務(wù)部門崗位、專業(yè)人員的管理與聘用工作力度，同時結(jié)合實際延伸合同審查的深度和廣度，彌補合同范本規(guī)范使用、合同履行動態(tài)管理、合同審批程序把關(guān)等方面的不足之處，以此進(jìn)一步規(guī)范合同管理工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提升自身創(chuàng)收利益。