做好新時期辦公室行政管理工作的思考

廣西北投交通養(yǎng)護科技集團有限公司 黃海河

新時期企業(yè)想要快速發(fā)展，在行業(yè)競爭中擁有較高的核心競爭力，就必須要拓展企業(yè)業(yè)務，擴大企業(yè)生產(chǎn)。這就對企業(yè)行政管理能力提出了全新的要求，辦公室行政管理工作水平將會直接影響企業(yè)常規(guī)管理工作質(zhì)量，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。為了提高辦公室行政管理工作效率，則需要結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需求建設(shè)科學的管理體系，調(diào)度相關(guān)人力資源，建設(shè)更為科學合理的管理措施。打造更加高質(zhì)量高效率的行政管理模式。

一、辦公室行政管理工作內(nèi)容

辦公室行政管理工作是企業(yè)內(nèi)部控制管理工作中的重要組成部分，在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)過程中起到至關(guān)重要的作用。主要工作內(nèi)容包括以下幾方面：

首先，辦公室行政需要管理好企業(yè)文件資料。所有紙質(zhì)文件都需要由行政單位統(tǒng)一歸檔存放，做好文書的存放整理工作，以此來為未來的企業(yè)發(fā)展以及業(yè)務管理積累經(jīng)驗。

其次，做好檔案管理工作。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料對于企業(yè)管理以及排查風險具有重要的作用。所以企業(yè)檔案應當由辦公室做好統(tǒng)一的封存，同時對檔案進行歸類，并按照檔案內(nèi)容進行整理分析，最終提供完善的檔案信息查詢服務。這樣，單位內(nèi)所有資料獲得了共享，提高了企業(yè)的整體管理效率。

再次，辦公室行政管理工作需要對會議進行組織與記錄。大大小小的會議是總結(jié)規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展的重要日常企業(yè)管理工作內(nèi)容，而作為辦公室行政工作，科學合理的安排會議做好會議規(guī)劃同時記錄會議內(nèi)容，也是基本工作內(nèi)容之一。對出席人員加以記錄，這樣可以保障所有部門都傳達會議精神，提高會議效果。并且在科學的管理體系下，也可以達到減少會議成本支出，合理利用管理費用，提高企業(yè)管理質(zhì)量。

二、辦公室行政管理工作對于企業(yè)發(fā)展的影響

辦公室行政管理工作對于企業(yè)發(fā)展是必不可少的調(diào)節(jié)劑，也是促進企業(yè)加強內(nèi)部控制的有效管理措施，特別是對于規(guī)模龐大，組織部門復雜的企業(yè)來說更是如此。對企業(yè)的發(fā)展影響主要包括以下幾方面：

（一）協(xié)調(diào)上下級關(guān)系

辦公室行政管理工作者是鏈接企業(yè)上下級的重要橋梁，承上啟下作用明顯，對于企業(yè)來說，管理者要站在員工角度思考問題，營造一個和諧環(huán)境，這樣才能夠建設(shè)科學的企業(yè)內(nèi)部文化，提高企業(yè)所有員工向心力。在上級管理者發(fā)布工作項目時，辦公室人員要快速響應，及時傳達提高企業(yè)的管理效率和工作的反應力，這樣的企業(yè)會有更多的機會抓住市場中的機會，獲取更高的經(jīng)濟收益，而辦公室行政管理工作者就擔任了傳達信息的作用。同時也作為企業(yè)內(nèi)部的調(diào)節(jié)劑，發(fā)揮重要功能，企業(yè)在發(fā)展過程中會融入大量的不同工作人員，在工作過程中人與人之間定然會出現(xiàn)一些不愉快的矛盾問題，辦公室行政人員應當起到潤滑作用，保證企業(yè)內(nèi)部人員和諧。最后辦公室行政作為基礎(chǔ)管理人員還需要做好工作的推動作用，能夠及時了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)以及基層工作人員的思想情況，結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)情況為管理者提供科學意見。也能夠幫助基層工作人員合理解讀企業(yè)各項制度政策，真正做好承上啟下的作用。

（二）為組織協(xié)調(diào)打好基礎(chǔ)

企業(yè)各職能部門在完成相關(guān)工作任務時，必須要通過辦公室行政。所以說辦公室行政管理工作與各部分工作內(nèi)容擁有緊密聯(lián)系，所以除了完成內(nèi)部協(xié)調(diào)以外，還需要更具業(yè)務需求為各部門提供服務與幫助。作為綜合性部門，要做好組織協(xié)調(diào)工作，保證在業(yè)務項目開展中提供支持。在目前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息的傳遞效率是業(yè)務質(zhì)量的基礎(chǔ)保證。這就要求行政管理單位建設(shè)網(wǎng)絡信息化管理平臺，做好信息的共享與協(xié)調(diào)提出意見反饋意見做到企業(yè)內(nèi)部上下一體。同時行政管理也屬于企業(yè)的管理單位，由于行政管理會在企業(yè)中接觸所有職能部門以及領(lǐng)導和基層職員，所以對企業(yè)當前的發(fā)展情況以及業(yè)務進展情況有更加全面的認知，能夠掌握企業(yè)的第一手資料，發(fā)現(xiàn)潛在的風險隱患，基于此，辦公室還需要為企業(yè)的管理和未來發(fā)展提出建設(shè)性意見，防范風險的發(fā)生為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

三、在新時期企業(yè)辦公室行政工作所存在的問題

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會競爭壓力越來越大，企業(yè)進入全新的發(fā)展時期，不能再利用原有企業(yè)管理方案來進行企業(yè)管理，必須要緊抱時代發(fā)展潮流做好管理措施的改進，這就導致企業(yè)行政管理問題越加明顯，無法科學輔助企業(yè)發(fā)展的基本職能。

（一）行政管理制度不完善

我國大部分企業(yè)辦公室行政管理人員只作為企業(yè)領(lǐng)導的助手，基本上領(lǐng)導讓干什么就干什么，如果沒有領(lǐng)導的吩咐，將沒有任何主動工作的欲望，也缺乏工作目標。行政管理缺少科學的制度政策。同時傳統(tǒng)辦公室行政管理思維不適用于當前快速發(fā)展的時代背景，管理效率低下，只能夠單純從上級向下傳達信息而沒有反饋信息的職能?；诖?，建設(shè)完善的行政管理制度是企業(yè)發(fā)展的必然方向，讓所有管理人員按照標準完成工作內(nèi)容提高管理效率與質(zhì)量。

（二）管理缺乏主動性

雖然辦公室行政屬于管理人員，但是傳統(tǒng)職能基本為秘書工作，所以工作人員招聘門檻較低，只需要完成信息的傳達即可。但目前對辦公室行政提出了新的管理要求，所以管理工作中所出現(xiàn)的問題正在逐漸突出。例如管理人員執(zhí)行能力較差，再加上本身信息復雜多元化，需要信息層層申報，嚴重浪費了企業(yè)管理資源。而在傳統(tǒng)管理思維的影響下，管理工作者缺少工作積極性與主動性，但行政管理需要管理人員主動收集處理反饋信息，所以行政管理工作質(zhì)量與效率難以保證。再加上管理經(jīng)驗不足，無法處理上下級關(guān)系，很可能會激發(fā)矛盾，進一步弱化企業(yè)發(fā)展。

（三）辦公室行政管理作風散漫

在傳統(tǒng)工作思維中，辦公室行政是一項閑差。行政管理工作人員普遍缺少工作積極性，工作理念存在極大的問題。再加上部分工作人員缺少健康的職業(yè)道德，在工作中由于直接接觸所有部門領(lǐng)導，很有可能會出現(xiàn)利用個人職務之便為自己謀私的現(xiàn)象。同時部分辦公室管理人員思想認知不足，作風不良，辦事缺乏嚴謹性，按照個人工作經(jīng)驗來處理問題，進一步提高了行政管理難度。

四、優(yōu)化辦公室行政管理工作的有效策略

（一）結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際情況建設(shè)合理的行政工作目標

很多管理人員缺少自身責任意識，沒有認識到行政管理工作的重要性，必須要根據(jù)企業(yè)發(fā)展建設(shè)行政工作目標才能夠明確職責，做好各部門之間的協(xié)調(diào)管理。辦公室作為企業(yè)綜合管理職能部門，應當將企業(yè)正常運轉(zhuǎn)為己任，做好組織職能部門之間的紐帶，承擔組織聯(lián)系活動。例如在傳達信息的時候管理人員必須要注重企業(yè)的管理形象，不能以高高在上的態(tài)度來傳遞信息，注重細節(jié)盡可能為基層工作者解釋好企業(yè)工作發(fā)展方向。獲得企業(yè)員工的認同感。其次在企業(yè)與其他企業(yè)進行業(yè)務交流時，應當維護企業(yè)公關(guān)形象，體現(xiàn)企業(yè)文化。所以企業(yè)行政管理工作中必須要擁有明確的工作目標，針對各項業(yè)務的展開建立科學的工作流程，維護企業(yè)形象建設(shè)企業(yè)文化，全面提升企業(yè)內(nèi)部向心力，提高內(nèi)部控制水平。

（二）明確職責規(guī)劃責任，建立相應的懲罰獎勵制度

辦公室行政管理工作目前沒有明確的責任劃分，所以大部分管理人員會出現(xiàn)不做事就不會犯錯的現(xiàn)象，工作積極性極差，所以就需要規(guī)劃職責，明確責任。利用硬性指標監(jiān)督行政完成職能。主要職責包括做好上下級協(xié)調(diào)工作，不僅僅只是作為領(lǐng)導的傳話機器，要對企業(yè)發(fā)展擁有個人解讀意見。同時維護好上下級關(guān)系，企業(yè)內(nèi)部難免出現(xiàn)矛盾糾紛，行政管理要做好潤滑劑功能，解決內(nèi)部矛盾。做后對各部門工作情況展開嚴密的跟蹤調(diào)查，總結(jié)各職能部門的工作情況，給予部門管理意見，解決企業(yè)發(fā)展中的潛在風險。最后做好協(xié)調(diào)調(diào)度，企業(yè)資源有限，無法時刻保證所有員工擁有充沛的資源，此時就要求管理人員合理規(guī)劃工作內(nèi)容，調(diào)度企業(yè)資源，保證資源利用最大化，降低企業(yè)管理成本。

為了提高工作人員積極性還需要建立懲罰獎勵制度，利用物質(zhì)基礎(chǔ)激發(fā)工作人員積極性發(fā)，在發(fā)生風險時候也需要追求直接的行政管理人員，提高工作的謹慎性。

（三）構(gòu)建多元化事務處理格局

辦公室是最直接接觸管理工作矛盾的管理部門，單一的問題處理方案無法滿足所有企業(yè)內(nèi)部矛盾需求。所以建立多元化處理格局就成為必然需求。建立“重要緊急、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要”的處理綜合方案，落實一切服務與企業(yè)發(fā)展大格局的原則。根據(jù)企業(yè)日常業(yè)務建立相應的業(yè)務辦理流程，提高行政管理工作的針對性。從宏觀層次出發(fā)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。在人才招聘與培養(yǎng)過程中還需要以思維靈活有能力情商高的工作人為主，提高管理團隊的建設(shè)。

五、結(jié)語

總而言之，企業(yè)發(fā)展與辦公室行政管理工作有著緊密地聯(lián)系，必須要突破傳統(tǒng)行政管理模式，建立辦公室行政管理標準，強化工作人員職業(yè)責任感以及職業(yè)目標，建立信息化管理制度，保證工作人員可以祝融融入企業(yè)管理中，不再是被動地聽從管理者的吩咐。真正讓辦公室行政管理成為促進企業(yè)發(fā)展的重要契機。