論事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與具體策略

承德市雙橋區(qū)民政局 于雁

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展的社會(huì)背景下，我國(guó)的綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量等都獲得了較為顯著的提升。為此，在事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，其人事檔案管理工作人員必須不斷優(yōu)化人事檔案管理工作流程，這是因?yàn)椋聵I(yè)單位的人事檔案有效記錄了事業(yè)單位各個(gè)工作人員的詳細(xì)信息，且能夠先從一個(gè)更為客觀、科學(xué)的角度將事業(yè)單位工作人員的實(shí)際工作表現(xiàn)以及基本情況反映出來(lái)，它不僅是現(xiàn)階段事業(yè)單位人才推薦以及工作人員職位晉升的重要基礎(chǔ)，它還是事業(yè)單位績(jī)效考核工作開(kāi)展的重要保障。基于此，在事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，人事檔案管理工作者需做好現(xiàn)代化管理理念以及管理技能的引進(jìn)工作，并以自身管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，不斷強(qiáng)化人事檔案管理工作開(kāi)展力度。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性

（一）人事檔案的基礎(chǔ)工作

結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，在事業(yè)單位開(kāi)展人事招聘工作時(shí)，其內(nèi)部的人事部門(mén)能夠通過(guò)人事檔案的有效利用來(lái)進(jìn)一步提升招聘工作的效率，并幫助人事招聘工作人員更加直觀、詳細(xì)地掌握候選人的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及個(gè)人履歷。其次，在事業(yè)單位針對(duì)職工開(kāi)展績(jī)效考核工作時(shí)，人事檔案還是確保績(jī)效考核工作科學(xué)性的重要基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，在事業(yè)單位內(nèi)部，人事檔案能夠?yàn)楣芾碚叩娜粘９ぷ髌鸬娇茖W(xué)的輔助作用，從而為事業(yè)單位管理工作者工作質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

（二）人事檔案在決策中的作用

就事業(yè)單位績(jī)效考核工作開(kāi)展的實(shí)際情況來(lái)看，無(wú)論什么崗位的事業(yè)單位職工都需定期接受管理以及考核工作，這就使得人事部門(mén)檔案管理工作要與績(jī)效考核工作相融合，做好每位職工個(gè)人情況的記錄工作。一般情況下，在事業(yè)單位針對(duì)員工開(kāi)展績(jī)效考核工作時(shí)，只需查看其個(gè)人的人事檔案便可對(duì)其工作效率、狀態(tài)進(jìn)行充分了解，進(jìn)而為獎(jiǎng)懲決策提供更科學(xué)的依據(jù)。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，以人事檔案為基礎(chǔ)開(kāi)展的績(jī)效考核工作以及獎(jiǎng)懲決策更具科學(xué)性、公平性。為此，在事業(yè)單位員工職位晉升時(shí)，事業(yè)單位需以人事檔案作為對(duì)其開(kāi)展評(píng)價(jià)工作的重要基礎(chǔ)，以此來(lái)更加全面地反饋出相關(guān)員工的真實(shí)情況[2]。

（三）人事檔案記載了員工成長(zhǎng)

通常情況下，事業(yè)單位人事檔案中對(duì)各位員工工作履歷的記錄是事業(yè)單位管理者為事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)選拔優(yōu)秀工作人員的重要基礎(chǔ)，其不僅能夠有效協(xié)助事業(yè)單位管理者更為科學(xué)地落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)的分配工作以及人才培養(yǎng)計(jì)劃，其還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員自身工作價(jià)值的充分發(fā)揮提供重要的保障。其次，在事業(yè)單位人事部門(mén)相關(guān)管理工作開(kāi)展過(guò)程中，人事檔案的有效利用還可進(jìn)一步提升事業(yè)單位人才崗位分配以及各類(lèi)數(shù)據(jù)信息資源共享的靈活性，進(jìn)而為事業(yè)單位工作效率的提升以及可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體策略

（一）重視人事檔案管理，增強(qiáng)管理意識(shí)

就現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位若想進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的整體質(zhì)量，首先要做的便是不斷增強(qiáng)人事檔案管理工作意識(shí)，并做好人事檔案各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落實(shí)。例如，根據(jù)現(xiàn)階段人事檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際需求，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理工作崗位，并招聘一些檔案管理專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的人員來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作；其次，在檔案管理工作中，檔案管理工作人員還要對(duì)工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，便應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并結(jié)合實(shí)際情況制訂科學(xué)的應(yīng)對(duì)方案。與此同時(shí)，事業(yè)單位還需針對(duì)人事檔案管理工作人員構(gòu)建科學(xué)的制度體系，并對(duì)其管理工作進(jìn)行必要的監(jiān)督，以此確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的公平、公正性，進(jìn)而為其管理工作效率的提升提供保障。

（二）完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理工作的推進(jìn)離不開(kāi)事業(yè)單位管理層的支持，為此，事業(yè)單位管理層人員要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理人員進(jìn)行的重要價(jià)值，并與檔案管理工作開(kāi)展必要的溝通交流，從而為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供更多更完善的基礎(chǔ)設(shè)施[4]。例如，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，需組建專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理工作組織，充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，來(lái)進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。此外，檔案管理工作人員還需制訂科學(xué)的定期查閱計(jì)劃，以此進(jìn)一步確保人事檔案儲(chǔ)存有效性以及安全性的同時(shí)，為事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量、效率的提升提供保障。

（三）組建優(yōu)秀的人事檔案管理隊(duì)伍

專(zhuān)業(yè)人才是各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，為此，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，首先要做的便是結(jié)合自身檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，相對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部其他工作來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性，為此，事業(yè)單位還需根據(jù)這一特性來(lái)進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，從而打造一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)、職業(yè)道德素養(yǎng)較高的管理隊(duì)伍。結(jié)合具體情況來(lái)看，事業(yè)單位要針對(duì)人事檔案管理工作人員制訂科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃，在自身?xiàng)l件允許的情況下，事業(yè)單位還可邀請(qǐng)、聘請(qǐng)一些檔案管理專(zhuān)家前來(lái)開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)主題講座，以此幫助人事檔案管理工作人員從基礎(chǔ)上提升自身的檔案管理專(zhuān)業(yè)能力[5]。此外，事業(yè)單位還需對(duì)人事檔案管理工作人員的工作效果開(kāi)展進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，進(jìn)而督促其提升自身業(yè)務(wù)能力，為事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量的有效貢獻(xiàn)力量。

（四）建立健全人事檔案管理制度

從客觀的角度來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)具有一定的難度，這是因?yàn)槠渌婕暗墓ぷ魇马?xiàng)、內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，為此，事業(yè)單位需不斷完善人事檔案管理工作制度體系，以此來(lái)為人事檔案管理工作的開(kāi)展提供更為科學(xué)的依據(jù)。因此，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，事業(yè)單位管理人員要以單位自身的實(shí)際情況以及人事檔案管理工作的實(shí)際需求為基礎(chǔ)，構(gòu)建起更具科學(xué)性的管理工作制度體系，從而在有效避免人事檔案弄虛造假的同時(shí)，為人事檔案管理工作指引新的方向。

（五）合理采集人事檔案資源

通常情況下，人事檔案資源采集工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)，其不僅要對(duì)事業(yè)單位工作人員的個(gè)人資料進(jìn)行采集，還需在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中緊隨時(shí)代步伐，為人事檔案資料采集工作內(nèi)容的多元化、創(chuàng)新化發(fā)展提供保障。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，在事業(yè)單位人事檔案管理資料采集工作中，相關(guān)工作人員必須以一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及前瞻性的眼光來(lái)有效辨別采集信息的真實(shí)性以及有效性，如若發(fā)現(xiàn)采集信息資料與實(shí)際情況存在嚴(yán)重不符，則需及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并針對(duì)這部分信息資料進(jìn)行重新采集，以此來(lái)進(jìn)一步確保事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的整體質(zhì)量[6]。此外，人事檔案信息資源采集是事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，如若在信息采集環(huán)節(jié)就存在問(wèn)題，那么檔案管理工作的質(zhì)量也難以得到有效保證，為此，相關(guān)工作人員必須正確認(rèn)識(shí)到人事檔案信息資料采集工作的重要性，從而為事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位不斷改革的過(guò)程中，事業(yè)單位人事檔案管理工作逐漸成為事業(yè)單位能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，在事業(yè)單位日常運(yùn)行的過(guò)程中，其人事檔案管理工作開(kāi)展的整體效率以及質(zhì)量將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展效率造成十分直接的影響。

為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要價(jià)值，從而給予人事檔案管理工作必要的人力、物力等方面的支持，進(jìn)而為自身人事檔案管理工作效率的提升提供保障。此外，事業(yè)單位還需針對(duì)人事檔案管理工作人員開(kāi)展定期的技能培訓(xùn)活動(dòng)，構(gòu)建起更為適用的人事檔案管理工作制度體系，進(jìn)而為人事檔案管理工作質(zhì)量的提升以及事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

相關(guān)鏈接

事業(yè)單位，英文是Public Institution，是指國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位接受政府領(lǐng)導(dǎo)，是表現(xiàn)形式為組織或機(jī)構(gòu)的法人實(shí)體。

事業(yè)單位一般是國(guó)家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，但不屬于政府機(jī)構(gòu)，其工作人員與公務(wù)員是不同的。根據(jù)國(guó)家事業(yè)單位分類(lèi)改革精神，事業(yè)單位不再分為全額撥款事業(yè)單位、差額撥款事業(yè)單位，而分為公益一類(lèi)事業(yè)單位、公益二類(lèi)事業(yè)單位，還新興了利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的事業(yè)單位和社會(huì)資本舉辦事業(yè)單位，是國(guó)家不撥款的事業(yè)單位。

事業(yè)單位的明顯特征為中心、會(huì)、所、站、隊(duì)、院、社、臺(tái)、宮、館等字詞結(jié)尾，例如會(huì)計(jì)核算中心、衛(wèi)生監(jiān)督所、司法所、銀保監(jiān)會(huì)、質(zhì)監(jiān)站、安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊(duì)等。事業(yè)單位分為參公事業(yè)單位以及一般事業(yè)單位。參公事業(yè)單位是指人員使用事業(yè)編制，參照公務(wù)員法進(jìn)行管理。參公改革之后的事業(yè)單位在省公務(wù)員招考中招考，普通事業(yè)單位在事業(yè)單位招聘中招考。