新時期檔案管理模式的改變及優(yōu)化途徑探析

汝陽縣公安局巡警特警大隊(duì) 李愛國

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要構(gòu)成，關(guān)系著事業(yè)單位整體的運(yùn)行效率，相關(guān)部門需要充分迎合新時期的發(fā)展需求，綜合考慮檔案管理工作的實(shí)際開展情況，指定合理、恰當(dāng)、有效的檔案管理規(guī)章制度，明確各大部門在檔案管理中的工作任務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。事業(yè)單位檔案管理工作具有涉及面廣、復(fù)雜度高、綜合性強(qiáng)等特征，涵蓋信息數(shù)據(jù)收集、分析和整理等工作，檔案管理人員需要樹立全新的管理理念，并將其有效地應(yīng)用于實(shí)際性的管理工作中，推動檔案管理模式的改變和優(yōu)化進(jìn)程。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理工作改變及優(yōu)化的重要性

檔案，具體來說是指事業(yè)單位日常運(yùn)營過程中產(chǎn)生的原始材料，記載著具有一定社會價值和意義的社會活動。檔案的主要構(gòu)成要素包括載體、查考價值和形成者等，能夠在一定程度上重現(xiàn)真實(shí)的歷史樣貌。事業(yè)單位檔案管理工作人員可以通過對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行直接管理，對相關(guān)業(yè)務(wù)提供利用服務(wù)[1]。檔案管理工作會對事業(yè)單位整體改革發(fā)展進(jìn)程產(chǎn)生直接性的影響，決定著各項(xiàng)管理工作的有序開展。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷推進(jìn)和深入，新時期對事業(yè)單位檔案管理工作提出更加嶄新的要求，檔案管理模式改變及優(yōu)化勢在必行。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式無法與信息技術(shù)融合

新時期，信息技術(shù)已經(jīng)深入我國各行各業(yè)運(yùn)行過程中，很多事業(yè)單位也將其創(chuàng)新性地融入檔案管理工作中，以此作為檔案管理工作開展的重要輔助。然而，在我國大部分事業(yè)單位中，囿于檔案信息化管理工作前期所需要投入的龐大資金量，以致出現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不夠健全，仍然沿襲利用紙質(zhì)形式來進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)保存、分析、處理現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴(yán)重局限了檔案價值和作用的發(fā)揮。例如，在同類型的檔案業(yè)務(wù)處理中，由于檔案管理工作效率的局限性，對管理工作的實(shí)效性產(chǎn)生嚴(yán)重威脅[2]。

（二）檔案管理人員綜合水平仍有待提升

現(xiàn)階段，我國大部分事業(yè)單位通常安排兼職屬性、專業(yè)不對口、學(xué)歷水平較低的職工來負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些職員通常不具備能夠進(jìn)行專業(yè)化檔案管理的知識技能，無法實(shí)現(xiàn)“專人化”的檔案管理工作，限制了檔案管理工作整體效果。新時期，隨著檔案管理工作量的激增，事業(yè)單位為了滿足檔案管理人員數(shù)量和配置需求，不斷降低檔案管理人才的篩選標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致聘請人員不論是專業(yè)素質(zhì)還是管理能力有待完善。檔案管理工作具有專業(yè)性、系統(tǒng)性等特征，要求檔案管理人員具有耐心、踏實(shí)、細(xì)心等基本素質(zhì)，但隨著事業(yè)單位規(guī)模的持續(xù)性拓展，檔案管理人員薪資待遇不高、兼職屬性、專心程度不足等問題存在，促使檔案管理工作不能很好地滿足新時期的規(guī)范要求。除此之外，事業(yè)單位缺乏對人員進(jìn)行定期和非定期檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)的意識，檔案管理工作人員管理綜合水平仍然具有很大的提升空間。

（三）事業(yè)單位不注重檔案管理工作

在事業(yè)單位建立初期，其中很多的管理工作需要與各部門協(xié)同完成，這就意味著檔案資料的涉及范圍非常廣泛，包括基建、裝修和征地等信息，且工作任務(wù)更為復(fù)雜和繁重[3]。然而，隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷加快，加快提升事業(yè)單位工作效率是現(xiàn)階段事業(yè)單位的核心發(fā)展方向，但由于部分事業(yè)單位受到傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展理念根深蒂固的影響，單位發(fā)展核心始終集中于單位內(nèi)部整體運(yùn)行效益，仍有很多事業(yè)單位并不注重檔案管理工作，并未安排專業(yè)管理人員來開展信息數(shù)據(jù)收集、分析和管理工作，影響了檔案管理工作的有效進(jìn)程。

（四）事業(yè)單位檔案管理制度不夠健全

目前，我國事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度是根據(jù)以往社會發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行制定和規(guī)范的，已經(jīng)不能很好地滿足新時期社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。在檔案管理工作中，以往的管理規(guī)章制度對檔案管理工作流程和工作人員提出了要求，但在事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中，增加附屬部門和技術(shù)管理人員，倘若按照以往的規(guī)程制度來開展檔案管理工作，很難保障預(yù)期檔案管理執(zhí)行的實(shí)效性，很容易導(dǎo)致管理人員產(chǎn)生僥幸心理，鉆制度中崗位職責(zé)落實(shí)不明確的漏洞，不能按時完成各項(xiàng)管理任務(wù)。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理工作改變及優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作模式

許多事業(yè)單位在檔案管理過程中，仍然沿襲紙質(zhì)化的檔案管理模式，不能很好地保障保密屬性信息數(shù)據(jù)的安全性，沒有對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行有效利用，沒有充分發(fā)揮檔案的價值，促使檔案管理工作效率、效果和質(zhì)量持續(xù)性下降。為了切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量，事業(yè)單位檔案室管理層首先需要創(chuàng)新和改變檔案管理工作模式，改善檔案工作的服務(wù)形式，如開發(fā)專門性的檔案管理工作網(wǎng)頁，為管理工作人員實(shí)時性地進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)輸入、分析、整理、處理、監(jiān)控等工作提供便利，不僅可以在一定程度上節(jié)約檔案管理的時間、精力和資金投入，而且可以提升事業(yè)單位的綜合服務(wù)水平，推動事業(yè)單位管理工作的信息化。

（二）建立規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理工作在事業(yè)單位的日常運(yùn)行過程中起著至關(guān)重要的作用，有助于管理人員提高對事業(yè)單位目前運(yùn)行情況和發(fā)展情況的把握程度，促使其能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作的未來有一個基本的預(yù)判。因此，在事業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作人員應(yīng)該要樹立正確的法制意識，為提升檔案管理工作有效性提供精神支持[4]。

同時，為了推動檔案管理工作的規(guī)范性，促使其能夠更好地跟上新時期的發(fā)展步伐，事業(yè)單位應(yīng)該要根據(jù)我國政策法規(guī)的要求，提高對檔案管理工作和檔案建設(shè)工作的重視程度，將檔案管理工作作為事業(yè)單位年度規(guī)劃和發(fā)展規(guī)劃的核心內(nèi)容，與時俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理規(guī)章制度的改革，幫助全體管理工作人員樹立正確的法治意識，確保檔案管理各項(xiàng)工作都嚴(yán)格按照新型的管理制度執(zhí)行，構(gòu)建高效的檔案管理工作體系。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了構(gòu)建專業(yè)性的事業(yè)單位檔案管理梯隊(duì)，事業(yè)單位首先就需要做好專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)工作，聘請檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)踐能力強(qiáng)大的專業(yè)人士，在事業(yè)檔案檔案室開展常規(guī)、全面、專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)工作，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化管理人員信息技術(shù)操作能力的培養(yǎng)，促進(jìn)管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。其次，事業(yè)單位也應(yīng)該加大檔案室人力資源制度建設(shè)，拓寬優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)渠道，提升專業(yè)管理人才的占比，以期達(dá)到“以先進(jìn)帶動后進(jìn)”的效果[5]。再者，制定相應(yīng)的激勵政策，對管理工作人員進(jìn)行科學(xué)合理的業(yè)績考核，提高管理工作人員的工作興趣和熱情，激勵管理工作人員樹立正確的自主學(xué)習(xí)意識，做好信息數(shù)據(jù)處理技能、服務(wù)能力、業(yè)務(wù)素養(yǎng)等內(nèi)容培訓(xùn)；最后，事業(yè)單位需要科學(xué)合理地進(jìn)行管理任務(wù)的分配，充分考慮每個管理人員的優(yōu)勢，確保管理人才能夠得到合理的利用，促使檔案管理工作效率得到質(zhì)的提升。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作涉及的范圍很廣，內(nèi)容較為復(fù)雜，工作任務(wù)較重，主要為檔案分析、信息數(shù)據(jù)收集、檔案分類等工作。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，常規(guī)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時期龐大數(shù)量檔案信息數(shù)據(jù)的管理需求，事業(yè)單位需要不斷改變和優(yōu)化常規(guī)的檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化發(fā)展。同時，將先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)融入檔案管理工作過程中，可以提高檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，并且能夠極大地保證檔案信息的保存實(shí)踐。為了更好地推動檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，事業(yè)單位可以從以下方面著手：（1）提升事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)實(shí)踐操作水平。龐大的檔案管理工作量，管理人員很難通過一己之力來進(jìn)行有效的檔案管理，所以管理人員應(yīng)該要借助先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提升對信息數(shù)據(jù)的把握程度，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，能夠及時地進(jìn)行檔案信息的輸入、傳遞、整合、處理工作；（2）強(qiáng)化檔案信息管理建設(shè)的資金投入，引進(jìn)更多先進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等，以此作為檔案管理信息化建設(shè)的輔助。管理工作人員需要將所有的信息數(shù)據(jù)上傳至計(jì)算機(jī)中，利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行文字、影像、聲音等內(nèi)容處理，促使檔案內(nèi)容更加豐富、檔案分類界限更加清晰、檔案管理更有層次感，為管理人員進(jìn)行檔案查閱和管理提供方便；（3）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，檔案管理人員可以將檔案分為保密屬性、公開屬性以及中間屬性，有助于檔案管理人員獲取更多的檔案信息，實(shí)現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的有效利用，為人民群眾提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)；（4）對檔案進(jìn)行定期和非定期的安全維護(hù)。在檔案管理工作中，事業(yè)單位需要強(qiáng)化庫房設(shè)備建設(shè)，積極主動地做好檔案安全維護(hù)工作，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時性監(jiān)控之余，還應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺進(jìn)行不定期的病毒檢測和查殺工作，引進(jìn)先進(jìn)性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)安全維護(hù)方式，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

綜上所述，新時期，為了有效地保障事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，相關(guān)部門需要確保檔案的可靠性、穩(wěn)定性和真實(shí)性，充分發(fā)揮檔案信息的真實(shí)作用和價值。同時，事業(yè)單位也要提高對檔案管理工作的重視程度和認(rèn)真程度，建設(shè)規(guī)范性檔案管理規(guī)章制度，提高專業(yè)性管理人員的占比，確保檔案管理工作的有效進(jìn)行，并為檔案管理模式改變及優(yōu)化提供多重保障。