關(guān)于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用探討

河北省地礦局第九地質(zhì)大隊 蘇麗萍

事業(yè)單位作為重要的政府組織機構(gòu)[1]，在推動服務(wù)民生、促進社會發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。檔案記錄了社會發(fā)展、機構(gòu)演變和個人成長三個維度的歷史，將檔案資料維護好，對社會發(fā)展具有重要的意義[2]。隨著信息技術(shù)的突飛猛進，事業(yè)單位迎來新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理工作在單位發(fā)展過程中產(chǎn)生巨大的影響，在一定程度上決定著事業(yè)單位在社會進程中的發(fā)展水平[3]。隨著信息化水平日益提高，一系列國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相繼出臺，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系成為研究熱點，也催生了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化理論研究和實踐利用研究[4]，這就要求事業(yè)單位檔案管理工作必須積極規(guī)范技術(shù)手段，進一步加強檔案管理工作的效率。但由于辦公條件、資金經(jīng)費、重視程度等一系列問題，相關(guān)研究、政策并未落到實處。

一、核心概念界定

（一）檔案規(guī)范化

規(guī)范化就是在國家政策的指導(dǎo)下，按照一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作達到一定的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平[5]。檔案管理工作規(guī)范化就是指將檔案集中留存、保持文件聯(lián)系等經(jīng)過實踐證明的原則和方法。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等檔案法規(guī)性文件，參考國家現(xiàn)代化建設(shè)水平和上級部門部署，最終使得檔案機構(gòu)達到組織機構(gòu)冗余低、檔案人員隊伍素質(zhì)高、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范、檔案制度健全、檔案信息化建設(shè)水平高。

（二）檔案利用

國際檔案理事會起草的《檔案利用原則》，明確了檔案利用的相關(guān)理論依據(jù)，原則明確了公眾檔案利用的權(quán)利，檔案工作者的職責(zé)。事業(yè)單位檔案管理作為檔案管理工作的一部分，在立足原則的情況下，充分發(fā)揮主觀能動性，做好檔案利用，具體作用不容小覷：基于各項活動和行政管理連續(xù)的過程，長期積累的檔案數(shù)據(jù)，為單位發(fā)展提供可以前人資料、促進企業(yè)文化建設(shè)、形成精神財富，在單位生產(chǎn)經(jīng)營反思中發(fā)揮著參考作用，在單位糾紛中發(fā)揮憑證作用[6]。對于事業(yè)單位的檔案管理來說，這是對事業(yè)單位內(nèi)部資源的有效梳理，能夠為管理層、決策層提供準(zhǔn)確的資料，進而在對事業(yè)單位的各項事業(yè)進行統(tǒng)籌安排時能夠更加游刃有余，合理分配資源，提高資源利用效率，實現(xiàn)資源的合理分配。

二、檔案管理現(xiàn)存問題

由于檔案管理的作用彰顯是需要相當(dāng)長的一段時間，并且，在完善檔案管理體系的過程中，又需要投入大量時間、人力成本。對于一些事業(yè)單位的管理人員來說，檔案管理是一項投入大效益小的工程，在建設(shè)中積極性不強，投入不夠，造成了諸多問題。

（一）檔案保管設(shè)施落后

按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）要求，事業(yè)單位保管檔案的存儲場所須能夠存放未來15年的增量檔案，且場所應(yīng)具備防熱、防潮、防強光等功能。而檔案庫房面積及恒溫恒濕配套設(shè)施嚴(yán)重不達標(biāo)的情況在事業(yè)單位存在尤為嚴(yán)重。根據(jù)《會計檔案管理辦法》，諸多憑證的保管期限由15年延長至30年，已達到銷毀期限的需繼續(xù)保管15年，嚴(yán)重增加了檔案庫房的承載壓力。與此同時，紙質(zhì)文檔擺放隨意、檔案電子化率低，用時找不到等現(xiàn)象在基層單位十分常見，增加了檔案損毀的風(fēng)險。

（二）檔案管理案卷整理不規(guī)范

檔案管理人員的主要工作之一是對歸檔的文件材料進行系統(tǒng)整理，制作目錄，按序存放。而目前事業(yè)單位檔案管理中存在文件標(biāo)題不完整、不準(zhǔn)確、檔案遺失等諸多問題，導(dǎo)致檔案工作者和利用者在精確查詢檔案帶來很大的困難及重復(fù)的無效工作，影響了檔案的保管和查詢利用工作。檔案管理在方式上比較陳舊、單一，整體管理技術(shù)、管理水平比較低下，極大地制約了檔案儲存的規(guī)范化。

（三）檔案利用效率較低

事業(yè)單位管理檔案最終目的是最大化的利用檔案，使其能更好地服務(wù)于單位建設(shè)發(fā)展，但在工作中協(xié)同性不足，與其他部門的配合不夠，事業(yè)單位內(nèi)部各職能部門在資料整理中，無論是質(zhì)量和響應(yīng)時間都不統(tǒng)一，一些部門甚至存在資料造假等問題，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行，還存在檔案結(jié)構(gòu)單一、利用手段落后等原因，很難滿足各部門查詢檔案的多樣性需要。同時隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位雖然對辦公設(shè)備進行了升級換代，但是由于人員配備不夠、電子檔案目錄不完善等，未能實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，檢索工具不夠智能，查詢利用方式仍然以手動查詢?yōu)橹鳎狈ο到y(tǒng)開發(fā)，提供檔案信息資源的手段較為被動，軟件系統(tǒng)成果較少，造成檔案利用的手續(xù)、流程繁瑣并且效率低下，大大影響了信息資源的充分開發(fā)利用。

（四）檔案監(jiān)管缺位

事業(yè)單位中檔案管理工作目前由于上級不重視，考核少的因素，工作監(jiān)管嚴(yán)重缺位。在當(dāng)下的事業(yè)單位職位結(jié)構(gòu)中，大多數(shù)在崗人員的流動程度大，管理人員的文化程度落后，缺乏完整穩(wěn)定的檔案管理項目，最終導(dǎo)致了檔案監(jiān)管難以落在實處，使得檔案管理人員缺乏工作動力。即使存在檔案管理機構(gòu)，往往也還存在檔案監(jiān)管工作雜亂無章的問題，兵不知將，將不知兵的情況時有發(fā)生，甚至存在檔案監(jiān)管人員對事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)定的檔案管理與建設(shè)規(guī)則的認(rèn)識不足，實際的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中出現(xiàn)低級錯誤，不能滿足當(dāng)下新時期的檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)的發(fā)展需要，不能將監(jiān)管機構(gòu)的作用發(fā)揮出來。

監(jiān)管手段落后同樣制約了監(jiān)管水平的提高，科技在社會發(fā)展的各個領(lǐng)域中的滲透與利用已經(jīng)成為發(fā)展潮流，事業(yè)單位的檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)工作中電子檔案歸檔勢在必行，由此看來我國的事業(yè)單位在建設(shè)檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)管工作當(dāng)中，也必須要求其使用電子文檔來開展相對應(yīng)的檔案管理工作。但是，事業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)管設(shè)備較為落后，無法與檔案系統(tǒng)完成一體化對接，監(jiān)管、存放兩套系統(tǒng)，大大弱化了檔案的透明性，監(jiān)管力度薄弱，再加上電子存檔的檔案信息數(shù)據(jù)較為繁瑣，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案監(jiān)管設(shè)施不能滿足檔案管理工作的需要。

三、檔案規(guī)范建設(shè)對策和建議

（一）提高檔案重視程度

想要提升規(guī)范化水平，首先要加強重視，就目前事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀而言，有相當(dāng)大的一部分人員沒有認(rèn)識帶規(guī)范化管理的重要性，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極主動學(xué)習(xí)檔案知識，提高的認(rèn)識，把檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)納入整體發(fā)展建設(shè)規(guī)劃和議事日程中，積極推進檔案管理工作與其他各項工作同發(fā)展、共進步。要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強頂層設(shè)計和組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要充分發(fā)揮的職責(zé)和權(quán)利，定期召開檔案工作專題會議，做好檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的頂層規(guī)劃、決策支持、資源整合等。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，深入貫徹決策執(zhí)行、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度制定、推進應(yīng)用、督促落實、檢查考核等，保障建設(shè)工作順利開展。

（二）加強檔案人員隊伍建設(shè)

檔案管理工作須要充足的檔案業(yè)務(wù)人員，檔案管理工作要實現(xiàn)有序、規(guī)范的開展必須配備高質(zhì)量、有相關(guān)知識背景的專職檔案管理人員。因此必須重視對現(xiàn)有人員進行整合培訓(xùn)，積極引進信息化人才，要嚴(yán)把對檔案人員的選拔、聘任關(guān)，確保檔案人員的即戰(zhàn)力，最終實現(xiàn)人力資源的合理安排、配置。確保人員按需配備、有備無患。

在檔案人員培訓(xùn)中，發(fā)揚檔案利用意識，培養(yǎng)檔案利用手段。檔案人員應(yīng)理論與實踐想結(jié)合，工作中始終保持對推廣檔案應(yīng)用的熱忱，增強人們對檔案的了解。在協(xié)助單位生產(chǎn)活動時，檔案工作者在充分考慮到單位的需要同時，事業(yè)單位檔案工作者應(yīng)增強合作意識，主動與與其他檔案館和機構(gòu)合作，盡快完成檔案調(diào)度、建立檔案使用指南、厘清存儲路徑，確保檔案利用工作完成又快又好。

（三）完善檔案管理制度體系

建立健全檔案管理機制，明確事業(yè)單位檔案管理中的各個崗位的具體職責(zé)，從工作方法、工作流程、組織方式等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，做好職責(zé)的細(xì)化。并且在制度制定完成后要做好普及與落實，將具體措施、規(guī)范講清楚、說明白。要確保事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員能夠充分理解、高效執(zhí)行，并且杜絕出現(xiàn)敷衍應(yīng)付的形式主義和面子工程要根據(jù)國家、行業(yè)等相關(guān)規(guī)定，制定檔案工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，制定或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀、庫房管理、檔案人員考核等制度，細(xì)化檔案管理人員工作職責(zé)、統(tǒng)一檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)和要求等，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案科學(xué)管理、規(guī)范管護、有效使用。結(jié)合單位實際，規(guī)范著錄工作。嚴(yán)格按照 《檔案著錄規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好規(guī)范著錄。避免制度問題導(dǎo)致的工作問題，提升單位整體檔案管理的效率。

四、結(jié)束語

推進檔案管理規(guī)范化、高利用是全球信息化發(fā)展的必要趨勢，是配合事業(yè)單位更好發(fā)展的必然要求。要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、提高檔案利用率，必須保持對前沿科技的敏感，加大對檔案管理的投入。只有在思想上、制度上雙管齊下，加強各級領(lǐng)班子的重視程度，在各級檔案管理隊伍中樹立正確的檔案管理概念，才能最終完成檔案管理轉(zhuǎn)型。值得注意的是，“冰凍三尺非一日之寒”，目前檔案管理距離實現(xiàn)規(guī)范化還有這相當(dāng)?shù)拈L的路要走，想要達到最終規(guī)范化的目標(biāo)，要將眼光放長遠(yuǎn)，將自身管理水平，管理意識不斷提高。