關(guān)于增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力的探討

山東省青島市李滄區(qū)房產(chǎn)服務(wù)中心 林燕

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，各行各業(yè)的信息化水平都在不斷提升，房產(chǎn)檔案管理工作作為房產(chǎn)部門內(nèi)部管理的重要組成部分，是其他各項(xiàng)管理工作開展的基礎(chǔ)。在以往的房產(chǎn)檔案管理工作中，大多采用人工處理的辦法，檔案管理的載體也以紙質(zhì)檔案為主，隨著近年來公共租賃房屋、人才公寓的迅速擴(kuò)張與快速發(fā)展，也就給房產(chǎn)管理部門的檔案管理工作提出了更高地要求。在此背景下，房產(chǎn)管理部門逐漸探索檔案管理的信息化建設(shè)，但是由于缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中仍然存在一定的問題和不足，難以給房屋承租人、公共租賃承租人、人才公寓申請(qǐng)人等提供高質(zhì)高效的信息服務(wù)?；诖?，我們有必要從信息管理與服務(wù)的角度出發(fā)，為房產(chǎn)檔案管理提供優(yōu)化改進(jìn)的意見和建議，推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)向縱深方向發(fā)展。

一、房產(chǎn)檔案信息管理與服務(wù)中存在的問題

（一）信息收集不全面

結(jié)合本單位工作職能劃分及工作實(shí)際情況，將房產(chǎn)檔案管理包括轄區(qū)內(nèi)直管公有房屋（住宅房屋、非住宅房屋、公租房）的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案、廉租住房保障房、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)注銷登記的初審材料、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)備案、無主房產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)不清房產(chǎn)的代管方面的檔案等。就目前而言，從檔案息管理與服務(wù)現(xiàn)狀分析，仍然存在信息收集不夠全面的問題。但由于各部門仍采用原始的手工管理檔案工作在一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理的難度，關(guān)鍵是各部門之間存在溝通不到位，與此同時(shí)各部門存在職能壁壘等等問題制約了檔案信息收集不全面，從而造成服務(wù)不到位。房產(chǎn)管理部門在檔案管理信息服務(wù)中仍處于被動(dòng)地位，不能主動(dòng)的進(jìn)行信息的采集和更新，使得房產(chǎn)檔案信息存在一定的滯后性，其降低了檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

（二）信息管理不規(guī)范

在房產(chǎn)檔案管理過程中，各部門應(yīng)配備專職檔案管理員，進(jìn)行對(duì)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、立卷等工作的開展。部門之間的存在業(yè)務(wù)交叉的檔案，需由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)，會(huì)同單位檔案管理牽頭部門進(jìn)行總的管理，做到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類指導(dǎo)”。加強(qiáng)檔案管理工作的組織和制度建設(shè)，并組織實(shí)施。各部門必須定期對(duì)本部門的檔案管理臺(tái)帳進(jìn)行梳理，紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)做到一致性，定期檢查應(yīng)歸檔而未歸檔案的房產(chǎn)檔案，找準(zhǔn)應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，做到“平時(shí)常梳理，年底好總結(jié)”。各業(yè)務(wù)部門必須重視房產(chǎn)檔案的真實(shí)性、完整性。在進(jìn)行檔案錄入的過程中，由于大部分還是進(jìn)行人工操作，其錯(cuò)誤率比較高，一旦房產(chǎn)檔案中的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，將會(huì)嚴(yán)重降低房產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。[1]

雖然目前大部分的房產(chǎn)服務(wù)中心進(jìn)行房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，逐步從“紙質(zhì)檔案管理”轉(zhuǎn)向“電子檔案管理”的發(fā)展模式。但是實(shí)際對(duì)于檔案信息化建設(shè)過程中，因受到技術(shù)、資金以及人才等等方面的制約，使得房產(chǎn)管理部門的檔案信息化建設(shè)只停留在表面，所謂簡(jiǎn)單的借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理信息化平臺(tái)來進(jìn)行有關(guān)檔案信息的錄入和存儲(chǔ)，沒有更為深入的進(jìn)行信息資源的開發(fā)與利用，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)功能較為單一。

（三）缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

開展檔案管理工作的根本目的就是發(fā)揮檔案信息資源的最大價(jià)值，提高檔案的有效利用率。就目前而言，房產(chǎn)服務(wù)中心對(duì)房產(chǎn)檔案信息的應(yīng)用情況來看，存在一定的資源閑置與浪費(fèi)的問題。[2]究其根本原因就在于房產(chǎn)檔案管理工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，缺乏職業(yè)道德。有些檔案管理人員只限于檔案管理的表面工作，沒有做到深入。檔案管理者必須要有甘于奉獻(xiàn)的精神，擁有耐得住寂寞的職業(yè)操守，做到默默無聞的“老黃牛”精神。只有敢于創(chuàng)新，突破陳舊的管理模式，充分利用“數(shù)字化建設(shè)”引領(lǐng)檔案管理的高質(zhì)量的發(fā)展，使得真正的結(jié)合業(yè)主以及行業(yè)的實(shí)際需求來開展多元化的信息服務(wù)。

二、增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力的優(yōu)化策略研究

（一）提高房產(chǎn)檔案信息質(zhì)量

要增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力，凸顯房產(chǎn)管理部門的檔案管理水平，基礎(chǔ)就在于提高房產(chǎn)檔案信息質(zhì)量。首先，要重視對(duì)房產(chǎn)檔案的信息變更管理，房產(chǎn)管理部門要加強(qiáng)與住戶、承租人以及政府有關(guān)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，借助先進(jìn)的檔案管理信息平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的信息采集，應(yīng)及時(shí)的對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行收集和整理，對(duì)房產(chǎn)檔案做出更正和補(bǔ)充，要做到房產(chǎn)檔案中所記載的信息數(shù)據(jù)與實(shí)際的房產(chǎn)信息數(shù)據(jù)之間保持一致，以確保房產(chǎn)檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性，為后續(xù)提供有效的信息服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，要求房產(chǎn)檔案管理部門要定期的做好有關(guān)房產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)清理工作，對(duì)于一些老舊和冗余的房產(chǎn)檔案信息要及時(shí)地進(jìn)行刪除，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，確保房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)篩選的準(zhǔn)確性。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)清理，就需要設(shè)定清晰且嚴(yán)格的清理標(biāo)準(zhǔn)，以避免有效信息被誤刪。

（二）健全房產(chǎn)檔案信息管理制度

要進(jìn)一步增強(qiáng)房產(chǎn)管理部門的檔案信息服務(wù)能力，還要加快健全房產(chǎn)檔案信息管理的一系列規(guī)章制度。首先，要建立房產(chǎn)檔案信息關(guān)聯(lián)機(jī)制，由于房產(chǎn)檔案信息與市業(yè)務(wù)主管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、信息合并，做到市、區(qū)房產(chǎn)檔案管理之間密切的關(guān)聯(lián)，為保證信息的一致性，提升檔案信息資料的完整性，就要建立檔案信息關(guān)聯(lián)機(jī)制，房產(chǎn)管理部門要主動(dòng)與相關(guān)的審核部門，市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局、市房地產(chǎn)登記中心等業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行溝通，一旦出現(xiàn)審批標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)以及有關(guān)國家政策的變化，[3]相應(yīng)的房產(chǎn)信息就會(huì)隨之發(fā)生變更，檔案管理部門就要及時(shí)來作出更正和補(bǔ)充。這樣在提供有關(guān)信息查詢服務(wù)的過程中，才能最大限度地保證房產(chǎn)檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。其次，要建立房產(chǎn)檔案實(shí)體查詢機(jī)制。雖然當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理不斷朝著信息化的方向邁進(jìn)，電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，但仍然不可忽視對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理，要將紙質(zhì)檔案資料來作為一種輔助的信息服務(wù)方式，并且建立實(shí)體查詢機(jī)制，如果對(duì)于房產(chǎn)電子檔案的錄入信息存在爭(zhēng)議，那么就可以進(jìn)行原始檔案以及相關(guān)資料的查詢和核對(duì)，從而確保電子檔案信息的準(zhǔn)確性。最后，要增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的信息服務(wù)能力，還要建立相應(yīng)的考核與激勵(lì)機(jī)制，將信息服務(wù)水平和服務(wù)對(duì)象滿意程度納入到考核標(biāo)準(zhǔn)體系當(dāng)中，不斷的深化工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)能力。

（三）加快房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)

要增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力，就必須要強(qiáng)有力的平臺(tái)與技術(shù)來作為支撐，這樣才能拓寬服務(wù)范圍，因此房產(chǎn)管理部門必須要加快房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。首先，房產(chǎn)管理部門要投入專項(xiàng)資金來搭建房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字平臺(tái)，完善房產(chǎn)檔案管理的信息系統(tǒng)，并且要購置先進(jìn)的掃描儀等的設(shè)備，以確保有關(guān)影像資料的完整和準(zhǔn)確錄入。其次，在深入推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，還要進(jìn)行功能性的開發(fā)，注重檔案信息資源的挖掘和利用，可以借助于先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過數(shù)據(jù)集成處理與分析，結(jié)合住戶與承租人的實(shí)際需求來為其量身定制有關(guān)的檔案管理服務(wù)，例如為住戶、承租人提供用更為便利的檔案信息查詢通道，在房產(chǎn)檔案管理平臺(tái)上只需要輸入住戶、承租人的身份證就可以進(jìn)行有關(guān)房產(chǎn)信息的查詢。大數(shù)據(jù)時(shí)代智能化的挖掘技術(shù)和檢索技術(shù)為檔案服務(wù)提供了前所未有的便利條件，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量是檔案工作的目標(biāo)所在。針對(duì)市業(yè)務(wù)主管部門的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，房產(chǎn)檔案管理部門則可以根據(jù)以往檔案中所披露和記載的相關(guān)審批信息來給出提示，需切實(shí)提高信息服務(wù)質(zhì)量和水平。

（四）提升房產(chǎn)檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

不僅要增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力，還要不斷的提升房產(chǎn)檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平。房產(chǎn)服務(wù)中心要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，重點(diǎn)提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和信息服務(wù)意識(shí)，提高工作人員的積極性和主動(dòng)性，主動(dòng)地參與檔案信息資源開發(fā)，發(fā)揮崗位優(yōu)勢(shì)和資源優(yōu)勢(shì)，根據(jù)房產(chǎn)檔案信息新時(shí)期房產(chǎn)服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)與前景，為住戶、承租人提供有力的信息參考。依據(jù)掌握的檔案信息資料編制年度報(bào)告，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和匯總，致力于提供優(yōu)質(zhì)的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。

（五）提高檔案工作者的整體素質(zhì)

檔案工作者不但要不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能，而且還要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)分析等方面的知識(shí)，努力掌握現(xiàn)代化的科技手段和管理技術(shù)，同時(shí)要廣泛借助網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各方面專業(yè)知識(shí)。檔案管理部門要更多地創(chuàng)造機(jī)會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的教育培訓(xùn)，拓寬其眼界格局，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其整體素質(zhì)。還要不拘一格廣攬人才，加快信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等方面人才的引進(jìn)，匯聚各界精英，以時(shí)不我待的緊迫感在時(shí)代的浪潮中抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，努力開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

三、結(jié)語

要增強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)能力，就要推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息服務(wù)不斷朝著便捷化、高效化的方向發(fā)展，通過動(dòng)態(tài)調(diào)整、制度建設(shè)、技術(shù)升級(jí)以及人員培養(yǎng)，構(gòu)建完善的信息服務(wù)保障體系。為實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享，將來這樣既可以縮減檔案存儲(chǔ)管理的成本，又能使檔案利用打破時(shí)空的限制，從而真正體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)環(huán)境中多種多樣檔案信息資源的社會(huì)共享。