項目信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用研究

徐金

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作為當(dāng)前最先進的生產(chǎn)要素，信息化技術(shù)能大幅提升企業(yè)管理效率、創(chuàng)新企業(yè)管理模式?，F(xiàn)階段，企業(yè)管理工作方式改革不斷深化，信息技術(shù)在生產(chǎn)加工、財務(wù)管理、銷售管理等環(huán)節(jié)都發(fā)揮出了較大功效，使企業(yè)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大幅度提升了企業(yè)的管理效率。范圍管理應(yīng)用是信息化項目建設(shè)順利開展的基礎(chǔ)，隨著項目建設(shè)寬、廣度的增加其重要性愈發(fā)凸顯。清晰的范圍管理能讓信息化建設(shè)時刻處于最佳狀態(tài)，最大限度節(jié)約運營投入，幫助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。

1 項目信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用研究的重要意義

國民經(jīng)濟發(fā)展高度依賴企業(yè)信息化建設(shè)，是企業(yè)完善管理模式、參與市場競爭的關(guān)鍵舉措。現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)項目管理中的應(yīng)用，能幫助企業(yè)快速獲取運營信息，加速企業(yè)信息化建設(shè)的腳步，使其在市場變動前做出預(yù)判，帶動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，是企業(yè)實現(xiàn)兩個根本性轉(zhuǎn)變和長期戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)[1]。國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)近年來取得了喜人的成果，部分企業(yè)借助網(wǎng)絡(luò)平臺已實現(xiàn)經(jīng)營活動的國際化。從客觀角度分析，國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)水平遠低于歐美發(fā)達國家，造成這種情況的主要原因是信息化認(rèn)識和投入不足，缺少完善的政策法規(guī)支持。

范圍管理是對項目信息化建設(shè)的工作邊界進行定義，具有明確的項目目標(biāo)和可交付成果?，F(xiàn)將范圍管理在項目信息化建設(shè)中的重要作用歸納入下：一是提升預(yù)算工作的準(zhǔn)確性。確定項目工作邊界后，實際工作內(nèi)容便會清晰呈現(xiàn)，企業(yè)對項目耗費時間、資金、資源的預(yù)算會更加準(zhǔn)確[2]。二是明確項目進程。項目范圍是制定項目計劃的前提，是衡量項目進度和控制的標(biāo)準(zhǔn)。三是工作委派更加清晰。確定項目范圍、明確工作內(nèi)容是劃分工作任務(wù)的主要依據(jù)。

2 項目信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的主要問題

（1）認(rèn)知局限。部分企業(yè)存在嚴(yán)重的信息化認(rèn)知不足，不愿加大建設(shè)投入，使得配套信息技術(shù)的支持能力受限。企業(yè)在信息化建設(shè)上的認(rèn)知局限主要表現(xiàn)為兩方面：一是重基礎(chǔ)輕信息。多數(shù)企業(yè)在建設(shè)基礎(chǔ)裝備時往往不計成本、力求最優(yōu)。相反，在建設(shè)信息化卻認(rèn)為其不具備直接盈利能力，是虛幻的，長期的，常常不予重視，常將用于信息建設(shè)的預(yù)算改投基礎(chǔ)設(shè)備。二是將辦公自動化與信息化混為一談，不重視技術(shù)應(yīng)用投入。

（2）人才配備與需求脫鉤。各企業(yè)在信息化建設(shè)過程中都積極引進專業(yè)人才，利用先進帶動企業(yè)自有員工，意在培養(yǎng)企業(yè)自己的信息化管理隊伍。然而，多數(shù)企業(yè)還存在技術(shù)人才短缺、整體素質(zhì)偏低、機構(gòu)設(shè)置不合理等問題。當(dāng)前，各企業(yè)需要的是既能熟練使用信息技術(shù)，又熟悉企業(yè)運營工作的復(fù)合型技術(shù)人才。

（3）軟件設(shè)備實用性差。企業(yè)信息化建設(shè)的順利開展需要依靠科學(xué)、長期的發(fā)展規(guī)劃。多數(shù)企業(yè)在建設(shè)信息化的過程中只是有樣學(xué)樣，主要借鑒其他企業(yè)的建設(shè)模式和建設(shè)經(jīng)驗，過于重視短期效應(yīng)，缺少從自身實際出發(fā)建立的科學(xué)的、長期的發(fā)展規(guī)劃。采用的設(shè)備軟件只具備短期應(yīng)用功能，不考慮發(fā)展升級，給企業(yè)造成額外的經(jīng)濟負擔(dān)。

3 項目信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（1）建立正確認(rèn)知，加大建設(shè)投入。通過學(xué)習(xí)相關(guān)研究資料，筆者發(fā)現(xiàn)企業(yè)對信息化建設(shè)的認(rèn)知過程和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層成長是同步進行的，信息化管理水平與領(lǐng)導(dǎo)層信息化認(rèn)知的提高關(guān)系密切。從本質(zhì)出發(fā)，企業(yè)信息化也就是管理的信息化，信息化建設(shè)狀況直接反映企業(yè)的管理能力。企業(yè)管理層應(yīng)建立正確的項目信息化管理系統(tǒng)認(rèn)知，從自身實際出發(fā)，建立符合自身需求的信息化管理系統(tǒng)。

（2）做好準(zhǔn)備工作。在實施信息化管理前，企業(yè)應(yīng)先做好準(zhǔn)備工作，確定項目基本內(nèi)容，加強技術(shù)人員與業(yè)務(wù)人員的配合，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和項目管理軟件呈現(xiàn)項目開展過程。了解項目開展過程中各項參數(shù)及其含義，使用網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)對項目實施進行動態(tài)跟蹤。

（3）劃分管理層次。企業(yè)項目管理層可直接登入事先選擇的項目管理軟件，以工作組的形式劃分工作內(nèi)容，優(yōu)化資源配置，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌分析。項目管理層應(yīng)由財務(wù)、檔案、風(fēng)險控制等部門組成，主要負責(zé)合同簽訂、項目進度、質(zhì)量安全、信息協(xié)調(diào)及綜合分析決策。項目實施層主要負責(zé)項目按進度實施和提供質(zhì)量安全信息、并定期上報資金使用、工程進度等情況。

（4）管理信息編碼分類。項目信息化管理系統(tǒng)包含大量的管理信息編碼，如作業(yè)分類編碼、日歷代碼、資源代碼、自定義編碼等[3]。只有科學(xué)分類管理，才能充分發(fā)揮編碼的功能，提升信息化應(yīng)用效率。

（5）編制、審核項目進度計劃。項目進度負責(zé)人可依項目內(nèi)容將其劃分為四等級進行管理、控制。一級是代表性規(guī)劃。企業(yè)根據(jù)項目的總體安排確定預(yù)期進度計劃。二級是將企業(yè)和具體實施單位的進度計劃合并后形成的新的計劃。三級計劃是項目管理各部門計劃。各部門依據(jù)項目整體控制計劃和部門實際情況編制詳細的進度計劃。四級是指導(dǎo)性施工計劃。該計劃是依照部門編制計劃安排具體的施工方案。各級計劃關(guān)系密切、相輔相成，并且都有與之相對應(yīng)的工作分解結(jié)構(gòu)編碼。相關(guān)負責(zé)人通過信息化管理系統(tǒng)能及時掌握項目進展?fàn)顩r，方便制定后期決策。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)在企業(yè)管理中的重要地位不言而喻。各企業(yè)要想堅持可持續(xù)發(fā)展道路，就要全力推行信息化建設(shè)，借助網(wǎng)絡(luò)資源和最先進的計算機技術(shù)，不斷加強企業(yè)信息化應(yīng)用能力，確保建設(shè)工作縱向發(fā)展，提升企業(yè)的管理能力和運營能力，讓企業(yè)在獲取經(jīng)濟效益的同時收獲社會效益。