銀行固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)

李婭丹

云南南天電子信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司 云南 昆明 650000

在金融類(lèi)企業(yè)，信息技術(shù)部門(mén)主管關(guān)心的重點(diǎn)由以前的保證業(yè)務(wù)部門(mén)網(wǎng)絡(luò)不斷、系統(tǒng)不宕、數(shù)據(jù)不丟這種簡(jiǎn)單的管理，提升到IT投入了多少資產(chǎn)，資產(chǎn)發(fā)揮了什么作用，這些作用又能為業(yè)務(wù)部門(mén)帶來(lái)多少效益這種資源管理層面上。用戶(hù)數(shù)量越來(lái)越大，IT部門(mén)也承受巨大的壓力。在內(nèi)部，一方面管理層要求IT部門(mén)可度量固定資產(chǎn)投資回報(bào)，而業(yè)務(wù)部門(mén)則對(duì)服務(wù)質(zhì)量和可用性提出了更高的要求。如何使已有的信息化資源發(fā)揮更大效能，如何使IT與企業(yè)業(yè)務(wù)緊密整合，如何才能兼顧兩者的不同需求，如何才能達(dá)到質(zhì)量與成本的平衡等一系列IT服務(wù)問(wèn)題已成為IT部門(mén)不得不面對(duì)的挑戰(zhàn)。

1 需求分析

固定資產(chǎn)管理的全面管理，不僅僅是配置信息采集，也應(yīng)該包括采購(gòu)計(jì)劃和成本數(shù)據(jù)管理：運(yùn)維成本和財(cái)務(wù)賬戶(hù)相關(guān)聯(lián)，供應(yīng)商和備品備件管理，集成采購(gòu)接收過(guò)程，鏈接服務(wù)合同管理的IT資產(chǎn)的全生命周期管理功能[1]。

金融企業(yè)所需要的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要涉及計(jì)劃、采購(gòu)、維護(hù)、管理等多方面的內(nèi)容，因此，在整個(gè)系統(tǒng)考慮到的使用對(duì)象：支行或網(wǎng)點(diǎn)、部門(mén)主管、計(jì)劃財(cái)務(wù)處初審員、計(jì)劃財(cái)務(wù)處主管、主管行長(zhǎng)、招標(biāo)辦、采購(gòu)辦、設(shè)備領(lǐng)用和安裝部門(mén)、設(shè)備維護(hù)和盤(pán)查人員等。

支行或網(wǎng)點(diǎn)利用系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)、更換、報(bào)廢等的申請(qǐng)；部門(mén)主管匯總各網(wǎng)點(diǎn)申請(qǐng)需求后通過(guò)系統(tǒng)上報(bào)計(jì)財(cái)并在采購(gòu)辦采購(gòu)?fù)瓿珊蟠_認(rèn)設(shè)備的供貨地址等信息；計(jì)財(cái)初審?fù)ㄟ^(guò)系統(tǒng)匯總各部門(mén)主管申請(qǐng)后根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)后匯總報(bào)給計(jì)財(cái)主管進(jìn)行審批，如果涉及的內(nèi)容較敏感時(shí)，計(jì)財(cái)主管需要上報(bào)主管行長(zhǎng)進(jìn)行審批申請(qǐng)。如果需要采購(gòu)設(shè)備，招標(biāo)辦根據(jù)系統(tǒng)所匯總及優(yōu)化的固定資產(chǎn)采購(gòu)結(jié)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)；采購(gòu)辦通過(guò)系統(tǒng)對(duì)招標(biāo)辦的結(jié)果對(duì)應(yīng)廠(chǎng)商進(jìn)行采購(gòu)跟蹤；設(shè)備領(lǐng)用和安裝部門(mén)根據(jù)系統(tǒng)的采購(gòu)到貨情況到各部門(mén)及網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行安裝；設(shè)備維護(hù)和盤(pán)查人員根據(jù)設(shè)備的安裝情況在系統(tǒng)中進(jìn)行固定資產(chǎn)變動(dòng)更新，并且在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中通過(guò)系統(tǒng)提供的設(shè)備軟硬件監(jiān)控功能對(duì)這些固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)。

2 系統(tǒng)搭建

整體架構(gòu)由數(shù)據(jù)承載層、內(nèi)嵌服務(wù)化流程設(shè)計(jì)層、功能模塊層、集成Portal、報(bào)表和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和集成其他外部環(huán)境層組成。

3 實(shí)現(xiàn)功能

3.1 資產(chǎn)臺(tái)賬管理

系統(tǒng)的核心基礎(chǔ)功能，每臺(tái)設(shè)備從入庫(kù)、折舊到報(bào)廢一系列的過(guò)程處理都需借助此類(lèi)功能完成。新增、修改、交接、調(diào)撥以及盤(pán)點(diǎn)等，是固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。

資產(chǎn)的視圖著重展現(xiàn)資產(chǎn)和種類(lèi)、資產(chǎn)和機(jī)構(gòu)、資產(chǎn)和運(yùn)行狀態(tài)、資產(chǎn)和位置、資產(chǎn)和庫(kù)存情況、資產(chǎn)和合同、資產(chǎn)和采購(gòu)、資產(chǎn)和計(jì)劃、資產(chǎn)和預(yù)防、資產(chǎn)和趨勢(shì)、資產(chǎn)和安全、資產(chǎn)和工單等關(guān)系構(gòu)成[2]。

臺(tái)賬提供了基本的查詢(xún)和通知功能。對(duì)于一些查詢(xún)到的需要維護(hù)或調(diào)整的設(shè)備可以形成工單督促維護(hù)部門(mén)進(jìn)行處理。

3.2 部署管理

在以往的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，部署一般都是根據(jù)臺(tái)賬中設(shè)備的狀態(tài)來(lái)進(jìn)行查看和管理，但在實(shí)際的使用過(guò)程當(dāng)中常常出現(xiàn)一些在臺(tái)賬中顯示正在部署使用的設(shè)備早已在網(wǎng)點(diǎn)停用或丟棄了，這樣就造成不真實(shí)情況的出現(xiàn)，也是目前業(yè)界對(duì)于資產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目是否實(shí)施的猶豫之處。

南天固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠解決這種實(shí)際和臺(tái)賬不符合的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)、路由器、交換機(jī)、ATM等固定資產(chǎn)在登錄臺(tái)賬中進(jìn)行創(chuàng)建，在運(yùn)維過(guò)程中，系統(tǒng)通過(guò)集成的IBM? Tivoli Inventory對(duì)部署在網(wǎng)絡(luò)中的所有固定資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行發(fā)現(xiàn)服務(wù)，并且可以實(shí)現(xiàn)跨網(wǎng)段的發(fā)現(xiàn)。在掃描探索過(guò)程中記錄有關(guān)這些資產(chǎn)上已安裝的硬件及軟件的信息。對(duì)于不能被發(fā)現(xiàn)或運(yùn)行狀態(tài)有異常的設(shè)備在臺(tái)賬中進(jìn)行更新。

3.3 庫(kù)存管理

系統(tǒng)能夠?qū)︺y行平時(shí)固定資產(chǎn)的庫(kù)存情況和配套耗材進(jìn)行管理。管理備件庫(kù)存是維持所有資產(chǎn)的重要組成部分。系統(tǒng)中的“庫(kù)存”模塊可跟蹤維護(hù)每個(gè)部門(mén)及網(wǎng)點(diǎn)所需的資產(chǎn)。針對(duì)耗材，系統(tǒng)一直維護(hù)庫(kù)存中的庫(kù)存項(xiàng)目；當(dāng)庫(kù)存量降到低于用戶(hù)定義的重訂購(gòu)點(diǎn)時(shí)給予指示；創(chuàng)建建議采購(gòu)申請(qǐng)和建議采購(gòu)單以補(bǔ)給所需的庫(kù)存項(xiàng)目；并報(bào)告已接收到的庫(kù)存項(xiàng)目。

3.4 計(jì)劃管理

系統(tǒng)中的計(jì)劃包括采購(gòu)計(jì)劃和工單計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)銀行的經(jīng)營(yíng)采購(gòu)需求來(lái)人工創(chuàng)建并且在系統(tǒng)中得到維護(hù)及配置，工單可由人為手工生成和系統(tǒng)根據(jù)情況自動(dòng)生成，并且系統(tǒng)根據(jù)計(jì)劃所涉及的機(jī)構(gòu)、范圍、時(shí)間、資產(chǎn)對(duì)象、執(zhí)行要求進(jìn)度等實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，用戶(hù)可以根據(jù)這個(gè)優(yōu)化后的計(jì)劃單來(lái)進(jìn)行自己的工作以節(jié)約執(zhí)行成本。

3.5 采購(gòu)管理

系統(tǒng)主要針對(duì)采購(gòu)公司、條款和條件、采購(gòu)單、詢(xún)價(jià)單、采購(gòu)申請(qǐng)、接受、發(fā)票等進(jìn)行管理。

采購(gòu)申請(qǐng)可由人工操作申請(qǐng)或是由庫(kù)存重訂購(gòu)過(guò)程自動(dòng)創(chuàng)建。使用詢(xún)價(jià)單，用戶(hù)可以創(chuàng)建詢(xún)價(jià)單、記錄將詢(xún)價(jià)單發(fā)送到供應(yīng)商和接收到的報(bào)價(jià)單，并可將報(bào)價(jià)行授予一個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商。一旦授予了報(bào)價(jià)行，就可以從詢(xún)價(jià)單創(chuàng)建購(gòu)買(mǎi)合同和采購(gòu)單。使用采購(gòu)單，系統(tǒng)為庫(kù)存項(xiàng)目、耗材、服務(wù)和工具及管理采購(gòu)單。通過(guò)庫(kù)存重訂購(gòu)過(guò)程自動(dòng)創(chuàng)建的采購(gòu)單也可在“采購(gòu)單”應(yīng)用程序中顯示。使用接收系統(tǒng)功能來(lái)記錄訂購(gòu)的庫(kù)存項(xiàng)目和物料的接收情況。接收庫(kù)存項(xiàng)目時(shí)，系統(tǒng)增加“庫(kù)存”應(yīng)用程序中的余量或?qū)⒅苯影l(fā)放庫(kù)存項(xiàng)目直接發(fā)放到資產(chǎn)、位置或工單。使用發(fā)票功能，可以記錄從供應(yīng)商處接收的發(fā)票，并與采購(gòu)單進(jìn)行比較。還可以在此功能中對(duì)合同的計(jì)劃付款進(jìn)行管理[3]。

3.6 合同管理

包括框架協(xié)議、總行合同、本行合同、標(biāo)的物分配、合同付款、服務(wù)條款執(zhí)行、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、設(shè)置參數(shù)等功能。此業(yè)務(wù)功能允許管理員設(shè)置貨幣代碼、匯率和用戶(hù)定義的科目表，以及執(zhí)行成本管理。主要依賴(lài)計(jì)劃與合同、采購(gòu)與合同、工單與合同等關(guān)系進(jìn)行依賴(lài)。管理的內(nèi)容包括主合同、租賃/租借合同、購(gòu)買(mǎi)合同、條款和條件、保修合同等。

對(duì)合同的整個(gè)實(shí)施周期進(jìn)行跟蹤，操作人員可以對(duì)合同的狀態(tài)進(jìn)行更改、可以進(jìn)行查看，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)合同的法律效力進(jìn)行計(jì)算，可以按照機(jī)構(gòu)和地區(qū)進(jìn)行合同的統(tǒng)計(jì)，在條件和條款中，系統(tǒng)能夠篩選出關(guān)鍵的以及對(duì)將來(lái)采購(gòu)有影響的內(nèi)容進(jìn)行提示。

本系統(tǒng)突出了財(cái)務(wù)上面的功能，在合同管理方面，跟蹤每個(gè)合同的付款周期和付款額度，對(duì)于那些金額很大以及周期集中的項(xiàng)目則可以綜合計(jì)劃提出建議的綜合付款建議，避免出現(xiàn)在資金緊張的情況下依然執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃的情況。

3.7 預(yù)防性維護(hù)

預(yù)防性維護(hù)工作是為了保持資產(chǎn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)而定期執(zhí)行的維護(hù)工作。通過(guò)對(duì)定期安排的維護(hù)及檢查工單所需的員工、物料、服務(wù)及工具制定計(jì)劃，程序可以幫助用戶(hù)對(duì)定期的維護(hù)工作制定計(jì)劃和預(yù)算。用戶(hù)可以定義預(yù)防性維護(hù)的頻率、季節(jié)日期、作業(yè)計(jì)劃序列。

3.8 安全管理

固定資產(chǎn)管理時(shí)常常伴隨著各種不同的環(huán)境、不同的危險(xiǎn)和要遵守的安全須知和法律規(guī)范等，系統(tǒng)專(zhuān)門(mén)為這些內(nèi)容維護(hù)一張安全列表，用戶(hù)可以在列表中設(shè)置危險(xiǎn)、隔離/安全標(biāo)記、預(yù)防措施、安全規(guī)范等內(nèi)容。在相關(guān)人員進(jìn)行工單維護(hù)作業(yè)時(shí)都會(huì)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行提示。

3.9 工單管理

工單是維護(hù)管理工作的核心。工單指定了要完成的特殊任務(wù)以及完成該工作所需的員工、物料、服務(wù)和工具。當(dāng)在系統(tǒng)中創(chuàng)建或生成工單時(shí)，您需要啟動(dòng)維護(hù)管理過(guò)程并為已申請(qǐng)和已執(zhí)行工作創(chuàng)建歷史記錄。功能中包括任務(wù)分配管理器為大量的維護(hù)工作進(jìn)行優(yōu)化配置，節(jié)約人力物力的投入消耗，減少維護(hù)次數(shù)；員工匯報(bào)機(jī)制，提供了維護(hù)工作結(jié)束后的情況、時(shí)間、結(jié)果、消耗等內(nèi)容；服務(wù)申請(qǐng)可以讓用戶(hù)查詢(xún)到這些申請(qǐng)的來(lái)源和處理的維護(hù)人員；系統(tǒng)對(duì)每個(gè)工單進(jìn)行跟蹤，并且能夠提供短信等接口進(jìn)行多渠道通知[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

構(gòu)建固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有的資產(chǎn)，使現(xiàn)有資產(chǎn)發(fā)揮最大效率。在資產(chǎn)整個(gè)生命周期中追蹤軟件、硬件和相關(guān)的信息，以及控制與資產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)、過(guò)度供應(yīng)、預(yù)算與法規(guī)遵從性有關(guān)的成本對(duì)財(cái)務(wù)的影響等。

構(gòu)建固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，提升IT效率，提供管理流程自動(dòng)化，減少手工操作。減少對(duì)人的依賴(lài)程度，建立合理的人力資源計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，建立責(zé)任的合理分布，建立服務(wù)臺(tái)，成為唯一的聯(lián)系點(diǎn)，全面了解日常管理，建立知識(shí)庫(kù)，全面了解IT環(huán)境，建立配置庫(kù)。

構(gòu)建固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，利用一套可行方案來(lái)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行運(yùn)維和監(jiān)控。避免固定資產(chǎn)的重復(fù)投資和減少出現(xiàn)連帶損害的可能。