信息化時(shí)代企業(yè)檔案工作管理模式的改進(jìn)

楊麗萍

摘要：隨著信息化產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理與服務(wù)模式只有進(jìn)行一定的創(chuàng)新才能為企業(yè)發(fā)展提供助力，企業(yè)的檔案管理關(guān)系到企業(yè)的人力資源、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售等眾多部門(mén)，企業(yè)的檔案管理只有適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境與信息產(chǎn)業(yè)不斷融合，才能不斷完善檔案管理制度，從而更好地發(fā)揮檔案管理的作用。本文從分析當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作遇到的矛盾問(wèn)題入手，進(jìn)一步提出促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案;管理創(chuàng)新

1.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

1.1檔案部門(mén)不再獨(dú)立，檔案監(jiān)督工作逐漸弱化

企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)統(tǒng)一管理本單位的檔案，負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，指導(dǎo)本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。這樣的管理模式克服了檔案分散保存的弊端，并且有利于維護(hù)企業(yè)歷史和文化的完整與安全，便于企業(yè)各方面利用。近年來(lái)隨著企業(yè)機(jī)制的不斷變化和市場(chǎng)化的需要，很多企業(yè)的部門(mén)開(kāi)始朝著精簡(jiǎn)以及合并的趨勢(shì)發(fā)展，檔案部門(mén)逐漸開(kāi)始與其他部門(mén)合并，就筆者所在單位及系統(tǒng)內(nèi)其他兄弟單位，絕大多數(shù)檔案部門(mén)都已經(jīng)和其他部門(mén)合并了，很少能夠保留獨(dú)立的部門(mén)，部門(mén)獨(dú)立性的削弱，會(huì)對(duì)檔案管理體系帶來(lái)一定的影響，進(jìn)而影響對(duì)企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督和引導(dǎo)，從而導(dǎo)致部分檔案管理工作無(wú)法有效推行。

1.2企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作未跟上企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程

企業(yè)檔案工作主要是收集、整理對(duì)企業(yè)有價(jià)值的文件材料，為企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供利用。傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是定期依照檔案歸檔范圍向各預(yù)立卷部門(mén)提出移交要求，整理組卷后歸檔入庫(kù)。而從企業(yè)目前的發(fā)展方向和發(fā)展速度來(lái)看，這樣傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)越來(lái)越多的流程和工作都全程使用線上操作，不再也無(wú)需產(chǎn)生傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的歸檔要求不一致。此外，由于系統(tǒng)平臺(tái)更新迅速，線上文件的版本更替非?？旖萸曳奖?，而檔案工作由于處于流程末端，時(shí)間點(diǎn)相對(duì)滯后，所需的是產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)使用的版本文件，而非最新文件，依靠檔案管理人員很難去辨別應(yīng)該歸檔哪一版本的文件。

2.企業(yè)檔案管理模式的改進(jìn)方向

2.1提高思想站位

企業(yè)可持續(xù)發(fā)展不僅需要依靠現(xiàn)代化的經(jīng)營(yíng)管理理念，也同樣需要檔案管理這類(lèi)基礎(chǔ)性工作。檔案資料見(jiàn)證了企業(yè)發(fā)展的全部歷程，記載了那些珍貴的科研數(shù)據(jù)，通過(guò)查閱檔案資料，能夠幫助企業(yè)更好地制定出未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃。因此，企業(yè)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極提高思想站位，重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理工作的作用和意義，深度挖掘企業(yè)檔案信息化建設(shè)的瓶頸問(wèn)題，逐一擊破，正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中可能會(huì)遇到的困難，加大基礎(chǔ)設(shè)備更新力度，引進(jìn)多元化檔案管理人才，精心組織并持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案管理改革之路，確保企業(yè)檔案信息化成為企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。

2.2做好安全維護(hù)

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的傳輸隨時(shí)面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)的考驗(yàn)。為了確保企業(yè)檔案資源的安全傳輸，我們必須切實(shí)做好企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作。從檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、調(diào)閱等幾個(gè)重要方面入手，構(gòu)建覆蓋企業(yè)檔案管理整體網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)體系，通過(guò)招投標(biāo)形式選擇具備優(yōu)良資質(zhì)的技術(shù)外包服務(wù)單位，能夠依據(jù)企業(yè)發(fā)展需求定期更新檔案服務(wù)系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)界面板塊的使用功能，升級(jí)系統(tǒng)安全防護(hù)補(bǔ)丁，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息后臺(tái)備份，保障企業(yè)檔案存儲(chǔ)安全。同時(shí)，按照密保等級(jí)嚴(yán)格劃分檔案閱覽權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門(mén)不得擅自閱覽無(wú)權(quán)限的檔案資源，檔案管理部門(mén)要將信息安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全防護(hù)等工作當(dāng)作重點(diǎn)來(lái)抓，對(duì)重要文件進(jìn)行加密處理，設(shè)定動(dòng)態(tài)密鑰，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案?jìng)鬏斎^(guò)程安全可控。

2.3強(qiáng)化管理水平

檔案管理要根據(jù)具體工作情況和工作內(nèi)容，適度提高管理水平，推動(dòng)檔案管理向規(guī)范化方向全面發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，在檔案管理規(guī)范的指導(dǎo)下，使檔案管理開(kāi)始趨向科學(xué)發(fā)展的方向。在大數(shù)據(jù)背景下，要建立更加完善的檔案管理監(jiān)督管理體系，加強(qiáng)多部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，形成合理的內(nèi)外部監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理行為在有效監(jiān)管環(huán)境中的全面實(shí)施，防止不當(dāng)檔案管理行為。檔案管理部門(mén)要對(duì)每一個(gè)檔案信息的歸檔時(shí)間、借閱時(shí)間、檔案屬性等進(jìn)行查詢分析，從本質(zhì)上控制檔案管理存在的問(wèn)題。在實(shí)施檔案管理中，要建立更加完善的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確相關(guān)責(zé)任和義務(wù)，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，激發(fā)企業(yè)職工的工作熱情，提高檔案管理工作的有效性。

2.5健全體制，完善企業(yè)檔案管理制度

在信息化背景下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式要進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)該不斷完善企業(yè)檔案管理制度，檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案數(shù)據(jù)信息錄入、檔案利用等，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)制度監(jiān)管，例如：在檔案信息化模式下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理及檔案信息錄入顯得尤其重要，應(yīng)該實(shí)行分級(jí)制管理，可由檔案管理員進(jìn)行編檔、錄入數(shù)據(jù)等操作，再經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)，類(lèi)似于財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程，可有效保證檔案數(shù)據(jù)安全;對(duì)于重要檔案的借、查閱需要經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、借查閱單位負(fù)責(zé)人和查閱人同時(shí)簽字，這樣可追究檔案借、查閱過(guò)程中造成檔案丟失或者損毀時(shí)的責(zé)任，充分保證檔案完整安全;其次應(yīng)該采取彌補(bǔ)措施，這樣通過(guò)制度化的管理方式強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)于本職工作的重視，增強(qiáng)檔案管理工作中的責(zé)任感，從而更好地在檔案管理工作崗位上實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。要進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要更新檔案管理信息化理念，重視檔案管理工作，注重檔案管理人才的培養(yǎng)和檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，加快檔案管理內(nèi)容和重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，從檔案的整理歸檔轉(zhuǎn)向檔案的審查、開(kāi)發(fā)和利用。

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