事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

李偉

摘要：事業(yè)單位是我國科教文衛(wèi)等事業(yè)集中部門，其檔案管理工作包括檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等，目前要解決檔案分散凌亂等狀況與社會(huì)利用要求的矛盾。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理正從簡單到復(fù)雜不斷發(fā)展，檔案管理重心正向檔案信息開發(fā)利用發(fā)展轉(zhuǎn)變?；诖?，下文將對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑展開分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于減輕檔案工作強(qiáng)度

傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理都是由人工手工收集，需要工作人員對檔案資料進(jìn)行收集管理。一些事業(yè)單位檔案數(shù)量多、工作量大，相關(guān)人手卻不足，在傳統(tǒng)的工作方式下，檔案工作人員壓力較大，工作效率不高。采用檔案管理信息化手段，可以快速實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集管理，具有自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，也可以實(shí)現(xiàn)資源共享，減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也能顯著提升工作效率。

1.2 促進(jìn)檔案資源共享

當(dāng)前大部分事業(yè)單位并未對檔案管理部門引起高度重視，導(dǎo)致數(shù)量眾多的檔案信息被束之高閣，檔案工作人員對其進(jìn)行管理的任務(wù)較為繁重，經(jīng)常被業(yè)務(wù)科室指責(zé)檔案調(diào)閱效率較低。通過信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理能夠讓不同業(yè)務(wù)科室和檔案管理部門達(dá)成緊密的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，最大化地防止檔案資源利用較為滯后這類情況的出現(xiàn)，讓檔案資源能夠在事業(yè)單位內(nèi)部得到更為廣泛的流通，這樣一來也能夠提升檔案資料的更新頻率，確保其時(shí)效性。在信息化建設(shè)背景下，檔案資源的傳輸利用了在線途徑，相關(guān)人員能夠直接在線對其中的不足之處進(jìn)行修改，有效避免了反復(fù)報(bào)送檔案而引發(fā)的數(shù)據(jù)誤差。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)取得很大成效，但仍存在保密工作審批繁瑣、借還檔案資料登記工作量大等問題。事業(yè)單位檔案管理缺乏監(jiān)督制度，檔案信息化管理監(jiān)督方面未提出明確方法，不能對檔案工作人員形成監(jiān)督效應(yīng)?，F(xiàn)有檔案管理制度涉及領(lǐng)域不全面，對檔案管理開發(fā)重視不足等。檔案管理信息化建設(shè)問題存在的原因，包括缺乏宏觀指導(dǎo)，檔案管理者素質(zhì)薄弱等。當(dāng)前政府部門對信息化投入有限，忽略設(shè)備的檢修工作，部分設(shè)備損壞無法使用，影響檔案管理信息化建設(shè)。部分檔案人員對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，使得高新信息技術(shù)難以推行。部分領(lǐng)導(dǎo)者對信息化建設(shè)重視不足，工作人員獲取檔案管理知識(shí)渠道匱乏。隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位留存檔案涉及到許多私密信息，很多單位對系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)不嚴(yán)格，對職工信息技術(shù)操作管理粗放，導(dǎo)致由于職工錯(cuò)誤操作泄露重要信息，造成事業(yè)單位利益受損。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對信息化認(rèn)識(shí)不足，缺乏先進(jìn)信息技術(shù)建設(shè)理念。有些部門干部職工缺乏學(xué)習(xí)進(jìn)步意識(shí)。事業(yè)單位有些檔案資料涉及到國家機(jī)密信息，事業(yè)單位信息化處理要注意文件資料安全。但有些單位忽視涉密檔案安全保護(hù)，對公開信息審查程序不嚴(yán)，導(dǎo)致黑客等竊取機(jī)密文件資料。事業(yè)單位要按規(guī)定對檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，才能保證機(jī)密材料安全。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

3.1 進(jìn)一步完善檔案信息化管理制度

一些事業(yè)單位對于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不夠深刻，相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)貫徹落實(shí)不到位。因此，需要根據(jù)檔案法律法規(guī)，按照“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化”要求，構(gòu)建推進(jìn)檔案信息化的目標(biāo)體系，提升標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)水平。需要檔案工作人員秉承新的科學(xué)發(fā)展理念，結(jié)合事業(yè)單位工作特點(diǎn)，針對實(shí)際需求，制定科學(xué)、合理、實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度，使這項(xiàng)工作有章可循。應(yīng)在明確管理方向的基礎(chǔ)上，突出檔案的信息化、現(xiàn)代化管理和利用效果。應(yīng)確保檔案信息化建設(shè)符合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需求，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。

3.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位檔案部門要更新陳舊設(shè)備，更換符合檔案管理規(guī)定的資料架，新建資料庫安裝通風(fēng)設(shè)備，方便記錄檔案室溫濕度狀況。檔案信息化建設(shè)可以借鑒兄弟單位經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)參觀完成信息化建設(shè)單位，選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。平臺(tái)建設(shè)要注意為檔案信息系統(tǒng)搭載服務(wù)器負(fù)載等能力，注意檔案存儲(chǔ)格式兼容性，根據(jù)管理人員實(shí)際需求對現(xiàn)有設(shè)備更新，拓展接口是未來功能拓展的保證。事業(yè)單位檔案管理要求掌握信息化檔案工作方法。檔案管理信息化網(wǎng)站是以網(wǎng)頁形式建立站點(diǎn)，網(wǎng)頁式服務(wù)有利于信息資源傳遞，信息化網(wǎng)站要具有更新能力等，檔案管理工作要運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，檔案人員要及時(shí)更檔案內(nèi)容，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備保存檔案資料。

3.3 加強(qiáng)信息化安全管理與控制

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，越來越多的行業(yè)都開展了信息化建設(shè)，雖然極大地提升了工作效率，但同時(shí)也暴露出了安全方面的問題，嚴(yán)重威脅了單位數(shù)據(jù)信息方面的安全。事業(yè)單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內(nèi)容和國家政策、發(fā)展戰(zhàn)略方針息息相關(guān)，如若不慎泄露就會(huì)造成不利的后果。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化安全管理與控制，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，積極引入先進(jìn)的安全防范措施，以此來保障檔案信息的安全性。具體而言，通過一定的手段來防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對現(xiàn)有的防火墻進(jìn)行改良與優(yōu)化，添加先進(jìn)的加密監(jiān)控技術(shù)，提高電子檔案信息的安全性。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建一個(gè)健全的安全體系，一方面做好硬件設(shè)施安全保障，明確檔案管理信息系統(tǒng)的線路、環(huán)境、設(shè)備等方面所存在的安全隱患，定期進(jìn)行排查與維護(hù)，保證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網(wǎng)絡(luò)安全保障，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案資源進(jìn)行全面的掃描，消除網(wǎng)絡(luò)木馬、病毒對重要信息的侵蝕，切實(shí)保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時(shí)代，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)有著重要的作用與價(jià)值，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識(shí)，不斷提升自身的信息化專業(yè)水平，事業(yè)單位也要積極引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，這樣才能夠有效保證檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。

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