檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化

李衛(wèi)嬌

(湖南省平江縣檔案館 湖南岳陽 414500）

檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們對檔案管理工作的方方面面都提出了更高的要求，使檔案館的檔案管理工作逐步向現(xiàn)代化、科技化方向發(fā)展，未來必將發(fā)展成為綜合性的檔案信息管理工作，而不再是簡單的檔案管理工作。因此，為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案館應(yīng)該與時俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理工作治理體系。

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的重要性

在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，現(xiàn)代化檔案管理模式和方法有助于滿足檔案數(shù)量快速增長的實際需求和客觀需要。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理的信息內(nèi)容變得復(fù)雜多樣，為了有效提升檔案分類記錄、整理的質(zhì)量，減少工作花費的時間，需要通過現(xiàn)代化的檔案管理方法對各單位數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理統(tǒng)計和整理，并通過現(xiàn)代技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。此外，由于檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化還存在一些問題，所以，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，利用信息技術(shù)管理檔案資料和數(shù)據(jù)，可對檔案信息高效處理和精準(zhǔn)利用起到積極作用，也能間接提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的正確認(rèn)識和理解，實現(xiàn)對信息資源和檔案信息的高效分類處理，促進(jìn)工作效率的提高[1]。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理制度嚴(yán)重缺失

縣級檔案館的主要工作是對本地區(qū)檔案的收錄、管理、查詢等業(yè)務(wù)，但在實際工作中，檔案館卻存在管理制度嚴(yán)重缺失的情況，造成這一問題的原因主要是兩個方面：一方面是檔案館自身在制度工作流程等方面的問題，另一方面是其他有關(guān)部門之間不配合。有一些部門應(yīng)將檔案交由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，但他們更愿意自己管理自己的檔案，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己部門的查找，但這樣就會導(dǎo)致檔案管理局內(nèi)部檔案收錄不全，失去了本身工作的意義。

（二）管理意識相對薄弱

檔案管理工作人員的管理意識相對薄弱，管理行為不夠規(guī)范，不僅降低了管理質(zhì)量，還拉低了管理水準(zhǔn)。如果管理人員的觀念不加以改變，那么低效管理將持續(xù)很長一段時間，十分不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）人員素質(zhì)有待提高

隨著社會的發(fā)展，對各行各業(yè)工作人員的技能都提出了一定的要求，檔案管理也不例外。要想將檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化，就需要檔案管理人員的素質(zhì)和能力跟得上時代發(fā)展的需求。在管理過程中，不僅要有良好的職業(yè)道德，還應(yīng)有較高的技能和素質(zhì)，尤其是能夠掌握現(xiàn)代化的技術(shù)，這樣才能真正實現(xiàn)自身的價值，并不斷促進(jìn)檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但現(xiàn)階段檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低，與優(yōu)秀的檔案管理人才還存在較大的差距[2]。

三、檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化改革措施

（一）提高人員管理意識

檔案管理是單位的基礎(chǔ)工作，但管理水平直接關(guān)系到地區(qū)的發(fā)展。因此，縣級檔案館的負(fù)責(zé)人要起到良好的表率作用，不斷更新自身的管理意識，以規(guī)范管理行為。只有采取規(guī)范的管理行為，才能降低管理錯誤的發(fā)生，以此確保管理檔案保質(zhì)保量。此外，縣級檔案館負(fù)責(zé)人還要加大宣傳力度，讓管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，以此推動檔案管理向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展。在管理人員提高重視后，管理單位還要妥善處理檔案管理與日常業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，提升檔案管理工作的利用率，以此保證管理決策的正確性。在日常工作中，管理單位要開展豐富的管理實踐活動，讓管理工作常態(tài)化，從而提升管理效率，還要定期檢查與不定期抽查有機(jī)結(jié)合，確保管理人員的行為規(guī)范，促使問題處理更加高效。

（二）完善檔案管理制度

完善檔案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他業(yè)務(wù)工作開展的基礎(chǔ)和前提。對于我館來說，急需完善現(xiàn)代化檔案管理制度，同時與其他有關(guān)部門建立密切合作關(guān)系，將現(xiàn)代化電子信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，借助信息技術(shù)這一載體開展檔案管理工作。計算機(jī)有非常高的運算速度，這一點是人工所不能比擬的，其還有巨大的儲存空間，不需要很大的空間就能儲存大量的檔案信息，可以有效替代以往的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，這對提高檔案管理水平有十分重要的價值和意義。現(xiàn)代化檔案管理制度要涉及檔案管理工作中的方方面面，如檔案錄入過程中需要對檔案的信息有詳細(xì)的描述，保障檔案信息的完整性和有效性，如相關(guān)的人名、地名、時間、事件等，并加強(qiáng)審核力度，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或遺漏，應(yīng)盡快對其修改和補(bǔ)充，重復(fù)部分給予刪除，進(jìn)一步提高檔案信息的準(zhǔn)確度。其次，要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類、分號管理，將每一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，逐一錄入計算機(jī)。為了保障檔案在檢索使用過程中的效率，要按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，將檔案信息加以區(qū)分，統(tǒng)一分號。在進(jìn)行檔案分類時，工作人員需要對檔案信息進(jìn)行全面的整理、檢查和核對，避免因人為失誤等客觀因素導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)混亂、雜亂等現(xiàn)象。最后，還要對摘要進(jìn)行規(guī)范處理，在檔案檢索過程中，為了進(jìn)一步提高檔案檢索的效率，可進(jìn)一步規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化檔案題名和摘要，避免因描述不清導(dǎo)致查不到相關(guān)信息[3]。

（三）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

檔案管理工作歸根到底是人在工作，只有提升檔案管理人員的素質(zhì)才能有效發(fā)揮檔案管理工作的實際意義。因此，單位負(fù)責(zé)人必須認(rèn)識到檔案管理工作人員能力不強(qiáng)、素質(zhì)不高的問題，重視對管理人員的培訓(xùn)，提升管理人員對各類事務(wù)的應(yīng)對處理能力，進(jìn)而培養(yǎng)起一批綜合能力較強(qiáng)、素質(zhì)較高的人才?？h級檔案管理單位首先要定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括管理能力、相關(guān)知識、計算機(jī)運用及責(zé)任意識的培訓(xùn)等，通過對檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會來提升人員素質(zhì)和工作能力。同時，還應(yīng)對管理人員進(jìn)行定期考核，將考核結(jié)果與員工工資直接掛鉤，以此激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任意識和工作主動性。此外，還可以適當(dāng)改善工資待遇，提高該項工作的準(zhǔn)入門檻，以此激發(fā)人員工作積極性，同時吸引更專業(yè)、更高質(zhì)量的管理人才進(jìn)入崗位，實現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)的全面提升。

（四）建設(shè)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫

建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫，是檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化的重要部分。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一個長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高，由單個到群體循序漸進(jìn)的過程，需要加強(qiáng)人員管理意識及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的配合，完善信息管理方式和操作方法，利用計算機(jī)技術(shù)，對各項檔案信息實時收集、調(diào)庫、分類、整理、歸納等。此外，還要保證現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫的安全。例如，設(shè)置登錄密碼，啟用防火墻，安裝殺毒軟件，采取數(shù)字認(rèn)證技術(shù)等一系列措施，營造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，切實保障現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)庫的安全[4]。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化，能有效提升現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量和實效，使檔案管理工作呈現(xiàn)出自動化、智能化的發(fā)展特征。然而針對現(xiàn)階段存在的問題，檔案管理單位還應(yīng)不斷創(chuàng)新、優(yōu)化，改革現(xiàn)代化管理模式，提高檔案管理效率，進(jìn)一步推進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。