大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

林小紅

(浙江革命烈士紀(jì)念館 浙江杭州 310000)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的飛速變革，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)我們的工作與生活有著很大的影響。越來(lái)越多的行業(yè)在借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析行業(yè)前景、行業(yè)現(xiàn)狀，改變行業(yè)管理方式方法已成為重要的管理手段。檔案管理工作也是如此，檔案中有很多數(shù)據(jù)資源，但這些數(shù)據(jù)資源僅作為檔案存放在檔案室里，就發(fā)揮不了它的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何將堆放成山的數(shù)據(jù)為我們所用，如何利用大數(shù)據(jù)將檔案管理工作“活”起來(lái)，讓檔案管理工作的效率更高、管理得更到位，成為值得我們思考的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

在過(guò)去十幾年的時(shí)間里，國(guó)內(nèi)掀起了一股建立數(shù)字檔案館、室的熱潮，這股熱潮僅側(cè)重于對(duì)檔案信息數(shù)字化的建設(shè)，但把檔案信息數(shù)據(jù)資源的建設(shè)工作忽略了。這股建立數(shù)字檔案館、室的熱潮，確實(shí)讓檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但其中檔案管理工作的管理模式并沒(méi)有發(fā)生變化，只是在原來(lái)工作的基礎(chǔ)上，增加了一項(xiàng)工作內(nèi)容，就是對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作，讓檔案管理員對(duì)檔案的接收與利用更加方便，更加快捷，但在管理上，還是沿用了傳統(tǒng)的管理方式，“數(shù)字檔案室”實(shí)質(zhì)上僅僅是給“檔案”披上了一層“數(shù)字化”的外衣。

誠(chéng)然，想讓檔案管理工作在實(shí)質(zhì)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，不可能一蹴而就。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作上的應(yīng)用也需要循序漸進(jìn)。在以數(shù)據(jù)為中心的大數(shù)據(jù)時(shí)代，“數(shù)據(jù)”所起到的作用比“檔案”本身更大。要想讓“數(shù)據(jù)”發(fā)揮最大的作用，就需要工作人員與管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法，利用大數(shù)據(jù)的管理理念對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作中服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變

檔案本身存放在檔案室沒(méi)有什么價(jià)值可言，檔案只有在被人們利用的過(guò)程中才能體現(xiàn)出自身的價(jià)值。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的服務(wù)理念是有人說(shuō)需要什么，我們就提供什么。這樣做看似滿足了人們的需求，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這樣還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，并不能將檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大化。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，首先，檔案管理人員要接納大數(shù)據(jù)觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，變“等人上門”為“未雨綢繆”，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，建立健全完善檔案的大數(shù)據(jù)庫(kù)；其次，要加強(qiáng)檔案室的宣傳，利用網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、抖音、快手等手段對(duì)檔案室的價(jià)值進(jìn)行宣傳，通過(guò)春風(fēng)化雨般的熏陶，讓各科室的職工提高對(duì)檔案室的認(rèn)識(shí)程度，了解檔案的價(jià)值，在他們做出決策的時(shí)候能想到可以借閱檔案來(lái)參考，此舉也能增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與成就感。例如，我們辦公室在需要做出決策時(shí)，檔案管理工作人員可以主動(dòng)為其提供涉及紀(jì)念館的規(guī)劃、管理，紀(jì)念館的烈士名錄、事跡等資料，以及提供以往的方案進(jìn)行綜合分析，供決策人員參考[1]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作中信息資源的交互與共享

共享能放大數(shù)據(jù)的價(jià)值，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)共享的要求更加嚴(yán)格。然后，開放才能更好地共享。信息安全又是檔案管理工作的一大要點(diǎn)，“開放”與“信息安全”儼然成了一對(duì)矛盾體。如何在有效保證檔案信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，成了我們需要討論的問(wèn)題。

首先，檔案室需要建立健全相關(guān)制度，制定出一套可量化、可實(shí)施的確定檔案信息開放程度的準(zhǔn)則，將符合開放標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源全部對(duì)各科室開放；第二，大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作艱巨而又繁雜，需要單位每個(gè)科室的全力配合，有些數(shù)據(jù)資源存在于檔案室，可還有部分?jǐn)?shù)據(jù)資源在某科室的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案室需要制定標(biāo)準(zhǔn)，確定哪些檔案數(shù)據(jù)需要上交或交換，在單位內(nèi)部形成機(jī)制，讓“數(shù)據(jù)歸檔”工作在制度下運(yùn)行；第三，我們要努力打破科室之間的信息桎梏，整合信息資源，建立檔案室數(shù)據(jù)中心。各科室負(fù)責(zé)將該科室可公開的檔案資料采集整理，檔案室數(shù)據(jù)中心負(fù)責(zé)將可公開的檔案信息整合并服務(wù)反饋于各科室，這樣做可以有效提高檔案信息利用效率。檔案室檔案信息整合與利用也能促進(jìn)檔案管理工作中檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理人才的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我們每個(gè)人都需要不斷學(xué)習(xí)，不斷接受新鮮事物，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)帶給我們的，除了生活上的便捷，還改變了我們對(duì)很多固有事物的看法，改變了社會(huì)上很多傳統(tǒng)的工作模式。當(dāng)然，檔案管理也離不開這股熱潮，檔案管理的工作觀念也在改變。傳統(tǒng)的人才培養(yǎng)模式已經(jīng)不能滿足日新月異的檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理工作需要融入新鮮的血液、創(chuàng)新的思維、領(lǐng)先的觀念，如此才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展，讓檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代下發(fā)揮應(yīng)有的作用[2]。

人才是本世紀(jì)最稀缺的資源，也是檔案管理工作中稀缺的資源，在檔案管理工作的變革中，館領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)人才培養(yǎng)的重視程度，培養(yǎng)具有創(chuàng)新性、發(fā)展性思維的檔案人員。他們需要在精通傳統(tǒng)的檔案工作流程的基礎(chǔ)上，掌握大數(shù)據(jù)運(yùn)用技術(shù)，還具有新的理念，不能墨守成規(guī)，這樣才能為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的發(fā)展提出最有意義的方案，讓檔案管理工作走在時(shí)代發(fā)展的前沿。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，讓我們對(duì)世界的觀察、未來(lái)的洞察又打開了新的窗戶，大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)，又是機(jī)遇。抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代的浪潮，檔案管理工作才能在工作中發(fā)揮更大的作用。但要想把握住機(jī)遇，檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變固有觀念，接受新的理念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)自己，勇于變革，勇于發(fā)展，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理工作前進(jìn)的步伐，為紀(jì)念館作出更大的貢獻(xiàn)。