高校圖書館自習閱覽室座位預約系統(tǒng)使用分析
——以武夷學院圖書館為例

彭建飛

(武夷學院 圖書館，福建 武夷山 354300)

隨著社會教育事業(yè)的發(fā)展和學校辦學能力的建設，近年來，武夷學院根據(jù)實際需求進行擴招，在校學生數(shù)不斷增長。武夷學院高度重視圖書館資源建設，投入不斷增加，自習室座位數(shù)量和質(zhì)量顯著提升，但與學生基于日常學習和繼續(xù)深造等對座位資源的需求仍有一定差距，在考試周、考研等高峰期仍比較緊張，“一座難求”問題突出。由于學生不能實時了解座位使用情況，導致其需花費大量時間和精力排隊或到處尋找座位，甚至產(chǎn)生因占座而引發(fā)沖突等問題，在嚴重影響學生學習效率的同時，座位資源的使用效率也不理想，進一步造成供需矛盾。因此，武夷學院積極引進座位預約系統(tǒng)，以期為廣大師生營造更加良好的學習環(huán)境。

1 座位預約系統(tǒng)可行性分析

1.1 系統(tǒng)安全可行性分析

該預約系統(tǒng)面向武夷學院全體學生，借助微信客戶端小程序進入武夷學院圖書館公眾號、現(xiàn)場一體機、壁掛屏幕等渠道，通過學生學號驗證接口進入，經(jīng)學校網(wǎng)絡中心服務反饋驗證，身份信息匹配成功后進行座位預約操作。網(wǎng)絡中心服務器設有各層級別防火墻設備，保障各項數(shù)據(jù)環(huán)境的安全可靠，同時對座位實際使用人員身份進行核實。

1.2 滿足使用者需求的可行性分析

武夷學院目前全日制在校生近1.5萬人，圖書館閱覽室座位將近2 000個，學生人數(shù)和座位數(shù)比是7.5∶1。座位預約系統(tǒng)的應用可大幅改善排隊搶座、長時間占用座位資源卻不使用等情況，讓使用者根據(jù)自習室使用情況和自身使用需求安排學習計劃，同時提高圖書館座位的使用率，在更好地滿足使用者的各種需求的情況下盡可能降低各種資源的消耗。

2 座位預約系統(tǒng)功能分析

武夷學院圖書館于2018年3月正式引入并開始使用座位預約管理系統(tǒng)，目前已實現(xiàn)3個自習閱覽室功能覆蓋，取得了良好的使用效果。以下是座位預約系統(tǒng)具體使用步驟。

2.1 預約與選座

通過微信公眾號、現(xiàn)場一體機、壁掛屏幕等方式，使用者可以根據(jù)個人需求預約并使用座位，預約使用時間每次最多為15h(時間后臺可調(diào)整)，預約次數(shù)不限。也可通過現(xiàn)場掃描座位上方二維碼獲取座位當前使用狀態(tài)，若該座位后面時段未被他人預約使用，可以現(xiàn)場進行指定位置預約。

使用者可通過預約界面實時查看圖書館座位的當前預約和使用情況，進而根據(jù)自身實際需求進行預約和使用。

系統(tǒng)將自動記錄使用者的座位使用習慣，通過數(shù)據(jù)分析計算手段，建立使用者數(shù)據(jù)畫像，在使用者下次預約座位時將根據(jù)使用習慣和實時計算數(shù)據(jù)，自動為使用者推薦最符合要求的座位并鎖定。

系統(tǒng)支持幫朋友預約功能，同時為防止通過幫助預約功能多占用座位資源情況出現(xiàn)，系統(tǒng)限制每個使用者每次最多可幫助3人進行座位預約，在座位分配時系統(tǒng)自動將其分配在附件位置。在進行幫助預約操作后，被幫助預約方需在一定時間內(nèi)通過微信端進行預約確認。系統(tǒng)默認幫約時座位預留10min，超時未進行預約確認的視為自動放棄預約，系統(tǒng)將自動釋放相應座位資源，管理員可通過設置高峰期關閉幫約功能防止惡意搶占座位資源的行為。

管理者可根據(jù)自習室座位分部情況進行區(qū)域劃分設置，系統(tǒng)會自動識別使用者身份信息并進行用戶組歸類，推薦符合使用者所屬用戶組的座位。比如考研用戶可以設置有考研專用的自習區(qū)域。

2.2 簽到

座位預約成功后，預約者需在現(xiàn)場一體機進行簽到確認使用，或現(xiàn)場通過手機藍牙進行身份、位置信息確認進而完成簽到操作。完成簽到后，系統(tǒng)自動將相應位置狀態(tài)變更為使用中。

系統(tǒng)默認在預約時間開始前30min至開始時間后30min內(nèi)需進行簽到(時間后臺可設置)。若預約者或進行確認后的被幫助預約者未能在規(guī)定時間內(nèi)按時簽到，系統(tǒng)將自動釋放相應座位資源，并對未能及時簽到和取消預約的使用者記錄一次違約。

若使用者在現(xiàn)場通過一體機預約使用當前時間閑置的座位資源，系統(tǒng)將默認其已開始使用相應座位并自動完成簽到程序。在系統(tǒng)默認的最晚簽到時間前，使用者可以通過現(xiàn)場一體機或手機預約端取消相關預約，取消預約后座位資源立即釋放，且不記錄使用者違約。

2.3 暫離與續(xù)座

當使用者因有事需要離開較長時間時，需使用校園卡在一體機上驗證個人身份信息，或通過預約時使用的手機掃描座位上方二維碼，進行暫時離開功能操作，并設置回來的時間；主動暫離的座位在座位資源充足時保留，在高峰期時系統(tǒng)釋放相應座位資源，在設置的暫離時間段內(nèi)供其他人暫時使用，從而提高座位資源的利用效率。

用戶暫離回來后需要進行續(xù)座操作，在一體機刷卡或者打開藍牙在手機上操作，重新確認座位使用。

對于長時間離開但沒有設置暫離的座位，其他用戶可以掃描二維碼，選擇臨時使用設置，系統(tǒng)將通過短信及消息模式通知座位的現(xiàn)預約使用人。如果現(xiàn)預約使用人未能在規(guī)定時間內(nèi)歸來并進行確認，系統(tǒng)將自動釋放相應座位資源，優(yōu)先給暫座者使用。通過互相監(jiān)督，避免用戶長時間占座不使用。

2.4 簽退

用戶因某些原因需提前離開時，需在系統(tǒng)中進行簽退操作，及時釋放座位資源以便他人使用。預約時間結束且未進行續(xù)座操作的，系統(tǒng)將自動對相應座位進行簽退，釋放座位資源。

3 存在的問題

從運行這一年多時間來看，武夷學院圖書館座位預約管理系統(tǒng)在使用中存在以下幾點問題。

3.1 對于新事物的接受和適應問題

由于使用者已經(jīng)習慣直接尋找空位使用，而預約系統(tǒng)需進行提前預約、確認預約、暫離操作、簽退操作等流程，導致一些人覺得新系統(tǒng)操作麻煩，容易遺漏或是誤操作，從而產(chǎn)生抵觸情緒。同時，由于每年新生入學，對預約系統(tǒng)都需要一個熟悉和適應的過程，導致每年新生入學后一段時間內(nèi)圖書館座位使用存在一定程度的混亂。

3.2 有些使用者已經(jīng)預約座位，但在現(xiàn)場無法正常簽到和使用座位

主要原因為未帶校園卡或校園卡無法正常使用情況下，①手機兼容性問題，由于市場上手機種類繁多，存在一些品牌的某些機型與藍牙簽到系統(tǒng)不兼容，無法完成簽到等操作。②由于自習室內(nèi)無線網(wǎng)絡未實現(xiàn)全方位覆蓋，導致簽到使用的藍牙基站無法正常運行，不能使用手機簽到。③一些使用者為提高自習效率，選擇不攜帶手機，無法進行簽到。

使用者若未養(yǎng)成良好的使用習慣，容易出現(xiàn)忘記按時進行簽到、暫離、續(xù)座操作等情況，或是某些情況下為圖便利，在暫離時不進行相應操作，最終導致形成違規(guī)記錄。系統(tǒng)初期設計一周違規(guī)三次將會被列入黑名單，黑名單用戶一周之內(nèi)不能使用座位預約系統(tǒng)。

自習閱覽室中大部分是考研和考公務員需求的使用者，復習資料一般都會比較多，座位預約系統(tǒng)上線之后部分使用者抱怨復習資料不能放桌子上，每次都要帶來帶去非常麻煩。

高峰時期一體機簽到效率不足，容易出現(xiàn)暫時性擁堵現(xiàn)象，影響簽到速度，甚至可能出現(xiàn)因為擁堵而不能按時進行簽到導致違約的情況出現(xiàn)。

4 對策

閱覽室兩個門口放著座位預約系統(tǒng)的使用流程及圖書館公眾號上均有詳細的流程，系統(tǒng)使用前三個月有老師帶著學生在閱覽室值班，引導讀者使用，讓讀者養(yǎng)成使用座位預約系統(tǒng)的習慣。目前自習室開放期間都有勤工儉學的學生值班，讀者在使用過程中遇到的問題可以及時反饋并得到解決。每年新一屆學生入學后，在開始階段適當增加現(xiàn)場引導的工作人員，及時解決各種狀況。

目前簽到方式有兩種，分別是藍牙簽到和一體機簽到。通過與系統(tǒng)服務商協(xié)商溝通，及時更新手機版本數(shù)據(jù)庫，增加無線網(wǎng)絡信號源覆蓋，已基本解決藍牙簽到問題。對于校園一卡通忘帶、丟失、換卡后無法機簽情況，值班人員先引導使用手機藍牙功能簽到，同時收集使用者換卡后變更信息，及時導入系統(tǒng)。

針對違規(guī)的問題，由原來3次被記錄黑名單改為5次，對一些是系統(tǒng)自身的問題導致使用者被記錄違約的，及時清除相關記錄，保證使用者在圖書館的權益。

目前武夷學院開放預約功能的3個自習室有652個座位，專門配備了600個存書柜，在每學期開學初期受理使用申請，使用期限為一個學期，可基本滿足考研和考公務員等使用者對大量學習資料存放的需求。同時，也極大減少了使用者用復習資料占用座位資源的情況。

5 優(yōu)化思路

針對預約使用習慣問題，鑒于每年新使用者對預約系統(tǒng)需要適應過程、部分不具備預約條件的使用者臨時使用自習室的需求等情況，預留部分非預約座位，使用者向現(xiàn)場管理員申請登記后使用。

針對手機、校園一卡通等未攜帶、版本不兼容、設備故障等導致無法正常簽到問題，開發(fā)設置管理員代簽到功能，使用者向管理員提供身份證明并經(jīng)過確認后，管理員通過管理員賬號輸入使用者姓名或者座位等相關信息即可進行代簽到。同時，設置一定時間內(nèi)出現(xiàn)3次代簽到等情況的，記一次違約，避免代簽相關功能被濫用。

針對一體機簽到高峰期容易出現(xiàn)擁堵問題，可在學校門禁系統(tǒng)中引入人臉識別功能，讀取識別使用者信息后轉(zhuǎn)譯成姓名、學號信息再傳送給預約系統(tǒng)，并自動進行簽到操作。提升通行速度的并確認使用者身份信息，減少替簽等情況發(fā)生。同時，通過刷臉簽到也可一定程度解決忘帶校園一卡通和手機而無法簽到等問題。為避免因數(shù)據(jù)量過大導致人臉識別效率下降，可設置預約系統(tǒng)根據(jù)每天將預約使用者個人信息打包傳送至門禁系統(tǒng)，門禁系統(tǒng)再調(diào)取預約使用者臉部數(shù)據(jù)，按預約座位分送至相應自習室的門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。門禁系統(tǒng)和預約系統(tǒng)之間僅傳送使用者的姓名和學號信息，臉部數(shù)據(jù)僅在門禁系統(tǒng)內(nèi)部傳輸。

針對暫離不進行設置問題，利用視頻圖像識別技術，每隔一定時間對自習室內(nèi)各個座位圖像進行一次掃描識別，確認各座位的使用情況，系統(tǒng)自動比對已預約座位是否空置、空置座位是否進行暫離操作，如發(fā)已預約座位連續(xù)多次掃描識別結果為空置狀態(tài)且未進行暫離操作，系統(tǒng)將自動向管理員發(fā)送提示信息和具體影像資料，由管理員進行確認和處置。

針對自習室利用效率和節(jié)能環(huán)保問題，鑒于自習室座位的使用存在時間上的潮汐性，為盡可能提高自習室的利用率同時降低資源消耗，自習室座位應盡可能集約化使用。系統(tǒng) 根據(jù)座位預約使用的需求，逐步分區(qū)域釋放座位資源，達到使用者相對集中的效果，在使用需求較少時盡可能減少照明、溫度調(diào)控等的使用。同時，根據(jù)開放的自習室座位資源數(shù)量、時間段，管理員可適時調(diào)整現(xiàn)場管理人員的數(shù)量和工作時間，提高管理的工作效率。

6 結束語

武夷學院圖書館堅持“讀者至上，服務第一”的辦館宗旨，座位預約系統(tǒng)的引入提高了圖書館資源的利用率，提高圖書館的現(xiàn)代管理服務水平。座位預約系統(tǒng)解決了讀者占座、搶座的現(xiàn)象，給讀者營造舒適的自習環(huán)境，成為讀者喜歡的學習中心，提升了圖書館的服務能力。