大數(shù)據(jù)時代背景下高校科技檔案管理研究

杜 倩，孫曉旭

(盤錦職業(yè)技術(shù)學院，遼寧 盤錦 124000)

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們的需要，不能適應高?？萍紮n案事業(yè)的發(fā)展和進步。我國正處在科技飛速發(fā)展的時期，高校有大量的科技成果產(chǎn)生，然而高校科技檔案管理水平相對比較落后，導致很多重要信息資料沒能及時保存。科技檔案已經(jīng)成為地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的縮影，為了能滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，高?？萍紮n案要緊跟時代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)多元、高校的優(yōu)點，提高高?？萍紮n案管理的效率，不斷探索與研究高?？萍紮n案管理的新模式，從而促進高校的可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)的特點與應用

大數(shù)據(jù)最顯著特征就是數(shù)據(jù)量大，與其他傳統(tǒng)數(shù)據(jù)最鮮明的特征就是處理速度快，時效性要求很高。此外，大數(shù)據(jù)還有類型繁多和多元化的特征，對數(shù)據(jù)的整體分析和未來的預算更精準更具體。

大數(shù)據(jù)給我們的生活帶來了一定程度的便利，改變了我們認識世界和改變世界的方式。大數(shù)據(jù)在人們購物、醫(yī)療和教育領域都有很廣泛的應用。在購物領域，購物網(wǎng)站可以根據(jù)大數(shù)據(jù)的分析，給顧客提供個性化的服務，有針對性地向顧客推薦產(chǎn)品；在醫(yī)療領域，醫(yī)院通過對大數(shù)據(jù)的分析和追蹤，了解患者身體情況，更精準分析患者病情；在教育領域，大數(shù)據(jù)可以有效跟蹤學生在網(wǎng)上的學習情況，為教師提供教學信息，跟蹤學生學習情況[1]。

2 大數(shù)據(jù)在高?？萍紮n案中的應用

從目前來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高?？萍紮n案中的應用并不廣泛。①高?？萍紮n案利用率較低。隨著5G時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)業(yè)等新興行業(yè)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)保存文檔的模式已經(jīng)不能跟上時代的步伐。改變高?？萍紮n案管理模式，采用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，實現(xiàn)更加快、更加方便、更加有針對性的數(shù)據(jù)信息搜集和提取。②利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將科技檔案進行分類整理，實現(xiàn)目錄自動生成，建立科技檔案信息數(shù)據(jù)庫，為后期檔案的搜尋提供方便，同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)也為科技檔案的完整保存提供了便利的條件[2]。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校科技檔案管理中存在的問題

3.1 對高校科技檔案不夠重視

在高校的日常工作中，科技檔案的管理一直不被領導和教師重視。①教師在做科研過程中的主要精力都集中在做科研的整個過程，對項目結(jié)束后科研過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料沒有進行分類歸納整理，科研成果的存檔也只停留在紙質(zhì)版層面，缺少電子信息的記錄和跟蹤；②高校在科技檔案方面投入的資金很少，導致科技檔案的管理工作在場地、人力和設備方面的資源不足，科技檔案的管理工作不能有效開展[3]。

3.2 缺乏專業(yè)化的科技檔案管理人才

目前，高校在科技檔案管理方面缺乏專業(yè)的科技檔案管理人員，很多科技檔案管理人員都是非專業(yè)出身，有的身兼數(shù)職，同時具備檔案管理和大數(shù)據(jù)應用的科技檔案管理人員更是缺少。傳統(tǒng)科技檔案管理人員在工作中只停留在日常管理層面，缺少創(chuàng)新，工作模式在大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)不能滿足工作的需要，與信息化時代高效科技檔案的管理還存在一定的差距。

3.3 高?？萍紮n案管理方式落后

目前在高?？萍紮n案的管理中仍以手工整理，人工錄入信息為主，這種依靠人工的方式很容易導致信息出現(xiàn)失誤。此外，傳統(tǒng)檔案的管理方式，在人力和場地等多方面消耗很大，需要為科技檔案準備專門的檔案室進行存放。傳統(tǒng)科技檔案的存放方式會導致檔案的流失，在尋找檔案信息時也有較大困難。檔案制度的不完善，也給電子檔案的發(fā)展帶來了阻礙。

3.4 高校對科技檔案缺乏統(tǒng)一的標準和有效的安全保障

科技檔案在內(nèi)容和格式上沒有統(tǒng)一的標準，這就給電子檔案的存儲帶來了一定的限制。高校的科技檔案記錄了項目從立項到結(jié)題的全部過程，包含了大量的數(shù)據(jù)信息和機密文件，保障這些資料的安全性尤為重要。如果高?？萍紮n案管理人員缺乏安全性意識，就會給科技檔案的管理帶來安全隱患，犯罪分子可能會利用病毒或黑客技術(shù)進攻高校科技檔案數(shù)據(jù)庫，造成大量寶貴實驗數(shù)據(jù)的泄露，給科技檔案的管理工作帶來沉重的打擊[4]。

3.5 高?？萍紮n案利用率不高

綜合目前大部分高校科技檔案管理現(xiàn)狀來看，高校對科技檔案的利用率不高，很重要的原因就是高校在科技檔案歸檔整理時，只是注重科技檔案的分類和儲存，沒有對檔案的信息進行深入分析和處理，使得很多有價值的科技檔案難以發(fā)揮其應有的價值，造成科研成果的浪費和閑置，從而限制了高校的科技創(chuàng)新。

4 大數(shù)據(jù)背景下高?？萍紮n案管理策略

4.1 提高高?？萍紮n案的思想認識

高?？萍紮n案是高?？萍紕?chuàng)新和項目申報等各個活動的重要文件材料，合理保存和使用科技檔案是提高高?？萍紕?chuàng)新能力和水平的重要因素。要改變高?？萍紮n案的管理現(xiàn)狀，①學校領導和教職員工要轉(zhuǎn)變觀念，提高對科技檔案管理的重視程度。學校領導要重視科技檔案的管理工作，加強對科技檔案的日常管理和監(jiān)督，制定科技檔案管理制度；②學校內(nèi)各個部門要進行溝通與協(xié)作，積極配合科技檔案的歸檔整理工作；③高校要加強宣傳與培訓，提高教師對科技檔案的認識，讓教師認識到科技檔案管理的重要性，積極營造人人都參與科技檔案管理工作的氛圍。

4.2 配備專業(yè)化的科技檔案管理人員

高效科技檔案的信息化管理，不僅需要先進的儀器設備，更需要專業(yè)化的人才隊伍。①要想實現(xiàn)高?？萍紮n案的高校有序管理，必須注重科技檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，形成專業(yè)的科技檔案管理隊伍，同時吸納有大數(shù)據(jù)理念和操作的年輕人加入隊伍中，并建立科技檔案管理技能和素質(zhì)培訓體系；②為科技檔案管理隊伍提供專業(yè)化的技能訓練和培訓學習的機會，提升他們的信息化管理水平和大數(shù)據(jù)技能；③高校要做好科技檔案管理隊伍的梯隊建設，將有經(jīng)驗的科技檔案管理人員同年輕有大數(shù)據(jù)理念和操作技能的科技管理人員整合起來，互相取長補短，新老交替，打造一批素質(zhì)高、能力強的專業(yè)化科技檔案管理隊伍[5]。

4.3 建立科技檔案管理制度，創(chuàng)新科技檔案管理模式

為了使科技檔案更好地為高校服務，在管理方面高校應該依據(jù)國家檔案的相關(guān)政策法規(guī)，根據(jù)學校實際情況，建立科技檔案管理制度。該制度的建立直接關(guān)系到科技檔案的完整性和保密性，更關(guān)系到檔案工作的標準化、規(guī)范化、科學化，才能在全校形成責任清晰、自上而下、全員參與的良好局面。高校在科技檔案的日常管理過程中要創(chuàng)新管理模式，①科技檔案種類繁多，把科技檔案合理分配和應用，提升管理的效率；②根據(jù)管理人員分工，合理分配工作，明確責任，促進科技檔案管理水平的提升。

4.4 融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快高?？萍紮n案信息化建設

在大數(shù)據(jù)這個背景下，高?？萍紮n案要加強信息化建設，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入高?？萍紮n案管理中，構(gòu)建電子檔案信息庫，加強與各個部門的溝通。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢作用，挖掘電子檔案內(nèi)在的數(shù)據(jù)聯(lián)系和價值。對科技電子檔案進行智能分類、搜索，高效利用電子檔案信息，使得高效科技檔案向著數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展。

4.5 運用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高高校科技檔案的利用率

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應用，高校檔案管理工作要想實現(xiàn)質(zhì)的飛越，提高管理效率，必須引入云存儲技術(shù)。①高?？萍紮n案作為高校檔案的重要組成部分，必須緊跟科技的發(fā)展，提前規(guī)劃好，不僅在科技檔案的存儲方面做好網(wǎng)絡空間存儲的工作，提高保密性，更要在科技檔案的上傳過程中提高保密性；②高?？萍紮n案要運用云服務技術(shù)，提高科技檔案的利用率，提高科技檔案的服務效率；③高?？萍紮n案更要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)科技檔案的類型和用途，為教師提供可以公開的科技檔案線上下載和線上查閱功能。

5 結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，社會的很多領域都發(fā)生著巨大的變化。在高校各類檔案中，科技檔案占據(jù)著重要的地位，進行科技檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化是很必要的。在大數(shù)據(jù)背景下高校科技檔案的管理模式應該有新的變化，科技檔案管理人員要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新思維方式，與時俱進，建立高?？萍紮n案的科學化、信息化和自動化，實現(xiàn)高校科技檔案價值的最大化，促進高校科技檔案管理工作效率的不斷提升，進一步推動高?？萍嫉膭?chuàng)新，從而提高企業(yè)和社會效益。