通用物資采購的成本管理

■國網(wǎng)北京市電力公司電力建設(shè)工程咨詢分公司 徐菲琳 胡軼龍 張子偉 李海峰

電網(wǎng)公司日常生產(chǎn)建設(shè)工作需要數(shù)千種不同型號的設(shè)備及材料，設(shè)備配件方面互聯(lián)性以及通用性不足。近年來企業(yè)一直致力于構(gòu)建通用物料的清單，從招標(biāo)到使用落實標(biāo)準(zhǔn)化原則。

通用物資采購特點

減少由于設(shè)備材料的特性造成的使用壁壘，降低后續(xù)設(shè)備及材料的安裝及使用難度，使生產(chǎn)及運行人員掌握一套統(tǒng)一的操作技能即可，為企業(yè)員工降低不必要的工作負(fù)擔(dān)。

降低設(shè)備招標(biāo)工作難度。企業(yè)所需的重要設(shè)備及材料采取統(tǒng)一招投標(biāo)模式，各省公司匯總采購計劃信息后進(jìn)行集中招標(biāo)。如果不能統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)，任由不同設(shè)計單位自由發(fā)揮，會造成采購需求分?jǐn)?shù)，增加招標(biāo)難度，造成浪費。

促進(jìn)供應(yīng)商良性競爭。供應(yīng)商提供的設(shè)備和材料如果太過差異化，會嚴(yán)重影響企業(yè)后續(xù)擴建、升級。例如特型設(shè)備尺寸匹配困難、對接聯(lián)通困難、兼容性低等問題，使其他供應(yīng)商不得不根據(jù)前期圖紙重新制造特型設(shè)備，甚至將其他供應(yīng)商排除在外，使企業(yè)不得不進(jìn)行單一來源采購。

統(tǒng)一物料標(biāo)準(zhǔn)后，各供應(yīng)商會在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)制造商品，提供給企業(yè)更加精簡實用的產(chǎn)品，并促進(jìn)各供應(yīng)商之間的技術(shù)互聯(lián)，降低改擴建及運維的技術(shù)壁壘，幫助各供應(yīng)商之間建立健康有序的競爭合作關(guān)系。

通用物資成本控制

采購職能部門控制采購環(huán)節(jié)

最理想的采購過程應(yīng)為“0庫存狀態(tài)”即到貨直接使用，從而不產(chǎn)生中間環(huán)節(jié)，避免了剩余物資的結(jié)轉(zhuǎn)、入庫、倉儲過程，不會產(chǎn)生財務(wù)概念中的“存貨”擠占公司的固定資產(chǎn)金額。

一旦采購計劃編制不合理，就極易造成物資庫存積壓。在通常狀況下，可以根據(jù)生產(chǎn)計劃訂單的需求量，由企業(yè)的物資計劃部對編制計劃進(jìn)行嚴(yán)格審核，然后再根據(jù)公司倉儲的存貨量酌情減少新采購物資，從而將采購量控制在貼近理想狀態(tài)的水平。

這些工作需要水平高超的采購職能部門對采購全過程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。電網(wǎng)公司采購部的職能目標(biāo)是制定并實施公司的采購和物流策略，為生產(chǎn)運營提供所需要的物資采購和物流保障，采購管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的重要工作內(nèi)容，主要分為采購計劃管理。采購合同管理、采購供應(yīng)管理、倉儲管理幾大業(yè)務(wù)板塊。其中業(yè)務(wù)包括制訂各種原材料庫存計劃、采購計劃和到貨計劃并控制庫存情況，執(zhí)行各種消耗品、備品備件的采購，協(xié)調(diào)并控制公司運營的各種費用，確保各項成本不超過預(yù)算。

通用物資降低采購成本的方式

目前電網(wǎng)公司影響采購成本的因素主要有2個：采購成本和采購融資成本。電網(wǎng)公司采取框架協(xié)議模式已減少了招投標(biāo)的次數(shù)及采購流程所帶來的計劃成本、融資成本；以意向協(xié)議代替實體物資的模式也降低了處置成本。

價格聯(lián)動物資的成本控制

由于原材料市場價格波動較大，對供應(yīng)商尤其是原材料占比較大的鐵塔、導(dǎo)線等供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營帶來較大壓力，公司在框架協(xié)議招標(biāo)采購文件中約定價格聯(lián)動條款，將原材料占比大的鐵塔、導(dǎo)線、電力電纜（銅、鋁、鋼）納入聯(lián)動范圍，減少原材料價格波動帶來的風(fēng)險。針對采購物資本身的價格，可以利用框架協(xié)議采購的價格波動，對價格聯(lián)動產(chǎn)品進(jìn)行“抄底”采購。

為降低價格聯(lián)動物資的采購成本，采購部門在確定每月的信息價格后可以對各基層單位發(fā)出提醒，幫助基層單位在保證項目運作的情況下適當(dāng)調(diào)整采購計劃，盡量避免高價位訂單，盡可能選擇低價采購。項目經(jīng)理將結(jié)合工程項目的進(jìn)度、項目資金、實際需求日期、現(xiàn)場收貨及倉儲條件等因素合理安排采購周期，在保證生產(chǎn)周期的前提下以低位價格獲得項目物資。

非價格聯(lián)動物資的成本壓縮

對于未設(shè)置價格聯(lián)動的物資，公司在設(shè)置標(biāo)底時已對市場價格進(jìn)行了全面地分析和預(yù)測，給出了相對合理的年平均市場價格；同時，公司在招標(biāo)階段已充分提醒供應(yīng)商考慮合同付款比例、原材料價格波動等因素，合理報價。在合同交貨期內(nèi)，合同雙方依據(jù)合同和工程實際組織生產(chǎn)供貨，原材料價格上漲或下跌均不調(diào)整合同價格。

對于這類物資可以在采購時引入競爭機制，以大量的訂單需求數(shù)目使投標(biāo)方適當(dāng)降低價格以獲取大量訂單。電力行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商的主要報價方式是目標(biāo)利潤定價法，以利潤為依據(jù)制訂銷售價格的方法只要能夠達(dá)成目標(biāo)利潤，即可適當(dāng)降低產(chǎn)品單價。 由于框架協(xié)議年度計劃體量過于龐大，通常會按區(qū)域分包進(jìn)行招標(biāo)，而采購匹配部門人員會優(yōu)先按運輸距離劃分供應(yīng)商服務(wù)范圍，在一定程度上降低運輸費用。對于供應(yīng)商，在節(jié)省大量投標(biāo)費用的同時，不必在全國范圍內(nèi)送貨，可以通過與運輸公司建立長期合作的方式降低運輸成本，從而降低投標(biāo)報價。

信息化手段加強存貨成本管理

項目負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)基建部門開展圖紙確認(rèn)等前置工作，保障供應(yīng)商備料、生產(chǎn)工作順利開展。對于因工程建設(shè)外部環(huán)境等原因，導(dǎo)致圖紙確認(rèn)延遲、暫緩加工或物資延期交付，原材料價格大幅上漲的情況，通常采取甲乙雙方友好協(xié)商，調(diào)整交貨期或解除合同，并不向供應(yīng)商主張違約責(zé)任。一旦由于甲方原因耽誤供應(yīng)廠家安排生產(chǎn)，造成原材料價格變動會增加不必要的采購費用，項目負(fù)責(zé)人和采購部門供應(yīng)部人員應(yīng)各自協(xié)調(diào)設(shè)計人員及廠家業(yè)務(wù)人員，避免耽誤物資生產(chǎn)進(jìn)度。

為提升倉儲管理水平，公司引入了自動化技術(shù)，專門設(shè)置了智能倉儲系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，管控企業(yè)的實體倉庫。當(dāng)項目結(jié)束清算完畢后，基層單位的項目采購管理人員將剩余物資和多出的備品備件進(jìn)行儲備。

當(dāng)項目采購流程結(jié)束，項目結(jié)余無法清退的物資會統(tǒng)一算作剩余物資轉(zhuǎn)入倉庫，待物資轉(zhuǎn)入儲備倉庫后，該物資也會被剝離項目屬性（但可保留項目信息作為查詢使用），脫離ERP系統(tǒng)的項目管理范圍。也就是說，轉(zhuǎn)儲后的物資不再屬于單獨的項目，而是屬于公司倉庫的庫存資產(chǎn)。此時，入庫后的資產(chǎn)由智能倉儲系統(tǒng)進(jìn)行智能自動化管理，智能倉儲系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間需相互聯(lián)通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能化對接。由于采購計劃是最初通過ERP系統(tǒng)提報，采購成本已從相關(guān)項目成本中支出，所以物資結(jié)算轉(zhuǎn)儲本質(zhì)上屬于資產(chǎn)的移動，從項目內(nèi)調(diào)出，釋放項目成本，改為占用公司存貨成本。

當(dāng)實物資產(chǎn)或剩余訂單資產(chǎn)入庫時， 智能倉儲系統(tǒng)從ERP系統(tǒng)中同步物資的基本信息，如：物資名稱、型號、廠家、價格等，并生成條形碼為它賦值，再對物料進(jìn)行相應(yīng)的科目細(xì)分管理，編號放置工作。入庫后的物料還會新增入庫信息，倉儲管理人員通過系統(tǒng)了解物資數(shù)量、種類、入庫時間、庫存位置等基本數(shù)據(jù)，定期對倉庫進(jìn)行清點、整理、檢測、維護(hù)等工作。

有項目需要使用庫存物資，可以通過系統(tǒng)查詢并實現(xiàn)理庫，如果同型號的物資有大量剩余，倉儲管理人員會及時提醒采購計劃組人員及時調(diào)整采購計劃，優(yōu)先利用庫存。待物資出庫時再次掃描條形碼，在倉儲系統(tǒng)里銷項，并將庫存物資轉(zhuǎn)為新項目的資產(chǎn)，占用新項目的成本，形成有效的閉環(huán)處理。這樣的物資管理方式，可以極大地提高管理效率，建立起智能化物資管控機制。

電網(wǎng)公司希望通過框架協(xié)議采購模式擴展合作，創(chuàng)造共贏局面。通過技術(shù)合作將部分技術(shù)轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商開發(fā)更新的技術(shù)和產(chǎn)品，提高供應(yīng)商的能力，滿足公司對高質(zhì)量創(chuàng)新產(chǎn)品需求，也可以合作協(xié)商解決生產(chǎn)流程的技術(shù)困難，簡化產(chǎn)品設(shè)計來降低成本和提高生產(chǎn)效率等。在采購成本減少的情況下，電網(wǎng)公司的經(jīng)濟管理工作開展將會更加順利。