教學(xué)秘書工作在高職教育教學(xué)管理中的特點(diǎn)及作用探討

陳幼麗

（泉州輕工職業(yè)學(xué)院 福建泉州 362200）

高職院校教學(xué)管理的質(zhì)量與教學(xué)秘書的能力水平跟綜合素養(yǎng)密切相關(guān)，而教學(xué)管理質(zhì)量又在很大程度上決定著高職院校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)跟學(xué)校的教學(xué)成果高度相關(guān)，研究怎樣完善高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍體系，最大限度地發(fā)揮教學(xué)秘書具有的功能與價(jià)值，確保高職院校教學(xué)管理各項(xiàng)工作能夠高效開展，有序進(jìn)行是很有必要且意義重大的。總之，高職院校應(yīng)該綜合采取各種措施組建一支高素質(zhì)、高能力的教學(xué)秘書工作隊(duì)伍。教學(xué)秘書是高職教育的管理者和服務(wù)者，教學(xué)秘書工作是院系領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生聯(lián)系溝通的重要橋梁，因此教學(xué)秘書在整個(gè)高職教育體系中占據(jù)著重要的位置，發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。本文以教學(xué)秘書工作的內(nèi)容及性質(zhì)闡述作為切入點(diǎn)，論述教學(xué)秘書工作在高職教育教學(xué)管理中的特點(diǎn)，從而分析教學(xué)秘書工作在高職教育體系中所發(fā)揮的作用。

一、教學(xué)秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）內(nèi)容

教學(xué)秘書是從事教學(xué)管理工作的專職人員，其負(fù)責(zé)將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃、指令、教學(xué)安排傳達(dá)給老師和學(xué)生，也負(fù)責(zé)將老師、學(xué)生的意見、訴求反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書起著上傳下達(dá)，連接各級，聯(lián)系左右的作用。教學(xué)秘書的存在，能夠?yàn)閷W(xué)生、教師以及教育工作者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，強(qiáng)化三者之間的聯(lián)系，確保信息工作、資源配置工作的高效性、實(shí)時(shí)性、合理性，能夠幫助高職學(xué)院教育領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握教學(xué)狀況，從而為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的更新優(yōu)化提供決策依據(jù)。具體來說，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容可以概括為以下幾方面：①向?qū)W生以及基層教師傳達(dá)上級的教學(xué)管理安排，例如向高職教師傳遞一些教學(xué)改革政策等；②協(xié)助各部門領(lǐng)導(dǎo)，幫助他們搜集一些信息和資料，為學(xué)校人才培養(yǎng)計(jì)劃的完善提供參考與幫助；③以貫徹落實(shí)高校人才培養(yǎng)計(jì)劃為基礎(chǔ)，規(guī)劃學(xué)校各專業(yè)的課堂體系與教學(xué)安排；④制定出各專業(yè)每一學(xué)期的教學(xué)目標(biāo)；⑤記錄、分析、整理各學(xué)科教學(xué)用到的教材，科學(xué)安排教學(xué)工作；⑥負(fù)責(zé)安排、計(jì)劃各專業(yè)的期末考試；⑦負(fù)責(zé)安排學(xué)生的補(bǔ)考、留級、重修等工作；⑧監(jiān)管、反饋學(xué)校的工作情況，找出其存在的問題，提出相應(yīng)的建議；⑨負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理校園出現(xiàn)的一些公關(guān)危機(jī)事件。由上可知，教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容比較復(fù)雜，需要一定的管理能力跟專業(yè)基礎(chǔ)。

（二）特點(diǎn)

高職教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)體現(xiàn)在三個(gè)方面，即輔助性、從屬性跟服務(wù)性。輔助性是指為了實(shí)現(xiàn)高職院校培養(yǎng)應(yīng)用型人才的教學(xué)目標(biāo)，就需要確保高職院校的教學(xué)資源做到最優(yōu)配置，要將各教學(xué)要素有機(jī)整合起來，對其進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。教學(xué)秘書就起著將這些教學(xué)要素串聯(lián)在一起，起著穿針引線的輔助作用；從屬性是指教學(xué)秘書的工作是圍繞教學(xué)來開展的，其屬于教學(xué)工作的附屬部分，教學(xué)秘書所做的一切都是為了提高教學(xué)效率與教學(xué)質(zhì)量；服務(wù)性是指教學(xué)秘書既要為教學(xué)工作的有序開展提供各種保障服務(wù)，也要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及基層教師和學(xué)生提供服務(wù)。

二、教學(xué)秘書在高職教育教學(xué)管理中的作用

（一）促進(jìn)教學(xué)常態(tài)化發(fā)展

當(dāng)今社會對于人才的質(zhì)量要求越來越高，社會各企業(yè)、各崗位都傾向于聘請實(shí)操能力出色，專業(yè)技術(shù)扎實(shí)的應(yīng)用型人才。社會崗位需求以及對人才質(zhì)量要求的變化逼迫高職院校必須經(jīng)常創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。然而，人才培養(yǎng)模式的創(chuàng)新是一個(gè)系統(tǒng)、浩大的工程，其涉及的范圍很廣，牽涉的內(nèi)容很多，既有系統(tǒng)的工作板塊，也有零碎的瑣事雜事，這就需要教學(xué)秘書來有機(jī)整合、科學(xué)協(xié)調(diào)這些工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)創(chuàng)新的常態(tài)化。教師的主要工作是教學(xué)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的主要工作是從整體層面來安排教學(xué)計(jì)劃，但其中還有很多信息傳達(dá)、數(shù)據(jù)采集、教學(xué)反饋、檔案管理之類的工作還需要完成，高效地完成這些工作便是教學(xué)秘書的職責(zé)跟義務(wù)，是其價(jià)值所在。教學(xué)秘書會定期、認(rèn)真地完成了這些輔助工作，這有利于高職院校的教學(xué)工作實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、持續(xù)化，確保學(xué)校人才培養(yǎng)模式的系統(tǒng)性、合理性、實(shí)時(shí)性，從而為社會更好地輸送高質(zhì)量的應(yīng)用型人才。

（二）提高教學(xué)質(zhì)量

在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書要全程、動(dòng)態(tài)地監(jiān)控高職院校的教學(xué)質(zhì)量，分析查看教學(xué)工作中存在的問題，問題出現(xiàn)的原因，并將其做好記錄，實(shí)時(shí)反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，從而迅速修正、調(diào)整教學(xué)方案。作為教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書要深入教師群體跟學(xué)生群體中，收集教師和學(xué)生對教學(xué)過程、教學(xué)計(jì)劃的看法跟意見，找出目前教學(xué)體系中存在的缺陷跟漏洞，積極尋找解決的方法，并向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋建設(shè)性建議，確保教學(xué)體系能夠不斷改進(jìn)，變得更加科學(xué)系統(tǒng)，更具育人價(jià)值，更能發(fā)揮實(shí)效。因此，教學(xué)秘書的存在有助于高職院校教學(xué)質(zhì)量的提高，其能夠?yàn)閷W(xué)生群體、教師群體提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，幫助師生解決一些實(shí)際問題，提高師生的滿意度，滿足師生的一些訴求，這有助于和諧氛圍的營造，有助于調(diào)動(dòng)師生的學(xué)習(xí)積極性。教學(xué)秘書同樣能夠節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，減輕他們的工作壓力，找出教學(xué)管理體系存在的問題，促使其朝著良好的方向不斷發(fā)展，使其更好地為教學(xué)工作的開展保駕護(hù)航，進(jìn)而提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）協(xié)調(diào)上下級

如果將學(xué)校各部門比作不同的國家，教學(xué)秘書就是外交大臣，其需要負(fù)責(zé)各部門工作的協(xié)調(diào)跟對接，及時(shí)將各種教學(xué)安排、教學(xué)信息傳遞給各部門的領(lǐng)導(dǎo)，傳達(dá)學(xué)校的計(jì)劃跟命令，讓各部門能夠快速落實(shí)相應(yīng)的工作。教學(xué)秘書還需要檢查教師的績效考核結(jié)果、工作教學(xué)質(zhì)量。所以，教學(xué)秘書如圖橋梁一般，起著協(xié)調(diào)上下級的作用。教學(xué)秘書的存在，讓高職院校教學(xué)管理工作中的信息傳遞板塊、資源共享板塊、部門協(xié)作板塊變得更加高效、暢通，能夠大大減少教學(xué)管理由于信息不暢、機(jī)制不順造成的效率低、耗能多的問題。

（四）規(guī)范教學(xué)檔案管理

每一所高職院校都會存在教學(xué)檔案，教學(xué)檔案記錄著學(xué)校在某一階段實(shí)施的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方案、教學(xué)過程與教學(xué)改進(jìn)建議等內(nèi)容。教學(xué)秘書則負(fù)責(zé)梳理歸納、記錄統(tǒng)計(jì)這些教學(xué)內(nèi)容。教學(xué)秘書會將教學(xué)檔案進(jìn)行分類歸類，方便日后對其進(jìn)行調(diào)閱，為后續(xù)教學(xué)策略的制定提供參考，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案的信息決策價(jià)值。由此可知，由教學(xué)秘書來負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，能夠確保該工作有條不紊地進(jìn)行，確保該工作的價(jià)值能夠最大限度地發(fā)揮。同時(shí)，合理地規(guī)范教學(xué)檔案管理，能夠有效促進(jìn)教學(xué)工作的開展。教學(xué)檔案管理隨著時(shí)代的變化也在不斷進(jìn)步。因此，對于此項(xiàng)工作的管理需要聘用專職的人才。總之，教學(xué)秘書在學(xué)校檔案管理之中起著重要的作用。

三、高職教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)問題分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)對其重視程度不夠

經(jīng)過前文的分析可以知道，在高職院校中，教學(xué)秘書這一崗位是不可或缺的，其大大提升了學(xué)校各項(xiàng)工作的開展質(zhì)量，提高了學(xué)校各機(jī)制的運(yùn)轉(zhuǎn)速度跟響應(yīng)速度。然而，國內(nèi)很多高職院校雖然設(shè)置了教學(xué)秘書崗位，但是對崗位重要性的認(rèn)識程度卻有所不足。他們片面地認(rèn)為教學(xué)秘書日常負(fù)責(zé)的工作都是一些瑣事、雜事，不需要太高的技術(shù)含量，也不需花費(fèi)錢財(cái)去培養(yǎng)專業(yè)的人才。學(xué)校沒有制定出健全的培訓(xùn)機(jī)制跟激勵(lì)機(jī)制來提升教學(xué)秘書的能力水平，也沒有給予教學(xué)秘書豐厚的待遇跟相應(yīng)的尊重，這導(dǎo)致教學(xué)秘書在日常工作中缺乏積極性，其工作效率自然大打折扣。

（二）教學(xué)秘書素質(zhì)參差不齊

分析我國各高職院校的教學(xué)秘書人員結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)信息跟學(xué)歷水平可以知道，很多高職院校對于教學(xué)秘書崗位的安排是較為隨意的。大部分教學(xué)秘書都是年紀(jì)較大的老員工，少部分是剛剛畢業(yè)的大學(xué)生，但這些教學(xué)秘書只有少部分是秘書專業(yè)畢業(yè)的，其專業(yè)基礎(chǔ)較為一般，管理能力也不夠出色。此外，教學(xué)秘書的流動(dòng)性很大，離職率、轉(zhuǎn)崗率都比較高，整個(gè)隊(duì)伍由于人員來源較為復(fù)雜而且體系結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)定，致使教學(xué)秘書工作難以有效開展。

（三）管理水平較低

分析全文能夠知道，教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)的工作是比較復(fù)雜的，其工作量也是比較大的。他們既要負(fù)責(zé)一些教學(xué)工作，又要負(fù)責(zé)一些行政事務(wù)工作，還要負(fù)責(zé)一些文件檔案的管理，這就要求教學(xué)秘書具有出色的管理能力，能夠在這些工作中，在不同的角色中來回切換，靈活自如。他們既要具備豐富的溝通技巧，又要具有出色的信息素養(yǎng)，了解各種現(xiàn)代教學(xué)管理軟件、教學(xué)監(jiān)控系統(tǒng)的使用，還要具有一定的抗壓能力跟執(zhí)行力。然而，由于教學(xué)秘書缺乏培訓(xùn)機(jī)會，聘請的崗位人員也缺乏專業(yè)基礎(chǔ)，或者年齡太大，學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，或者太過年輕，缺乏經(jīng)驗(yàn)。再加上學(xué)校針對他們的激勵(lì)機(jī)制與考核制度存在一定的問題，導(dǎo)致教學(xué)秘書的管理水平相對較低。

四、建設(shè)高職教學(xué)秘書隊(duì)伍的建議

（一）提高教學(xué)秘書的自身水平

根據(jù)教學(xué)秘書的工作內(nèi)容跟工作特點(diǎn)可以知道，教學(xué)秘書要經(jīng)常跟不同的群體進(jìn)行溝通；要接觸各類信息，對信息進(jìn)行加工處理；要跟學(xué)校不同的職能部門打交道，協(xié)調(diào)各級關(guān)系，反饋傳達(dá)各種安排跟指令。因此，為了提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，從而提高他們的工作效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的系統(tǒng)化、高效化、常態(tài)化，就需要不斷提高教學(xué)秘書在上述四大工作板塊中的應(yīng)對能力。

首先，要提升教學(xué)秘書的信息資源處理能力，借由培訓(xùn)、崗位實(shí)習(xí)、現(xiàn)代學(xué)徒制教學(xué)、成人教育、遠(yuǎn)程教育、集中教育等方式來不斷提升教學(xué)秘書的信息素養(yǎng)。幫助教學(xué)秘書掌握各種處理信息資料的統(tǒng)計(jì)方法、分析方法，幫助他們掌握制作各種報(bào)表、報(bào)告的方法。此外，還應(yīng)該由專業(yè)的老師傅帶領(lǐng)他們?nèi)?shí)踐操作，幫助他們快速掌握采集信息、整理數(shù)據(jù)、歸納資料的技巧與方式，最大限度地滿足教學(xué)需求。

其次，提高教學(xué)秘書的溝通能力。高職院校在聘請教學(xué)秘書時(shí)，要盡量選擇一些思維清晰，邏輯縝密，表述能力強(qiáng)，性格樂觀的人員。這樣的人員做事靈活，更善于變通，能夠準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)出正確的信息。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要積極為教學(xué)秘書創(chuàng)造實(shí)踐交流的機(jī)會，帶領(lǐng)他們多見世面，提高他們的膽識與氣魄。

最后，提高教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)合作能力。高職院校在培訓(xùn)教學(xué)秘書時(shí)，要側(cè)重于培訓(xùn)他們的危機(jī)應(yīng)對能力，幫助他們掌握協(xié)作交流的技巧，讓他們了解各部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、性格、工作內(nèi)容跟職責(zé)義務(wù)，提高教學(xué)秘書的文明素養(yǎng)，使其能夠高效地串聯(lián)起各部門，成為各部門領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

（二）科學(xué)配備教學(xué)秘書隊(duì)伍

目前，高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍存在人員年齡偏大，數(shù)量較為匱乏，素質(zhì)整體低下等諸多問題。對此，高職院校應(yīng)該高度重視教學(xué)秘書人員的選拔跟培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)一些從秘書專業(yè)畢業(yè)的專職人才，花費(fèi)一定的經(jīng)費(fèi)從社會或者其他學(xué)校聘請一些理論管理知識扎實(shí)，實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書。安排他們當(dāng)隊(duì)伍的領(lǐng)導(dǎo)或者主心骨，由他們耳提面命地來指導(dǎo)其他經(jīng)驗(yàn)匱乏的教學(xué)秘書，這能夠快速且顯著地提升教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，方便高效有序地開展相應(yīng)的工作。并且，在教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)上，還要制定合理的規(guī)章制度，規(guī)范隊(duì)伍人員相應(yīng)的專職工作。通過合理分配專項(xiàng)任務(wù)，從而達(dá)到科學(xué)分配工作的目的。同時(shí)，對于新聘請的年輕化專職人才，需要在秘書專業(yè)工作上，組織開展相應(yīng)的培訓(xùn)，使新錄用的秘書人才能夠盡快適應(yīng)學(xué)校的整體運(yùn)營工作，進(jìn)而加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體建設(shè)。

（三）完善評估與獎(jiǎng)勵(lì)制度

教學(xué)秘書的工作積極性不高一方面是因?yàn)楣ぷ髁刻?，自身能力不足，另一方面是因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，崗位缺乏認(rèn)同價(jià)值，他們的薪酬待遇也比不上專職教師。為了解決教學(xué)秘書隊(duì)伍工作缺乏熱情，流動(dòng)性太大的問題，高職院校就必須制定出科學(xué)的評估考核機(jī)制跟激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，多多給予教學(xué)秘書一定的人文關(guān)懷，肯定其工作價(jià)值，讓他們的努力能夠得到回報(bào)，擴(kuò)大其崗位影響力。具體來說，學(xué)校要為教學(xué)秘書制定出科學(xué)系統(tǒng)的職業(yè)生涯規(guī)劃，根據(jù)其工作特點(diǎn)和工作內(nèi)容來制定出具體的考核體系，將其工作量化，遵循多勞多得原則來激發(fā)他們的工作熱情，給予表現(xiàn)優(yōu)異的人員精神獎(jiǎng)勵(lì)跟薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，優(yōu)先將升職進(jìn)修的機(jī)會讓給他們，讓他們從心里產(chǎn)生公平感跟成就感。

五、結(jié)束語

綜上所述，教學(xué)秘書工作在高職院校的教學(xué)管理中具有重要的作用與價(jià)值，院校的領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書人員的工作積極性，充分發(fā)揮教學(xué)秘書的多項(xiàng)職能，確保其工作發(fā)揮最大效用，推動(dòng)高職院校的發(fā)展。本文以教學(xué)秘書工作作為研究對象，對其在高職教育教學(xué)管理中的特點(diǎn)與作用進(jìn)行了分析，闡述了教學(xué)秘書工作目前存在的問題，并制定了相應(yīng)的解決措施，希望能夠有效促進(jìn)高職教育教學(xué)管理中教學(xué)秘書工作的發(fā)展。