高職院校人事管理信息化模式創(chuàng)新分析

張曉琳

（撫順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 撫順 113122）

高職教育是國家高等教育不可或缺的一部分，隨著社會的發(fā)展，高職院校的重要性被凸顯了出來，越來越被社會所認(rèn)可；國家也對高職教育十分重視，不斷扶持。社會在進(jìn)步，如果不想被淘汰，學(xué)校也需要不斷的發(fā)展?，F(xiàn)階段，各行各業(yè)的競爭異常激烈，學(xué)校也不例外。學(xué)校在發(fā)展過程中方方面面都需要考慮到，其中，一所高職院校的未來發(fā)展如何，與其他高職院校在競爭中如何能脫穎而出，其關(guān)鍵在師資隊伍建設(shè)。這一問題關(guān)系到高職院校的生死存亡。師資隊伍建設(shè)和人事管理水平密切相關(guān)，人事管理水平高則師資隊伍建設(shè)得就好，反之亦然，這樣人事管理的重要性就凸顯了出來。因此，學(xué)校要想不斷地進(jìn)行發(fā)展，人事管理水平的提高是不可忽視的。因此必須提高人事管理的水平，人事管理將為學(xué)校的發(fā)展保駕護(hù)航?，F(xiàn)今社會，傳統(tǒng)的技術(shù)已經(jīng)跟不上社會的發(fā)展，逐漸被信息技術(shù)所取代，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)，從根本上改變傳統(tǒng)的人事管理方式，從而使高職院校立于不敗之地，是現(xiàn)階段各高職院校最為迫切要解決的問題。

一、高職院校人事管理信息化概況

當(dāng)下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，全球已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，我國也不例外。在這樣一個時代，大數(shù)據(jù)不僅僅局限于掌握數(shù)據(jù)，還需要學(xué)會如何掌握數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段高職院校的發(fā)展主要是培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，把這些專業(yè)人才輸送到社會的各個行業(yè)。企業(yè)管理為了更加方便快捷，最早開啟了人事信息化的建立，一經(jīng)建成就發(fā)揮了不可替代的作用。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，高職院校的發(fā)展，人事管理是重中之重，模式也需要轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)必須應(yīng)用到人事管理之中，在信息化的管理模式下管理效率、管理質(zhì)量都能得到很好的提高。可見，高職院校的人事管理水平要想提高，就需要對人事管理進(jìn)行信息化建設(shè)，這是最重要的手段[1]。

二、高校人事管理信息化現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，絕大多數(shù)的高職院校還處于人事管理信息化的初級階段，只是在數(shù)據(jù)上進(jìn)行了信息化的改造。通過對不同高職院校人事管理深入了解，我們可以得出這樣的結(jié)論：信息化時代信息的數(shù)據(jù)周期這是大多數(shù)學(xué)校所處的階段，人事管理信息化還僅僅是剛剛開始。在順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代到來的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的具體情況，高職院校也應(yīng)采取一些有針對性的方法和措施，使個人檔案向無紙化、信息化、正規(guī)化的方向發(fā)展。這樣改進(jìn)后，不僅可以提高日常工作的效率，還可以采用信息化的管理模式實現(xiàn)自我搜索以及自我統(tǒng)計功能。

在人事管理的實際操作中，對人事信息進(jìn)行分析和研究并作出相對應(yīng)的決策有著非常重要的作用，但決策的制定和實施，還需要在人事專家的幫助下完成，數(shù)據(jù)庫中的一切操作，只起到輔助作用[2]。

高職院校的日常管理工作中人事信息管理尤為重要。在學(xué)校發(fā)展歷程中，尤其是高職院校的人事管理的信息化建設(shè)上，在對待管理系統(tǒng)上我們要去使用它，而不是作為擺設(shè)，只不是停留在管理信息系統(tǒng)上。運營管理系統(tǒng)根據(jù)具體情況在具體應(yīng)用中發(fā)揮作用，能夠提供必要的信息，為決策提供有力的信息支持。

現(xiàn)階段，高校人事信息管理缺乏共享和統(tǒng)一的管理形式，這不僅會使大部分信息難以回收利用，而且還會使人事管理水平難以提高。工作實踐中，管理規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在這種情況下，在正常的人事管理過程就將影響學(xué)校的發(fā)展，本部門的信息一般情況下都是本部門自己安排人管理，很難和其他部門進(jìn)行信息的交流、使用。大部分院校會根據(jù)不同的行政部門的管理需要建立相應(yīng)各自獨立的信息系統(tǒng)，由各部門自行進(jìn)行日常管理。在實際應(yīng)用過程中，都只是針對自己部門的實際業(yè)務(wù)需要，建立了一般信息系統(tǒng)，所以，不僅難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，而且難以完成統(tǒng)一管理[3]。

三、高職院校實施人事管理信息化的實際意義

（一）高職院校告別傳統(tǒng)人事管理的方式，能實現(xiàn)人事管理信息化

信息維護(hù)是人事管理的常規(guī)工作，人事信息的管理實際上是涉及到方方面面，聯(lián)系性和時效性強。以往管理者自身的經(jīng)驗的多少直接影響到人事管理的水平高低，在具體的工作過程中具體的人事管理往往面臨大量重復(fù)的工作。因此，傳統(tǒng)的人事管理非常復(fù)雜和耗時。在人事管理信息化的具體工作過程中，需要用科學(xué)的方法對信息進(jìn)行整合，利用信息化就可以使工作變得很輕松，提高了工作效率，時間和成本都能有所縮減，人事管理工作在工作效率上能得到很大的改變。

（二）高職院校人事管理信息化可以幫助不同部門間進(jìn)行信息同步使用

在高職院校，數(shù)據(jù)信息的管理方法因部門不同、職能不同而有所不同，都是各部門所獨有的。所以信息資源難以共享[4]。但是人事工作是離不開其他部門的配合的，需要其他部門提供必要的信息數(shù)據(jù)。以往不同部門之間的管理大多采取的是分散管理，這樣就不利于人員信息收集的完整性，容易導(dǎo)致收集的誤差大、收集時間長，從而加大了成本。人事管理信息化建設(shè)后，人事部門同其他部門之間的信息管理端口就可以實現(xiàn)無條件連接了，根據(jù)工作需要只要將特定的管理權(quán)限賦予各部門，就可以及時、準(zhǔn)確地對一些特定的人事管理信息進(jìn)行更新，既保證了人事信息的精確性和準(zhǔn)時性，又促進(jìn)了各職能部門之間的信息合作。這樣人事工作將更加便捷，所收集的數(shù)據(jù)也將更加全面。

（三）高職院校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時可以利用人事管理信息化的數(shù)據(jù)作為參考

戰(zhàn)略決策的提出往往是需要信息支持的，是需要有科學(xué)依據(jù)作為支撐的，高校的領(lǐng)導(dǎo)在做此項工作時是離不開人事部門的信息數(shù)據(jù)的，這是人事部門的重要職能之一。高職院校人事信息的數(shù)據(jù)量是巨大的，如果在人事管理信息化方面進(jìn)行了建設(shè)，那么在此條件下就可以用信息化工具很方便、無誤地進(jìn)行分析和處理，做具體工作的時候就可以用數(shù)據(jù)說話，學(xué)校師資隊伍一旦有變化，具體情況在結(jié)構(gòu)和動態(tài)兩方面都可以體現(xiàn)出來，因而為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做出對學(xué)校發(fā)展有利的決策提供重要依據(jù)[5]。

四、高職院校人事管理信息化實施中所遇到的問題

一所高職院校如果不想被社會所淘汰，發(fā)展是硬道理，人事管理信息化的建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的必經(jīng)之路，是學(xué)校發(fā)展的必然選擇。但是，在工作信息化改造過程中，不可避免地存在這樣或那樣問題，這些問題是亟待改進(jìn)的。

（一）對人事管理信息化的認(rèn)識不準(zhǔn)確

現(xiàn)階段，對于信息化建設(shè)在認(rèn)識上部分學(xué)校還是不準(zhǔn)確的，把人事管理信息化想得過于簡單化，認(rèn)為與傳統(tǒng)人事管理相比，應(yīng)用計算機進(jìn)行無紙化辦公就是進(jìn)行信息化建設(shè)了。在實施過程中，把精力放到了購買設(shè)備上，而對與之配套的軟件的培訓(xùn)則大多數(shù)選擇了忽略，信息系統(tǒng)只是選擇通用版的，沒有根據(jù)學(xué)校量身定做；認(rèn)識深入一點的高職院校做得相對好一點，會根據(jù)實際情況定做管理信息系統(tǒng)。但是學(xué)校和技術(shù)提供者雙方對問題的理解是不同的，同時由于開發(fā)團(tuán)隊不了解學(xué)校相關(guān)的一些特點，學(xué)校人員管理相對于企業(yè)來說會更復(fù)雜一些，這樣就可能會出現(xiàn)這樣的問題：雖然可以通過與開發(fā)團(tuán)隊溝通并考慮到學(xué)校的一些實用習(xí)慣，但人事管理系統(tǒng)依然無法完全達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）人事管理信息化操作人員的相關(guān)技能培養(yǎng)得不到保證

一方面，如果要問人事管理信息化涉及到什么部門，那么按照大多數(shù)學(xué)校的工作分工就當(dāng)然是人事處的事情，其他部門接觸不到相關(guān)工作。人事管理信息化工作的水平如何也就取決于具體進(jìn)行此項工作的人員的水平情況，或高或低。在這種情況下，學(xué)校的數(shù)據(jù)收集和分析工作都由人事管理部門也就是人事處的具體工作人員操作。人員少、工作任務(wù)重是高職院校普遍存在的問題，所以一般都是兼職進(jìn)行人事管理工作，這就導(dǎo)致從事此項工作的兼職人員工作量暴增，根本沒有時間研究、升級、創(chuàng)新人事管理信息化相關(guān)業(yè)務(wù)。

另一方面，高職院校各部門對待人事管理信息都設(shè)置了具體的工作人員，這部分人絕大多數(shù)只會使用簡單的辦公軟件，如Excel、Word等[6]。在此種情況下，各學(xué)校并沒有重視起來，沒能有針對性地對相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的操作技能的培訓(xùn)。操作人員能力有高有低這是實際存在的問題，這樣在具體實施信息化人事管理過程中，在數(shù)據(jù)采集和處理過程中就容易出現(xiàn)問題。結(jié)果是通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析得來的，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確則結(jié)果就不準(zhǔn)確，此等條件下，就對領(lǐng)導(dǎo)決策起到反作用。

（三）人事管理信息化的建設(shè)有待形成科學(xué)的制度體系

高職院校所使用的信息化系統(tǒng)一般是獨自存在的和其他系統(tǒng)不發(fā)生關(guān)系。在模塊設(shè)計和格式統(tǒng)計上是單獨進(jìn)行的，如果其他系統(tǒng)想要直接共享和利用人員信息著實很難實現(xiàn)的。例如，大多數(shù)學(xué)校涉及到的人員信息平臺包括教務(wù)處人才培養(yǎng)狀況數(shù)據(jù)采集平臺、學(xué)院辦公室OA平臺、財務(wù)部門財務(wù)薪酬體系等[7]。以人事部門為例，上級業(yè)務(wù)部門決定了一部分軟件的具體應(yīng)用，下級部門無權(quán)更改，不同部門之間系統(tǒng)的功能和應(yīng)用模式是不同的，在這種情況下想實現(xiàn)信息共享是很難實現(xiàn)的。如職稱評審辦法、薪酬管理辦法、薪酬申報辦法、黨員統(tǒng)計制度等這都是不同部門的不同功能，都能應(yīng)用到人員信息但實際情況卻是無法共享。用于完成業(yè)務(wù)工作，不具備信息共享條件；系統(tǒng)資源沒有聯(lián)系，很難共享。系統(tǒng)在使用過程中更新是不可避免的，每次更新將耗費大量的時間，數(shù)據(jù)錄入錯誤、改正修復(fù)等情況不可避免地會發(fā)生，人工、財力大量浪費，不經(jīng)意間增加了具體工作人員數(shù)據(jù)更新的工作量，這樣就致使沒辦法快速有效地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

（四）信息系統(tǒng)設(shè)計、管理和維護(hù)中的問題

1．系統(tǒng)設(shè)計不規(guī)范

字段設(shè)計在規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性上有偏差，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：字段名稱過于隨意，在不同功能頁面使用的是不同的名稱但是字段卻是相同的，與國際標(biāo)準(zhǔn)對比，字段沒有按照國際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定取值。這些情況一方面容易造成混淆，另一方面進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的時候也很難進(jìn)行[8]。

2．信息共享意愿不強

除了缺乏標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計帶來的很難共享以外，還有各部門不愿意進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致都是自己對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，這樣就可能有數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的情況發(fā)生，工作效率也將有所降低。

3．?dāng)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不夠

正常條件下，為了能容納下每個院系少則幾十個，多則幾百個的人事信息字段，人事數(shù)據(jù)庫都設(shè)計得非常大。同時，人員信息也是經(jīng)常變化著的，人事部門人力有限，可能他不能及時進(jìn)行更新維護(hù)，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確的情況。此外，不可避免地會出現(xiàn)人工輸入數(shù)據(jù)錯誤，也會對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。

4．?dāng)?shù)據(jù)開發(fā)利用率低

即使存在著大量的數(shù)據(jù)但是卻無法對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，主要原因就是對人事系統(tǒng)統(tǒng)計分析這部分功能的設(shè)計相對簡單，難以為科學(xué)決策提供有力的支持。

5．服務(wù)水平差

重管理輕服務(wù)這是人事部門的通病。以管理為主這是設(shè)計人事信息系統(tǒng)第一要求，對使用需求則自動忽略了。因此，許多員工害怕人事部門，不太滿意人事部門的工作。

五、高校人事管理信息化對策分析

人事管理信息化的實施，從宏觀上來說是設(shè)定明確具體的操作目標(biāo)，高效、智能、面向服務(wù)、共享這是具體要求；從微觀上來說，設(shè)計要詳細(xì)，能夠根據(jù)實際情況隨時進(jìn)行修改，對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新。對于信息工作來說，信息系統(tǒng)外的支持非常重要，主要包括三個方面：人員、資金和系統(tǒng)。在人員方面，專門的人事工作人員和技術(shù)工作人員需要相統(tǒng)一，在信息和人事方面相關(guān)的培訓(xùn)是必不可少的環(huán)節(jié)，或者建設(shè)信息化的過程中可以讓懂信息技術(shù)的專門的人事工作人員提出相關(guān)建議[9]。在資金方面，任何項目的發(fā)展都離不開資金的強有力支持，為了項目建設(shè)能順利進(jìn)行，人事部門要爭取足夠的資金支持。對于信息系統(tǒng)，不是一次性投入就可以建設(shè)完成。對系統(tǒng)進(jìn)行實時維護(hù)和更新，根據(jù)政策和業(yè)務(wù)的變化及時調(diào)整信息系統(tǒng)，這些都需要在動態(tài)中不斷完成。對于制度的要求，信息管理制度要針對特定的工作制定，這可以結(jié)合現(xiàn)有的關(guān)于人事的規(guī)章制度、工作流程，還需要考慮到系統(tǒng)本身的特點，可以從信息系統(tǒng)使用規(guī)范、操作規(guī)程、權(quán)限分配、共享方式、保密通知等方面進(jìn)行規(guī)定。從而約束系統(tǒng)中的個體行為，最大程度地保證信息系統(tǒng)平穩(wěn)、安全、無誤地運行。

（一）信息系統(tǒng)建設(shè)要以安全性為基礎(chǔ)

安全系數(shù)要高這是人事信息的最基本要求，要想實施人事管理信息化必須要保證系統(tǒng)的安全性和保密性，也就是安全系數(shù)要高，這是最重要的前提?？梢栽O(shè)置出不同的級別，每個級別的權(quán)限不同，級別不同，角色不同。用戶可以根據(jù)需要申請角色權(quán)限，審批通過后才能使用。同時，系統(tǒng)用戶對自己的賬號密碼要安全保管，登錄系統(tǒng)的時候首選使用動態(tài)密碼，對系統(tǒng)中查詢到的信息保密。此外，安裝防護(hù)軟件和對非法鏈接要不予理睬，這樣也是確保信息系統(tǒng)安全的有效途徑[10]。

（二）字段設(shè)計需規(guī)范化

設(shè)計字段的時候，國標(biāo)性和統(tǒng)一性是最起碼的要求，同時，有國家標(biāo)準(zhǔn)一定要選擇國家標(biāo)準(zhǔn)。例如學(xué)歷、學(xué)位、職稱等都應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，其他部門的系統(tǒng)在建設(shè)時也都是這樣選擇的，這種情況下不同部門之間的數(shù)據(jù)交換就可以不需要進(jìn)行多余的操作就可以很方便地進(jìn)行。

（三）信息應(yīng)主動共享

在當(dāng)今社會大數(shù)據(jù)條件下什么最值錢，答案是肯定的，那就是數(shù)據(jù)。在如何對待基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的問題上，各部門不應(yīng)弊帚自珍，應(yīng)積極共享，這樣就可以把數(shù)據(jù)的價值發(fā)揮到最大[11]。所以，人事部門應(yīng)該在第一時間把人事管理信息系統(tǒng)中的信息進(jìn)行共享，在其他信息系統(tǒng)就可以相應(yīng)地查閱相關(guān)信息了。這樣教職工的數(shù)據(jù)一旦有了更新其他部門就可以在第一時間進(jìn)行了解，既減少了工作任務(wù)，又保持了人事信息的一致性。

（四）多方參與促進(jìn)信息準(zhǔn)確

學(xué)校的人員涉及各部門，為了保證人員信息的準(zhǔn)確性就需要各個部門都參與進(jìn)來。首先，對于人事部門來說，通常是以個人人事作為依據(jù)，對初始信息進(jìn)行核實和記錄。其次，在系統(tǒng)信息維護(hù)過程中，一旦人員信息產(chǎn)生變化，就需要在系統(tǒng)中及時體現(xiàn)出來，如人員內(nèi)部調(diào)動、職稱晉升、學(xué)歷續(xù)聘等。同時，信息量的變更是大量的，如果只是人事部門人力變更，因為人員有限的關(guān)系可能會影響及時性，可以考慮將部分權(quán)限開放給相關(guān)職能部門或二級部門。比如組織部負(fù)責(zé)黨員信息變更，統(tǒng)戰(zhàn)部負(fù)責(zé)非黨員信息變更，二級單位負(fù)責(zé)考勤信息變更。同時，個人不是一成不變的，隨著時間的推移。一部分自己的信息還是需要隨時可能進(jìn)行更新的，但是人事部門不了解，不用審核。這部分信息可以由員工自己維護(hù)，如郵件地址、通信地址、聯(lián)系電話、研究方向等。

（五）挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值

數(shù)據(jù)采集和查詢是目前大多數(shù)高校的人事管理信息系統(tǒng)的主要工作，大量有價值的信息都沒有被開發(fā)和利用，如果利用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，就需要具體工作人員必須有數(shù)據(jù)解析方面的特長。一方面，并不是所有的信息都需要分析，這就需要管理者進(jìn)行判斷，分析有用的數(shù)據(jù)；另一方面，他們應(yīng)該知道從這些信息中需要分析出什么樣的數(shù)據(jù)結(jié)果[12]。一所高校的核心和關(guān)鍵是人才，優(yōu)秀的人才隊伍如何打造是高校人事部門的重點工作之一。

（六）建設(shè)教職工網(wǎng)上辦事大廳

管理和服務(wù)是高校人事部門的職能，服務(wù)教職員工，解決實際需求，這是優(yōu)質(zhì)管理的基本要求。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)不僅是態(tài)度，更是善良。應(yīng)該會讓教職員工覺得更有效率，做事更方便。為此，建設(shè)在線服務(wù)大廳是剛需，可在線操作或自助打印，這是最基本要求。比如很多高校都開辟了校園門戶，教職員工辦理人事服務(wù)的時候，可以用自己的賬號登錄校園門戶在線進(jìn)行辦理，如發(fā)放在職證書、職稱申請等，既方便了教職員工辦事，也大大提高了人事工作效率。

總之，高職院校利用人事管理系統(tǒng)平臺完善人事業(yè)務(wù)，主要應(yīng)對碎片化、冗余建設(shè)、信息隔離等問題。人事信息管理系統(tǒng)的建立是借助信息技術(shù)完成管理創(chuàng)新，實施人事業(yè)務(wù)創(chuàng)新，借助系統(tǒng)平臺拓展管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)管理中的跨部門，提高業(yè)務(wù)管理的實用性。