淺析會計檔案對文書檔案的補充作用

余春艷

湖南省邵陽市自來水公司 湖南 邵陽 422001

引言

會計檔案作為文書檔案的重要組成部分，也是各種單位在工作過程中極為重要的組成部分，它能夠對國家單位及企業(yè)單位過程中的經濟流動進行詳細的統(tǒng)計與記錄，能夠更好地了解資金動向，能夠充分補充文書檔案中有關于經濟的部分，使得文書檔案更加充分具體[1]。

1 會計檔案的特點

1.1 應用范圍廣泛

會計檔案作為其獨特的性質，在經濟領域廣泛應用。無論是在國家行政單位還是在工商單位及其他個體戶中都有一定的應用，可以說會計當然在社會的各個領域都有所應用，甚至在家庭中也會對經濟的流動進行記錄，產生會計檔案。而由于經濟流動的必要性，其數(shù)量相較于其他檔案來說也更多一些。

1.2 檔案類別穩(wěn)定

雖然會計檔案在社會各界的應用較為廣泛，但是其格式與分類是較為穩(wěn)定的，每一個單位的會計檔案內容都難出左右，無論是其會計的核算方法、工作程序還是會計最終核算的材料都是一致的，這是會計檔案的類別足夠穩(wěn)定，是其他類型的檔案所無法比擬的。這是由于會計檔案，在具體的工作過程中，需要更為便捷的整理與分類，方便相關管理部門的審核與統(tǒng)計，避免經濟流動上出現(xiàn)漏洞與損失。

1.3 檔案形式多樣

此外，由于會計專業(yè)的性質，導致了會計檔案形式較為多樣，由于各個公司實際內容不同，會計的賬簿會以文字、表格或打印報表的形式呈現(xiàn)出來，而在具體的指征規(guī)格上，也會有較大的區(qū)別。而其相關憑證由于行業(yè)的不同更是會產生，大小與形式上的區(qū)別。在會計工作過程中，對會計檔案的整理與保管也要根據(jù)實際部門的情況，從實際出發(fā)不要照搬照抄。

2 會計檔案對文書檔案的補充作用

2.1 使檔案數(shù)據(jù)化，方便調查研究

檔案產生的最初目的就是為了方便在日后對此前的工作內容的調查研究，而傳統(tǒng)的文書檔案則顯得過于刻板，無法將工作過程中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的調查者的眼中，使得檔案的調查研究變得更加困難，無法真實地了解當時工作過程中的具體情況。而會計檔案以及獨特的顯示，能夠將文書檔案更加數(shù)據(jù)化，用數(shù)據(jù)的方式來對當時的工作內容進行記錄，在具體的調查研究過程中，能夠更為直觀地觀察到當初的工作內容及工作成效，使得調查研究更為方便，文書檔案更加具體，更加數(shù)據(jù)化，對文書檔案起到了一定的補充作用。

在企業(yè)單位與事業(yè)單位中，通常會出現(xiàn)人員調動的情況，在人員調動時，通常會調查此人的工作時間及其薪資和待遇等具體數(shù)據(jù)，然而由于文書檔案，中缺乏相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，所以在具體的使用過程中，一定要融合會計檔案的數(shù)據(jù)性，使得文書檔案能夠具體地展示出工作內容及相關數(shù)據(jù)。

2.2 能夠更好地分析檔案與工作

在工作過程中通常會對檔案進行研究，來了解過去的工作情況，然后進行反思，從而提高在以后過程中的工作效率及企業(yè)的運作方向，但是如果僅僅研究文書檔案的話，對工作內容只能有一個大概的了解，無法進行更深層次的探究，研究所得到的工作方向，以及相關的改進方案都不能更好地切合現(xiàn)實，具有一定的片面性。用會計檔案對文書檔案進行補充，能夠很好地解決這一工作現(xiàn)狀，使得在對檔案進行反思與研究的過程中，能夠更好地了解工作過程中所遇到的問題及其改進方案。

2.3 減少經濟漏洞與相關案件的發(fā)生

在過去的日子里經常會發(fā)生相關的經濟漏洞與經濟案件，對于事業(yè)單位及相關企業(yè)來說，會造成大量的損失。其中有部分情況就是因為會計檔案的不完善，文書檔案中對于會計檔案的整理不夠系統(tǒng)，導致無法及時地偵破相關案件。經濟案件有別于別的案件，在偵破的過程中主要參考的是相關檔案與數(shù)據(jù)，所以檔案的完整程度及其是否具體系統(tǒng)，對于經濟案件的發(fā)生能夠起到有效的抑制作用，不僅能夠有效減少經濟漏洞與相關案件的發(fā)生，即便發(fā)生此類事件也能夠及時地予以偵破[2]。

3 未來展望

由于電子信息的高速發(fā)展，未來一定會呈現(xiàn)出文書檔案與會計檔案相互融合的現(xiàn)象。在未來，會計的工作一定是包括對工作內容的總結及相關經濟數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，而不僅僅是進行相關的經濟計算與統(tǒng)計，再加上信息技術所導致的變革，未來文書檔案將會以電子計算機打印的形式為主導，以其他紙質檔案作為輔助補充內容，這會使會計檔案在文書檔案中占有更為重要的地位，能起到更多更好的補充作用。

4 結束語

總的來說，由于會計檔案的獨特性質，能夠對文書檔案進行更好的補充，在工作中會計檔案的應用極為廣泛，其形式也極為多樣，能夠更加直觀地將工作內容反映到檔案中，讓后續(xù)的工作者能夠更加方便系統(tǒng)地對檔案進行研究與總結，使得各單位的工作效率大幅度提升，減少相關經濟漏洞與案件的發(fā)生。