人事檔案管理在飼料企業(yè)人力資源管理中的作用
——評《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》

秦 文

（陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西西安 710038）

書名：企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)

作者：李青山，張洪生

出版社：水利水電出版社

出版時間：2021-06

ISBN：9787517095491

定價：66.10元

人事檔案管理工作自古以來便是企業(yè)人力資源管理工作中十分重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著信息化互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，人力資源管理與人事檔案管理工作之間的聯(lián)系愈來愈密切，人事檔案管理工作是企業(yè)選擇人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)必須考慮的問題，因此，企業(yè)要做好人事檔案管理工作，提升人事檔案管理工作質(zhì)量，合理、科學(xué)、高效地開展人事檔案管理工作，不僅有助于大力推進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量水平的全面提升，更有助于提升企業(yè)核心競爭力，宣傳企業(yè)形象，提升企業(yè)市場競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。隨著企業(yè)人力資源管理的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場環(huán)境逐漸復(fù)雜化、動態(tài)化，企業(yè)要想在日益激烈的競爭環(huán)境中提升核心競爭力，必須將人事檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵工作，對人事檔案管理部門在企業(yè)人力資源管理中的發(fā)展現(xiàn)狀、存在的問題及解決方案進(jìn)行研究和分析，有助于為今后企業(yè)更好地開展人事檔案管理工作，提升企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量提供經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。

《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》一書是由李青山教授和張洪生教授聯(lián)合主編、水利水電出版社出版的一部基礎(chǔ)科學(xué)研究類書籍。本書立足于企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，以干部人事檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)為編撰主線，對人事檔案管理工作的發(fā)展歷程進(jìn)行論述，聚焦事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，堅(jiān)持以資源集約、共享服務(wù)為研究方向，強(qiáng)化干部人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)服務(wù)功能，對工作數(shù)據(jù)價值進(jìn)行深入挖掘，并從企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作入手，包含工作審核、數(shù)字化建設(shè)路徑、數(shù)字化應(yīng)用實(shí)踐、管理系統(tǒng)建設(shè)方案及專業(yè)管理能力測試等6個方面的內(nèi)容，從而指出一套適用于企事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的數(shù)字化管理工作模式、實(shí)踐路徑及建設(shè)方案。因此，《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》一書可供企事業(yè)單位組織人事部門開展檔案審核、數(shù)字化實(shí)施工作參考及培訓(xùn)使用專業(yè)用書。

根據(jù)《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》一書中的內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作指收集、整理、保存、識別、統(tǒng)計(jì)及提供人事檔案資料的活動，記錄公司員工從學(xué)校到各個崗位不同時期工作人員的不同生活及學(xué)習(xí)軌跡，具有十分重要的實(shí)用價值及保存價值，在企事業(yè)單位的工作創(chuàng)新及工作改革過程中起著不可替代的作用，人力資源是企事業(yè)單位中的一種重要資源，人力資源可以通過招聘、薪酬管理、績效管理及企業(yè)文化等活動對企業(yè)人力資源進(jìn)行最大化地分配及利用。企業(yè)在招聘職工時會收集大量的個人簡歷、招聘表及錄用信息等，且隨著職工工作經(jīng)歷越來越多，其在每一步中都會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料構(gòu)成了人事檔案管理資料，通過人事檔案管理工作，企事業(yè)單位可以查看職工基本信息，并對于員工的工作經(jīng)歷進(jìn)行了解及分析，同時，人事檔案資料也是企業(yè)進(jìn)行員工績效考核、選拔任用、職位升遷的重要參考依據(jù)，因此，企事業(yè)單位中的人事檔案管理工作與人力資源管理工作兩者是相互促進(jìn)、相互依賴的關(guān)系，人事檔案也是企事業(yè)員工工作狀況的真實(shí)反映，人事檔案管理工作的質(zhì)量直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展及人才任用工作的質(zhì)量，因此，企事業(yè)單位科學(xué)有效地制定人事檔案管理工作，可以科學(xué)評定企業(yè)員工的工資水平及獎勵待遇，促進(jìn)員工的工作積極性與主動性。

閱讀《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》一書可以發(fā)現(xiàn)，在飼料企業(yè)人力資源管理中，第一，人事檔案管理工作有助于確定飼料企業(yè)人力資源管理工作的開展現(xiàn)狀，為飼料企業(yè)人力資源規(guī)劃工作提供幫助及經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。人事檔案管理工作中具有飼料企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才層次、人才數(shù)量及認(rèn)知等各方面的信息資料數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)為飼料企業(yè)人力資源規(guī)劃工作提供了參考依據(jù)，在未來發(fā)展規(guī)劃中，飼料企業(yè)可以通過人事檔案管理工作提供的數(shù)據(jù)資料，對員工檔案進(jìn)行分類整理，為企業(yè)提供員工的分配任用情況及員工的基本信息等，使得飼料企業(yè)更加科學(xué)、有效地制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量及工作水平的全面提升；第二，人事檔案管理工作有助于保障飼料企業(yè)員工招聘及應(yīng)用的質(zhì)量，為飼料企業(yè)招聘及任用員工提供依據(jù)。飼料企業(yè)人員招聘工作分為內(nèi)部招聘及外部招聘2種，內(nèi)部招聘是飼料企業(yè)從企業(yè)內(nèi)部員工中篩選及甄別企業(yè)所需的人才，外部招聘是從社會進(jìn)行人才招攬工作。在招聘過程中，企業(yè)可以通過人事檔案管理工作判斷招聘者的基本信息，杜絕企業(yè)中“任人唯親”等一系列現(xiàn)象的發(fā)生，從而保障飼料企業(yè)的招聘質(zhì)量，并為員工選拔和聘用提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)；第三，人事檔案管理工作有助于幫助飼料企業(yè)制定具有針對性的員工培訓(xùn)工作。飼料企業(yè)可以在培訓(xùn)員工前，通過人事檔案資料查看員工的基本信息、教育背景、人物經(jīng)歷等信息，并結(jié)合員工的弱項(xiàng)制定與之相對應(yīng)的員工培訓(xùn)工作項(xiàng)目，對飼料企業(yè)的員工進(jìn)行針對性培訓(xùn)，不僅有助于提升飼料企業(yè)員工的整體素質(zhì)，還有助于調(diào)動飼料企業(yè)員工參與培訓(xùn)工作熱情和主動性，讓員工可以在企業(yè)中更好地工作，促進(jìn)飼料企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量的提升；第四，飼料企業(yè)可以分析整理員工的地域文化信息，提升企業(yè)跨地域文化管理質(zhì)量。中國人口眾多，地域分布較為遼闊，所以，不同地區(qū)的生活習(xí)慣、價值觀念等也存在區(qū)別，如果不同地區(qū)員工的生活習(xí)慣及價值觀念不能調(diào)和，極有可能導(dǎo)致員工之間出現(xiàn)暴力沖突及交流不暢等問題，因此，飼料企業(yè)人力資源管理部門可以通過人事檔案資料分析不同地區(qū)員工之間的文化習(xí)俗，對不同地區(qū)員工之間易發(fā)生沖突的矛盾點(diǎn)進(jìn)行調(diào)解，并制定一系列應(yīng)急機(jī)制及沖突處理方法，定期對員工進(jìn)行交流溝通，促進(jìn)企業(yè)管理質(zhì)量的提高；第五，人事檔案管理有助于更好地規(guī)劃員工職業(yè)生涯。飼料企業(yè)的人事檔案反映了員工的文化程度、專業(yè)特點(diǎn)、職稱、工資待遇、工作業(yè)績及工作表現(xiàn)等信息，飼料企業(yè)管理者可以通過企業(yè)員工信息為企業(yè)員工設(shè)定職業(yè)生涯發(fā)展路徑，激發(fā)員工的工作積極性，全面提升飼料企業(yè)人力資源管理工作及企業(yè)員工職業(yè)生涯規(guī)劃工作的質(zhì)量；第六，飼料企業(yè)可以依據(jù)人事檔案管理工作中的信息制定科學(xué)、有效的人才激勵制度。馬斯洛在需求層次理論中提到，人的需求階段從低到高可以分為生理需求、安全需求、社會需求、尊重需求和生死攸關(guān)的價值實(shí)現(xiàn)需求。人在不同階段會有不同的需求，不同階段的需求對員工有不同的激勵和刺激作用。因此，飼料企業(yè)的人力資源管理工作相關(guān)人員可以通過人事檔案資料了解企業(yè)員工在工作過程中的切實(shí)需要，從而制定具有針對性的人才激勵機(jī)制，以便于發(fā)揮員工的價值，使飼料企業(yè)人才激勵工作更加科學(xué)有效。

閱讀《企事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)務(wù)》一書中可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作在飼料企業(yè)人力資源管理工作中的應(yīng)用有以下幾個方面，第一，飼料企業(yè)需要建立科學(xué)、合理的人事檔案管理制度。在建立人事檔案時，需要對人事檔案資料的真實(shí)度進(jìn)行鑒別，檔案管理人員應(yīng)遵循實(shí)時、精確的檔案資料收集工作原則，并對人事檔案資料進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)地歸檔整理，一旦人員發(fā)生變動，要及時、主動地更新人事檔案資料，在出現(xiàn)人事變動或借閱檔案時，要認(rèn)真詳細(xì)地做好登記工作，確保人事檔案資料的安全性及真實(shí)性；第二，創(chuàng)新檔案管理制度和運(yùn)行模式，提高人事檔案管理質(zhì)量和水平。飼料企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展既包括管理手段的科學(xué)化發(fā)展，又包括管理理念的科學(xué)化發(fā)展，因此，要提高人事檔案管理效率，在飼料企業(yè)建立一個現(xiàn)代化的綜合信息管理系統(tǒng)。通過建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫，對飼料企業(yè)員工信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，準(zhǔn)確、全面、真實(shí)、實(shí)時地對企業(yè)員工的基本信息進(jìn)行記錄，通過檔案數(shù)據(jù)庫可以查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)及分析企業(yè)人事信息，進(jìn)一步提高飼料企業(yè)人事檔案工作的效率和質(zhì)量；第三，引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高人事檔案管理質(zhì)量。作為人事檔案管理負(fù)責(zé)人，提高人事檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素是提高飼料企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。因此，飼料企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代科技知識，掌握科學(xué)設(shè)備使用技能，樹立高質(zhì)量、高效檔案管理理念。同時，人事檔案管理人員也要增強(qiáng)工作服務(wù)意識，積極為企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新建言獻(xiàn)策，加強(qiáng)人事檔案管理部門與企業(yè)其他各部門人員之間的交流溝通，從而更好地促進(jìn)飼料企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量的提升。

綜上所述，人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此，飼料企業(yè)未來的人事檔案管理工作必須順應(yīng)時代發(fā)展，不斷促進(jìn)飼料企業(yè)人事檔案管理工作的科學(xué)化、高效率發(fā)展，使飼料企業(yè)的人事檔案信息查詢更加迅速，人事檔案信息管理工作更加科學(xué)，因此，在飼料企業(yè)人力資源管理工作中更科學(xué)、高效地開展飼料企業(yè)人事檔案管理，有助于更好地發(fā)揮其在飼料企業(yè)人力資源管理中的作用，為飼料企業(yè)人力資源管理質(zhì)量提供豐富的指導(dǎo)。