王小瑞 姜淑娟
摘 要:隨著近年來信息技術的不斷革新和進步,在信息管理和檔案收集管理方面的工作內容也發(fā)生了改變,那么就要求從業(yè)人員的工作素養(yǎng)和必備素質需與現(xiàn)代信息技術所需匹配才能勝任,無形中給予了相關從業(yè)者不少壓力,本文主要以信息時代為背景,分析現(xiàn)代檔案管理工作人員在工作中應具備怎樣的工作素質和能力,以希望為檔案管理工作做出貢獻。
關鍵詞:檔案管理;素質;能力;探析
由于現(xiàn)代科學和技術的不斷進步和廣泛運用,給檔案管理工作帶來了眾多的改變和難度。為了將更好的工作態(tài)度和能力帶入,必須實時發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題并提出改變,使用現(xiàn)代化的信息資源和知識技術引導工作人員的工作和自身的提升,要求在工作期間可以達到強大自身思想觀念和專業(yè)技能,為將來發(fā)展做鋪墊。
一、堅定的政治素養(yǎng)是首要的關鍵素質
在人們已知的領域認知中,檔案管理的工作內容不會太難,但實則其要求很高,不僅對相關工作人員的責任意識和社會服務意識有要求,從大方向來說對工作人員的工作自覺力也有一定程度的管束。其原因并不難尋,檔案管理最經常接觸的就是保密資料的安置和處理,途中會遇到資料泄露、遺失。這些不小心造成的狀況對單位的影響十分深遠,也會造成不必要的損失。所以,如果相關工作人員缺少正確的政治觀念、工作素養(yǎng)、法制觀念從而造成檔案的保密、安全維護、驗收檢查等工作出現(xiàn)紕漏,就要從根本上、基礎上進行改良和進步。信息時期,檔案資料都進行了信息管理,平臺也會開設共享模式,一些檔案管理人員會使用職權便捷自己的工作,也無形之中給予了相關人員打破法律界限的條件。一旦工作人員失去職業(yè)道德和政治素養(yǎng),出現(xiàn)的問題就會是多樣的,類似工作處理緩慢、工作態(tài)度不端正、內部矛盾出現(xiàn)。直接導致單位工作難以開展和進行。詮釋意義來說,就是當檔案工作人員失去正確的政治素養(yǎng)時,會造成整個單位的損失和失誤,信息時代有利有弊,當弊端大于利端時會出現(xiàn)檔案造假、隨意篡改資料,而由于網絡權限,上級人員也很難開展調查,那么這對于檔案工作開展和進步都是無意義的。
二、良好的道德素養(yǎng)是必備的基本素質
目前有眾多的檔案管理人員對自身工作的要求和任務都出現(xiàn)了混淆,認為自己拿多少工資就不應多為單位做貢獻,但根據(jù)前人經驗,上一輩的工作指標和存在心中的道德素養(yǎng)時刻提醒著要以自身光明不斷照亮身邊黑暗之處的精神。遍地可見的是相助為樂、互相提出建議、互相進步的景象。而發(fā)展到現(xiàn)今的信息化時代,反而割離了人與人之間的距離和助人為樂的傳統(tǒng)美德。還有一部分檔案管理人員不懂得創(chuàng)新工作方式,依舊沿用老一輩工作理念。無法將信息時代的優(yōu)點發(fā)揮到工作日常中,使檔案工作一直停滯不前,問題也逐漸積累無法解決。作為檔案管理人員應該具備信息道德,在第一步接觸到單位保密資料時應做好防范工作,以防泄密,也不能傳播。應客觀審核資料,做好備份。能夠具有一定的信息感受力,學會融會貫通和聯(lián)動,構建資料庫。
三、敏銳的信息素養(yǎng)是時代要求的必備能力
檔案管理工作人員應具有時刻了解信息走向和預感未來發(fā)展的能力,從而才能對信息資料進行高質量的篩選和評估。鍛煉自身自如地在短時間內對信息進行歸類和統(tǒng)計。能獨當一面,用自己正確的工作理念和精準的信息素養(yǎng)審視檔案,構建信息體系,以達到方便單位開展下一步工作的目的,發(fā)揮自身價值。學會通過工作優(yōu)勢,為上級開展的相關活動起到輔助作用,利用信息敏感度,準確感應互聯(lián)網走勢為企業(yè)做貢獻。
四、扎實的職業(yè)素養(yǎng)是核心的能力與素質
在現(xiàn)代信息社會中,檔案管理工作職位并不屬于高階層職位,只能做主角的“陪襯”。但隨著信息技術的廣泛使用,“陪襯”反而變得日益重要,不可缺少,但作為該崗位的工作人員,應時刻明白自身崗位并不屬于不可替代,在工作過程中應具有優(yōu)質的服務,認真地工作,借著自身優(yōu)勢不斷向單位中心靠攏。由于檔案管理工作的性質較為枯燥,只能與繁多的資料打交道。反而更容易鍛煉自身的耐力、持久力,讓自己不斷進步。在信息時代背景下,作為檔案管理人員不能一味等候上級發(fā)號命令,而該自主開展資料的維護、檢查、保護等工作。在開展過程中更加了解資料庫、數(shù)據(jù)庫的工作流程,讓自身工作效率得到鍛煉和加速,學會與時俱進,相互探討工作經驗,融合國家新政策,不斷創(chuàng)新。
五、提高人事檔案管理人員素質的途徑
持續(xù)增加自己的工作意識和素養(yǎng),為建設正確的作風做出努力。檔案管理人員工作素質想得到提升就要從思想培育開始,在日常的會議中不僅要時刻提醒員工精通自身工作業(yè)務的同時更要將清廉公正理論與現(xiàn)實結合的理念貫通。想讓自身工作能力得到發(fā)展就要學會看向除自己工作任務以外所感興趣的業(yè)務著手學習和鍛煉,培養(yǎng)更多全能人才。去了解單位的經營方式、財務狀況、人力運作等情況,檔案管理工作才能更加貼合單位具體情況得出更完善的數(shù)據(jù)。開展公司內部文化培育和鼓勵,對檔案管理人員的責任意識和工作素質進行評估,給予獎勵從而達到激勵目的。
檔案管理在信息化的模式下,已經逐漸取代了傳統(tǒng)的管理模式,實現(xiàn)了一體化、科技化、智能化的管理模式,由于檔案管理工作比較復雜、瑣碎,在工作中,還是應充分地將傳統(tǒng)管理與信息管理結合起來,不能過分依賴于某種單獨的管理形式,檔案管理人員應有較強的政治覺悟、道德素養(yǎng)、信息洞察力,不斷通過單位提供的學習條件與網絡學習空間,從精神層面與專業(yè)層面進行學習,應了解當下時代對檔案管理的訴求,能夠圍繞單位、企業(yè)的檔案管理重點,進行創(chuàng)新思考。
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