對EPC工程總承包項目檔案管理工作的思考

邱瑩瑩

摘? 要：社會經(jīng)濟(jì)正處于發(fā)展的重要時期，工程基建不斷擴(kuò)張，對于EPC工程總承包項目檔案管理工作也變得越來越復(fù)雜，人們能否將檔案管理工作做好是當(dāng)前的重中之重。EPC工程總承包項目檔案能夠真實地反映工程在建設(shè)過程中所運用到的計劃、人員資金流動、建筑材料采集以及建筑質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)等情況，也在一定程度上關(guān)系著建筑應(yīng)用過后是否會對人們生命財產(chǎn)安全產(chǎn)生消極影響。該文介紹EPC工程總承包項目檔案的意義、特點以及現(xiàn)狀，并提出EPC工程總承包項目檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：EPC工程? ?總承包項目檔案? ? 管理工作? ?策略

中圖分類號：F272? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Abstract： Social economy is in an important period of development. With the continuous expansion of engineering infrastructure， the archives management of EPC project has become more and more complex. Whether people can do a good job in archives management is the top priority at present. EPC project archives can truly reflect the plan， personnel and capital flow， collection of building materials and whether the construction quality meets the standards used in the construction process of the project. It is also related to a certain extent whether the construction will have a negative impact on the safety of people's lives and property after the application.This paper introduces the significance， characteristics and status of EPC project archives， and proposes the archives management strategy of EPC project.

Key Words： EPC project; General contracting project archives; Management work; Strategy

伴隨社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，工程建設(shè)項目不斷增多，工程總承包項目逐漸占據(jù)工程建設(shè)主體，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)大力發(fā)展。在工程建設(shè)項目開展過程中，EPC工程總承包項目檔案管理工作屬于重中之重。EPC工程總承包項目檔案能夠清楚地反映承包項目在建設(shè)過程中所使用的建筑原料、人員管理、資金流動、項目規(guī)劃以及工程質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。工作人員可以通過閱讀檔案就可以了解工程中項目的運作情況，所以要將EPC工程總承包項目檔案管理工作做好，避免在查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案管理混亂的現(xiàn)象。

1 EPC工程總承包項目檔案的意義

EPC工程總承包項目檔案被劃分在建設(shè)工程項目檔案中，其中包含工程項目在建設(shè)過程中的步驟所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，例如：原材料的選購、工程項目建設(shè)規(guī)劃、人員資金流動以及項目工程建設(shè)質(zhì)量。以上信息數(shù)據(jù)能夠在項目后期生產(chǎn)維護(hù)以及改造擴(kuò)建提供一定的基礎(chǔ)信息，對EPC工程總承包項目檔案管理工作有著重要意義。所以，在EPC工程總承包項目檔案管理工作中，要制定科學(xué)合理的設(shè)計，保障檔案數(shù)據(jù)具有真實性，確保后續(xù)檔案管理工作的正常開展[1]。

2 EPC工程總承包項目檔案的特點

2.1 內(nèi)容覆蓋面廣

EPC工程總承包項目檔案，是目前被應(yīng)用于工程總承包項目建設(shè)和發(fā)展過程中最為直觀準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)記錄。工程總承包項目檔案中包含工程建設(shè)項目運作的全部過程，從工程項目承包到工程建設(shè)前期規(guī)劃，人員資金流動到建筑原材料選購，建筑質(zhì)量保證以及驗收所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，工程建設(shè)項目中所有的數(shù)據(jù)都會以檔案的形式儲存其中，方便人們檢查調(diào)閱，所以EPC工程總承包項目檔案內(nèi)容覆蓋面廣，各種數(shù)據(jù)都處于其中[2]。

2.2管理嚴(yán)格

工程總承包項目因其工程建設(shè)范圍廣，所以會涉及不同的地區(qū)，在EPC工程總承包項目檔案管理時，不僅要滿足自身工程建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和人們的實際需求，同時還要將管理責(zé)任劃分以及建筑質(zhì)量所產(chǎn)生的風(fēng)險做出提前規(guī)劃，人們對于項目檔案的選編、工程建設(shè)過程以及完工過后交由人們?nèi)胱∈褂玫倪^程極為重視。在建設(shè)時，由于多個參建單位、涉及多個地區(qū)，導(dǎo)致在檔案管理過程中會產(chǎn)生種類不同且復(fù)雜的文件類型。所以，在建設(shè)過程中，要嚴(yán)格及明確地規(guī)劃各個建設(shè)單位的檔案管理職責(zé)，確定檔案整理的范圍以及提出要求，對工程建設(shè)項目部的檔案要做到，定時安排工作人員進(jìn)行整理、積極推行檔案整理規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，規(guī)劃將完工資料檔案交由后續(xù)業(yè)主使用，規(guī)避或減少EPC工程總承包項目檔案管理工作中產(chǎn)生新問題[3]。

3 EPC工程總承包項目檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1 檔案管理計劃不完善

在日漸趨于完善的工程項目檔案管理工作中，EPC工程總承包項目檔案是較為新穎的一種方式，因此整體經(jīng)驗明顯有著不足之處。在現(xiàn)今的檔案管理過程中，缺少相應(yīng)的檔案管理工作計劃，在管理檔案問題出現(xiàn)時才能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)整改并解決所產(chǎn)生的問題，在一定程度上對EPC工程總承包項目檔案管理工作產(chǎn)生影響，同時也對影響著工程建設(shè)工作正常進(jìn)行。極大程度上降低工作人員對于EPC工程總承包項目檔案的管理工作質(zhì)量以及工作效率，使整個工程建設(shè)項目工期受到影響。

3.2 檔案管理制度不完善

合理而又科學(xué)的計劃以及合適的管理制度是工程總承包項目檔案管理所要關(guān)注的重點，雖然目前的工程總承包項目檔案已經(jīng)被詳細(xì)劃分為8個種類，但是在這8個種類的下面，還有著各種各樣的類別，在日常實際檔案管理工作中很容易出現(xiàn)檔案管理工作拖沓、檔案整理不及時、檔案分類不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。檔案的復(fù)雜性以及檔案涉及范圍廣，造成檔案數(shù)據(jù)龐大，極大程度上限制檔案管理工作的工作質(zhì)量以及工作效率，不利于后續(xù)工作的正?；归_[4]。

3.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

與傳統(tǒng)工程項目相對比，EPC工程總承包項目對檔案管理工作人員自身綜合素質(zhì)提出新的標(biāo)準(zhǔn)，但在日常工作中企業(yè)部門之中并未涵蓋檔案管理機構(gòu)，企業(yè)之中缺少具有專業(yè)知識的檔案管理工作人員，工程總承包項目建設(shè)工期較長、施工過程繁瑣復(fù)雜、涉及多家企業(yè)同時進(jìn)行建設(shè)，所產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)也較為龐大，許多工程總承包項目之中并未設(shè)立檔案管理機構(gòu)，同時也沒有檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實時整理，工程項目中所產(chǎn)生的文件資料基本上都是保存在產(chǎn)生者手里，或者零散在施工建設(shè)過程中，在實際需要某份文件資料調(diào)查的時候，往往就會出現(xiàn)各個部門之間相互推脫。檔案管理人員自身綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)的技能培訓(xùn)，造成檔案管理工作不能夠有效展開，對檔案管理工作的質(zhì)量以及工作效率產(chǎn)生極大的影響[5]。

4 EPC工程總承包項目檔案管理工作策略

4.1 完善檔案管理體系

建立完整的檔案管理體系是保證EPC工程總承包檔案管理工作順利展開的前提條件，整體工作步驟按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，各個部門時間實現(xiàn)分層管理，在工程建設(shè)展開時，使各個參加建設(shè)的企業(yè)明確管理范圍與應(yīng)盡的職責(zé)，整理檔案的范圍以及明確檔案管理工作中注意事項。建立檔案管理體系，把整理檔案的責(zé)任與義務(wù)分配到各個建設(shè)企業(yè)之中，對檔案管理工作實行有效監(jiān)督、管理、檢查、指揮，積極把控各個級別的檔案管理人員，做到分工明確，管理到位，對工程項目檔案管理實行實時監(jiān)控管理，保證工程項目檔案數(shù)據(jù)具有完整性、準(zhǔn)確性以及時效性。對工程總承包項目檔案管理工作要做到安排專業(yè)人員進(jìn)行梳理，積極推動工程項目檔案整理工作，促進(jìn)工程項目資料數(shù)據(jù)管理工作與工程項目開展建設(shè)同時運作。

4.2 完善管理制度

依據(jù)國家對檔案管理出臺的相關(guān)法律、法規(guī)以及檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，按照工程總承包項目建設(shè)現(xiàn)場施工情況以及國家相關(guān)質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)體系，對收集整理的項目工程檔案以及數(shù)據(jù)實時處理都要進(jìn)行細(xì)致劃分，保證數(shù)據(jù)不會缺失。要將檔案管理工作制度與承包企業(yè)檔案整理范圍進(jìn)行明確規(guī)定，進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理工作以及制定明確的檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)。使檔案整理工作更具有序性，保障檔案管理工作順利開展。對工程總承包項目建設(shè)，可遵守統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)上交檔案整理工作的月報表，并將檔案整理工作納入考核體系，同時設(shè)立工作人員獎懲制度，使EPC工程總承包檔案管理工作走上規(guī)范、有序、可控的管理道路。同時，有助于使檔案工作能夠達(dá)到有條不紊地進(jìn)行，有效提升檔案管理工作人員的工作效率以及工作質(zhì)量，保障檔案管理工作順利展開[6]。

4.3 保證檔案的真實性

EPC工程總承包項目檔案本身要求檔案要具有真實性、準(zhǔn)確性以及時效性，如果檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題會對工程后續(xù)的質(zhì)檢以及保修出現(xiàn)影響，為保證檔案具有真實性，在整理檔案過程中工作人員要先行對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核實，保證存儲數(shù)據(jù)不出現(xiàn)差錯。其次，要對保存的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損毀的現(xiàn)象，加強檔案整理流程，保證檔案能夠按照規(guī)定流程進(jìn)行整理，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。最后，定時安排工作人員對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理核實，保證檔案的真實性。

4.4 培養(yǎng)檔案管理人員自身素質(zhì)

工程總承包項目對于檔案工作人員自身綜合素質(zhì)有著更高標(biāo)準(zhǔn)，所以，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)定期對工作人員開展培訓(xùn)，使檔案工作人員能夠?qū)W習(xí)更為高深而且系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，以方便對工程建設(shè)項目檔案進(jìn)行深度管理，保證檔案管理工作順利開展。基于此，可使檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部檔案管理體系加深印象，并且能夠熟練掌握工程建設(shè)項目所產(chǎn)生文件信息，對提高檔案整理效率有利。其次，應(yīng)邀請專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部開展講座，檔案管理人員在遇到工作上的問題時，及時向?qū)I(yè)人員請教，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免影響到后續(xù)工作的正常開展，將檔案管理人員培養(yǎng)成檔案管理人才，能夠完全適應(yīng)工程總承包項目建設(shè)檔案管理工作的各種需求，為EPC工程總承包項目檔案的管理工作做出自己的一份貢獻(xiàn)，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)能夠可持續(xù)發(fā)展[7]。

5? 結(jié)語

綜上所述，EPC工程總承包項目檔案的管理工作是工程建設(shè)項目過程中需要重視的工作，檔案管理工作的好壞能夠直接影響后續(xù)工程的進(jìn)行以及工程質(zhì)量。選用高效的檔案管理方式能夠極大地提升檔案管理人員工作質(zhì)量以及工作效率。為此，在開展檔案管理工作的過程中，也要重視檔案工作管理人員自身綜合素質(zhì)的提升以及專業(yè)技能強化，進(jìn)而從根本上解決檔案管理工作出現(xiàn)困難的問題，促進(jìn)EPC工程總承包項目的可持續(xù)發(fā)展。

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