從高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補(bǔ)”看檔案意識(shí)的重要性

王根健

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的、全面反映成長(zhǎng)情況的材料，包括進(jìn)入高校之前的所有歸檔的學(xué)習(xí)和其他材料，是高校對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)，為學(xué)生升學(xué)或參加工作等提供參考依據(jù)，高校學(xué)生檔案是高校畢業(yè)生人事檔案的最初階段[1]90-114。文中所述的高校學(xué)生檔案和高校畢業(yè)生檔案均指高等學(xué)歷教育學(xué)習(xí)期間形成的檔案，高校畢業(yè)生檔案專指高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)化為畢業(yè)后個(gè)人人事檔案期間的檔案實(shí)體而言。

高校畢業(yè)生檔案全面反映了畢業(yè)生本人在主要學(xué)習(xí)特別是學(xué)歷教育階段的綜合表現(xiàn)和評(píng)價(jià)，是畢業(yè)生走向社會(huì)后形成的人事檔案的重要組成部分。隨著高校畢業(yè)生的繼續(xù)學(xué)歷教育或參加工作，成為用人單位考察和了解畢業(yè)生知識(shí)能力和思想品德的重要憑證。

一、高校畢業(yè)生檔案實(shí)體管理中存在的安全隱患

高校畢業(yè)生檔案實(shí)體在其形成、轉(zhuǎn)遞、保管和利用過(guò)程中，會(huì)涉及高校、高校畢業(yè)生和檔案接收單位等，由于各方面檔案知識(shí)的有限和檔案意識(shí)的薄弱，使得高校畢業(yè)生檔案經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全、檔案難以查找甚至檔案丟失等諸多問(wèn)題。從高校畢業(yè)生檔案的“遺失”和“補(bǔ)辦”（或補(bǔ)辦證明）來(lái)看，這與當(dāng)前社會(huì)上普遍存在的“棄檔”現(xiàn)象息息相關(guān)[2]91。主要由于高校畢業(yè)生認(rèn)識(shí)不足造成的頻繁“棄檔”現(xiàn)象，必須引起高校學(xué)生檔案管理部門(mén)和社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)的重視。

1.高校畢業(yè)生檔案的“遺失”和“補(bǔ)辦”問(wèn)題。如果高校畢業(yè)生檔案遺棄或遺失，那么補(bǔ)辦檔案或補(bǔ)辦檔案材料證明必然存在。圍繞高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補(bǔ)”，高校會(huì)出現(xiàn)難題：一是僅憑一紙證明，很難確定檔案到底丟沒(méi)丟；二是檔案材料補(bǔ)辦費(fèi)時(shí)費(fèi)力，即使是檔案證明也涉及多方考證；三是很明顯是“棄檔”，而以“遺失”為由辦理檔案證明，存在人事管理上的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)形式的多樣性，很多單位特別是民營(yíng)企業(yè)對(duì)畢業(yè)生的個(gè)人檔案問(wèn)題要求不嚴(yán)，很多單位也不具備管理人事檔案的資質(zhì)或條件。如果社會(huì)檔案意識(shí)缺失，從“棄”到“丟”只是時(shí)間長(zhǎng)短區(qū)別而已。大多數(shù)高校畢業(yè)生認(rèn)為，丟了再補(bǔ)，孰知補(bǔ)檔案哪是一句話的事情，況且有的只是檔案證明而已[3]19-20。

2.高校畢業(yè)生檔案形成轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補(bǔ)”，許多是因?yàn)闄n案在其管理過(guò)程中不規(guī)范造成的。由于高校檔案管理模式各有不同，很多高校都是學(xué)生助理參與學(xué)生檔案的整理，使得高校畢業(yè)生檔案在內(nèi)容的齊全完整性上有著地區(qū)和學(xué)校的差異性，有些在形成時(shí)就存在不齊全、不完整的情況。畢業(yè)時(shí)高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和接收方式又不盡相同，即使是同一省份甚至同一地區(qū)，都有不同的畢業(yè)生檔案接收處置辦法。以前，高校畢業(yè)生檔案都是通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞，現(xiàn)在基本都是通過(guò)快遞投遞，如果投遞和接收雙方檔案意識(shí)不強(qiáng)，“丟失”的幾率會(huì)大大增加。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)形式靈活多樣化，選擇社會(huì)檔案代理機(jī)構(gòu)管理人事檔案的畢業(yè)生越來(lái)越多，一方面，檔案代理機(jī)構(gòu)管理不到位；另一方面，高校畢業(yè)生個(gè)人和就業(yè)單位不能很好地補(bǔ)充其個(gè)人檔案歸檔材料，造成高校畢業(yè)生人事檔案材料的嚴(yán)重缺失和不完整[4]91-95。另外，我國(guó)現(xiàn)行行政規(guī)章尚未明確規(guī)定流動(dòng)人員人事檔案的所有權(quán)歸屬，直接或間接導(dǎo)致實(shí)踐工作中出現(xiàn)“棄檔”“死檔”“自留檔案”“單位扣留檔案”等諸多問(wèn)題”[2]87。

3.高校畢業(yè)生檔案利用需求得不到滿足。高校畢業(yè)生在創(chuàng)業(yè)或就業(yè)之后的檔案利用，因?yàn)橹T多原因很難得以實(shí)現(xiàn)。有的是檔案托管部門(mén)不愿為其提供檔案利用，有的是沒(méi)有合適的證明，有的認(rèn)為直接回母校利用會(huì)更方便等等。這樣一方面給高校檔案利用工作增加了難度，另一方面也為其人事檔案成為“死檔”或“棄檔”埋下了伏筆，高校畢業(yè)生檔案的作用自然而然地“失效”了。

很多高校畢業(yè)生自主創(chuàng)業(yè)或走向了中小微型企業(yè)，對(duì)個(gè)人人事檔案關(guān)注度較小，使得檔案意識(shí)越來(lái)越薄弱。但是后期如果考公務(wù)員或應(yīng)聘到大型企事業(yè)單位，再函調(diào)個(gè)人檔案材料可能就難以查找了，或者會(huì)出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。這會(huì)使得個(gè)人的信息準(zhǔn)確度、完整度和可信度大打折扣，對(duì)于檔案價(jià)值會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失和影響。

二、檔案意識(shí)在高校畢業(yè)生檔案管理中的重要性

首先高校畢業(yè)生畢業(yè)后要及時(shí)報(bào)到，掌握檔案去向。其次是那些暫時(shí)還未就業(yè)，檔案轉(zhuǎn)遞到檔案托管機(jī)構(gòu)的高校畢業(yè)生，更要關(guān)注其個(gè)人檔案信息。托管機(jī)構(gòu)要完善檔案管理制度，檔案托管機(jī)構(gòu)的檔案管理水平是遏制高校畢業(yè)生檔案“遺失”或“棄檔”的關(guān)鍵，真正丟失在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的檔案是少之又少的。再次是高校，要加強(qiáng)宣傳教育，切實(shí)提高自身和畢業(yè)生的檔案意識(shí)。

1.貫徹落實(shí)依法管檔的迫切需要。對(duì)于高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)入和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出，國(guó)家都有明確的規(guī)定，高校要確保檔案材料的齊全完整和規(guī)范轉(zhuǎn)遞，收檔單位必須進(jìn)行核對(duì)，填寄回執(zhí)單，以防檔案丟失。由于高校畢業(yè)生很難如期找到正規(guī)的企事業(yè)單位就業(yè)，或就業(yè)單位對(duì)檔案審核要求不嚴(yán)格等原因，加之很多高校畢業(yè)生不再回原籍就業(yè)或創(chuàng)業(yè)，最終造成自身檔案的難以查找或“丟失”。對(duì)于檔案托管機(jī)構(gòu)，那些沒(méi)按規(guī)定辦理報(bào)到手續(xù)的高校畢業(yè)生，多年后要求為其準(zhǔn)確提供高校畢業(yè)生檔案，有些肯定是無(wú)從查找了[1]90-114。

高校要依法依規(guī)把完整的畢業(yè)生檔案準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞到派遣單位，做好轉(zhuǎn)遞單和回執(zhí)單的保管，以便查找利用。高校畢業(yè)生要按時(shí)到報(bào)到單位履行報(bào)到手續(xù)，并進(jìn)行檔案材料是否如期轉(zhuǎn)遞到達(dá)信息的咨詢。檔案保管或托管機(jī)構(gòu)要認(rèn)真填寫(xiě)檔案接收回執(zhí)單，在高校畢業(yè)生報(bào)到后及時(shí)做好檔案材料的登記備案工作。目前，各級(jí)人才服務(wù)中心是我國(guó)法定保管流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著管理為數(shù)眾多的高校畢業(yè)生、自主創(chuàng)業(yè)、外企私企人員等流動(dòng)人員人事檔案的責(zé)任[2]92。高校、檔案接收機(jī)構(gòu)、畢業(yè)生三者如能建立良好的信息化交流溝通平臺(tái)，相互督促履行好自身的職責(zé)和義務(wù)，那么檔案丟失或稱“棄檔”“死檔”現(xiàn)象將會(huì)大大減少。

2.維護(hù)高校畢業(yè)生檔案利用的有力手段。高校畢業(yè)生檔案丟失后的影響主要有個(gè)人信息難以確定、社會(huì)活動(dòng)需求受限、個(gè)人權(quán)益保障出現(xiàn)問(wèn)題、個(gè)人檔案出現(xiàn)斷檔、補(bǔ)辦檔案耗時(shí)難辦、個(gè)人信譽(yù)受損等方面[5]24-27。高校就業(yè)管理部門(mén)要讓畢業(yè)生了解個(gè)人檔案的重要作用和檔案丟失的不利影響，以便高校畢業(yè)生更好地維護(hù)自身權(quán)益。作為相關(guān)人事部門(mén)、勞動(dòng)部門(mén)及社會(huì)保障部門(mén)，要構(gòu)建高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理體制機(jī)制[4]91-95。高校畢業(yè)生檔案對(duì)其就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和各種社會(huì)活動(dòng)都有很多方面的重要憑證作用，是人事管理工作的重要依據(jù)，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用[6]255-270。社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)要滿足高校畢業(yè)生正當(dāng)?shù)臋n案利用需求，不得以各種理由拒絕提供檔案利用服務(wù)。

對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的管理和利用問(wèn)題，如待業(yè)的高校畢業(yè)生的人事檔案，轉(zhuǎn)遞的人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》等相關(guān)文件規(guī)定，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)要做好流動(dòng)人員檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作[6]269。

3.遏制濫用畢業(yè)生檔案證明的有效辦法。高校要規(guī)范畢業(yè)生檔案的補(bǔ)辦和檔案證明的出具，一是會(huì)造成高校畢業(yè)生直接回畢業(yè)院校利用其人事檔案的錯(cuò)誤檔案意識(shí)；二是利用的必要性和合法性學(xué)校無(wú)法準(zhǔn)確把握；三是補(bǔ)辦畢業(yè)生個(gè)人檔案存在人事檔案管理上的漏洞。實(shí)際上造成了高校畢業(yè)生個(gè)人檔案的利用價(jià)值喪失，更為嚴(yán)重的是，時(shí)間一長(zhǎng)其個(gè)人檔案丟失或人為丟失的可能性大大增加[7]206-216。對(duì)于高校而言，出現(xiàn)濫用檔案證明或多頭補(bǔ)辦畢業(yè)生檔案的現(xiàn)象。

人事檔案利用向來(lái)規(guī)范嚴(yán)格，不僅僅是因?yàn)槠渖婕皞€(gè)人信息，還因?yàn)槭歉刹咳耸鹿芾淼男枰Ｗ鳛楦咝．厴I(yè)生，他們的檔案都屬于干部人事檔案的一部分，對(duì)于這些檔案材料的查閱都應(yīng)該履行相應(yīng)的審批手續(xù)。高校出具本應(yīng)由畢業(yè)生人事檔案管理機(jī)構(gòu)提供的檔案證明，造成干部人事檔案利用程序的不規(guī)范，其實(shí)個(gè)人檔案材料所有權(quán)并不是屬于畢業(yè)生本人，利用也必須得到其人事管理權(quán)所屬單位審批才可[6]255-270。

三、檔案意識(shí)是解決高校畢業(yè)生檔案“失”與“補(bǔ)”問(wèn)題的關(guān)鍵

社會(huì)檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的管理尤為重要。高校規(guī)范管理，檔案流轉(zhuǎn)才能無(wú)漏洞。畢業(yè)生檔案意識(shí)強(qiáng)，才能及時(shí)掌握檔案所在地。檔案托管或管理機(jī)構(gòu)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，才能管理利用到位。高校畢業(yè)生棄檔原因主要有檔案意識(shí)淡薄、用人單位不重視、保管機(jī)構(gòu)保管不善、依法管檔治檔制度不健全等[5]24-27。

1.認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案的價(jià)值。所謂的檔案遺失，準(zhǔn)確地說(shuō)應(yīng)該是“棄檔”或“死檔”，主要?dú)w結(jié)于畢業(yè)生本人及其檔案托管機(jī)構(gòu)的檔案意識(shí)問(wèn)題。當(dāng)前高校畢業(yè)生流動(dòng)性比以前大，短期內(nèi)檔案價(jià)值得以體現(xiàn)的機(jī)會(huì)較少。高校畢業(yè)生對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，雖然一般高校就業(yè)通知書(shū)（或稱報(bào)到證）都明確了高校畢業(yè)生檔案寄往單位和報(bào)到時(shí)限等信息，仍然有很多高校畢業(yè)生根本不加以關(guān)注。當(dāng)然這與高校宣傳重視不到位、社會(huì)檔案管理部門(mén)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)有著一定的關(guān)系，歸根到底，如果社會(huì)檔案意識(shí)普遍提高，這些問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。

現(xiàn)在高校畢業(yè)生檔案一般情況下都會(huì)派送回生源地，很多畢業(yè)生不了解其個(gè)人檔案的重要價(jià)值，在規(guī)定的期限內(nèi)不去報(bào)到登記，而要檔案托管部門(mén)長(zhǎng)時(shí)間去管理這些無(wú)人問(wèn)津的人事檔案是有難度的，這種“兩不管”現(xiàn)象是造成人事檔案“死檔”或“缺失”的主要原因。一旦個(gè)人檔案缺失，將會(huì)給高校畢業(yè)生今后的工作、學(xué)習(xí)、就業(yè)和社會(huì)保障等方面帶來(lái)許多麻煩，有些甚至是無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理。高校要有依法管理畢業(yè)生檔案的強(qiáng)烈意識(shí)，建立健全高校畢業(yè)生檔案管理體制機(jī)制，當(dāng)前各行各業(yè)的管理人員流動(dòng)變化比以前頻繁，而做好類似高校畢業(yè)生這樣的檔案實(shí)體交接愈顯隨意。當(dāng)然，“棄檔”是存在且找得到的，只是檔案涉及的具體人“棄之不理”或“棄之不要”了。高校要加大檔案宣傳力度，督促畢業(yè)生關(guān)注檔案常識(shí)，如檔案內(nèi)容及其價(jià)值、檔案轉(zhuǎn)遞方式和最終去處，畢業(yè)后應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)到檔案管理部門(mén)報(bào)到或登記，如果就業(yè)通知書(shū)（或報(bào)到證）標(biāo)明的檔案管理部門(mén)未接收到畢業(yè)生的檔案，要及時(shí)查詢和進(jìn)行信息反饋。要讓畢業(yè)生了解，就業(yè)單位不等同于檔案管理單位，只有有人事檔案管理權(quán)限的單位才能管理人事檔案，否則檔案會(huì)在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行幕蚪逃姓芾聿块T(mén)或檔案托管部門(mén)保管。所有這些與高校學(xué)生檔案管理部門(mén)以及教學(xué)院系檔案知識(shí)的宣講和教育指導(dǎo)是密切相關(guān)的[8]6-7。

高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)要做到畢業(yè)生檔案的全程管理。一是事前告知高校畢業(yè)生檔案投遞地址，讓畢業(yè)生了解檔案的重要性和缺失的后果嚴(yán)重性。二是協(xié)調(diào)高校畢業(yè)生檔案接收或代管的人才交流中心或教育管理部門(mén)，對(duì)于在規(guī)定時(shí)間沒(méi)有前來(lái)登記報(bào)到的畢業(yè)生，通過(guò)催辦方式，督促當(dāng)事人或檔案來(lái)源高校落實(shí)檔案登記等相關(guān)事宜。三是督促檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的管理，確保高校畢業(yè)生檔案件件有著落、事事有人管。

3.充分監(jiān)督監(jiān)管涉檔機(jī)構(gòu)的檔案管理。本文側(cè)重于高校畢業(yè)生檔案實(shí)體在管理程序上的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，規(guī)避檔案實(shí)體的丟失、遺棄和出具不必要的各種檔案證明，不針對(duì)畢業(yè)生檔案具體內(nèi)容加以論述和研究。做好高校檔案畢業(yè)生的檔案管理主要是增強(qiáng)高校和畢業(yè)生檔案意識(shí)，強(qiáng)化用人單位和人事代理機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)意識(shí)，同時(shí)要完善切實(shí)可行的檔案規(guī)章制度，加強(qiáng)有效問(wèn)責(zé)的辦法和措施等[5]24-27。

在高校畢業(yè)生檔案管理整個(gè)過(guò)程中，高校、高校畢業(yè)生、高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，依法依規(guī)擔(dān)負(fù)起各自應(yīng)該履行的職責(zé)和義務(wù)。避免因高校畢業(yè)生補(bǔ)辦檔案材料造成的不良后果，如可能其具有兩份同時(shí)有效的高校畢業(yè)生檔案材料，托管檔案機(jī)構(gòu)可能管理著一份永遠(yuǎn)用不上的檔案材料，高校補(bǔ)辦的檔案材料無(wú)法反映其整個(gè)學(xué)習(xí)階段的全面情況，檔案材料真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)增大等等[1]90-114。以“依法治檔”為前提，充分發(fā)揮各級(jí)各類檔案行政管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督監(jiān)管作用，加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任追究，遏制高校畢業(yè)生檔案管理聽(tīng)之任之的現(xiàn)象。

高校畢業(yè)生檔案管理是人才人事管理的重要組成部分，必須規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的收集整理和轉(zhuǎn)遞利用工作。各級(jí)人事部門(mén)要重視高校畢業(yè)生檔案的接收和管理工作，不能認(rèn)為是包袱和負(fù)擔(dān)。只有管理者意識(shí)增強(qiáng)了，才能確保檔案實(shí)體的安全，盡可能保持與高校、畢業(yè)生之間的信息溝通，提高檔案利用率，讓高校畢業(yè)生檔案真正發(fā)揮其人事檔案的價(jià)值和作用。