大數(shù)據(jù)背景下高校檔案精益化管理探究與思考

丁志高 井泓全 付 杰 馬林剛

一、高校檔案精益化管理的科學(xué)內(nèi)涵

高校一直都是科技發(fā)展的前沿陣地，無(wú)論是技術(shù)研發(fā)還是技術(shù)應(yīng)用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，高校檔案管理也迎來(lái)發(fā)展的新契機(jī)，高校檔案精益化管理應(yīng)運(yùn)而生。精益化管理的相關(guān)理念最早是來(lái)自汽車(chē)制造領(lǐng)域，其本意是降低不必要的生產(chǎn)成本，提升實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的管理效率和產(chǎn)品價(jià)值，精益化管理的應(yīng)用在規(guī)模經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域起到了非常良好的效果[1]73。在高校檔案管理工作中推進(jìn)精細(xì)化管理，其主要目的是通過(guò)優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，降低管理成本，提升高校檔案管理的效率和質(zhì)量，以期在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天促進(jìn)高校檔案管理向著更高層次發(fā)展。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理制度不健全。經(jīng)過(guò)幾十年發(fā)展，各大高校根據(jù)自身情況都制定了相應(yīng)的檔案管理制度。但是，從整體上看，各高校所構(gòu)建的檔案管理制度是不夠健全的，存在管理制度漏洞。檔案丟失、檔案損毀、人員疏忽現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。這些都是制度建設(shè)和管理環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，亟待改善。從發(fā)展的角度講，檔案管理制度存在問(wèn)題，會(huì)極大地影響我國(guó)高校檔案精益化管理的效率和質(zhì)量。所以，要對(duì)現(xiàn)行的高校檔案管理制度進(jìn)行再審視、優(yōu)化和完善。

2.管理模式低效。改革開(kāi)放以來(lái)，黨和國(guó)家十分重視高等教育的發(fā)展，針對(duì)高等教育發(fā)展的財(cái)政投入也是越來(lái)越多。但是，高校在發(fā)展過(guò)程中仍舊存在一些問(wèn)題。其中，高校檔案管理問(wèn)題就是重要的一環(huán)。很多高校在檔案管理問(wèn)題上的重視程度不夠，管理效率較為底下，檔案管理質(zhì)量也不好。同時(shí)，固守舊有經(jīng)驗(yàn)和思維定式，不敢創(chuàng)新，沿用舊有高校檔案管理模式，缺乏大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)革新與管理創(chuàng)新的敏感性，對(duì)新興的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)缺乏認(rèn)識(shí)，造成了很多高校檔案精益化管理工作的滯后。

3.管理人員綜合素質(zhì)亟待提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的管理和維護(hù)，需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和責(zé)任意識(shí)，需要掌握較為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段。目前，各高校的檔案管理人員，大多都是非專(zhuān)業(yè)人員，且年齡結(jié)構(gòu)、管理水平、知識(shí)儲(chǔ)備、責(zé)任意識(shí)都參差不齊。這就是很多高校檔案管理成本較高、管理效率低下、服務(wù)質(zhì)量低下的根本原因。而且，很多高校的檔案管理者是非本校的外聘人員，雖然其專(zhuān)業(yè)程度較高，但是其整體管理能力和責(zé)任意識(shí)都不足以完成高校檔案精益化管理的預(yù)定目標(biāo)。因此，加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案精益化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，十分關(guān)鍵。

4.管理技術(shù)手段儲(chǔ)備不足。大數(shù)據(jù)是在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)革命[2]47。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理需要較為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和信息管理技術(shù)手段作為技術(shù)支撐。但是，很多高校檔案管理存在基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備陳舊等問(wèn)題。部分高校檔案管理者對(duì)數(shù)字化管理缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用不夠敏感，造成對(duì)檔案管理的技術(shù)投入力度不夠，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)設(shè)備更新不及時(shí)，技術(shù)水平嚴(yán)重落后，形成了高校檔案管理工作低質(zhì)低效的惡性循環(huán)，造成檔案精益化管理工作困難重重。

三、高校檔案精益化管理應(yīng)遵循的原則

1.堅(jiān)持制度化原則。高校檔案精益化管理要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)管理制度建設(shè)，以舊有的管理經(jīng)驗(yàn)為藍(lán)本，取其精華；根據(jù)高校的實(shí)際情況，從人、設(shè)備、信息等各個(gè)方面構(gòu)建一套健全的檔案管理制度，形成管理良性循環(huán)，堵住管理制度漏洞，將管理風(fēng)險(xiǎn)降到最低，加強(qiáng)制度執(zhí)行，努力將高校檔案精益化管理的相關(guān)工作落實(shí)到位。

2.堅(jiān)持責(zé)任化原則。高校檔案管理中最重要的是對(duì)人的管理，大學(xué)是一種典型的利益相關(guān)者組織[3]91。高校檔案精益化管理首先要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理。要提高工作人員的管理能力，明確職責(zé)，確定分工，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，將相關(guān)工作落實(shí)到個(gè)人，提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量，深度挖掘現(xiàn)有檔案管理工作人員的潛力，充分調(diào)動(dòng)其積極性，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量。

3.堅(jiān)持創(chuàng)新化原則。大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)飛速發(fā)展，舊有的檔案管理制度、工作方式、管理流程已經(jīng)很難滿足高校檔案精益化管理的要求。這就要求高校檔案管理工作人員，要強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，更新管理理念，加強(qiáng)制度創(chuàng)新，提升對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)更新的敏感度，更新服務(wù)理念和知識(shí)體系，將創(chuàng)新性思維融入高校檔案精益化管理工作始終。

4.堅(jiān)持服務(wù)化原則。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理向著數(shù)字化方向發(fā)展，對(duì)于高校檔案信息的需求也會(huì)越來(lái)越多。堅(jiān)持服務(wù)化原則，供給高質(zhì)量服務(wù)，不僅是高校檔案精細(xì)化管理的要求，也是供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的基本要求。高校檔案精益化管理要堅(jiān)持以服務(wù)為導(dǎo)向，以滿足檔案信息使用者需求為最終目標(biāo)，提升服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)理念，以服務(wù)帶動(dòng)管理，以期高效率、高質(zhì)量服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

四、大數(shù)據(jù)應(yīng)用在高校檔案管理中的意義

1.保障數(shù)據(jù)的可靠性。在信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)較為廣泛地應(yīng)用在各行各業(yè)。在高校的發(fā)展中，人才培養(yǎng)、招聘信息、學(xué)術(shù)研討等相關(guān)工作涵蓋了大量相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息的可靠性尤其是數(shù)據(jù)鏈的可靠性，提出了相當(dāng)高的要求。在高校檔案精益化管理的過(guò)程中，充分利用大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)手段，可以充分地對(duì)已采集的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、歸納、分析，建立完整的檔案數(shù)據(jù)鏈，能對(duì)高校檔案信息做到完整呈現(xiàn)，以保障高校檔案信息的真實(shí)性、完整性、可靠性。

2.提升數(shù)據(jù)處理效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)是較高的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的處理能力。高校檔案的精益化管理要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，構(gòu)建涵蓋黨建、教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、組織、人事等領(lǐng)域的完備數(shù)據(jù)庫(kù)[4]155。在有效的技術(shù)支撐下，各領(lǐng)域形成數(shù)據(jù)鏈，達(dá)到互聯(lián)互通的效果，這會(huì)極大地提升高校檔案數(shù)據(jù)的處理效率，對(duì)高校檔案精益化管理的推進(jìn)也有較大幫助。

3.提升數(shù)據(jù)使用效率。在高校檔案精益化管理的過(guò)程中，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理，會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。在高校運(yùn)行的過(guò)程中涵蓋黨建、教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、組織、人事等諸多領(lǐng)域，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前高校運(yùn)行節(jié)奏，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)手段應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的甄別、篩選、提取、利用，彌補(bǔ)了高校檔案管理信息采集數(shù)據(jù)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)的不足，強(qiáng)化高校檔案信息的分類(lèi)和量化管理，提升了檔案數(shù)據(jù)的使用效率，這是實(shí)現(xiàn)高校檔案精益化管理的必由之路。

五、實(shí)現(xiàn)高校檔案精益化管理的對(duì)策

1.優(yōu)化信息采集。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理的實(shí)質(zhì)是信息資源的管理，優(yōu)化信息采集就是重中之重。高校檔案管理部門(mén)要提高認(rèn)識(shí)、嚴(yán)格把控，加強(qiáng)對(duì)海量數(shù)據(jù)的處理、分析、整合，剔除缺乏實(shí)際價(jià)值的信息，提升檔案信息資源的準(zhǔn)確性、有效性、可靠性。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)拓寬信息采集渠道，通過(guò)實(shí)用軟件和手機(jī)App獲得相應(yīng)信息數(shù)據(jù)，還可以加強(qiáng)與政府、社會(huì)第三方組織的戰(zhàn)略合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，達(dá)到檔案資源效益最大化。

2.強(qiáng)化資源共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理強(qiáng)調(diào)信息資源共享的重要性。在精益化管理工作中，高校檔案管理部門(mén)要樹(shù)立大局意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息資源在多元主體之間共享，保證共享渠道暢通[5]163。提升高校檔案資源的使用效率，深度挖掘高校檔案資源的實(shí)際價(jià)值，構(gòu)建一套高校檔案資源共享制度。在實(shí)現(xiàn)精益化管理前提下，不斷提升高校檔案資源的開(kāi)放程度，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)具有包容性和開(kāi)拓意識(shí)，加強(qiáng)高校和社會(huì)之間的合作，達(dá)成共識(shí)，構(gòu)建一條信息資源共享的高速公路，以實(shí)現(xiàn)高校檔案精益化管理的目標(biāo)。

3.保障信息安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理的實(shí)質(zhì)就是信息管理，提升信息安全意識(shí)，強(qiáng)化信息安全手段尤為重要。高校檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)信息安全的重視程度，對(duì)精益化管理中可能出現(xiàn)的系統(tǒng)漏洞進(jìn)行自檢，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)技術(shù)投入，堅(jiān)持檔案信息動(dòng)態(tài)化管理，將檔案精益化管理的相關(guān)制度落實(shí)到位，降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)和信息安全風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)高校檔案精益化管理的高水平發(fā)展。

4.實(shí)現(xiàn)多元主體。高校檔案的精益化管理要實(shí)現(xiàn)管理主體的多元化，為保證精益化管理的效率和質(zhì)量，高校檔案部門(mén)應(yīng)與社會(huì)第三方組織合作，加強(qiáng)技術(shù)探討、信息共享，拓寬信息來(lái)源渠道，從廣度和深度進(jìn)行有效合作，充分利用社會(huì)第三方組織的資源和經(jīng)驗(yàn)，整體提升高校精益化管理水平。再者，在高校范圍內(nèi)，檔案信息制造者、使用者、管理者形成良性互動(dòng)，充分利用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校檔案管理部門(mén)可以設(shè)計(jì)相關(guān)實(shí)用軟件和手機(jī)App，通過(guò)相關(guān)人員的廣泛下載以及優(yōu)化后臺(tái)管理，拓寬信息采集路徑，加強(qiáng)檔案信息的多方主體，形成積極互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)高校精益化管理工作的常態(tài)化進(jìn)行。

5.建設(shè)人才隊(duì)伍。高校檔案的精益化管理，必須突出人的作用?？梢哉f(shuō)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)是高校檔案精益化管理的關(guān)鍵。傳統(tǒng)高校檔案管理“四少兩多”（四少：具有雙高人員較少、具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)人員較少、男同志較少、年輕同志較少；兩多：女同志較多、年齡大的同志較多）的狀態(tài)必須徹底改觀。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理需要高素質(zhì)的綜合人才，有管理統(tǒng)籌的大局觀、技術(shù)革新的敏感性和制度創(chuàng)新的開(kāi)拓性[6]65。這就需要高校構(gòu)建一支綜合素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍，針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案精益化管理的特點(diǎn)，培養(yǎng)管理骨干，形成制度化。從短期、中期、長(zhǎng)期三個(gè)時(shí)間維度，構(gòu)建人才梯隊(duì)，以招聘、培訓(xùn)、淘汰為手段，提升人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，為高校檔案的精益化管理打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

6.加強(qiáng)投入力度。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的精益化管理需要一定程度的資金支撐，傳統(tǒng)的低成本的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足需求，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入力度。要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)升級(jí)的投入力度，大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代較快，人員培訓(xùn)成本提高，日常管理費(fèi)用也會(huì)有較大幅度的增長(zhǎng)。但是，加強(qiáng)檔案管理資金的投入，并不意味著可以浪費(fèi)，高校檔案精益化管理一個(gè)十分重要的特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)管理資金效用的最大化，實(shí)現(xiàn)資金使用的合理分配和高效利用，避免不必要的消耗和浪費(fèi)。要對(duì)舊有檔案進(jìn)行清理，實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的合理配置。高校要拓寬資金來(lái)源渠道，加強(qiáng)從社會(huì)募集資金，加強(qiáng)和相關(guān)企業(yè)合作，在合理、合法、合規(guī)的前提下，增加高校收入，為高校檔案精益化管理提供充足的資金支撐。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)高校檔案精益化管理，要以大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為支撐，摒棄低效傳統(tǒng)的檔案管理模式，從檔案信息資源的產(chǎn)生、采集、處理、分析、優(yōu)化、整合等諸多方面，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。我們也認(rèn)識(shí)到，大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案精益化管理要加強(qiáng)與政府、社會(huì)第三方組織的合作，拓寬信息來(lái)源路徑、拓寬資金來(lái)源渠道、拓寬技術(shù)手段通道；重視人才培養(yǎng)，加強(qiáng)制度建設(shè)，堅(jiān)持創(chuàng)新思維，真正地實(shí)現(xiàn)高校檔案的精益化管理，助推高校教育事業(yè)的高水平發(fā)展。