信息時代區(qū)域檔案資源共享問題與對策

趙善棟

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的深入應用，傳統(tǒng)的檔案利用已不能滿足日益多樣化、個性化的需求，快速、便捷地共享檔案資源成為公眾的迫切需求。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“加快檔案信息資源共享服務平臺建設。實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務工程。”2020 年6 月20 日頒布的《中華人民共和國檔案法》中規(guī)定：“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！币幌盗袊艺叻ㄒ?guī)的出臺，推動了檔案資源共享的發(fā)展，對構建區(qū)域一體化檔案資源共享平臺，實現(xiàn)區(qū)域一站式檔案資源整合共享，促進區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展，提高區(qū)域檔案服務整體水平具有重要意義。

一、檔案資源共享存在的問題

區(qū)域檔案資源共享的概念：“一定區(qū)域內(nèi)，在不改變檔案現(xiàn)有的保管位置和實體所有權的情況下，根據(jù)數(shù)字檔案資源的特點以及用戶的需求，借助各種現(xiàn)代化技術、方法和手段，將區(qū)域內(nèi)比較分散的數(shù)字檔案資源進行聚合與重組，建立區(qū)域性的數(shù)字檔案資源中心或檔案資源共享平臺，以增強信息之間的相關性，提高數(shù)字檔案資源的管理效率和利用效率，最終實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案資源的最佳社會共享和利用?！盵1]雖然我國目前已有眾多省份建立了檔案資源共享平臺，但均處在探索階段，存在許多問題和面臨許多挑戰(zhàn)。

1.缺乏協(xié)同合作意識造成區(qū)域整體協(xié)同共建不足。一是檔案館內(nèi)部各個科室之間沒有形成協(xié)同機制，如檔案歸檔、檔案利用查詢、檔案信息化、檔案編研，各科室之間出現(xiàn)各自為政的局面；二是檔案館館際之間由于缺乏協(xié)同合作意識，各館的管理體制、服務對象、檔案資源開發(fā)不同等因素，沒有主動采取有效的措施，互通有無、共建共享檔案資源數(shù)據(jù)。

2. 用戶多樣化的需求造成檔案資源共享服務的沖突。大數(shù)據(jù)時代，檔案利用者迫切需要通過互聯(lián)網(wǎng)技術查詢、傳遞、共享檔案信息，但現(xiàn)實情況不容樂觀：一是多數(shù)檔案館未能實現(xiàn)在線查詢、傳遞檔案，而是要檔案利用者到現(xiàn)場才能查閱、復印、掃描原件；二是部分市、縣綜合檔案館實現(xiàn)“就近查檔、跨館服務”，還未能實現(xiàn)跨城市的檔案利用服務，檔案利用者無法查詢到異地城市的個人檔案，從而導致檔案利用率降低。

3. 檔案數(shù)據(jù)共享標準不同造成了資源共享的困難與阻礙。共享的前提是豐富的館藏資源檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)化，但目前各檔案館實際操作的具體標準和規(guī)范有所差別，如檔案收集、整理、分類標準不一，給檔案共享增加了難度。而龐大的數(shù)據(jù)資源的增加帶來了檔案管理的問題，如著錄和檢索的方法不同，使檔案查詢難度增大、效率降低。

4.檔案資源整合不足造成了資源共享壁壘。一是由于館藏數(shù)字資源有限，數(shù)字化進程緩慢，檔案數(shù)據(jù)庫資源種類不多，因而開放不足。二是檔案館因具體整理標準不一，造成檔案數(shù)據(jù)格式不一，因而難以實現(xiàn)檔案資源整合。而且多數(shù)檔案館的整合僅局限在各自館內(nèi)，沒有實現(xiàn)館際之間的互聯(lián)互通、共建共享，沒有建立起協(xié)同機制，導致檔案資源共建共享障礙和壁壘的形成。

二、加強區(qū)域檔案資源共享的策略

建立檔案資源共享的目的是為了實現(xiàn)檔案價值最大化。為滿足公眾全方位、多層次需求，建立區(qū)域檔案資源共享是大勢所趨。而加強區(qū)域檔案數(shù)據(jù)共享，必須立足于國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，運用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術建立區(qū)域檔案數(shù)據(jù)共享平臺。

1.樹立檔案資源開放共享意識，創(chuàng)新檔案共享頂層設計。協(xié)同、創(chuàng)新檔案服務，打破檔案數(shù)據(jù)共享壁壘，拓寬檔案共享在硬件儲存設備和管理服務的邊際，達到館際的融合、統(tǒng)一，從而建立起檔案數(shù)據(jù)協(xié)同整合共享體系，在整體規(guī)劃、政策、措施和行動上做到區(qū)域聯(lián)動。一方面，體系的建立必須要借助大數(shù)據(jù)的支持，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享；另一方面，在共建共享的過程中，要對儲存設備進行統(tǒng)籌安排，對不同的檔案資源統(tǒng)一技術標準，為不同檔案館之間的信息資源有效共享奠定堅實基礎。如，湖州市建設了“湖州市數(shù)字檔案資源共建共享工程”，該工程整合全市各個綜合檔案館的檔案資源，實現(xiàn)了“資源自建、跨館出證、異地查檔、信息共享”的目標[2]。

2.推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加強電子檔案歸檔。由于共享數(shù)字檔案不受地域的限制，在檔案傳送、共享、整合編研方面效率更高，從而實現(xiàn)檔案利用效益最大化。而檔案資源共建共享的前提是要強化檔案的電子化和數(shù)字化及電子檔案的歸檔工作，在2016 年發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中取消了“雙套制”歸檔的要求，因此電子檔案“單套制”必然成為發(fā)展趨勢。如，2017 年1 月，浙江省發(fā)布的《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務管理辦法》中提到，“各級行政機關可以單獨采用電子歸檔形式”。因此，檔案館對于歸檔的電子檔案要有所側重，建立各類數(shù)字檔案資源庫群，全面推進館藏數(shù)字檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，為建設數(shù)字檔案館奠定數(shù)字資源基礎。“2017年2 月22 日，浙江省杭州市的城建檔案館也通過了國家示范數(shù)字檔案室的測試，成為全國首家專業(yè)檔案館。該檔案館以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基石，利用大數(shù)據(jù)技術深入挖掘專業(yè)館藏資源，使檔案資源公共服務作用得到充分發(fā)揮，從而實現(xiàn)專業(yè)館藏資源的整合與共享。”[3]該館的成功實踐首先源于提前謀劃，2011 年就開始以建立數(shù)字檔案館為目標，對標對表進行充實完善，以數(shù)據(jù)為要，十二五設立了“存量檔案數(shù)字化”建設目標，完成528 萬頁紙質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化率達99%。

3.注重社交媒體信息存檔，建立社會化存檔框架。新興社交媒體包括官媒、自媒，因來源豐富、主體不同、視角多元，同樣具有存證作用，因而歸檔的范圍要擴大到檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁、微博、微信公眾號及社交媒體平臺等。可以說，國家、機構和個人都是歷史的記錄者，涵蓋各個階段和各個領域，應注重進行收集和存檔。如，新冠疫情期間社交媒體的特殊作用難以替代，已然成為全面“抗疫”記憶庫的有機組成。社交媒體作為抗擊疫情的發(fā)聲與行為陣地，所形成的數(shù)量大、范圍廣和內(nèi)容多樣的信息具有高度的證據(jù)、記憶、資源與資產(chǎn)價值，應在跨平臺、跨主體、跨形式、跨內(nèi)容的前提下實現(xiàn)整體存檔，為檔案社會化全景實踐提供試驗場。因此，要“重視和將強抗擊疫情工作中社交媒體檔案與網(wǎng)頁信息的收集與管理”[4]。如，浙江省檔案館發(fā)布的新冠疫情防控專題網(wǎng)絡檔案資源收集與歸檔工作方案就將有關疫情的網(wǎng)頁歸檔和保存，全面、真實地記錄全省的戰(zhàn)疫全貌。截至2020 年6 月，浙江省檔案館已采集多媒體文件10389 個，圖片文件5826 張，靜態(tài)網(wǎng)頁93576 頁，合計數(shù)據(jù)達201GB。正如馮惠玲教授在第二屆檔案社交媒體圓桌會議上所指出的那樣：“檔案人是記錄的保管者，社交媒體作為新興的傳播方式產(chǎn)生的文件應該能使其若干年以后還有跡可循。”

4. 制定檔案數(shù)據(jù)共享標準，構建檔案資源共享平臺。一是建立統(tǒng)一的標準。在數(shù)字檔案信息資源搜集、電子檔案資源管理整個過程中，以同一個標準為準入，在檔案信息化技術方面保持技術標準一致性，達到檔案館間以相同的標準有效銜接，提高檔案數(shù)據(jù)共享效率。二是針對檔案館間不同類型的檔案信息資源，選擇相匹配的共享模式，在保障檔案信息資源安全的前提下，構建起檔案信息資源共享平臺。在構建檔案信息資源共享平臺的過程中，實現(xiàn)檔案信息資源的集中控制和管理，如通過P2P 技術，對儲存在不同檔案館的資源建立對等網(wǎng)絡，不同的檔案館賬戶端既是使用者又是提供者、共享者。對于檔案館與政府及社會組織可以建立信息共享聯(lián)盟，向社會全面提供在線資源共享服務。目前，廣西在進行檔案信息資源共享平臺建設，“廣西檔案信息資源共享平臺是以全區(qū)檔案信息資源為基礎，依托廣西電子政務外網(wǎng)，打破地域限制，為檔案利用者提供一站式服務的平臺”[5]?！巴ㄟ^檔案信息資源共享平臺，可以實現(xiàn)北部灣經(jīng)濟區(qū)市級檔案館及部分縣級檔案館‘就近查檔、跨館服務’真正做到‘讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿’，讓檔案更好地服務經(jīng)濟發(fā)展、服務民生，助力“最多跑一次”政務改革落地見效。”[6]

5.加強區(qū)域特色檔案資源整合，強化檔案數(shù)據(jù)化能力。一是建立區(qū)域特色檔案資源庫。運用大數(shù)據(jù)等技術，對區(qū)域特色檔案資源進行挖掘分析，重新深度整合和加工，充分挖掘出檔案資源的價值，并“建立了專題檔案或專題檔案數(shù)據(jù)庫，如南寧市檔案館的‘綠城風情’，北海市檔案館的‘海上絲綢之路’‘近代西洋建筑’等”[7]。再如21 世紀初期啟動的“‘國家文化信息資源共享工程’，圍繞特定主題對我國特色文化資源信息進行整合，面向中華優(yōu)秀文化和地區(qū)特色文化開展，與特色主題相關的文本檔案、音頻檔案、影像檔案等均可歸入數(shù)字倉儲系統(tǒng)之中。在數(shù)據(jù)信息采集過程中能夠將檔案模塊倉儲與圖書資料等結合，在一定程度上減少數(shù)據(jù)孤島的存在，推動檔案信息資源的‘跨界’交流”[8]。二是特色流程檔案資源庫建設流程共享，即把采集、分類、編目、儲存等整個流程經(jīng)驗共享。把不同的館藏資源匯聚起來，凸顯每個館藏的區(qū)域資源特點，形成檔案資源優(yōu)勢互補，并應用數(shù)據(jù)化、可視化等技術，實現(xiàn)跨文件、跨庫智能查詢，獲取知識，以滿足用戶的各項多元化、個性化需求。如洛桑聯(lián)邦理工學院與威尼斯州檔案館合作，運用機器視覺算法，從檔案中獲取有效信息，建立舊時社會關系網(wǎng)，形成鏈圖，復原城市演變過程，再現(xiàn)歷史事實和圖景，讓用戶得到多圖層體驗。

6.建立跨部門、跨平臺、跨層級、跨區(qū)域的政府機構合作與聯(lián)盟，實現(xiàn)區(qū)域統(tǒng)籌。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“利用現(xiàn)代化技術手段來推動轄區(qū)檔案資源跨館利用、跨館出證工作；積極應對新技術、新業(yè)態(tài)、新模式發(fā)展對檔案工作的要求和影響，對檔案管理理念和管理模式進行創(chuàng)新；探索檔案區(qū)域協(xié)作發(fā)展模式，促進館際合作?！睓n案部門可以借助電子政務與政府部門、企事業(yè)單位協(xié)同合作，各平臺通過互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)整合共享，在多地區(qū)、多系統(tǒng)一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)統(tǒng)管、一站式服務中發(fā)揮關鍵性支撐作用，在眾多領域中打造一個跨區(qū)域的公共服務平臺，實現(xiàn)檔案資源跨部門、跨平臺、跨層級、跨區(qū)域的信息互認共享。2015 年，廣西北部灣經(jīng)濟區(qū)（北欽防）簽訂檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展合作框架協(xié)議?！案鶕?jù)協(xié)議，三市緊緊圍繞廣西北部灣經(jīng)濟區(qū)同城化發(fā)展戰(zhàn)略，按照統(tǒng)籌發(fā)展、資源共享、優(yōu)勢互補、合作共贏的原則，共建檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展平臺，提升廣西北部灣經(jīng)濟區(qū)檔案工作水平，更好地為推進廣西北部灣經(jīng)濟區(qū)協(xié)同發(fā)展提供檔案服務?！盵9]跨城市一體化發(fā)展越來越受到重視而得到發(fā)展，從新基建、數(shù)字經(jīng)濟、智慧城市多領域探索檔案資源共享一體化發(fā)展趨勢和方向，為區(qū)域發(fā)展整合新資源，促進區(qū)域各地協(xié)同發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展貢獻智慧。