大數(shù)據背景下災害檔案的信息開發(fā)與利用

劉孟玲

我國是世界上自然災害最為嚴重的國家之一，災害種類多、分布地域廣、發(fā)生頻率高[1]8-10。統(tǒng)計數(shù)據顯示，我國2019 年全年各種自然災害共造成1.3 億人次受災，909 人死亡、失蹤，直接經濟損失達3270.9 億元[2]，造成了巨大的人員傷亡和經濟損失。災害檔案作為災害防控過程中產生的重要材料，專門記載和描述災害發(fā)生經過，包括災害發(fā)生時地、影響范圍、人員傷亡、經濟損失、抗災救災行動等內容的全部文字和聲像資料[3]59-61，為救災減災工作提供重要的歷史借鑒，具有十分重要的開發(fā)利用價值。如2008 年汶川地震充分利用唐山地震專題檔案為災區(qū)抗震救災提供經驗。2020 年，“非典”疫情防控檔案資料為新冠肺炎疫情的防控工作提供了寶貴歷史經驗。

隨著信息技術的不斷進步，人們已經跨入大數(shù)據時代，大數(shù)據具有廣泛的應用范圍，從分析到預測到決策，人為分析與大數(shù)據分析相結合在可預見的將來能發(fā)揮重要作用，利用大數(shù)據對數(shù)據進行挖掘與分析已成必然趨勢。目前，關于災害檔案的研究主要集中于災害檔案的收集和歸檔、災害檔案的管理兩個方面，對災害檔案開發(fā)利用工作的研究還較少。將大數(shù)據技術應用于災害檔案的開發(fā)工作，能夠有效加強國家災害管理的研究，促進災害檔案信息的開放與共享，檔案部門應加強災害檔案的開發(fā)利用工作，以振興國家災害檔案管理和災害應對機制。

一、大數(shù)據在災害檔案信息開發(fā)與利用工作中的應用價值

1.優(yōu)化災害檔案信息的管理，提高災害檔案管理效率。我國是世界上自然災害頻發(fā)的國家之一，災害檔案的種類多且數(shù)量巨大，處于不同的組織機構、系統(tǒng)中，導致災害檔案的收集、整理和利用工作極為不易。當前，隨著互聯(lián)網技術的普及，許多檔案數(shù)據信息以電子化方式呈現(xiàn)，自然災害迫使現(xiàn)有的災害檔案數(shù)據庫和服務能力升級，以支持大量用戶對區(qū)域數(shù)據和信息的緊急請求。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式難以滿足檔案管理工作的需求，通過綜合運用新的數(shù)據感知、采集、存儲、處理、分析和可視化等大數(shù)據技術，對數(shù)量大、類型復雜、需要即時處理和價值提純的各類災害數(shù)據進行開發(fā)[4]12-20，保障了災害檔案數(shù)據的安全存儲和有效利用，大大提高了災害檔案的管理效率。

2.深化災害檔案信息資源整合，為決策者提供有效信息。災害檔案全面記錄了災害的發(fā)生經過、損失評估、應對措施等信息，是災害分析和防控的重要依據。一方面，根據災害檔案門類多、數(shù)量大、遞增快的特點，利用大數(shù)據技術的海量數(shù)據存儲和數(shù)據分析功能，重新規(guī)劃災害檔案的數(shù)據結構，強化各部門之間災害檔案的資源整合，使決策者快速了解災害一線具體情況，提高災害防控效率。另一方面，利用信息挖掘技術，從海量數(shù)據中獲取更多有價值的檔案信息，并形成信息關聯(lián)建構，建立災害檔案智庫，為制定應對措施、建設災害預防和救治系統(tǒng)提供更加全面、有針對性的檔案信息產品和信息服務。在2020 年應對新冠肺炎疫情的過程中，中美兩國都應用大數(shù)據、人工智能等技術對科研檔案、病例檔案、歷史檔案進行分析，為科學研究和政府決策提供了有力參考。

3.提供個性化利用服務，實現(xiàn)災害檔案信息的資源共享。通過需求分析系統(tǒng)和高效傳輸技術了解不同的資源分配情況和需求狀況，提供個性化定制的檔案服務和不同種類應急預案，從而實現(xiàn)檔案資源的合理配置。災害檔案數(shù)據庫和災害檔案網站都是將災害數(shù)據收集、存儲與分發(fā)服務相結合的架構，目的是支持數(shù)據的長時間存儲和永久性對指定社區(qū)進行全功能訪問，實現(xiàn)災害檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。以館藏災害檔案資源為基礎，建立洪水、地震、疫情等不同專題檔案數(shù)據庫，“盤活”館藏檔案，充分發(fā)揮災害檔案信息的價值。如美國的9·11 數(shù)字檔案網站、颶風數(shù)字記憶庫和日本的3·11 大地震數(shù)字檔案網站，強調收集多元化數(shù)字檔案，建設主體融合了多方社會力量，使災害檔案資源被充分利用、廣泛傳播[5]36-40。

二、我國災害檔案信息開發(fā)與利用現(xiàn)狀

1.缺乏系統(tǒng)完備的檔案標準化體系，災害檔案管理水平較低。首先，災害檔案工作的收集歸檔、整理分類等工作缺乏標準化建設，具體的歸檔范圍、責任主體及流程并未明確,導致災害檔案資料不完整、形式不規(guī)范。其次，各部門未形成有效聯(lián)動，無法同步開展檔案工作，檔案的收集工作與開發(fā)利用工作滯后，一般在災害結束之后才開始進行，難以滿足災害防控期間的廣泛需求。最后，各部門災害檔案管理水平參差不齊且效率不高，缺少對館藏災害檔案的統(tǒng)計分析，對館中災害檔案的內容、結構和價值不了解。目前，災害檔案數(shù)字化的規(guī)模和質量相對較低，直接影響了大數(shù)據技術的應用，不利于災害檔案信息價值的開發(fā)和發(fā)揮。

2.館藏檔案研究工作薄弱，災害檔案信息服務能力有待提升。目前，很多地區(qū)的檔案館尚未意識到災害檔案全面建檔和開發(fā)的重要性，災害檔案的館藏全面性和整體性有待加強，難以全面反映災害的情況。館藏檔案的質量及研究直接關系到災害檔案信息資源的開發(fā)利用，目前災害檔案的主要載體形式為紙質檔案，而照片檔案、音像檔案等新型載體檔案數(shù)量較少；災害檔案的主要內容為上級的指示、會議報告等內容，忽視了關于災害的具體情況、評估研究、災后重建等記錄的收集；災害檔案的開發(fā)以編研和展覽開發(fā)為主，開發(fā)不足，檔案工作人員的災害檔案開發(fā)利用意識薄弱，仍然抱有“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念，明顯落后于其他檔案工作，服務能力與用戶利用需求未能達到步伐一致。

3.各部門之間存在信息壁壘，難以實現(xiàn)互聯(lián)共享。由于災害防控工作涉及領域廣泛、部門眾多，相關部門交互運作，相對獨立。各地災害檔案信息面臨條塊分割、分散保管的嚴重問題。此外，檔案工作人員與各部門人員也缺乏溝通渠道，災前、災中、災后各個環(huán)節(jié)不能對接，業(yè)務開展不暢，導致災害檔案信息資源出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。當今時代，人們對獲取信息的便利和速度要求越來越高，這一變化對檔案的信息服務能力提出了更高的要求，而災害檔案仍以傳統(tǒng)紙質保存模式進行管理，數(shù)字化程度低且標準不一，缺少對不同檔案的數(shù)據挖掘和聚合分析，檔案信息的查找和利用十分麻煩和煩瑣，無法實現(xiàn)廣域的信息互聯(lián)共享。

三、大數(shù)據背景下災害檔案信息開發(fā)與利用策略

1.推進災害檔案立卷歸檔標準化，構建高效、有序的檔案管理體系。災害檔案的管理利用工作是救災減災工作的重要組成部分，而健全完備的檔案管理制度是規(guī)范災害檔案管理的基本要求，因此必須引起重視，對災害檔案工作實行統(tǒng)一領導，完善災害檔案管理制度和業(yè)務標準，包括宏觀層面的國家檔案法律法規(guī)和微觀層面地方各機構的專項標準，嚴格執(zhí)行質量驗收制度，為災害檔案的信息共享和開發(fā)利用奠定基礎。以紙質文件為主體的館藏結構已不能滿足社會的廣泛需求，災害檔案管理部門需充分利用信息技術，加快災害檔案數(shù)字化建設。一方面，建立災害檔案資料目錄數(shù)據庫、災害檔案資料信息系統(tǒng)，實現(xiàn)災害檔案的快速檢索查閱、高效利用；另一方面，建立災害信息追溯系統(tǒng)以及數(shù)據分析評估系統(tǒng)、應急預案專題庫等輔助系統(tǒng)。還要轉變管理觀念，將災害檔案資源的開發(fā)利用納入檔案管理系統(tǒng)，向新型檔案管理體系轉變，使災害檔案的管理和服務能力邁上新臺階。

2.打造災害檔案智庫，開發(fā)災害檔案的多元化服務方式。根據不同標準對災害檔案進行復合分類，通過信息挖掘技術與信息關聯(lián)技術相結合，搭建災害檔案信息共享平臺和決策支持系統(tǒng)，提高災害檔案信息的系統(tǒng)性和集成性。傳統(tǒng)的僅注重檔案的單一價值的做法，已經無法適應數(shù)字時代的新要求，檔案價值呈現(xiàn)出向高階多維發(fā)展的強烈趨勢[6]69-73，需將傳統(tǒng)開發(fā)方式與現(xiàn)代開發(fā)方式相結合，充分利用新技術和新興媒體，提供優(yōu)質高效的多元化服務，形成災害檔案資源、管理機構和利用者的有效互動。一方面，選取價值較大的災害檔案進行編纂研究，形成不同主題的紙質和電子形式編研成果，通過網頁展示、點播推送等方式進行傳播，編制適合社會推廣的檔案成果，如2020 年江蘇第一部“開放式”的戰(zhàn)疫全媒體產品——《戰(zhàn)疫·蘇史記》。另一方面，將大數(shù)據技術與多媒體技術相結合，開發(fā)災害體驗系統(tǒng)，通過建設災害體驗館、舉辦專題災害展覽、使用虛擬模型記錄現(xiàn)實世界場景并使用沉浸式投影等方式，使用戶能夠利用虛擬技術深度感知體驗高度真實感場景，加強對災害的認識并且汲取過去應對災害的成功經驗，如日本地震體驗館。

3. 拓寬災害檔案收集渠道，建立檔案工作協(xié)同機制。通過多途徑、多角度收集各種災害檔案材料，由被動收集轉為主動收集，建立完整信息鏈，形成體系化、規(guī)范化管理。多途徑是指通過互聯(lián)網、信息分析模型、接收歸檔、征集等不同途徑，多角度是指收集不同載體、不同類型、不同內容的災害文件材料，有利于促進下一步整理歸檔工作的開展，豐富災害檔案的館藏資源。建立災害過程中的檔案信息抓取程序，對多樣化形式的災害檔案進行全過程收集，特別是災害的處理過程，及時、準確地為各部門提供第一手資料，以便于在最短時間內發(fā)現(xiàn)問題并采取應對措施，建立災后恢復計劃,并且能為以后的災害防控提供借鑒。針對災害涉及不同部門、領域的特點，在災害防控環(huán)境中依托技術平臺實現(xiàn)對話，建立災害檔案工作協(xié)同機制，實現(xiàn)政府、檔案館、博物館、圖書館和社會公眾等不同資源擁有者之間的優(yōu)勢互補，形成各主體從建設、管理到利用協(xié)調統(tǒng)一的強大合力，從而促進分散在各地區(qū)的災害檔案資源互聯(lián)互通、共享互補，實現(xiàn)災害檔案開發(fā)利用工作的良性發(fā)展。

4.加強檔案人員培訓教育工作，建立檔案人才長效培養(yǎng)機制。檔案人員在災害檔案的收集和整理工作中占有重要地位，但在災害發(fā)生時，往往檔案人才力量配備不足，所以需要組織專門的檔案專家小組指導災害檔案的收集、整理和歸檔工作，并加強對檔案人員災害應急能力和信息素養(yǎng)的培訓，建立檔案人才長效培養(yǎng)機制。檔案人員需根據不同災害類型和發(fā)展階段，針對性地開展災害檔案開發(fā)利用工作：災前整理關于各種災害的特點、預防及應對的檔案資料；災中提供以往經驗檔案和關于災害防控的最新信息，收集本次災害全過程的文件資料并建立信息分析模型，幫助領導層了解情況、作決策；災后將收集的資料整理歸檔并開展研究，向社會公眾展示研究成果，幫助社會公眾科學認知災難，了解科研進展。如，2020 年的新冠肺炎疫情，可以提前整理館內有關疫情、醫(yī)療、建筑建設等檔案資料以提供利用。針對新冠肺炎的強傳染特征和隔離要求，檔案人員需加強檔案工作的在線服務能力，通過各種途徑和方式為用戶提供檔案信息，災后做好新冠肺炎疫情的檔案收集、歸檔工作。