淺談如何做好人事檔案的保管利用與保密工作

鄒翠平

摘要：人事檔案的內(nèi)容和作用日益多元化，社會對它的利用程度越來越高，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用，會給國家的安全和利益造成危害?；诖耍疚膶ψ龊脵n案保管過程中的保密工作以及做好人事檔案的保管利用與保密工作的措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案;保管;利用;保密

1 做好檔案保管過程中的保密工作

1.1 檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)和基礎(chǔ)

各個政府部門在進(jìn)行檔案保密管理時都會將檔案保存在保密庫房中，但對于庫房的選取也要有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。首先檔案庫房不能設(shè)在政府辦公樓的最底層，而在建立庫房時必須對門窗進(jìn)行加密以及安裝防盜和防爆破系統(tǒng)，防止檔案文件被盜或被毀;其次，庫房要與借閱室和其他辦公室分開，并由專門部門負(fù)責(zé)管理并制定檔案保密管理制度，與保密工作無關(guān)之人一律不許進(jìn)入;第三，加強(qiáng)對檔案保密部門的監(jiān)督管理，防止保密人員監(jiān)守自盜。因此，在政府中一定要做好檔案的庫房管理和監(jiān)督工作，這是一切檔案保密工作的重點(diǎn)和基礎(chǔ)。

1.2 加強(qiáng)檔案管理人員保密教育，提高檔案管理人員保密素質(zhì)

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，工作中有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。檔案管理人員對保守國家秘密負(fù)有更為重大的責(zé)任，檔案管理人員的保密意識、保密觀念是做好檔案保密工作的關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，還要有較強(qiáng)的保密意識，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸大量涉及政府秘密的文件、資料，這些秘密隨著檔案管理人員的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，在不知不覺中就有可能泄露了秘密。所以檔案管理人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

1.3 加強(qiáng)檔案日常管理

首先，嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)政府單位所指定的檔案管理制度對絕密檔案進(jìn)行分別保管制，并使用相應(yīng)的保險設(shè)備，如防盜器、保險柜以及防盜監(jiān)控等等，確保檔案的安全性和嚴(yán)密性;其次，在日常生活中要嚴(yán)格注意對檔案資料的移交和保存工作，對檔案要全面檢查，不可有遺漏的文件或丟失的文件，嚴(yán)抓工作，確保萬無一失;第三，加強(qiáng)對檔案保管人員的監(jiān)督管理，提高檔案管理人員的安全意識和專業(yè)技能知識素質(zhì)，例如在發(fā)現(xiàn)失密泄密等問題能夠及時查明原因并進(jìn)行補(bǔ)救等，保證將我地區(qū)政府的保密工作做到完善化。

2 做好人事檔案的保管利用與保密工作的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識

檔案管理人員的職責(zé)是管理和保密。檔案管理人員要加強(qiáng)檔案管理和保密專業(yè)的學(xué)習(xí)，單位也要對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)保密意識和責(zé)任心。大多數(shù)檔案管理人員是敬業(yè)和高素質(zhì)的，故意泄露機(jī)密的情況不多。但是有的檔案管理人員在社會交往中，因?yàn)楸Ｃ芤庾R不強(qiáng)，有時會因隨口之言說出檔案材料的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要注意提高自我約束能力，提高保密的主動性。加強(qiáng)自我的職業(yè)操守，不私自向任何人非法提供和傳遞、復(fù)制人事檔案資料。檔案管理人員要對檔案利用工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，對利用主體和利用的過程進(jìn)行審核與督促。做好利用規(guī)則的宣傳，嚴(yán)謹(jǐn)閱檔者涂改、撤換、抽拿、添加檔案材料。及時收回借閱檔案并驗(yàn)收檢查。要完善對檔案工作人員的獎懲制度。對工作中表現(xiàn)突出和敬業(yè)的管理人員給予獎勵，提升其工作的積極性，對違規(guī)操作和泄密的管理人員給予懲罰，從而幫助其提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)態(tài)度。

2.2 增強(qiáng)全體員工的保密意識

保守人事檔案材料內(nèi)容的秘密是每個檔案利用者應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作者的職責(zé)。但是，只靠少數(shù)檔案管理人員是無法做好人事檔案保密工作的，這就需要通過保密宣傳教育，提高全體員工的保密意識，增強(qiáng)保密責(zé)任感，使他們都參加到保密工作中來，從而為保密工作奠定堅實(shí)的群眾基礎(chǔ)，這是防范人事檔案泄密最有效的辦法。可通過以下方法進(jìn)行保密宣傳教育：首先，提高員工保密認(rèn)知通過組織全體員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守秘密法》《干部檔案工作條例》等有關(guān)保密的法律法規(guī)、制作宣傳材料、開展檔案保密知識競賽等多種方式，宣傳檔案保密知識，使他們了解檔案保密工作的重要性及違反規(guī)定所要承擔(dān)的責(zé)任。通過學(xué)習(xí)，提高全體員工的保密意識，增強(qiáng)保密責(zé)任感。其次，提高員工保密水平開展保密培訓(xùn)，對新到人事檔案崗位的工作人員和各部門檔案聯(lián)絡(luò)員及時進(jìn)行保密知識技能培訓(xùn)，運(yùn)用正反面教材進(jìn)行保密教育，提高他們對人事檔案保密工作重要性的認(rèn)識，做到懂保密、會保密、善保密。

2.3 建設(shè)優(yōu)良的檔案管理隊(duì)伍

隨著全社會對檔案資料價值認(rèn)知程度的提升，檔案資料保管與利用過程中的保密工作，如何防止檔案資料重要信息的泄露也逐漸成為檔案管理工作的重中之重。作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的管理隊(duì)伍是做好檔案保管利用保密工作的基礎(chǔ)和重要保障。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案利用制度的直接執(zhí)行者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，因此檔案管理人員必須具備較高的三種素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意做好檔案工作的敬業(yè)精神，熱愛檔案管理工作;二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，熟悉檔案保密工作的基本知識;三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析檔案利用過程中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握檔案保管利用的規(guī)律。此外，還要具有敏銳的觀察能力，善于做好檔案利用者的保密工作，能獨(dú)立處理檔案保管利用中出現(xiàn)的一般問題和較為復(fù)雜的問題。因此，要通過各種方式，加強(qiáng)檔案管理干部隊(duì)伍的素質(zhì)教育，提高檔案保密的工作能力。

3 結(jié)束語

檔案管理工作時一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、機(jī)密性管理工作，要求檔案管理人員必須基于自身職業(yè)修養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對檔案保管與利用環(huán)節(jié)的保密措施，既要保證檔案資料價值的有效發(fā)揮，也要保證國家和集體利益的安全性，做到防患于未然。

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