文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

桂云艷

摘要：現(xiàn)代化科技和網(wǎng)絡技術日新月異，各公司也不斷進行生產(chǎn)技術的革新，以及管理技術的創(chuàng)新研發(fā)。以文書檔案管理工作為例，公司通過思想上提高文書檔案管理工作的創(chuàng)新認識、行動上引進先進的信息化管理系統(tǒng)、實行精細化文書檔案管理模式、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平等創(chuàng)新路徑，不斷優(yōu)化和完善文書檔案管理工作。將文書檔案的價值充分惠及到公司內(nèi)部各管理部門中，提高其工作效率和質(zhì)量，進而提升公司整體經(jīng)濟效益和現(xiàn)代化發(fā)展水平。

關鍵詞：文書檔案管理;創(chuàng)新路徑;信息化管理

文書檔案涵蓋的信息內(nèi)容豐富，涉及指示命令、決策公告、請示批準、通知信函、會議記錄、計劃總結(jié)、簡要匯報等公司行政管理內(nèi)容。傳統(tǒng)文書檔案管理工作多為紙質(zhì)文件或者統(tǒng)一保存的電腦文檔，對文書檔案的資源共享和智能檢索功能開發(fā)不足，信息化管理系統(tǒng)的引進，使精細化管理模式更加精準和高效，以使其能夠更好的服務于公司的發(fā)展和建設中。

1.文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1公司領導人對文書檔案管理不夠重視

以往文書檔案管理的價值主要為文書檔案信息內(nèi)容的收集和保存，因此公司領導人對檔案管理沒有引起足夠的重視或者過多的干預。直接的體現(xiàn)就是沒有投入足夠的資金、人力、物力等，用于文書檔案管理模式的現(xiàn)代化建設，制約了文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。究其原因是公司領導人沒有充分發(fā)掘文書檔案的價值，沒有從思想上認識到文書檔案對公司發(fā)展和經(jīng)濟效益提供的參考價值，最終使文書檔案堆積蒙塵。

1.2檔案管理模式過于陳舊

部分公司由于沒有引進現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，以及配備專業(yè)的檔案管理人員等，造成檔案管理模式過于陳舊，還處于人工操作的檔案管理模式。不僅管理效率和質(zhì)量較低，就連文書檔案的資源共享和檢索功能也較為落后缺失。特別是紙質(zhì)文書檔案文件在移交和存儲的過程中，極易產(chǎn)生檔案丟失或者破損等現(xiàn)象。不但管理人員的工作強度較大，文書檔案信息資料的完整性也無法保障。進而使調(diào)檔工作和存檔工作的效率和質(zhì)量都較低。

1.3管理人員綜合素質(zhì)水平較低

部分公司存在管理人員綜合素質(zhì)水平較低的現(xiàn)象，使其專業(yè)技能較低，無法保障文書檔案管理的效率和質(zhì)量。例如：部分公司沒有招聘專業(yè)技能熟練的管理人員，制約了管理技術的創(chuàng)新發(fā)展;部分公司存在管理人員身兼多職的現(xiàn)象，使管理人員沒有足夠的精力從事文書檔案管理工作，消極怠工、責任心不強的現(xiàn)象頻發(fā);部分公司從公司內(nèi)部提拔管理人員，但并沒有對其定期組織專業(yè)化技術培訓，使其工作經(jīng)驗和管理技術皆不足，無法勝任文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此管理人員的綜合素質(zhì)不僅需要擁有熟練的專業(yè)技能，還有以積極的工作狀態(tài)，豐富的工作經(jīng)驗，良好的責任心，充沛的精力等，才能促進其在工作崗位上貢獻更多的力量。

2.文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1思想上提高文書檔案管理工作的創(chuàng)新認識

公司領導應從思想上充分認識到文書檔案的價值，從行動上投入足夠的資金用于文書檔案管理模式的現(xiàn)代化建設，購買專業(yè)的檔案管理硬件設備和管理軟件，同時招聘專業(yè)的檔案管理人員，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。公司領導在提升自身思想認識的同時，還可以通過在公司內(nèi)部普及文書檔案價值和宣傳檔案資源共享的方法，提高全體員工的思想認識，使各部門都能充分認識到文書檔案的重要性，以團結(jié)起來推動文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。公司領導人應將文書檔案管理工作積極參與到公司的發(fā)展和建設中，將其歸類到日常管理內(nèi)容中，重視文書檔案管理模式的更新和創(chuàng)新，使其在優(yōu)化自身管理性能的同時為各部門提供參考價值，進而提高公司的軟實力。

2.2行動上引進先進的信息化管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡和科技的迅猛發(fā)展，使人工智能更多的應用在各行各業(yè)的管理模式中，以取代大部分傳統(tǒng)的人工操作流程，降低管理人員的工作強度，優(yōu)化文書檔案管理的功能，進而提高文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量。目前各公司常用的文書檔案管理模式為，借助專業(yè)技術管理人員操作信息化管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案管理的科學化、智能化、規(guī)范化等創(chuàng)新改良。信息化管理系統(tǒng)將計算機技術、文書檔案管理模式、公司經(jīng)營模式等充分融合創(chuàng)新，不僅提高了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化服務水平，也建立了多項檔案管理功能，使其在檔案信息檢索和資源共享方面更加高效快捷并具有針對性。例如：信息化管理系統(tǒng)擁有智能檢索和資源整合功能，通過輸入關鍵字就可以查詢不同檔案屬性中的關聯(lián)信息，提高了文書檔案管理的高效性，降低了管理人員翻閱查詢相關檔案資料的工作強度。

2.3實行精細化文書檔案管理模式

信息化檔案管理系統(tǒng)以計算機技術為核心，實行精細化文書檔案管理模式。打破傳統(tǒng)管理人員只能依靠自己統(tǒng)一管理文書檔案文件的局限性，將文書檔案管理的每一個工作環(huán)節(jié)都細化精分，實現(xiàn)了信息化管理系統(tǒng)宏觀調(diào)控，各功能軟件精細化管理的目標。特別是針對不同屬性的文書檔案，其精細化管理有助于保護文書檔案內(nèi)容的安全，加密和專用賬號等措施，可以有效保障文書檔案查閱的用戶來源，使其保密性能更優(yōu)良。例如：通過人臉識別、指紋認證、賬號密碼等身份識別功能，完成相關資質(zhì)用戶的文書檔案查詢和調(diào)取工作，用戶可以在系統(tǒng)中隨時隨地自行查閱和調(diào)取檔案資料，降低了管理人員的工作強度，以及節(jié)約了用戶使用文書檔案信息的時間。同時計算機技術設立了不斷更新的防火墻系統(tǒng)，以應對病毒攻擊等網(wǎng)絡入侵行為，提高了文書檔案管理的安全性。

2.4提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

面對部分公司存在的管理人員綜合素質(zhì)水平不足，制約文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展的問題，還應從以下幾個方面提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先招聘專業(yè)技術熟料的檔案管理人員，以為公司注入新鮮的血液，促進公司文書檔案管理模式的創(chuàng)新研發(fā)。其次加強公司原有管理人員的專業(yè)技術培訓，定期組織信息化管理系統(tǒng)知識和技術的學習，彌補其專業(yè)技術上的缺失，使其跟上現(xiàn)代化技術的創(chuàng)新步伐，以提高自身操作信息化管理系統(tǒng)軟件的能力。并定期開展工作經(jīng)驗交流會議，使新老員工能夠取長補短，互相學習彼此的優(yōu)勢，進而使管理人員具有專業(yè)技術熟練、工作經(jīng)驗豐富、責任心強、工作態(tài)度積極等優(yōu)異的綜合素質(zhì)。最后還要以賞罰分明的管理制度，落實崗位職責職能，監(jiān)督和管理文書檔案管理人員的工作能力。

結(jié)語：以往文書檔案管理工作，并不受管理人員和公司領導的重視，究其原因主要還是文書檔案的價值沒有被充分發(fā)掘，隨著網(wǎng)絡和科技的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的現(xiàn)代化管理模式改革被引起重視。文書檔案管理工作緊跟時代，從硬件設備和工作技術上進行了創(chuàng)新改革，特別是信息化管理系統(tǒng)的引進，使文件檔案管理工作更加精細化，不但降低了管理人員的工作強度，也是公司內(nèi)部各部門充分利用文書檔案的參考價值提升了工作效果，不僅帶動了工作效率和提升了工作質(zhì)量。

參考文獻：

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