OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中的應(yīng)用研究

朱傳武

安徽淮海實業(yè)發(fā)展集團(tuán)有限公司 安徽 淮北 235000

1 多元化集團(tuán)日常管理特點

多元化集團(tuán)，可以從集團(tuán)的始源開始闡述。一個普通的公司，從發(fā)展主業(yè)開始，逐漸在市場競爭中占據(jù)一席之地，實力愈發(fā)壯大，于是開始兼并或重組其他相關(guān)的產(chǎn)品公司，來擴大生產(chǎn)，擴大公司規(guī)模，從而占據(jù)越來越多不同的市場份額，最后形成一個擁有多家子公司的集團(tuán)，子公司分管不同業(yè)務(wù)，互相交流配合合作，最終形成一個成熟的多元化集團(tuán)。多元化集團(tuán)在日常的信息化管理中，有著不同于普通公司的特征。第一，手續(xù)繁雜，由于集團(tuán)本身是一個龐大的組織，公司的組織架構(gòu)比較復(fù)雜，各級各類領(lǐng)導(dǎo)的存在導(dǎo)致一個正常的流程需經(jīng)過多人審批。例如一項財務(wù)支出，可能需要經(jīng)手的部門就包括人事、財務(wù)、管理等部門。而利用OA辦公系統(tǒng)，則大大減少了人力方面的工作，在系統(tǒng)上直接審批，避免了資源浪費，同時也提高了工作效率。第二，多元化集團(tuán)辦事效率一般較低，多個部門之間來回傳遞，問題很難得到高效解決。但是經(jīng)過多元化集團(tuán)信息化管理，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，在精簡辦公流程的同時，也減少了部門之間重復(fù)工作，避免工作失誤。第三，對子公司的管控不夠透徹，容易出現(xiàn)管理上的紕漏。如果能夠應(yīng)用信息化管理手段，則能夠有效減少人工管理方面所出現(xiàn)的錯漏，提升工作質(zhì)量。第四，各子公司有不同的信息系統(tǒng)平臺，資源分散，沒有辦法集中化管理。所以需要利用一個能夠?qū)⒏鱾€子公司資源進(jìn)行統(tǒng)一管理的信息化管理平臺，能夠更好地達(dá)到資源的合理分配，達(dá)到最佳的管理效果。最后，多元化集團(tuán)對信息化管理重視不夠，其主要精力還是放在了財務(wù)管理方面。

2 OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中的應(yīng)用價值體現(xiàn)

傳統(tǒng)的公司將信息以紙質(zhì)文件的形式存放于公司設(shè)置的資料管理部門。紙質(zhì)材料之后，逐漸轉(zhuǎn)向用電腦儲存資料文件，但此時還沒有做到資料的實時互通，進(jìn)行查閱或分享都比較困難。如果想要調(diào)取某一份資料，需要耗費大量的時間精力，還可能存在不同部門之間資料不互通，甚至遺失的問題，這也導(dǎo)致了資料保存的安全性難以得到保障。在信息科技化迅速發(fā)展的情況下，利用OA辦公系統(tǒng)信息溝通平臺將各種辦公信息資料電子化傳輸?shù)狡脚_當(dāng)中，并設(shè)置對應(yīng)的密鑰或口令，相關(guān)人員通過正確的密令進(jìn)行資料的查詢和使用，這不僅可以維護(hù)公司機密，還提高了工作效率，延長了資料的保存時間。

此系統(tǒng)還可以促進(jìn)員工溝通交流，拉近彼此的距離，方便工作的順利進(jìn)行，也打破了部門之間的壁壘，讓不同部門的同事能夠產(chǎn)生交集，便于之后的合作溝通。員工之間相處融洽，可以帶來愉悅輕松的工作氛圍，這不僅有利于提高工作效率，更能使員工全身心投入到工作當(dāng)中，發(fā)揮自己的才智，為公司創(chuàng)造更多的價值。還可以利用子系統(tǒng)進(jìn)行員工測試，用系統(tǒng)創(chuàng)造競爭機會，激發(fā)員工上進(jìn)心，這也是提升他們專業(yè)能力的有效手段，是保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的一大重要保障。

3 OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用措施

3.1 引起企業(yè)管理者的重視

OA辦公系統(tǒng)是非常強有力的信息化管理手段，但此系統(tǒng)應(yīng)用時間還不夠久，所以多元化集團(tuán)對此系統(tǒng)的運用還不太成熟，比較缺少專業(yè)的人才，遇到系統(tǒng)上的問題缺乏應(yīng)對經(jīng)驗。這時只能靠企業(yè)自行摸索，一部分企業(yè)憑自身過硬的實力可以很好地解決問題，但另一部分新興發(fā)展起來的企業(yè)自身實力可能還不夠，很有可能無法解決系統(tǒng)中的問題，從而影響整個企業(yè)的正常管理。因此企業(yè)的管理者必須要對此系統(tǒng)格外重視，并做好人才培養(yǎng)，學(xué)習(xí)此系統(tǒng)的運用技巧，以便可以真正使用這個高科技信息軟件系統(tǒng)[1]。

3.2 運用系統(tǒng)之前提前做好規(guī)劃

不同集團(tuán)所經(jīng)營的業(yè)務(wù)范圍是不同的，對于系統(tǒng)的需求也不同。在正式將OA辦公系統(tǒng)投入到信息化管理當(dāng)中之前，一定要先了解企業(yè)的需求，才能真正達(dá)到提高工作效率，完成信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)自身也要選擇最為合適的系統(tǒng)，為自己以后的發(fā)展做考慮，而不是只顧眼前需要而影響企業(yè)的發(fā)展壯大，避免因為系統(tǒng)的不適配而出現(xiàn)管理上的問題[2]。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才隊伍

多元化集團(tuán)中運用科技系統(tǒng)的人才較少，這也就導(dǎo)致系統(tǒng)中很多高效的辦公功能沒有被開發(fā)出來，不能達(dá)到最佳的辦公效率標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)一定要重視人才培養(yǎng)，招聘和引進(jìn)信息化人才，將理論知識和實際操作完美結(jié)合起來，才能夠解決實際問題。

3.4 進(jìn)一步完善系統(tǒng)內(nèi)部硬件設(shè)施

辦公系統(tǒng)自身也有高低區(qū)分，不同的硬件設(shè)施設(shè)備，會影響整個辦公系統(tǒng)的應(yīng)用效果。對于OA辦公系統(tǒng)來說，多元化集團(tuán)應(yīng)該在自身的計算機設(shè)備的硬件設(shè)施上進(jìn)行升級和完善，最主要的是擴大儲存空間，才能維持日常的高效運轉(zhuǎn)不受影響。

3.5 高度重視日常系統(tǒng)維護(hù)管理

一般負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)日常維護(hù)的軟件公司，和多元化集團(tuán)之間會有長期合作。軟件公司負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和提供技術(shù)培訓(xùn)；企業(yè)是系統(tǒng)的使用者，可以要求員工進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)習(xí)。因為軟件公司免費的維護(hù)管理是有期限的，企業(yè)一定要與軟件公司保持良好聯(lián)系，避免出現(xiàn)問題卻無人解決的情況。

4 結(jié)束語

OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中擁有巨大的價值，但發(fā)揮這個價值的前提是多元化集團(tuán)選擇最適合自己的系統(tǒng)，這樣才能保護(hù)公司機密，同時實現(xiàn)資源共享、提高工作效率，加強員工之間的溝通合作，便于公司的日常管理。學(xué)會相應(yīng)手段來發(fā)揮出OA辦公系統(tǒng)全部的應(yīng)用價值是十分必要的，這也是促進(jìn)多元化集團(tuán)能夠占據(jù)更多市場份額，提高綜合競爭力的一大重要措施保障。