ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題初探

沙偉靜

鎮(zhèn)江西門子母線有限公司 江蘇 鎮(zhèn)江 212200

1 ERP系統(tǒng)的含義

ERP系統(tǒng)稱為“資源管理計(jì)劃”，它基于信息技術(shù)環(huán)境，并通過(guò)集成供應(yīng)鏈的上下游部分之間的關(guān)系構(gòu)成了已建立的內(nèi)部管理平臺(tái)。支持企業(yè)決策和業(yè)務(wù)發(fā)展，以及業(yè)務(wù)供應(yīng)和管理流程的移交。ERP系統(tǒng)是執(zhí)行公司內(nèi)部控制管理的重要工具。公司可以根據(jù)行業(yè)特征和內(nèi)部控制要求設(shè)計(jì)ERP程序，使管理系統(tǒng)能夠滿足內(nèi)部控制要求并有效提高內(nèi)部控制實(shí)施的有效性。

2 ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)的管理體系

企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)需要改變。在此階段，公司尚未對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行任何內(nèi)部組織更改。ERP系統(tǒng)上線后，公司對(duì)舊的職能部門和舊的管理特權(quán)進(jìn)行了調(diào)整，但仍然存在變革效果不明顯和相關(guān)管理人員權(quán)限不足的問(wèn)題。阻礙了公司業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作[1]。此外，具有一定的操作風(fēng)險(xiǎn)。公司傾向于采用在線和離線的審批方法，尤其是當(dāng)企業(yè)開(kāi)始使用ERP系統(tǒng)時(shí)。信息管理系統(tǒng)本身是具有時(shí)效性的。如果公司相關(guān)部門的人員未及時(shí)記錄所需的數(shù)據(jù)，則特定管理模塊中的信息不準(zhǔn)確，進(jìn)而導(dǎo)致信息錯(cuò)誤以及整個(gè)管理過(guò)程相關(guān)的決策風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)

現(xiàn)階段，我國(guó)部分企業(yè)的采購(gòu)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)還不夠完善，商業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)模塊不發(fā)達(dá)。作為ERP系統(tǒng)的一部分，公司進(jìn)行采購(gòu)，公司的技術(shù)研發(fā)部門將計(jì)劃提交給采購(gòu)中心，該中心分析并更新物料需求計(jì)劃。供應(yīng)商發(fā)布價(jià)格后，將分析價(jià)格，交貨日期和合作伙伴關(guān)系等因素以選擇合適的供應(yīng)商。但是，由于缺乏供應(yīng)商的評(píng)估和管理模塊，公司無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)期評(píng)估和監(jiān)督，并且在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)諸如原材料價(jià)格飛漲和交貨延遲等問(wèn)題，從而導(dǎo)致生產(chǎn)進(jìn)度受到嚴(yán)重影響。

3 ERP環(huán)境下企業(yè)改進(jìn)內(nèi)部控制問(wèn)題的相關(guān)策略

3.1 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

公司的治理基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制，ERP系統(tǒng)為企業(yè)的管理系統(tǒng)中的核心模塊，企業(yè)需要通過(guò)ERP系統(tǒng)，為企業(yè)的原材料，研發(fā)，生產(chǎn)，營(yíng)銷和人力資源提供資金[2]。并制定企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，以及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理流程等企業(yè)內(nèi)部管理文件。同時(shí)，公司在運(yùn)營(yíng)和風(fēng)險(xiǎn)管理流程中遵循這些業(yè)務(wù)流程文檔的指導(dǎo)方針進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制，并在管理流程中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素和關(guān)鍵警告進(jìn)行全面評(píng)估。舉例來(lái)講，應(yīng)用ERP系統(tǒng)可能會(huì)為企業(yè)帶來(lái)數(shù)據(jù)管理方面的風(fēng)險(xiǎn)，而企業(yè)在發(fā)展中需要確保根據(jù)職位和管理要求的責(zé)任建立數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，從而管理數(shù)據(jù)安全。企業(yè)應(yīng)該通過(guò)增強(qiáng)ERP系統(tǒng)的安全性來(lái)增強(qiáng)相關(guān)管理功能，以減少信息使用過(guò)程中的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 組織和重組各種業(yè)務(wù)活動(dòng)流程

企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程。公司可以使用ERP系統(tǒng)來(lái)全面分析環(huán)境部門信息生產(chǎn)線上的原材料價(jià)格波動(dòng)，庫(kù)存變化和營(yíng)銷趨勢(shì)。簡(jiǎn)化生產(chǎn)過(guò)程中的資源分配，公司可以改進(jìn)傳統(tǒng)的生產(chǎn)方法，以跟上產(chǎn)品庫(kù)存和售后服務(wù)的步伐。ERP系統(tǒng)可以支持基于原材料的附加模塊的賬戶清單，合理分配可訪問(wèn)公司資源和訂單流，并進(jìn)行系統(tǒng)的生產(chǎn)控制。將會(huì)計(jì)信息集成到產(chǎn)品，業(yè)務(wù)和計(jì)劃的企業(yè)營(yíng)銷策略中。

企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)流程。關(guān)于采購(gòu)鏈的內(nèi)部控制，公司決定采購(gòu)管理流程的計(jì)劃：采購(gòu)計(jì)劃，投標(biāo)請(qǐng)求，合同結(jié)論，供應(yīng)商供應(yīng)，產(chǎn)品存儲(chǔ)等。在ERP環(huán)境中，公司需要參與材料和供應(yīng)商方面的管理[3]?？紤]到當(dāng)前來(lái)自公司庫(kù)存的物料數(shù)據(jù)輸入不完整和不科學(xué)的問(wèn)題，在不更改物料管理系統(tǒng)的情況下添加了特殊的物料管理模塊。并分別為每個(gè)季度和每個(gè)月創(chuàng)建生產(chǎn)計(jì)劃。ERP系統(tǒng)具有自動(dòng)數(shù)據(jù)更新功能，可提供有關(guān)生產(chǎn)計(jì)劃，安全庫(kù)存等變更的及時(shí)反饋，以支持物料管理工作。

在供應(yīng)商管理層面，公司需要將其供應(yīng)商分為臨時(shí)的和長(zhǎng)期相關(guān)的供應(yīng)商，并將交付能力，材料質(zhì)量和具備時(shí)間觀念的供應(yīng)商視為供應(yīng)商評(píng)估的指標(biāo)。企業(yè)通過(guò)應(yīng)用ERP系統(tǒng)，以監(jiān)視供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估，實(shí)時(shí)響應(yīng)價(jià)格波動(dòng)，定期評(píng)估以及報(bào)告供應(yīng)商資格[4]。保證與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作鎖定的資格，進(jìn)而確保公司供應(yīng)流程的穩(wěn)定性。

建立信息共享平臺(tái)。ERP系統(tǒng)是一個(gè)業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用，因此公司可以分析采購(gòu)訂單，采購(gòu)管理，庫(kù)存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，質(zhì)量控制，物流，運(yùn)輸，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在整個(gè)行業(yè)的分布。ERP系統(tǒng)的管理模塊可確保相關(guān)人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)操作，并擴(kuò)展企業(yè)的信息渠道。在共享外部信息時(shí)，應(yīng)用ERP系統(tǒng)可以最大限度地提高公司供應(yīng)鏈的價(jià)值。業(yè)務(wù)的上游供應(yīng)商和業(yè)務(wù)的下游分銷商需要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的關(guān)系，以形成利益共同體。通過(guò)合理分析市場(chǎng)供需，實(shí)時(shí)收集營(yíng)銷數(shù)據(jù)以及實(shí)時(shí)調(diào)整營(yíng)銷策略，借助信息技術(shù)和IT管理理念，公司可以更好地適應(yīng)外部環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)內(nèi)部控制工作是ERP系統(tǒng)快速運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)也可以確保企業(yè)內(nèi)部控制工作發(fā)揮最大的效益。因此，公司需要積極適應(yīng)信息技術(shù)環(huán)境，改變內(nèi)部控制方法，將更先進(jìn)的IT技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部控制，并不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，及其他管理資源。企業(yè)相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)人員應(yīng)積極開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)，及時(shí)完善和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，明確操作程序和分工，確保公司在ERP中的健康發(fā)展。