新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)思考

陳璐

遼寧省盤錦市檔案館 遼寧 盤錦 124010

引言

對于基層單位的檔案管理來講，全面展開標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有利于決策者更好掌握單位情況，同時總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)現(xiàn)工作調(diào)整和制定發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮至關(guān)重要作用。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化可以保證管理工作順利進(jìn)行，在實(shí)現(xiàn)檔案平臺建設(shè)基礎(chǔ)上，對于檔案內(nèi)容通過數(shù)字化方式進(jìn)行處理。此過程會面臨各種問題，根據(jù)問題制定解決措施是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的關(guān)鍵所在。

1 基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)存問題

（1）缺少完整管理制度。在基層單位持續(xù)發(fā)展下，已經(jīng)基本形成系統(tǒng)管理制度，同時配備相應(yīng)工作體系。在基層工作中，因?yàn)闄n案管理屬于主要工作內(nèi)容，如果管理制度存在漏洞，會導(dǎo)致其使用率下降。與此同時，基層單位未制定完整管理制度，缺少先進(jìn)體系，同樣會阻礙標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（2）缺少專門檔案管理機(jī)構(gòu)。對于基層單位來講，如果缺少專門管理機(jī)構(gòu)，即由人事機(jī)構(gòu)兼職，很難保證整個檔案管理工作的有效進(jìn)行，最終造成工作質(zhì)量下降。與此同時，檔案工作人員不具備較強(qiáng)技術(shù)水平，缺少較強(qiáng)綜合素質(zhì)，管理理念比較老舊，均無法滿足其管理需求。

（3）政府部門缺少相應(yīng)投資。檔案管理屬于長期工作，加上工作內(nèi)容比較復(fù)雜化，記錄事件內(nèi)容比較久遠(yuǎn)，部分檔案信息的記錄跨越時間較長，從而對檔案管理留存設(shè)備具有較高需求。因?yàn)槿鄙贆n案管理資金投入，會導(dǎo)致人員配合不具有合理性；留存設(shè)備過于老舊，設(shè)施的使用年限偏長，具有較高留存價值檔案裝置會出現(xiàn)損壞等，均會影響檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（4）檔案分類不明確?；鶎訂挝粰n案類型比較復(fù)雜化，涉及內(nèi)容比較廣泛，管理人員需要按照檔案類型等影響因素進(jìn)行相應(yīng)歸類，而在實(shí)際工作中，檔案的分類環(huán)節(jié)均存在不同問題，通常選擇集中留存形式，使不同內(nèi)容檔案混亂擺放，最終造成檔案使用存在較大困難。

（5）檔案交接失誤。通常情況下，檔案的管理人員出現(xiàn)人事調(diào)動時，原管理者和新工作人員出現(xiàn)交接問題，未完全檢查原有檔案直接交接等，均會影響后續(xù)管理工作。

（6）管理人員缺少較高專業(yè)水平。在基層單位日常工作中，大部分檔案管理工作人員并非專業(yè)人員，主要是以兼職人員為主，其整體專業(yè)技術(shù)并未滿足檔案的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是管理人員綜合素質(zhì)方面。對于部分基層單位來講，管理人員的年齡偏大，很難掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)內(nèi)容，使其管理知識、專業(yè)技能整體下降，無法滿足檔案管理工作要求[1]。

2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求

（1）信息性。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要做到和信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，只有選擇適合信息管理模式，才能更好體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化價值。目前，在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程，以信息化為基礎(chǔ)進(jìn)行建設(shè)，需要滿足以下要求：借助信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，對其管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，可以不斷豐富工作內(nèi)容，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，更好實(shí)現(xiàn)檔案存儲和開發(fā)應(yīng)用；借助標(biāo)準(zhǔn)化形式進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理，可以提升檔案數(shù)據(jù)使用率，充分體現(xiàn)檔案價值盡量符合檔案決策、工作需求。

（2）規(guī)范性。規(guī)范性需要按照檔案管理科學(xué)制定管理制度，確定管理操作流程，以形成完整工作體系，利用有效措施提升管理標(biāo)準(zhǔn)水平。一方面，制定完整檔案管理制度和依據(jù)，確定管理操作方法，以信息化建設(shè)環(huán)境為基礎(chǔ)編制操作手冊；另一方面，強(qiáng)化檔案程序管理，確保各部門相互配合進(jìn)行，不斷優(yōu)化各項(xiàng)操作流程，從而確定管理工作職責(zé)，保證管理工作質(zhì)量得到提升，更好解決檔案管理現(xiàn)存問題，避免存在任何影響因素。

（3）便利性。需要重點(diǎn)提升檔案使用便捷性，確保檔案管理的安全性，避免管理安全和檔案使用便利性出現(xiàn)矛盾，通過提升便利性，不斷發(fā)揮檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化價值，對此，在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，需要保證其動態(tài)性，按照檔案使用持續(xù)更新檔案的管理和使用；選擇新型技術(shù)優(yōu)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，需要持續(xù)優(yōu)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅需要提升業(yè)務(wù)的規(guī)范性，而且還能深入開發(fā)檔案使用方式，更好符合檔案數(shù)據(jù)的共享價值[2]。

3 基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)措施

（1）加大基層檔案重視力度。需要加強(qiáng)檔案管理思想轉(zhuǎn)變，正確掌握檔案管理作用，思想方面掌握檔案管理重要性，積極拓展實(shí)踐活動，深入學(xué)習(xí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化作用，利用實(shí)踐操作方式轉(zhuǎn)變思想，利用強(qiáng)化措施進(jìn)行檔案管理，加大檔案管理治安力度，聘請專業(yè)人員等強(qiáng)化檔案管理，保證其具有保密性和保真性，以促進(jìn)檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展。

（2）強(qiáng)化基礎(chǔ)檔案的安全建設(shè)。為保證檔案安全管理，單位需要及時強(qiáng)化檔案安全保障，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏情況，單位、部門需要加強(qiáng)檔案管理流程監(jiān)管，確保相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)法制意識，強(qiáng)化法律教育，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（3）實(shí)現(xiàn)基層檔案的信息化。在資料整理時，需要以紙質(zhì)類、數(shù)字類聯(lián)合管理為主，不僅可以對電子文件進(jìn)行有效歸檔和管理，而且還能更好實(shí)現(xiàn)數(shù)字統(tǒng)一管理，確保文件具有真實(shí)性特點(diǎn)。創(chuàng)建相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，全面落實(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，通過數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)查詢、共享等方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)獨(dú)特價值。

（4）加強(qiáng)檔案人才建設(shè)。對于基層單位來講，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還需要不斷加強(qiáng)人才建設(shè)，例如：專業(yè)功能與綜合素質(zhì)提升，單位需要全面展開學(xué)習(xí)培訓(xùn)，保證每位學(xué)員積極參與其中，特別注意專業(yè)技能培訓(xùn)，以提升業(yè)務(wù)能力。確保每位員工堅(jiān)持自身工作職責(zé)，具備較強(qiáng)服務(wù)意識和大局意識，保證各項(xiàng)工作順利展開，從而充分發(fā)揮自身價值。

4 結(jié)束語

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化日益完善，然而仍然存在許多問題需要解決，致使檔案管理的信息化建設(shè)面臨困難。因此，全新發(fā)展趨勢下，根據(jù)基層單位發(fā)展?fàn)顩r，按照實(shí)際需求和目標(biāo)，深入分析檔案管理現(xiàn)存問題，同時制定科學(xué)有效對策，可以更好符合實(shí)際需求，以促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)基層單位長遠(yuǎn)發(fā)展。