淺析財(cái)務(wù)共享服務(wù)在我國農(nóng)業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用與優(yōu)化

石 鑫，杜玥珊，蒲桂娥

（西安歐亞學(xué)院，陜西西安 710065）

隨著21 世紀(jì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化已具有向所有國家延伸的客觀趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展也為管理工作提供了技術(shù)支持。而在農(nóng)業(yè)企業(yè)的發(fā)展中，財(cái)務(wù)管理工作是農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理的核心工作。信息技術(shù)與農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作實(shí)際相結(jié)合，形成了新型農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式［1］。該模式提升了企業(yè)內(nèi)部的管理能力，并應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)對農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘與分析，為農(nóng)業(yè)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)建設(shè)提供數(shù)據(jù)參考。以農(nóng)業(yè)企業(yè)為研究對象，以農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的研發(fā)、推廣及應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)信息咨詢及服務(wù)，種子、農(nóng)用機(jī)械和農(nóng)副產(chǎn)品的銷售，化肥、農(nóng)膜及農(nóng)副產(chǎn)品的網(wǎng)絡(luò)銷售，貨物進(jìn)出口、技術(shù)進(jìn)出口為主營業(yè)務(wù)，在農(nóng)業(yè)領(lǐng)域中的市場份額較多，經(jīng)營范圍多元化，有一定的代表性。企業(yè)雖已建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，但在費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、人才流失和基本組織架構(gòu)方面仍存在問題，這些問題造成了員工費(fèi)用報(bào)銷速度慢、缺乏監(jiān)控、月底結(jié)賬效率低、員工缺少專業(yè)化的培訓(xùn)和各部門之間及時(shí)反饋信息效率低等后果，因此財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。基于此，結(jié)合國內(nèi)外財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的研究現(xiàn)狀和案例，對財(cái)務(wù)共享中心的框架設(shè)計(jì)和財(cái)務(wù)流程再造進(jìn)行分析，探究如何優(yōu)化農(nóng)業(yè)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心，從而提高財(cái)務(wù)部門在企業(yè)中的工作效率。

1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概述和必要性

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是指將多個(gè)組織或部門的財(cái)務(wù)職能和流程匯聚到一個(gè)新的、獨(dú)立及半獨(dú)立的組織或部門中，以便為公司內(nèi)部客戶和財(cái)務(wù)經(jīng)理提供更專業(yè)、更高效的財(cái)務(wù)服務(wù)［2］。財(cái)務(wù)共享服務(wù)將企業(yè)管理人員從繁雜的非核心業(yè)務(wù)工作中解放出來，使其更集中精力在公司的核心業(yè)務(wù)上，從而更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式有助于企業(yè)更快地建立新業(yè)務(wù)，不必考慮為新業(yè)務(wù)建立財(cái)務(wù)部等職能支持部門，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)中心都可以為其提供這些服務(wù)。因此，企業(yè)變得更加靈活，更具備規(guī)模擴(kuò)張的能力［3］?，F(xiàn)如今，雖有不少大中型企業(yè)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，但是財(cái)務(wù)流程仍存在很大的局限性，沒有完全發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享服務(wù)的效果，質(zhì)量仍有待提升。

2 現(xiàn)狀分析

2.1 財(cái)務(wù)共享中心組織結(jié)構(gòu)

通過研究，我國大多數(shù)農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下設(shè)核算部、運(yùn)營部、風(fēng)險(xiǎn)管理部和財(cái)務(wù)共享人資部4個(gè)部門。

2.2 運(yùn)作流程

2.2.1 員工費(fèi)用報(bào)銷流程

企業(yè)的員工費(fèi)用報(bào)銷主要流程有錄入報(bào)銷信息至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、掃描票據(jù)、單據(jù)審批、單據(jù)審核并錄入數(shù)據(jù)、賬務(wù)處理、銀行支付和最后歸檔。

2.2.2 預(yù)算管理流程

基于簽訂農(nóng)產(chǎn)品、機(jī)械銷售合同、農(nóng)業(yè)科技咨詢合同、農(nóng)產(chǎn)品進(jìn)出口合同之前的項(xiàng)目特定成本進(jìn)行預(yù)算預(yù)測，并且后續(xù)合同中包含的條款必須以此預(yù)算數(shù)據(jù)為支撐。預(yù)算管理流程主要分為確定管控預(yù)算、預(yù)算審核執(zhí)行、執(zhí)行分析和管控價(jià)值4個(gè)部分。

2.2.3 資金收付管理流程

資金收付管理流程主要分為業(yè)務(wù)單位和共享服務(wù)中心。業(yè)務(wù)員發(fā)出付款申請報(bào)銷單，業(yè)務(wù)審批員審批后傳送到單位主管審批處進(jìn)行審批，然后到共享服務(wù)中心進(jìn)行財(cái)務(wù)審核、出納簽字和最終財(cái)務(wù)核算。

3 存在的問題

3.1 人員流失嚴(yán)重及專業(yè)技能不足

不完全統(tǒng)計(jì)顯示，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的員工辭職率較高，全年面臨人員短缺和持續(xù)的雇用問題［4］。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心每天需要處理大量財(cái)務(wù)文件，這些業(yè)務(wù)大多數(shù)是基本業(yè)務(wù)，但員工的專業(yè)素質(zhì)各不相同。尤其是在月初和年末，當(dāng)營業(yè)額急劇增加時(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足的員工會因疏忽大意而導(dǎo)致業(yè)務(wù)出現(xiàn)紕漏。

3.2 缺乏中心協(xié)調(diào)部門

企業(yè)財(cái)務(wù)交流中心下設(shè)核算部、運(yùn)營部、風(fēng)險(xiǎn)管理部和財(cái)務(wù)共享人資部4 個(gè)部門，這4 個(gè)部門直接構(gòu)成財(cái)務(wù)往來，但每個(gè)部門獨(dú)立運(yùn)作、缺乏溝通。這可能導(dǎo)致一個(gè)部門無法及時(shí)向其他研究部門提供有效的反饋，從而降低了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營效率。

3.3 報(bào)銷流程復(fù)雜

在企業(yè)的業(yè)務(wù)報(bào)銷處理模塊中，分支機(jī)構(gòu)和子公司要求申請人根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)容和金額在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中發(fā)起申請簽報(bào)，審批通過后，要依次進(jìn)行審批單據(jù)、審批費(fèi)用報(bào)銷單、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)復(fù)核等環(huán)節(jié)。完成這些檢查后，付款系統(tǒng)才能將金額轉(zhuǎn)入該賬戶。報(bào)銷前后需要進(jìn)行五次審核，如果審核中途失敗，則必須將其退回到上一審核部門進(jìn)行重審。雖然這些過程可以確保報(bào)銷業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但同時(shí)也限制了報(bào)銷的速度。

3.4 獨(dú)立核算加劇財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

部分農(nóng)業(yè)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心為子公司，會計(jì)核算方法為獨(dú)立核算。但是，其獨(dú)立于每個(gè)公司，并且具有針對不同分支機(jī)構(gòu)和子公司的財(cái)務(wù)處理功能，因此它僅擔(dān)任管理一職。這種獨(dú)立結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是企業(yè)可以保持財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的獨(dú)立性，而不受其他子公司的限制。缺點(diǎn)是財(cái)務(wù)信息是在線傳輸?shù)?，這可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與分公司、子公司的財(cái)務(wù)相互推卸責(zé)任，從而加劇財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4 解決策略

4.1 人員培訓(xùn)與輪崗制

4.1.1 技能培訓(xùn)與素質(zhì)建設(shè)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作是獨(dú)特且重復(fù)的，所以員工培訓(xùn)也是促進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展的重要因素［5］。目前，大部分農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的員工以大學(xué)生居多，勞動成本低，專業(yè)會計(jì)技能有限。相比于經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員，則需要升級。因此，對員工的專業(yè)培訓(xùn)必須占據(jù)核心位置。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)建立相應(yīng)的薪酬機(jī)制，以鼓勵其員工獲得專業(yè)知識，增加其對專業(yè)發(fā)展的渴望，從而營造出良好的學(xué)習(xí)氛圍。培訓(xùn)主要集中在專業(yè)能力和職業(yè)道德方面，組織財(cái)務(wù)共享中心的員工到子公司了解具體業(yè)務(wù)，加深對會計(jì)等業(yè)務(wù)的了解。

4.1.2 完善崗位制度，建立合理的績效考核體系

研究發(fā)現(xiàn)，大部分農(nóng)業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的員工尚未實(shí)施輪崗制，這一直是財(cái)務(wù)策略的空缺。員工每天進(jìn)行操作簡單、重復(fù)性高的工作，從而產(chǎn)生疲勞倦怠感，且重復(fù)性任務(wù)限制了員工的進(jìn)步和未來的業(yè)務(wù)發(fā)展。針對此現(xiàn)象，可以建立半年內(nèi)部門輪崗制度和一年部門間輪崗制度。例如，核算部門應(yīng)收往來、對賬半年后可以負(fù)責(zé)總賬核算，一年內(nèi)熟悉核算整體業(yè)務(wù)后，調(diào)整至運(yùn)營部的銷售管理崗。這不僅增加了從業(yè)人員對財(cái)務(wù)共享服務(wù)的了解和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也解決了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員配備不平等的問題。

4.2 完善組織架構(gòu)

財(cái)務(wù)共享中心各部門之間獨(dú)自運(yùn)作、缺少溝通，一個(gè)部門出現(xiàn)問題，不能及時(shí)向其他各部進(jìn)行有效反饋。因此，可以設(shè)立一個(gè)新部門，命名為總務(wù)部，負(fù)責(zé)各部門間的溝通交流。

4.3 優(yōu)化財(cái)務(wù)流程并開辟緊急通道

4.3.1 優(yōu)化報(bào)銷流程

實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，大大改善了企業(yè)的財(cái)務(wù)共享流程和法規(guī)。無論是高層管理人員還是基層員工，都必須遵循此流程。但是，標(biāo)準(zhǔn)化過程中的篩選標(biāo)準(zhǔn)提高，對某些單據(jù)進(jìn)行了重復(fù)處理，并且在修改完單據(jù)后將它們重新輸入系統(tǒng)中以執(zhí)行流程化審核，導(dǎo)致重復(fù)操作。為了改善這種情況，當(dāng)退回的單據(jù)重新進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以通過設(shè)立統(tǒng)一操作員的方法規(guī)避此問題，從而減少重復(fù)工作并提高運(yùn)營效率。

4.3.2 對業(yè)務(wù)分級排列

關(guān)于業(yè)務(wù)處理的順序，基本上所有任務(wù)都按照報(bào)告的順序完成。因此，總部必須發(fā)布其子公司特定任務(wù)的層次結(jié)構(gòu)安排。例如，審核工作必須在3 個(gè)工作日內(nèi)完成，費(fèi)用報(bào)銷必須在5 個(gè)工作日內(nèi)完成。企業(yè)應(yīng)根據(jù)這些特定的時(shí)間規(guī)則，對這些任務(wù)進(jìn)行組織和分組，并在其到期日之前或在更高級別上完成這些任務(wù)。同時(shí)，應(yīng)打開優(yōu)先通道進(jìn)行緊急服務(wù)處理。

4.4 増強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

4.4.1 優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)并提升信息安全

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所使用的系統(tǒng)類型不同，如報(bào)銷、支付系統(tǒng)來自不同的制造商，因此不可能集成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口。企業(yè)員工發(fā)現(xiàn)，報(bào)銷時(shí)間會延遲幾天。為此，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要從以下2 個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。1）聘請專家評估建業(yè)中心信息化的總體水平。集團(tuán)應(yīng)盡量選擇統(tǒng)一的廠家系統(tǒng)。2）在集團(tuán)、分公司和子公司內(nèi)實(shí)施一個(gè)集成的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和賬戶結(jié)構(gòu)，從而有效避免信息到達(dá)每個(gè)系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)各種信息之間發(fā)生數(shù)據(jù)沖突的風(fēng)險(xiǎn)。它確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了數(shù)據(jù)的使用效率，并保證了系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

4.4.2 增強(qiáng)內(nèi)部控制并統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行的基礎(chǔ)與支撐，如果員工出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)那闆r，那么系統(tǒng)完善度再高也無法檢測到輸入的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。因此，管理員工的操作權(quán)限十分重要。部分員工權(quán)限混亂、不明確，這就要求企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心對操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定并建立違反處罰機(jī)制，杜絕人為操縱。優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心后，集團(tuán)可以在工作人員的操作權(quán)限上，對每位員工進(jìn)行授權(quán)與認(rèn)證。按照不同層次、不同部門和不同級別對登陸操作者進(jìn)行限制，并及時(shí)注銷離職人員的操作權(quán)限。