電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用

黃梓桉

中國電子科技集團(tuán)公司第三研究所 北京 100015

引言

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在管理中應(yīng)用電子信息化技術(shù)有著非常大的優(yōu)勢(shì)和便利，不僅能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行有效的管理，而且對(duì)于一些不能夠直接閱讀的電子文件，還能夠進(jìn)行處理和查詢，方便需要的人員進(jìn)行閱讀和使用?；诖?，在檔案管理中應(yīng)用電子信息化技術(shù)是非常必要的。

1 電子信息化管理的概念

電子信息化管理是指在時(shí)代和社會(huì)的影響下，以高新科學(xué)技術(shù)和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為媒介手段的一種生成信息、儲(chǔ)存信息的管理方式。電子信息化管理制度在企業(yè)中一般將信息儲(chǔ)存在私人計(jì)算機(jī)、硬盤、U盤等儲(chǔ)存軟件中，然后利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)儲(chǔ)存的信息進(jìn)行管理分類、調(diào)查總結(jié)、轉(zhuǎn)運(yùn)傳遞等。電子信息化管理模式不但可以儲(chǔ)存管理文字信息，還能將圖片、聲音、視頻信息進(jìn)行分類處理，因此，企業(yè)在檔案管理中使用電子信息化管理模式不但能夠使工作變得便捷方便，提高管理工作的效率，還能節(jié)約紙墨資源、減少浪費(fèi)、保護(hù)環(huán)境，符合國家可持續(xù)發(fā)展的要求。

2 電子信息化檔案管理模式對(duì)檔案管理的積極影響

2.1 促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化流程體系的建立

傳統(tǒng)的檔案管理模式，有著存儲(chǔ)復(fù)雜，工作量大，查詢和使用困難等問題。而電子信息化檔案管理模式的應(yīng)用，在很大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理的這些問題，并建立起一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系。目前，在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)，可以進(jìn)行資源共享，并讓原本復(fù)雜的，需要大量人工操作的檔案管理工作，變得流程化、自動(dòng)化和系統(tǒng)化。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，只需要管理人員通過計(jì)算機(jī)，提前設(shè)置好管理的程序和系統(tǒng)，并通過程序和系統(tǒng)進(jìn)行操作，就可以將檔案信息存儲(chǔ)起來，并能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢和使用，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

2.2 強(qiáng)化檔案管理工作的實(shí)時(shí)性

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子信息化檔案管理模式有著明顯的工作實(shí)時(shí)性。以往的檔案管理人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)研究的時(shí)候，需要消耗大量的人力和精力，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的查找和整理非常困難，且耗費(fèi)時(shí)間，工作量巨大，在這種情況下，很多工作需要人工來進(jìn)行操作，非常影響工作質(zhì)量和效率?；诖耍趹?yīng)用電子信息化檔案管理模式以后，運(yùn)用信息技術(shù)，可以將原本復(fù)雜的數(shù)據(jù)研究工作簡化，提高數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，讓檔案數(shù)據(jù)具有更大的參考價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性

在很多事業(yè)單位的工作當(dāng)中，檔案管理工作都是非常重要的環(huán)節(jié)，例如政府機(jī)關(guān)、法院、學(xué)校、醫(yī)院等。這些單位的檔案管理不僅要具有實(shí)時(shí)性，還需要一定的準(zhǔn)確性，確保相關(guān)單位的工作能夠順利進(jìn)行。比如一些單位的發(fā)展對(duì)于員工信息檔案是非常重要的，這也對(duì)檔案管理工作提出了非常大的要求，即要確保檔案的準(zhǔn)確性和安全性。由此可見，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要進(jìn)行一定的工作保障，確保信息的安全。在電子信息化檔案管理模式中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理系統(tǒng)，有著高度的安全性、保密性和準(zhǔn)確性，不僅可以方便工作人員查找信息，還能夠提升檔案工作的質(zhì)量。

2.4 提升檔案管理的工作效率

對(duì)于電子信息化檔案管理來說，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)是基礎(chǔ)與核心。在進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)的時(shí)候，只需要借助計(jì)算機(jī)或者硬盤等設(shè)備，就能夠?qū)n案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和使用。從實(shí)際應(yīng)用來說，通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，不僅能夠節(jié)省操作空間，還能夠保證信息的準(zhǔn)備性，減少傳統(tǒng)的人力存儲(chǔ)的工作量，減少存儲(chǔ)的流程，提高相應(yīng)的工作效率。在檔案的存儲(chǔ)工作中，操作人員只需要使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行簡單的操作，就能夠?qū)㈦娮訖n案信息存儲(chǔ)起來，節(jié)約人力和物力，在數(shù)據(jù)的查詢方面也更加簡便，從而提升檔案工作的整體工作效率。

2.5 實(shí)現(xiàn)資源共享

資源共享是建立電子信息化檔案管理系統(tǒng)的重要目標(biāo)之一，將資源共享與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來，也是未來企事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向。通過電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以直接通過信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔和調(diào)用。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，大部分的事業(yè)單位和企業(yè)都開始應(yīng)用電子信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，檔案管理進(jìn)入到了電子化信息化的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享。雖然目前在具體的應(yīng)用中，還存在著一些問題，還需要進(jìn)一步的完善和改革，只有這樣才能夠?qū)n案信息的資源貢獻(xiàn)能夠力發(fā)揮出來。

3 檔案管理工作的信息化應(yīng)用

3.1 建立電子信息化的管理思想

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都開始在管理和生產(chǎn)中應(yīng)用電子信息技術(shù)，企事業(yè)單位的檔案管理工作也開始引入電子信息技術(shù)，以此來提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過對(duì)電子信息化的技術(shù)和思想進(jìn)行研究發(fā)現(xiàn)，電子信息化檔案管理模式是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。目前，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理，建立規(guī)范的檔案管理流程和系統(tǒng)已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理的重要目標(biāo)。通過應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的長期保存，還可以方便查詢和使用，為管理人員提供高效的服務(wù)。

3.2 優(yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)

在進(jìn)行電子信息化檔案管理模式建設(shè)的時(shí)候，首先要先將原有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，企事業(yè)單位要引用“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的、系統(tǒng)的、高效的檔案管理軟件，從而實(shí)現(xiàn)電子信息化檔案管理模式的建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)信息的共享[1]。同時(shí)，要建設(shè)電子信息管理平臺(tái)和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面的、系統(tǒng)的信息化管理。在具體的實(shí)施當(dāng)中，要做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，在保證信息有效存儲(chǔ)的同時(shí)，確保信息的安全性和準(zhǔn)確性。同時(shí)要聘請(qǐng)專業(yè)的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子信息化檔案管理模式的目標(biāo)，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3 優(yōu)化檔案管理的安全性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷興起，網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)成為信息化建設(shè)中最重要的一部分。目前，病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)、安全信息泄露、黑客攻擊已經(jīng)成為信息化建設(shè)中最主要的安全問題，尤其是在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，手機(jī)App的應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)資源使用的今天，信息安全問題已經(jīng)成為信息管理的重中之重?；诖?，在進(jìn)行電子信息化檔案管理模式建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，做好信息安全的預(yù)警，并盡可能的處理信息安全的隱患，提升檔案管理的安全性和有效性。例如設(shè)置相應(yīng)的防火墻、設(shè)置數(shù)字簽名、實(shí)施備用程序，啟動(dòng)容災(zāi)系統(tǒng)等，杜絕企事業(yè)單位檔案管理的安全問題，提升檔案系統(tǒng)的安全性和可靠性。

3.4 合理使用電子檔案[2]

第一，檔案人員要主動(dòng)借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案編研業(yè)務(wù)，經(jīng)過有效撰寫或整理，進(jìn)一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關(guān)鍵信息以及知識(shí)，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務(wù)；第二，要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的目錄檢索，實(shí)現(xiàn)分類管理，突出檔案系統(tǒng)的實(shí)用性和便捷性。同時(shí)，在檔案系統(tǒng)建立的時(shí)候，還要遵守有關(guān)部門的保密規(guī)定，對(duì)一些涉密的檔案做好保密處理，要根據(jù)電子檔案的密保登記設(shè)計(jì)檔案查閱的審批功能，使涉密檔案只有在經(jīng)過相關(guān)人員審批許可以后，才可以使用和查閱，確保電子檔案的保密性，避免信息被泄露，從而確保檔案管理工作的順利進(jìn)行；第三，在使用了電子檔案以后，要對(duì)使用者和閱讀者做好記錄和登記，其中包括檔案查閱人的姓名、單位、目的、查閱范圍等信息，做好檔案信息查閱的追溯，從而確保電子檔案的合理應(yīng)用。

4 電子信息化檔案管理的要點(diǎn)

4.1 檔案信息收集

在進(jìn)行檔案信息收集的時(shí)候，企事業(yè)單位首先要將紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行掃描，以文本的形式存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)中，或者將原本就是電子的文本形式檔案進(jìn)行整理和保存，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而方便信息的存儲(chǔ)和查詢。同時(shí)，在存儲(chǔ)的時(shí)候，一定要注意檔案信息的質(zhì)量，這樣才能夠確保后續(xù)檔案信息的有效使用。

4.2 檔案信息整理

在進(jìn)行檔案信息整理的時(shí)候，檔案信息管理人員要做好每份檔案的編號(hào)工作，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類管理，方便檔案信息的查詢和查閱。在對(duì)檔案使用功能設(shè)計(jì)的時(shí)候，要做好檔案信息的檢索功能，生成對(duì)應(yīng)的目錄和列表，并盡可能地減少流程，簡化工作量，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理。

4.3 檔案信息鑒定

傳統(tǒng)的檔案信息鑒定是人工來進(jìn)行操作的，工作效率非常低，效果也不明顯。而電子信息化檔案管理模式的應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，可以對(duì)檔案的存儲(chǔ)情況進(jìn)行有效的鑒定，仔細(xì)查看其是否存在不良介質(zhì)的介入以及病毒的侵入等，以此來有效維護(hù)信息的安全性。對(duì)于鑒定難度非常大的步驟，有關(guān)工作人員一定要引起高度重視，以免產(chǎn)生問題。

4.4 檔案信息存儲(chǔ)

對(duì)于檔案信息來說，信息的存儲(chǔ)至關(guān)重要，在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置，只有對(duì)信息的有效的分類存儲(chǔ)，才能夠提升檔案資料保存的安全性。同時(shí)在保存的時(shí)候，對(duì)于計(jì)算機(jī)、硬盤等硬件設(shè)備，要確保其存儲(chǔ)環(huán)境的濕度與溫度，從而保證檔案的使用和調(diào)取，避免因?yàn)橛布蛩貙?duì)檔案系統(tǒng)的影響。

4.5 檔案信息統(tǒng)計(jì)

通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于電子檔案的信息，可以進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)和整理。對(duì)于一些需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算的檔案管理人員來說是非常便利的，能夠緩解工作上的壓力，有效提高工作效率[3]。同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)的統(tǒng)計(jì)，還能夠提升統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，從而確保后續(xù)檔案工作的順利進(jìn)行。

4.6 檔案信息運(yùn)行

企事業(yè)單位要加大檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建立的資金投資力度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效管理和檔案讀取速度的提升。在軟硬件方面，要盡可能采用最新的設(shè)備和技術(shù)，確保在進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)調(diào)用的時(shí)候，要選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調(diào)取效率。

4.7 檔案信息編排

在進(jìn)行檔案信息編排的時(shí)候，一定要確保在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下進(jìn)行，只有這樣才能夠提升檔案編排工作的效率和質(zhì)量。在對(duì)信息進(jìn)行分類和編排的時(shí)候，要注意檔案系統(tǒng)的合理性和科學(xué)性，要確保檔案信息之間的共享和交流，在維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的前提下，強(qiáng)化與其他單位之間的交流以及溝通。

4.8 檔案信息保密

伴隨網(wǎng)絡(luò)的開放化，信息數(shù)據(jù)變得越來越透明以及公開，可針對(duì)單位來講，卻存在很大的信息風(fēng)險(xiǎn)。一旦泄露了大量的機(jī)密信息，就不利于單位有關(guān)工作的順利開展。因此需要強(qiáng)化對(duì)電子信息數(shù)據(jù)的有效保管，設(shè)置合理、有效的保護(hù)策略，如權(quán)限設(shè)定以及分級(jí)保存等，以維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)而避免出現(xiàn)隨意修改以及竊取等問題。在對(duì)電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，單位要制定完整、有效的保護(hù)機(jī)制，借助軟件或硬件加密的方式進(jìn)一步保護(hù)數(shù)據(jù)，保證檔案傳輸工作順利開展。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化是電子檔案建設(shè)建設(shè)的關(guān)鍵性內(nèi)容，也是企業(yè)信息化建設(shè)中不可或缺的部分。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，是時(shí)代飛速發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提升資源利用率、及時(shí)更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高檔案信息化管理水平的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會(huì)的飛速發(fā)展。