“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用探究

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”這種新型社會形態(tài)推動(dòng)下，將互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新成果融合于高職院校學(xué)籍管理工作中，能更有效地適應(yīng)學(xué)籍檔案發(fā)展趨勢，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供巨大助力。筆者透過 “互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的實(shí)質(zhì)，分析學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，提出高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的信息化建設(shè)措施，以期促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案的有效管理。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 高職院校 學(xué)籍管理應(yīng)用 數(shù)字化

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

On the Digitalized Management of Student Statusand Application in Higher Vocational Colleges under the Background of “Internet +”

TAO Jiewen

（Zhejiang Agricultural Business College，Shaoxing， Zhejiang Province，312000 China）

Abstract： Under the promotion of the new social form of "Internet +"， the integration of Internet innovation achievements into the management of student status in higher vocational colleges can more effectively adapt to the development trend of student status archives and provide great power for the construction of digital archives. Through the essence of digitalized management and application of "Internet+"， this paper analyzes the current situation of digitalized management of student status archives， and puts forward the measures of information construction in the management of student status archives in higher vocational colleges， so as to promote effective management of student records in higher vocational colleges.

Key Words： “Internet +”; Higher vocational colleges; Application of student status management; Digitalization

學(xué)籍是指一個(gè)學(xué)生在法律上屬于某學(xué)校、具有作為某校學(xué)生的資格，往往以記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)籍變動(dòng)、成績情況等信息的紙質(zhì)冊子這種傳統(tǒng)方式出現(xiàn)，也就是學(xué)籍檔案的初步形態(tài)。由于檔案庫房長期處于封閉狀態(tài)，溫濕度調(diào)控不及時(shí)，檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。在國家對教育的高度重視與大力投入下，近年來為培養(yǎng)多樣化人才、傳承技術(shù)技能、促進(jìn)就業(yè)創(chuàng)業(yè)，現(xiàn)代職業(yè)教育快速發(fā)展，高職院校大規(guī)模擴(kuò)招，學(xué)生的學(xué)籍信息管理已成為學(xué)校里數(shù)據(jù)量最多、數(shù)據(jù)資源管理最重要的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)更新?lián)Q代，學(xué)籍檔案的傳統(tǒng)記錄方式已不適應(yīng)當(dāng)今的信息時(shí)代和知識社會，“高校學(xué)生的學(xué)籍檔案材料具有比較典型的原生性特征，學(xué)生受到應(yīng)有的獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰所呈現(xiàn)出的資料內(nèi)容，要在檔案歸檔過程中進(jìn)行及時(shí)有效的融入，及時(shí)做好歸檔工作，這樣才能充分體現(xiàn)其時(shí)效性和針對性。[1]”學(xué)籍檔案數(shù)字化管理迫在眉睫。2014年中辦、國辦的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：“各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用?！?016年底，浙江首次提出“最多跑一次”的服務(wù)創(chuàng)新模式。因此，高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化成為學(xué)籍管理發(fā)展的必然趨勢，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能夠有效推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，在學(xué)籍管理應(yīng)用領(lǐng)域發(fā)揮積極作用。

1“互聯(lián)網(wǎng)+”與學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的實(shí)質(zhì)

根據(jù)2015年國務(wù)院印發(fā)《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》，“互聯(lián)網(wǎng)+”與學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的實(shí)質(zhì)簡單說就是“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)籍管理，但并不是兩者簡單相加，而是利用信息通信技術(shù)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)化和集成作用，讓互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)籍管理進(jìn)行深度融合，使得傳統(tǒng)的學(xué)籍管理能夠適應(yīng)當(dāng)下的新發(fā)展，從而最終能應(yīng)用于學(xué)校的基層工作中?！翱茖W(xué)技術(shù)能夠?qū)W(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)庫、檔案的實(shí)體、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)以及用戶的信息完全地集中在智能的數(shù)字信息平臺之下，有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的挖掘、整合和利用。[2]”當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)架構(gòu)學(xué)籍管理數(shù)字化平臺的過程中，新舊管理模式碰撞，必然會產(chǎn)生一系列問題，因此在技術(shù)層面上不斷升級，轉(zhuǎn)變管理工作者根深蒂固的理念與工作方式，建立科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍管理模式尤為重要。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的現(xiàn)狀

信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，除了全國統(tǒng)一使用的中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)），我國各大高校也開始重視電子學(xué)籍檔案應(yīng)用，紛紛投入資金與技術(shù)，建立起自己內(nèi)部使用的學(xué)籍信息管理平臺，但往往由于領(lǐng)導(dǎo)層面不夠重視，管理人員不適應(yīng)數(shù)字化管理模式，容易操作不當(dāng)，或者落后的配套設(shè)施與日益增長的管理需求之間的矛盾，管理過程中電子數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、電子學(xué)籍檔案更新遲緩、電子學(xué)籍信息丟失、學(xué)籍系統(tǒng)損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對學(xué)籍管理的時(shí)效性和完整性產(chǎn)生較大負(fù)面影響。

2.1學(xué)籍管理傳統(tǒng)理念亟待轉(zhuǎn)變

長期以來，高職院校學(xué)籍檔案管理在人們心中只是一項(xiàng)簡單的基礎(chǔ)性服務(wù)工作，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對學(xué)籍管理定義為收集整理數(shù)據(jù)、收藏管理檔案，最終編成名冊存檔的重復(fù)性簡單勞動(dòng)過程，因此在高職院校學(xué)籍管理體系中，管理人員多數(shù)并非對口的檔案專業(yè)出身，業(yè)務(wù)水平相對不高或參差不齊。沒有接受過檔案專業(yè)教育與培訓(xùn)的非專業(yè)人員，做專業(yè)的學(xué)籍管理工作，缺少高水平的專業(yè)素質(zhì)，無法形成規(guī)范的理論體系和工作模式，容易造成學(xué)籍檔案雜亂無章的局面?！扒逦敱M的著錄，有助于提高檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率和效率，也有利于構(gòu)建學(xué)生信息資源庫，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生信息的統(tǒng)一管理。[3]”

2.2技術(shù)手段與實(shí)際需求不符

要實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”在學(xué)籍管理中的充分應(yīng)用，必須根據(jù)學(xué)籍管理的實(shí)際需求定制配套的數(shù)字化平臺，并且有合格的硬件設(shè)施保證服務(wù)器順利運(yùn)行。從目前發(fā)展來看，高職院校使用的學(xué)籍信息平臺功能大同小異，基本能滿足學(xué)籍成績記載、排課調(diào)課等需求，但部分服務(wù)器在登錄人數(shù)過多、載入量過大時(shí)仍會出現(xiàn)系統(tǒng)卡死、崩潰現(xiàn)象，說明部分學(xué)校未投入充足的資金改造升級平臺，遠(yuǎn)不及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于教學(xué)的投入力度。數(shù)字化管理系統(tǒng)不健全，便無法將互聯(lián)網(wǎng)充分應(yīng)用于學(xué)籍管理，從而影響工作效率。

另外，學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理缺乏一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的制度化體系。“各個(gè)學(xué)籍管理系統(tǒng)相互之間缺少兼容性、信息利用率偏低。[4]”不同檔案管理部門使用不同開發(fā)商的不同系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化格式，學(xué)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)不能對接，人工調(diào)整格式導(dǎo)入平臺過程中容易出現(xiàn)紕漏，造成重復(fù)性勞動(dòng)。對學(xué)生而言，需要記錄多個(gè)平臺入口，不同的登錄賬號與密碼，對學(xué)習(xí)造成極大不便。將互聯(lián)網(wǎng)順利應(yīng)用于學(xué)籍管理并整合開發(fā)學(xué)籍檔案信息的重要前提是數(shù)據(jù)格式與標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，缺乏完善的學(xué)籍信息體系與標(biāo)準(zhǔn)化格式極大地阻礙了學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的發(fā)展步伐。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用的對策

3.1構(gòu)建學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理人才培養(yǎng)路徑

學(xué)籍管理人員培訓(xùn)與學(xué)籍管理專業(yè)型人才培養(yǎng)全過程的有效融合是推進(jìn)學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理人才培養(yǎng)的實(shí)踐探索路徑，“管理人員需要重視對管理的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行完善，內(nèi)部環(huán)境具體是指管理制度、管理內(nèi)容以及人員素質(zhì)水平等。[5]”通過梳理學(xué)籍管理人員培訓(xùn)與專業(yè)型人才培養(yǎng)的現(xiàn)實(shí)意義，加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的職責(zé)意識，優(yōu)化學(xué)籍管理人員配置，從而提高學(xué)籍管理數(shù)字化水平，使得學(xué)籍管理工作達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)。

3.1.1落實(shí)學(xué)籍管理職責(zé)，建立培訓(xùn)考核機(jī)制

一是完善學(xué)籍管理崗位職責(zé)。實(shí)行以職定崗，以崗定責(zé)，增強(qiáng)學(xué)籍管理人員的工作責(zé)任心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，重視檔案開發(fā)，履行工作職責(zé)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，從“檔案管理者”向“檔案服務(wù)者”轉(zhuǎn)變[6]。二是強(qiáng)化培訓(xùn)機(jī)制。通過對新入職學(xué)籍管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)學(xué)籍信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容，以邀請平行單位參觀、開展學(xué)籍工作交流會、接受紀(jì)檢督察等形式，深入學(xué)習(xí)學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理一系列制度精神，開展廉政自查工作和典型示范、警示教育，提高學(xué)籍工作者整體素質(zhì)。三是建立健全考核監(jiān)督機(jī)制。針對互聯(lián)網(wǎng)新形勢下學(xué)籍管理的新情況、新問題，為轉(zhuǎn)變以往的工作作風(fēng)，扎實(shí)推進(jìn)學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用工作順利開展，應(yīng)健全考核制度，通過廉政談話、自查報(bào)告、群眾舉報(bào)等方式，形成完整的考核監(jiān)督制度體系。四是完善激勵(lì)和競爭機(jī)制。全面實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍工作者的積極性，增強(qiáng)緊迫感。

3.1.2優(yōu)化學(xué)籍人員配置，培養(yǎng)復(fù)合型人才

目前高職院校學(xué)籍檔案管理人員多數(shù)專業(yè)不限，未接受過專業(yè)的檔案管理教育，更不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，但在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于學(xué)籍管理的大前提下，優(yōu)化學(xué)籍人員配置顯得尤為重要。學(xué)籍工作者不僅需要檔案管理專業(yè)知識人才，也需要引進(jìn)信息工程技術(shù)人員，互幫互助，各司其職，從而組建出一支能應(yīng)對“互聯(lián)網(wǎng)+”學(xué)籍?dāng)?shù)字化建設(shè)的新型管理模式的隊(duì)伍。為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍建設(shè)能力的雙向提升，高職院校應(yīng)定期開展檔案知識與計(jì)算機(jī)操作等業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高應(yīng)變能力，讓單一的專業(yè)型人才向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，為學(xué)籍?dāng)?shù)字化建設(shè)提供保障。

3.2健全學(xué)籍?dāng)?shù)字化平臺管理體系

3.2.1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全數(shù)字化管理系統(tǒng)

學(xué)籍?dāng)?shù)字化平臺的突出特點(diǎn)在于其全新的數(shù)字化技術(shù)體系，為推進(jìn)學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用，需要購入高質(zhì)量的新型數(shù)字基礎(chǔ)配套設(shè)施。高職院校要建立專項(xiàng)資金，用于采購穩(wěn)定且存儲量大的服務(wù)器，提升局域網(wǎng)載入速度，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)與校內(nèi)網(wǎng)聯(lián)結(jié)力度。學(xué)籍檔案電子化并不意味著放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔，而是要雙管齊下，既要沿用紙質(zhì)存檔的習(xí)慣，又要同步上傳到云端，只有這樣才能最大限度保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性，因此基礎(chǔ)的復(fù)印機(jī)與掃描儀也必不可少。另外，數(shù)字化平臺最大的風(fēng)險(xiǎn)來自信息安全。務(wù)必要完善個(gè)人信息和公共數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，將信息安全理念貫穿到建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)及使用等各環(huán)節(jié)，健全一體化安全管控體系，定期開展風(fēng)險(xiǎn)安全測評，堅(jiān)持安全和發(fā)展并駕齊驅(qū)，保證數(shù)字化平臺運(yùn)行的安全、穩(wěn)定與高效。

3.2.2推進(jìn)數(shù)字化制度建設(shè)，保障學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)安全

學(xué)籍檔案的最大特點(diǎn)是原始性和唯一性，與學(xué)生的切身利益密切相關(guān)。隨著互聯(lián)網(wǎng)越來越深入地應(yīng)用于學(xué)籍管理，檔案資源的開發(fā)力度不斷增大，利用頻率不斷增高，解決檔案保管的安全問題日益凸顯。為避免紙質(zhì)檔案破損、涂改、丟失甚至被盜，在上級部門的鼓勵(lì)與指導(dǎo)下數(shù)字化平臺逐步建立、日益成熟，然而電子文檔損壞丟失的缺點(diǎn)伴隨而來?！皣?yán)密的組織流程是保證檔案數(shù)字化工作的基本保證?？梢詣澐譃閿?shù)字化前處理、數(shù)字化實(shí)施、質(zhì)量檢測、成果制作幾個(gè)階段。[7]”各大高校應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的電子檔案管理辦法，結(jié)合本校實(shí)際情況，規(guī)范數(shù)字化管理制度，為學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理與應(yīng)用提供制度保障，增強(qiáng)學(xué)籍檔案信息的安全性和私密性。

4結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)的大背景下，高職院校務(wù)必摒棄傳統(tǒng)管理方式，與時(shí)俱進(jìn)，“學(xué)籍信息化的管理應(yīng)該堅(jiān)持‘可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)”，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用于學(xué)籍管理，打造學(xué)籍檔案的科學(xué)化管理模式。同時(shí)注重提升學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和責(zé)任意識，定期組織開展培訓(xùn)，互通有無，建立健全學(xué)籍?dāng)?shù)字化平臺管理體系，為學(xué)籍檔案管理營造一個(gè)安全、健康的數(shù)字化營壘，真正實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)籍檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，形成職業(yè)院校建設(shè)發(fā)展的嶄新局面。

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基金項(xiàng)目：本文系浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院2021年度院級科研項(xiàng)目《“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理研究》（編號：KY202107）研究成果。

作者簡介：陶杰文（1989—），女，碩士，研究方向?yàn)楦叩嚷殬I(yè)教育管理。