淺談基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核

鐘少芬

漳州市長(zhǎng)泰環(huán)境監(jiān)測(cè)站

1 引言

了解環(huán)境水平，進(jìn)行環(huán)境監(jiān)測(cè)，是開(kāi)展一切環(huán)境工作的前提，通過(guò)內(nèi)部審核可以完善質(zhì)量體系，鞏固實(shí)驗(yàn)室薄弱環(huán)節(jié)，提升實(shí)驗(yàn)室管理水平，提高環(huán)境監(jiān)測(cè)水平與監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，從而為環(huán)境工作高質(zhì)量進(jìn)行提供強(qiáng)有力的保障。

2 基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核的作用

2.1 提高體系有效性與實(shí)用性

質(zhì)量負(fù)責(zé)人通過(guò)內(nèi)部審核的結(jié)果可以了解整個(gè)管理體系的運(yùn)行情況，從而有針對(duì)性地對(duì)實(shí)驗(yàn)室或辦公室提出整改意見(jiàn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步修訂管理體系，提高管理體系的有效性和實(shí)用性。

2.2 提高機(jī)構(gòu)整體水平

內(nèi)部審核是對(duì)人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)徹頭徹尾的一次自查，是一次全面的質(zhì)量管理過(guò)程，實(shí)驗(yàn)室每次內(nèi)審，都是在加強(qiáng)全體人員的質(zhì)量意識(shí)，提升機(jī)構(gòu)的整體水平。

2.3 提高管理成效。

內(nèi)部審核是管理評(píng)審輸入的主要信息之一，其結(jié)果能為管理者提供準(zhǔn)確有效地信息，讓管理者了解體系運(yùn)行狀況，從而為管理者的決策和目標(biāo)制定等提供有效依據(jù)。

2.4 提高內(nèi)審隊(duì)伍素質(zhì)，提升內(nèi)審實(shí)施效率

內(nèi)審員的審核水平是內(nèi)部審核質(zhì)量的關(guān)鍵，擁有足夠的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)才能準(zhǔn)確判斷和分析問(wèn)題的存在，每進(jìn)行一次內(nèi)審，內(nèi)審員均能在運(yùn)用法律法規(guī)、認(rèn)證認(rèn)可行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定生態(tài)環(huán)境機(jī)構(gòu)評(píng)審補(bǔ)充要求及管理體系中鞏固知識(shí)、拓展思路，自身的審核技能也能得到再一次的提高[1]。

3 基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部審核的步驟及審核要點(diǎn)

內(nèi)部審核是整個(gè)管理體系運(yùn)行中一種自我評(píng)價(jià)、自我完善、自我糾錯(cuò)、自我改進(jìn)的機(jī)制[2-4]。大體上可分為三個(gè)階段：審核策劃與審核準(zhǔn)備；審核實(shí)施與審核報(bào)告，包括：首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、末次會(huì)議、內(nèi)審報(bào)告的編制與分發(fā)；糾正措施與跟蹤驗(yàn)證。

3.1 審核策劃與審核準(zhǔn)備

主要是編制年度內(nèi)審計(jì)劃與內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃。年度內(nèi)審計(jì)劃重點(diǎn)在于從整體上確定什么時(shí)間以什么方式審核哪一塊的內(nèi)容，該計(jì)劃由質(zhì)量負(fù)責(zé)人制定，站長(zhǎng)批準(zhǔn)；內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃表則落到實(shí)處，主要是確定審核的目的、范圍、依據(jù)、審核組長(zhǎng)及成員、審核時(shí)間與地點(diǎn)、首次會(huì)議與末次會(huì)議的時(shí)間、審核組人員分工、內(nèi)審報(bào)告提交時(shí)間及發(fā)放范圍等，內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃，內(nèi)審做得好的前提是內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃表做得好，其關(guān)鍵在于審核依據(jù)要正確，審核頻次要明確，審核組人員分工要準(zhǔn)確。內(nèi)審員要時(shí)刻關(guān)注檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定相關(guān)的法律法規(guī)，不斷學(xué)習(xí)實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行與管理知識(shí)、儀器設(shè)備使用與維護(hù)、監(jiān)督管理等信息；審核組長(zhǎng)要充分了解審核組成員，并根據(jù)他們擅長(zhǎng)的專業(yè)領(lǐng)域，合理分配審核工作。

3.2 審核實(shí)施與審核報(bào)告

主要是首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、末次會(huì)議、內(nèi)審報(bào)告的編制與分發(fā)。內(nèi)審檢查表是指導(dǎo)內(nèi)審工作按內(nèi)審計(jì)劃順利開(kāi)展的關(guān)鍵。內(nèi)審檢查表是依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)制定的全面且符合本機(jī)構(gòu)的檢查內(nèi)容，要覆蓋管理體系的所有要素，所有部門(mén)，所有場(chǎng)所和所有監(jiān)測(cè)活動(dòng)，內(nèi)審檢查表并不是一成不變的，內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不適合不恰當(dāng)對(duì)檢查內(nèi)容進(jìn)行增減，逐步形成適合本機(jī)構(gòu)檢查表。內(nèi)審員按照檢查表規(guī)定的核查內(nèi)容要求對(duì)機(jī)構(gòu)、人員、場(chǎng)所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、管理體系以及行業(yè)特殊要求等方面如實(shí)進(jìn)行核查，實(shí)際核查過(guò)程有以下一些容易忽略的細(xì)節(jié)，①人員受控情況，基層監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)由于人員不足，每位實(shí)驗(yàn)操作人員均需負(fù)責(zé)大量實(shí)驗(yàn)，審核時(shí)要注意是否存在未持證進(jìn)行實(shí)驗(yàn)的情況；②儀器情況，注意使用的儀器是否按時(shí)進(jìn)行檢定，檢定完成之后是否進(jìn)行確認(rèn)，是否進(jìn)行期間核查，儀器使用記錄、維護(hù)記錄是否完整，關(guān)聯(lián)儀器的使用記錄是否一致，如純水機(jī)水質(zhì)測(cè)定中電導(dǎo)率與pH計(jì)的使用記錄應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)起來(lái)，否則為臨時(shí)補(bǔ)錄或缺錄，要引起重視；③原始記錄是否全程留痕，需要單獨(dú)采樣的如pH、COD、BOD5、硫化物、油類、糞大腸菌群、有機(jī)物、懸浮物等是否按要求進(jìn)行單獨(dú)采樣，全程序空白與平行樣要合乎規(guī)范，樣品編號(hào)是否具有唯一性；④質(zhì)控的方式是否正確，如懸浮物、石油類、濁度等不能做平行樣，質(zhì)控結(jié)果表達(dá)是否滿足要求；⑤供應(yīng)品、試劑、消耗材料等的購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)是否符合要求，相應(yīng)的檢查及驗(yàn)收記錄；⑥文件的發(fā)布和廢止是否按要求及時(shí)記錄；⑦監(jiān)測(cè)報(bào)告的相關(guān)信息是否與程序文件規(guī)定的內(nèi)容一致，CMA 章的使用是否正確，不僅僅是使用范圍是否正確，還需關(guān)注CMA 章蓋的位置及大小是否符合要求；⑧現(xiàn)場(chǎng)操作是否規(guī)范，樣品在運(yùn)輸、接收、制備、處置、存儲(chǔ)過(guò)程中應(yīng)予以控制和記錄，當(dāng)樣品需要存放或養(yǎng)護(hù)時(shí)，應(yīng)保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件等；⑨對(duì)上一次內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不符合工作的糾正活動(dòng)實(shí)施情況和效果進(jìn)行復(fù)查，關(guān)注相同的不符合項(xiàng)是否已能避免再發(fā)生。審核完成后編制審核報(bào)告，報(bào)告由內(nèi)審組長(zhǎng)編制，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，該報(bào)告是管理評(píng)審的依據(jù)之一[5]。

3.3 糾正措施與跟蹤驗(yàn)證

主要是對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)和質(zhì)量體系薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)糾正，提出糾正措施并對(duì)糾正措施的實(shí)施組織評(píng)審，同時(shí)做好跟蹤驗(yàn)證工作。內(nèi)審提出不符合項(xiàng)要形成書(shū)面提請(qǐng)單并送達(dá)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人，相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)組織有關(guān)人員對(duì)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行原因分析，確定不符合項(xiàng)的糾正措施、措施實(shí)施人員和完成時(shí)限，內(nèi)審員負(fù)責(zé)對(duì)其發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)的糾正措施有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。該部分的關(guān)鍵在于態(tài)度，相關(guān)人員要認(rèn)真對(duì)待內(nèi)審查找出來(lái)的問(wèn)題，分析產(chǎn)生的原因并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題，同時(shí)能舉一反三，避免相同的問(wèn)題在之后的工作中出現(xiàn)。對(duì)需要較長(zhǎng)時(shí)間糾正的不符合項(xiàng)可以分段進(jìn)行，或轉(zhuǎn)入下一個(gè)內(nèi)審周期進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證[4]。

4 基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核過(guò)程中存在的問(wèn)題

4.1 內(nèi)審核查表空泛

這是基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)最為普遍的問(wèn)題，基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審核查表通常是按照通用要求及行業(yè)補(bǔ)充要求內(nèi)容制定，是最基礎(chǔ)的形式，未結(jié)合實(shí)際工作，審核內(nèi)容過(guò)于片面，并且長(zhǎng)時(shí)間使用同一份檢查表有時(shí)甚至審核標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)變更而不自知，且年復(fù)一年的提出幾個(gè)比較好整改的不符合項(xiàng)，內(nèi)審活動(dòng)流于形式。

4.2 內(nèi)審員專業(yè)性不夠

基層內(nèi)審員大部分是科室內(nèi)人員兼任，不具備獨(dú)立于內(nèi)審活動(dòng)的要求且非專業(yè)無(wú)法發(fā)現(xiàn)深層次問(wèn)題，另外基層內(nèi)審員包括質(zhì)量負(fù)責(zé)人大都缺乏持續(xù)性的培訓(xùn)，一般是培訓(xùn)一次管一生，知識(shí)結(jié)構(gòu)無(wú)法做到真正意義上的與時(shí)俱進(jìn)。

4.3 內(nèi)審結(jié)果落實(shí)不到位

內(nèi)部審核內(nèi)審查出來(lái)的不符合項(xiàng)得不到重視，落實(shí)情況跟蹤不利，有時(shí)不符合規(guī)定的問(wèn)題一再出現(xiàn)或者甚至自己查出的問(wèn)題自己整改，缺乏全員參與，甚至完全沒(méi)有實(shí)實(shí)在在的進(jìn)行審核，只是做做材料，應(yīng)付檢查，達(dá)不到內(nèi)部審核的初衷。

5 提高基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核效率的措施

5.1 提高內(nèi)審質(zhì)量和效率

持續(xù)改進(jìn)內(nèi)審核查表，結(jié)合通用要求、行業(yè)補(bǔ)充要求及實(shí)際工作中的內(nèi)容，列出周密的檢查清單，內(nèi)審員對(duì)自己審核范圍內(nèi)的要素要做到心中有數(shù)，檢查出什么問(wèn)題就大膽提出，存在的問(wèn)題只有解決才能促進(jìn)整個(gè)機(jī)構(gòu)的完善，內(nèi)審才有意義。除此之外，還要保證內(nèi)部審核程序具有較強(qiáng)的完善性和規(guī)范性，對(duì)內(nèi)審工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)劃分，確保其滿足實(shí)際工作需求，對(duì)相關(guān)人員統(tǒng)一開(kāi)展內(nèi)審工作起到一定的指導(dǎo)作用，并對(duì)內(nèi)審行為進(jìn)行有效規(guī)范，切實(shí)提高基層環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)審質(zhì)量和效率。為了保證內(nèi)審工作能夠順利進(jìn)行，還需要提供大量的人力、物力和財(cái)力等資源，同時(shí)還要做好各項(xiàng)監(jiān)督協(xié)調(diào)工作，因此，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)審工作的重視力度，才能有效實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行果斷決策，避免出現(xiàn)內(nèi)審工作過(guò)于形式化和表面化，切實(shí)發(fā)揮內(nèi)審工作的實(shí)際效能。

5.2 提高內(nèi)審工作人員綜合素質(zhì)

對(duì)于內(nèi)審工作人員來(lái)說(shuō)，其是具體工作內(nèi)容的主要執(zhí)行者，同時(shí)也是責(zé)任的主要承擔(dān)者，因此，必須要提高內(nèi)審員內(nèi)審水平和綜合素質(zhì)，確保其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、良好的表達(dá)能力和熟練的計(jì)算機(jī)操作，同時(shí)還要要求內(nèi)審員要定期參加培訓(xùn)，培訓(xùn)不應(yīng)是一次性的，而應(yīng)隨著評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的變化不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)最新的知識(shí)與審核技巧，或者邀請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富的專家指導(dǎo)，多同其他內(nèi)審員交流審核經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方式來(lái)提高內(nèi)審實(shí)力，有利于構(gòu)建一支業(yè)務(wù)硬、素質(zhì)高的內(nèi)審隊(duì)伍。除此之外，內(nèi)審工作的開(kāi)展還要取得審核部門(mén)的理解和支持，內(nèi)審人員需要積極主動(dòng)的參與并監(jiān)督責(zé)任部門(mén)的整改工作，自主找尋其中存在問(wèn)題的原因并提出針對(duì)性解決措施，同時(shí)還要加強(qiáng)內(nèi)部的溝通交流，才能切實(shí)發(fā)揮內(nèi)審工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

5.3 加強(qiáng)內(nèi)審工作跟蹤驗(yàn)證

鼓勵(lì)全員參與，加強(qiáng)后期問(wèn)題的跟蹤驗(yàn)證，影響環(huán)境監(jiān)測(cè)內(nèi)部審核質(zhì)量的因素有很多，如周密的內(nèi)審檢查表、經(jīng)驗(yàn)與學(xué)識(shí)豐富的內(nèi)審員、領(lǐng)導(dǎo)重視、做好問(wèn)題的跟蹤與糾正等，前幾個(gè)都是客觀條件，無(wú)法一蹴而就，做好問(wèn)題的跟蹤與驗(yàn)證卻是主觀問(wèn)題，是想做就能做好的，檢查出問(wèn)題要傳達(dá)到具體人員，通常內(nèi)審員要將問(wèn)題書(shū)面反饋給相應(yīng)負(fù)責(zé)人，由實(shí)驗(yàn)室/辦公室負(fù)責(zé)人指定具體人員對(duì)問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)，分析產(chǎn)生不符合項(xiàng)的原因并采取有效措施改進(jìn)，實(shí)驗(yàn)室/辦公室負(fù)責(zé)人跟蹤整改過(guò)程的進(jìn)行，確認(rèn)改進(jìn)結(jié)果，內(nèi)審員最后進(jìn)行驗(yàn)證，一個(gè)流程下來(lái)多方參與，既體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)審工作的重視，促使內(nèi)審才能真正起到作用，對(duì)接下來(lái)內(nèi)審工作起到了良好的示范效果。

6 結(jié)語(yǔ)

環(huán)境監(jiān)測(cè)內(nèi)部審核是監(jiān)測(cè)站質(zhì)量管理體系是否有效運(yùn)行的一種自我診斷的方式，是第一方審核，也是嚴(yán)把監(jiān)測(cè)質(zhì)量管理的第一道關(guān)口，其目的是改進(jìn)，從提高內(nèi)審員的素質(zhì)、提高內(nèi)審活動(dòng)的實(shí)施效率，提高不符合項(xiàng)的分析及解決等方面開(kāi)展工作，做到持續(xù)改進(jìn)[6-7]，只有做好自己查自己，才能更好地提升管理體系的實(shí)用性，才能保證環(huán)境監(jiān)測(cè)工作始終維持在一個(gè)較高的水平。