事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新對策探究

李 茜 吳連勝

(黑龍江省林業(yè)設(shè)計研究院，黑龍江 哈爾濱 150080)

事業(yè)單位是指由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。這類單位一般擁有龐大而復(fù)雜的信息，且信息涉及面較為廣泛，因此事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，其關(guān)系到事業(yè)單位運(yùn)行的效率與秩序。在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作也受到了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的沖擊，隨著各種高科技技術(shù)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的辦公領(lǐng)域，相關(guān)的管理工作也必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新，如此才能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的辦公提供便利。目前事業(yè)單位檔案管理中仍存在諸多問題，這些問題也限制著檔案管理工作的發(fā)展，因此應(yīng)針對問題展開具體分析并且探索相應(yīng)的創(chuàng)新策略，從而不斷推動事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對檔案管理的發(fā)展缺乏關(guān)注

檔案管理工作伴隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展正在發(fā)生著巨大的改變，其改變速度是十分迅速的，而檔案管理技術(shù)的優(yōu)化也使其難度與重要性有所提升，但這一點(diǎn)卻被眾多事業(yè)單位所忽視，而這種忽視貫穿于檔案管理全過程。首先，管理層缺乏對檔案管理工作的重視，他們?yōu)榱双@取更高的經(jīng)濟(jì)效益，在人力資源獲取、技術(shù)人員培養(yǎng)等方面投入了大量的精力與心血，卻輕視了檔案管理工作對于業(yè)績的輔助效果，從而導(dǎo)致檔案管理工作被邊緣化。其次，檔案管理工作人員本身對自身的工作就缺乏正確的認(rèn)識，由于重視度的欠缺導(dǎo)致其不能不斷精進(jìn)自身的管理能力，甚至對于檔案管理的工作內(nèi)容都不明確，這也使檔案管理喪失了支持作用，使事業(yè)單位在運(yùn)行時檔案管理不能有效的進(jìn)行信息共贏[1-3]。

1.2 檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于檔案管理學(xué)是一門正處于發(fā)展時期的學(xué)科，所以市場中專業(yè)的檔案管理人才是十分稀缺的，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并不是科班出身，而是由年齡教長的非檔案部門工作人員轉(zhuǎn)調(diào)至檔案部門，如此，不僅其專業(yè)水平有所欠缺，且年齡普遍偏高。這也導(dǎo)致了很多檔案管理人員并不能及時地掌握信息技術(shù)，無法適應(yīng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案管理工作處于滯后狀態(tài)。更有甚者，很多事業(yè)單位并沒有聘請專職的檔案管理員，而是由其他職位的工作人員兼職檔案管理工作，此類人員既欠缺工作經(jīng)驗(yàn)也缺乏專業(yè)知識，且因檔案管理工作為兼職并不能及時、有效的接受相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)水平知識得不到提升。

1.3 部分事業(yè)單位檔案管理的方式落后

信息化發(fā)展是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，而現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)也為事業(yè)單位檔案管理工作帶來了重要的創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇。但在事業(yè)單位中，新興的檔案管理技術(shù)應(yīng)用并不普遍，很多單位仍然沿用傳統(tǒng)落后的管理方式，既沒有配備相應(yīng)的電子設(shè)備，也沒有對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，這也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

從事業(yè)單位發(fā)展角度出發(fā)，檔案管理工作效率的優(yōu)化及利用水平的提升都是建立在管理理念轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上的，只有當(dāng)事業(yè)單位內(nèi)部樹立了正確的管理理念，并且不斷加強(qiáng)其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉(zhuǎn)變需要通過高效的宣傳來實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對于檔案管理工作具有明確的認(rèn)知與重視，同時呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此更能夠提升內(nèi)部檔案管理工作的全面性。而這一切需要內(nèi)部管理人員起到模范帶頭作用，通過管理層的帶動與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實(shí)現(xiàn)員工對檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變。

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變自身的思想觀念和管理觀念，應(yīng)用先進(jìn)的管理方法提升本單位的檔案管理工作質(zhì)量。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的一些實(shí)質(zhì)問題，對問題解決的方式進(jìn)行研究和探索[4-6]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理工作制度的建設(shè)

結(jié)合實(shí)際工作情況發(fā)現(xiàn)只有構(gòu)建良好的檔案管理體系才能有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。為此相關(guān)工作人員應(yīng)該在原有的制度之上對該制度進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)工作能夠全面發(fā)展，有效落實(shí)。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該針對檔案管理工作內(nèi)容，根據(jù)工作特點(diǎn)和工作要求，了解實(shí)際工作中存在的問題和工作實(shí)際情況，切實(shí)履行檔案管理機(jī)制，以此明確整個事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展方向。在當(dāng)今的時代背景下，革新檔案管理工作已經(jīng)是必然發(fā)展，這一過程中，約束檔案管理工作人員的行為十分重要，這是確保檔案管理規(guī)范性和時效性的重要方法，同時也能將檔案管理的獨(dú)立性發(fā)揮出來。針對該工作制定相應(yīng)的賞罰制度是不容忽視的工作內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)可以給予優(yōu)秀員工一些物質(zhì)和精神獎勵，以此激發(fā)其工作熱情，對工作質(zhì)量差，消極的工作者采取懲罰措施，以此保證檔案管理工作的穩(wěn)定實(shí)施。

2.3 提高檔案資料的利用效率

為了提高當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料管理工作效率和檔案利用率，應(yīng)在實(shí)際工作中積極構(gòu)建信息局域網(wǎng)。信息技術(shù)的融入既為單位檔案室提供了檔案管理便利，同時也為查找檔案的人員提供了查找便利。雖然利用電子信息技術(shù)能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供更為便利的查詢方法，但檔案的保密工作也隨之變得困難。為此工作人員要在不斷實(shí)踐過程中維護(hù)和加強(qiáng)資料的保密工作，強(qiáng)化責(zé)任化管理，以此保證整個局域網(wǎng)系統(tǒng)正常安全的運(yùn)營。針對這方面工作內(nèi)容，檔案管理者應(yīng)定期組織各部門人員對整個檔案室的磁盤陳列、掃描器以及服務(wù)器等儲存檔案資料的設(shè)備進(jìn)行檢查，對檔案信息網(wǎng)站和數(shù)字化掃描系統(tǒng)進(jìn)行病毒全面檢查，以此保證檔案信息的安全性[7-9]。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員，其工作的保密性和服務(wù)性極強(qiáng)，這也致使相關(guān)工作者需具備較高的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。為此，事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織檔案管理者參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此學(xué)習(xí)檔案管理知識。同時學(xué)會利用先進(jìn)的信息技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)檔案管理，能夠在工作過程中利用信息采集的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的歸檔和處理。當(dāng)然建立相應(yīng)的獎罰制度是不可缺少的，事業(yè)單位可以根據(jù)工作者的工作態(tài)度和工作能力適當(dāng)?shù)靥岣咂涔べY待遇，確保能夠?qū)?yōu)秀人才留在事業(yè)單位中，從而減少檔案管理人員的流動[10]。

3 結(jié)論

綜上所述，對于事業(yè)單位來說，檔案管理是十分重要且不能忽視的工作內(nèi)容。但當(dāng)前我國的事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題，為了確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性，提高檔案工作管理的工作質(zhì)量，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要積極將檔案管理的信息化建設(shè)提上日程，同時建設(shè)合理的檔案管理體系，構(gòu)建公開的透明獎罰制度，從而全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。