水利工程檔案管理的研究

李海峰 王 惠

(1.黑龍江省盛泰安全評價檢測有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080；2.東北師范大學，吉林 長春 130024)

1 水利工程檔案管理現(xiàn)狀

在日常的工作中，工程竣工驗收環(huán)節(jié)，檔案的真實性、完整性是十分重要的考核要素。檔案管理之所以難度大，是因為環(huán)節(jié)復(fù)雜、周期長、進度滯后于施工進度，所以會產(chǎn)生較為多的問題。

2 水利工程檔案管理存在問題

2.1 執(zhí)行力弱、監(jiān)督與監(jiān)管不到位

整個工程管理對檔案管理不夠重視，其表現(xiàn)為執(zhí)行力度不夠，且缺少相應(yīng)的有效措施(監(jiān)督措施和懲罰措施)[1]。沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，有些檔案單位用著自己的管理標準，有些采用國家標準，有些采用地方標準，在現(xiàn)實工作中，檔案管理急需統(tǒng)一化與規(guī)范標準化[2]。

2.2 歸檔文件時效性差，材料參差不齊

水利工程的資料，不同于其他工程，工程周期久，資料量較大[3]，其建設(shè)進度與收集進度不統(tǒng)一，單位不重視檔案管理，導致檔案整理與歸檔不規(guī)范不明確，并缺少統(tǒng)一的管理標準。

2.3 檔案鑒定不嚴格，質(zhì)量不達標

檔案鑒定是檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，檔案鑒定門檻要求很高，是一項專業(yè)的工作，需要實事求是、嚴謹認真[4]。但在實際的工作中效果差強人意，檔案鑒定把控不當、把控不嚴經(jīng)常發(fā)生，最終造成檔案質(zhì)量嚴重縮水。檔案鑒定把控的不嚴會造成檔案不真實與日常工作量增加，其原因之一是工作人員態(tài)度不夠認真，其工作專業(yè)性較差，甚至有時會疏忽大意；二是沒有弄清歸檔范圍，沒有分清可歸檔的文件，導致混亂歸檔，從而使檔案整體不夠完整[5]，最后造成損失。

2.4 檔案整體不全，缺項、缺失、漏項嚴重

從所屬項目與專業(yè)領(lǐng)域看，檔案在建設(shè)的過程中，分為不同階段，其階段互相聯(lián)系又相互區(qū)別；從單位的類型來看，他們都是圍繞著整個工程所產(chǎn)生的資料[6]。在實際工作中，水利工程檔案的文件歸檔工作存在的問題表現(xiàn)為下面三點：一是收集檔案時沒有明確與確認工程項目的五類文件資料[7]，最終使得文件資料被遺失與弄錯；二是有些文件資料會隨著時間與施工情況做出及時調(diào)整，收集文件材料及時性差，未能隨時收集；三是職責不統(tǒng)一與不協(xié)調(diào)，中間會存在灰色地帶，無人去管理。收集檔案資料由建設(shè)管理單位去做，而施工一方只負責施工的各項工作，兩單位的很多規(guī)章制度、管理制度、工作理念等各不相同，因此文件在收集過程中工作存在困難與漏洞[8]。

2.5 工作人員專業(yè)素質(zhì)不高、崗位不固定

從事檔案管理的人員，其自身的專業(yè)素質(zhì)與信息素養(yǎng)影響著歸檔質(zhì)量與效率[9]。在水利工程建設(shè)中采取分部工程施工，依據(jù)工程的不同分部劃分，施工單位會劃分不同的部門，而檔案管理員往往由辦公室人員擔當。大部分檔案管理人員存在幾個問題，分別是：一是專業(yè)素質(zhì)不高，絕大多數(shù)工作人員調(diào)崗調(diào)用，其人員也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓與學習，在工作中缺乏相應(yīng)的知識，對工作的步驟與流程也很陌生；二是專職檔案管理人員缺失，沒有相應(yīng)設(shè)立檔案管理部門；三是認識不夠，認識是檔案工作的基礎(chǔ)，只有打好基礎(chǔ)才能勝任此項工作，往往認識不到位會導致對工作不重視的情況發(fā)生。

3 解決檔案管理存在問題的建議

3.1 優(yōu)化檔案全過程管理

3.1.1 明確管理中心

一是根據(jù)工作的實際情況，及時調(diào)整、制定與完善相應(yīng)規(guī)范、制度與程序，同時加大可控性與實施力度；二是配備專業(yè)人員，要做到人員的專業(yè)與人員的穩(wěn)定，并做好前期與后期的人員培訓與學習工作；三是總負責部門要嚴格實行管理、制度、標準統(tǒng)一化，并做好與配合好上級主管部門的監(jiān)督和指導。

3.1.2 明確管理依據(jù)

管理依據(jù)一定要以納入合同為主。檔案管理可以合同管理為依托，借助合同管理各種手段(法律監(jiān)督手段、經(jīng)濟處罰手段等)，加大檔案管理違規(guī)處罰力度，規(guī)范檔案整理與檔案歸檔。

3.1.3 明確管理手段

一是單位質(zhì)量手冊與管理制度綱要涵蓋檔案管理工作，在本單位中要明確體現(xiàn)檔案工作在單位控制范圍內(nèi)應(yīng)在單位管理中心添加相應(yīng)條款，確保實施效力[10]。二是在單位的文件、報告、會議記錄、日志、年月報等材料中，要如實記載關(guān)于檔案相關(guān)工作情況，將檔案工作合理的納入監(jiān)管體系[11]。

3.1.4 明確參與部門

檔案整理與管理需要多個部門和單位全面配合。水利工程的資料主要來工地檢測部門與施工部門等。

3.1.5 實施全過程控制

所謂全過程控制就是事前、事中、事后。通過介入、控制、驗收三步驟完成，事前介入尤為重要[12]，其控制著檔案工作整體的方向，對健全管理體制和管理規(guī)范起到承上啟下的作用。事中控制其目的是把好“質(zhì)量關(guān)”與“審核關(guān)”，事后驗收就是全部工程竣工完成后，檔案開始進行移交階段，將檔案工作的完成納入合同質(zhì)量保證金中，使用經(jīng)濟手段進行制約。

3.2 細化檔案歸檔

①明確范圍，保證資料完整。

②保證資料的及時有效性。

③保證原件的歸檔。

④確保資料文件收集的規(guī)范。一是確定文件其是否有歸檔價值[13]；二是全面審查材料的完整性等[14]；三是全面審查文件材料內(nèi)容，如是否破損、手續(xù)是否完整、內(nèi)容是否清晰等。

3.3 強化檔案整理

①確定檔案移交的方式[15]。檔案整理的要求與移交方式有關(guān)，不同的移交方式有著不同的檔案整理要求。按單位工程移交時，可參照合同項目檔案整理要求。

②檔案材料的分類。確定檔案移交的方式后，根據(jù)檔案部門下發(fā)的檔案管理文件，進行分類識別與歸檔[16]。

4 結(jié)語

隨著時代的進步，水利工程建設(shè)項目也日益增多，其工程檔案也逐漸受國家的重視。檔案是工程竣工后追溯的基石，對于將來行業(yè)的發(fā)展非常重要。進行詳細研究與統(tǒng)籌規(guī)劃，確保文件與材料前期完整與保質(zhì)保量，使檔案后期工作平穩(wěn)的進行，加強檔案人員的素質(zhì)與專業(yè)性刻不容緩。