煙草企業(yè)辦公室工作效率的提升策略

鐘思邈

摘要：隨著我國經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對于辦公效率的提升也有了新的要求，煙草企業(yè)辦公室的工作也正向規(guī)范化、效率化的目標不斷邁進。煙草企業(yè)的辦公室承擔著企業(yè)內(nèi)部各部門工作的領導職責，同時兼顧企業(yè)內(nèi)部與外界的溝通聯(lián)系工作，為企業(yè)未來的規(guī)劃發(fā)展提供必要的參謀咨詢?nèi)蝿?，因此提高煙草企業(yè)辦公室的工作效率直接關系到企業(yè)的整體運作水平，是建立高質(zhì)量現(xiàn)代化煙草企業(yè)所必須解決的重要課題。為了有效提高煙草企業(yè)辦公室的工作效率就需要理清煙草企業(yè)辦公室辦公效率的真正含義，同時針對性的提出改善辦公室工作效率的若干建議，為企業(yè)相關領導作為工作時的借鑒參考，以促進我國煙草企業(yè)向可持續(xù)發(fā)展轉變。

關鍵詞：煙草企業(yè)；辦公室效率；途徑

中圖分類號：F272 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-0000-01

煙草企業(yè)辦公室作為企業(yè)內(nèi)部綜合性的辦公服務機構，對內(nèi)承擔著公司內(nèi)部各部門工作協(xié)調(diào)、信息溝通及參謀監(jiān)督的任務，對外擔任著與其他企業(yè)的溝通接待工作，辦公室工作是企業(yè)內(nèi)部具有承上啟下作用的綜合辦公機構。由于辦公室工作具有繁復瑣碎的特點，因此對辦公室工作效率的管理是直接決定企業(yè)運行效率的重要因素，隨著國內(nèi)煙草企業(yè)不斷趨向規(guī)?；谄髽I(yè)辦公室的人才素質(zhì)、制度安排及管理觀念等多個方面都逐漸顯現(xiàn)出諸多問題，這直接影響到企業(yè)辦公室的辦公效率，合理分析煙草企業(yè)辦公室的工作效率需求，有針對性的提出改善優(yōu)化建設是保障企業(yè)更好更快發(fā)展的重要手段。

一、煙草企業(yè)辦公室工作效率的含義闡述

對于煙草企業(yè)辦公室效率的提升是一項復雜的系統(tǒng)性工程，為了提出科學的合理化建議就需要企業(yè)工作人員理清煙草企業(yè)辦公室對于辦公效率的真正需求含義。

1.煙草企業(yè)辦公室工作效率對辦公速度的要求

辦公速度是衡量企業(yè)辦公室辦公效率水平最為明顯的指標因素，但是對于現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范來看，辦公速度與工作效率并不是簡單的對等關系，工作效率在辦公速度上的體現(xiàn)一定需要將工作正確性考慮進來，在辦公室的實際工作中只有工作人員準確把握企業(yè)工作的發(fā)展方向，及時理會領導層面?zhèn)鬟_的決策部署，進而實現(xiàn)正確的落實部署這樣才是正確的提升工作效率的方式，若在辦公室的工作中只注重辦公速度而忽視對辦公準確性的重視，那反而會影響到企業(yè)的運作效率。

2.煙草企業(yè)辦公室工作效率對辦公規(guī)范的要求

制定科學的辦公室規(guī)范是煙草企業(yè)辦公室管理過程中的基本問題，同時也是決定企業(yè)辦公效率的關鍵因素，辦公效率與辦公規(guī)范是一對既統(tǒng)一又對立的整體，對于企業(yè)辦公室的管理來看制定工作規(guī)范并不意味著為工作施加條條框框，而提升辦公室的工作效率也不代表要打破企業(yè)辦公規(guī)范。現(xiàn)代化的辦公手段要求有效實現(xiàn)辦公規(guī)范與辦公效率之間的關系，使二者可以實現(xiàn)相輔相成，實現(xiàn)二者功能與效率上的動態(tài)統(tǒng)一，共同服務于企業(yè)的健康發(fā)展。

3.煙草企業(yè)辦公室工作效率對工作效果的要求

對于辦公室有效性評價的另一個重要因素就是工作效果，企業(yè)推進工作效率的最終目標也是為了達到企業(yè)的既定工作目標，從這個角度來考慮工作效果才是核定辦公室工作效率的第一要素。在采取有效的方法實現(xiàn)對工作效率的優(yōu)化之后，只有將提升的效率反應在強化效果及實際工作上，才可以真正得到工作效率的有效轉化。此外，對于工作細節(jié)的處理也是工作效率提升的外在表現(xiàn)，企業(yè)管理方法是否可以精致到位，是否符合企業(yè)實際的發(fā)展狀況直接決定了企業(yè)辦公室效率高低，這就要求工作人員將更多的注意力放在規(guī)章制度的細節(jié)處理上，強化企業(yè)精細化的管理理念，這樣才能提高企業(yè)的整體工作效率。

二、煙草企業(yè)辦公室工作效率的提升策略

1.制度規(guī)范是提高效率的根本保障

辦公室規(guī)章制度的制定是要求所有工作人員共同遵守，并且強調(diào)成員可以按照一定的程序辦事，在現(xiàn)代的企業(yè)管理制度中進行辦公室規(guī)范化建設是辦公室管理的工作靈魂，是提高辦公室工作效率的重要手段。企業(yè)辦公室工作通常具有瑣碎繁雜的特點，同時夾雜著大量的突發(fā)性事件，如果不能指定健全的規(guī)章制度，那么就會使得辦公室工作趨向散漫。在進行必要的制度建設之后，就可以將日常工作進行規(guī)范，為工作提供具體的操作步驟和要求，促進辦公室的工作向規(guī)范化、程序化及科學化發(fā)展。此外，針對企業(yè)不同的工作崗位確定其職責和權限，在企業(yè)辦公室內(nèi)建立崗位責任制，并按照指定的工作標準進行考核及獎懲，以達到充分調(diào)動起辦公室工作人員的積極性。

2.良好的觀念意識是提高效率的思想保證

為了高效調(diào)動起煙草企業(yè)辦公室的工作效率，只依靠規(guī)章制度是遠遠不夠，還要在工作人員之間樹立良好的工作觀念與意識，使工作人員始終保持旺盛的工作熱情。首先為了應對辦公室工作突發(fā)事件多的狀況，就需要幫助員工樹立起創(chuàng)新意識，使其可以更快的對工作中的新狀況進行反應，增強員工在實際工作中的主觀能動性。對于煙草企業(yè)辦公室的工作來說，更好完成工作的前提就是需要幫助員工樹立崗位責任意識，在辦公室的工作上做到無小事，對于所有工作都能以最飽滿的工作態(tài)度完成任務。

3.辦公自動化是提高效率的重要途徑

隨著國家發(fā)展水平的不斷提高，煙草企業(yè)的建設規(guī)模也逐漸擴大，為了有效提高企業(yè)日益復雜的辦公效率，就需要企業(yè)加大對辦公條件的優(yōu)化力度，為辦公室人員創(chuàng)新工作手段，顯著提升企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量與效率，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)成為促進企業(yè)辦公效率提高的必要手段。通過加強辦公室辦公自動化的程度，可以有效處理日益復雜的辦公數(shù)據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種公告的快速傳播，縮短了企業(yè)內(nèi)部信息流轉的時間。此外，應用現(xiàn)代化的辦公設備可以有效開展遠程工作部署，突破企業(yè)辦公在時間和地點上的限制，在促進辦公效率的同時還節(jié)約了辦公成本。

三、結束語

對于國內(nèi)煙草企業(yè)的發(fā)展而言，促進辦公效率的提升是實現(xiàn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的有效保障，工作效率作為評價辦公室工作的重要指標，是企業(yè)管理人員普遍重視的焦點。辦公室的工作具有范圍大、繁瑣及突發(fā)事件多的特點，因此改善企業(yè)辦工效率是一項復雜的系統(tǒng)性工程，這就要求企業(yè)管理人員認真總結實際工作中的方式方法，開展更加合理有序的辦公室工作，使得煙草企業(yè)辦公室真正發(fā)揮出其真正的作用與效果。

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