數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)策略探討

馬文青 林 峰

（山東醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，山東 濟(jì)南250002）

0 引言

高校檔案管理是教育教學(xué)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，在數(shù)字化時(shí)代背景下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都與信息化密切接軌，高校檔案信息化也成為大勢(shì)所趨。所謂檔案信息化，指在高校檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的普及應(yīng)用，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)、管理、服務(wù)等，是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式向數(shù)字信息化迭新的一個(gè)過(guò)程，幫助高校擺脫傳統(tǒng)檔案管理的老舊模式和觀念，提升檔案管理的效能，助力高校實(shí)現(xiàn)全面信息化教育建設(shè)的進(jìn)程，為高校進(jìn)一步完善發(fā)展夯實(shí)理論基礎(chǔ)[1]。

1 數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 有利于高校實(shí)現(xiàn)檔案管理的長(zhǎng)久發(fā)展

在數(shù)字化時(shí)代背景下，高校實(shí)施檔案管理信息化將各類重要的檔案資源進(jìn)行全面化管理，通過(guò)現(xiàn)代信息化技術(shù)將高校所有分散性檔案資源予以集合匯總，從而形成龐大的檔案信息資源庫(kù)，它還具備與傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的便捷性、全面性、豐富性以及服務(wù)性，以此為高校開(kāi)展相應(yīng)的教學(xué)科研、評(píng)估、就業(yè)指導(dǎo)等提供更為完善、有效的信息數(shù)據(jù)支持，便于更多使用者進(jìn)行檔案資料的查詢閱覽，幫助高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久性發(fā)展。

1.2 有效拓寬了高校檔案管理的服務(wù)功能

在數(shù)字化背景下，社會(huì)各個(gè)行業(yè)要想跟上時(shí)代的步伐，取得持續(xù)性發(fā)展，就必須要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念主動(dòng)進(jìn)行革新，積極與數(shù)字信息化靠攏，只有這樣才能在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地，否則最終只會(huì)被這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代所淘汰。如今，在檔案管理領(lǐng)域越來(lái)越多的管理軟件仍在推陳出新，給檔案管理工作提供了相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)支持，促進(jìn)高校檔案管理工作越來(lái)越先進(jìn)化、便捷化、完善化。比如，在對(duì)高校人才資源進(jìn)行搜集時(shí)，檔案管理系統(tǒng)可直接進(jìn)行信息化處理，自動(dòng)進(jìn)行人才搜集并擇優(yōu)推薦契合程度高的相關(guān)人才。

1.3 有利于提升高校檔案管理工作效率

通常在傳統(tǒng)化實(shí)體檔案管理的過(guò)程中，檔案管理受到場(chǎng)地、硬件、人工等因素的影響具有很大的制約性。盡管有些高校檔案管理工作正逐步邁入信息化，然而因其信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足、水平較低，也使得檔案管理工作并未全面實(shí)現(xiàn)信息化普及。如檔案整理、歸檔、登記、編錄等工作仍需人工操作尚可完成，這也給檔案管理者加大了工作量，導(dǎo)致工作效率不足、質(zhì)量欠缺；同時(shí)，檔案資料遺失、信息失真問(wèn)題也不可避免。此外，由于紙張檔案的保存年數(shù)畢竟有限，在自然環(huán)境下極易受潮發(fā)霉、泛黃陳舊，很難長(zhǎng)久性發(fā)揮其應(yīng)用功能，也使得眾多檔案資料長(zhǎng)期存在重藏輕用的問(wèn)題。而在數(shù)字化時(shí)代，通過(guò)信息化技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)合理應(yīng)用，將幫助高校實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案、電子檔案的雙重高效管理，借助相應(yīng)的軟件功能便可實(shí)現(xiàn)檔案資料的收發(fā)傳送，進(jìn)入檔案管理平臺(tái)就可進(jìn)行信息錄入、檔案規(guī)整、目錄編制等相關(guān)工作，極大地方便了檔案管理者的工作、減少了檔案建成的周期，提升了檔案應(yīng)用的效率[2]。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的基本原則

2.1 優(yōu)先性原則

高校檔案管理實(shí)施信息化要遵循優(yōu)先性原則，盡管將所有館藏檔案進(jìn)行信息化處理更有利于長(zhǎng)久性保存文化資源，但是大部分高校檔案鑒定工作的不及時(shí)，導(dǎo)致大量的檔案資源未能及時(shí)獲得鑒定，若要將其全部信息化處理，無(wú)疑要加大后續(xù)維護(hù)管理的壓力，造成管理資源的浪費(fèi)。鑒于此，高校檔案管理信息化要結(jié)合實(shí)際需求而定，對(duì)當(dāng)前檔案資源進(jìn)行科學(xué)篩選，將需要信息化的檔案進(jìn)行歸整，一些館藏價(jià)值、院校特色等利用頻率高的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行信息化處理。

2.2 可行性原則

在高校實(shí)體檔案向信息化轉(zhuǎn)變或是新開(kāi)發(fā)信息化檔案時(shí)，高校要結(jié)合辦學(xué)目標(biāo)、應(yīng)用需求而確定信息化檔案建設(shè)的目標(biāo)，確立所需投入的各項(xiàng)人力、物力及財(cái)力等，積極做好可行性分析，保障在自身辦學(xué)所能承受的范圍內(nèi)展開(kāi)檔案信息化建設(shè)工作，盡可能全面地分析預(yù)期的檔案館構(gòu)建規(guī)模，檔案信息資源的完備程度，保障檔案管理信息化技術(shù)水平以及資金的有效投入等。

2.3 安全性原則

高校檔案管理信息化之后加快了傳播的途徑和方式，也因此存在安全保密性問(wèn)題，因此，高校數(shù)字化檔案尤其是網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)的檔案資源一定要做好必備的安全工作，保障這些檔案資源不被泄密、丟失或遭到外部侵襲。高校要實(shí)施有效的安全使用措施，做好網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的加密、設(shè)立應(yīng)用權(quán)限、建立數(shù)據(jù)備份等，從而最大化地保障高校檔案信息資源的安全性。

2.4 服務(wù)為主原則

高校檔案管理信息化的最終目標(biāo)是為最大化地滿足用戶的使用需求，提供社會(huì)性服務(wù)。所以，在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，高校應(yīng)本著服務(wù)為主的原則向更多用戶提供需求，要以此為出發(fā)點(diǎn)來(lái)建設(shè)信息化檔案，著重分析在數(shù)字化時(shí)代下各類用戶應(yīng)用檔案的心理特征、實(shí)際需要，以此決定哪些檔案資源要優(yōu)先信息化。

3 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1 缺乏檔案管理認(rèn)知意識(shí)

在社會(huì)各個(gè)行業(yè)中，檔案管理工作都極為重要，它是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的一項(xiàng)基礎(chǔ)需求，良好的檔案管理可促進(jìn)信息資源的有效合理利用，推動(dòng)自身的成長(zhǎng)發(fā)展。高校在多年的教學(xué)科研中會(huì)累積形成大量豐富性的檔案資源，這將是高校未來(lái)辦學(xué)發(fā)展的有力基礎(chǔ)。然而，由于高校的檔案管理者缺乏檔案管理認(rèn)知意識(shí)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，還在沿用傳統(tǒng)實(shí)體檔案模式，缺乏現(xiàn)代信息化的管理觀念和能力，這在很大程度上制約了高校檔案管理工作的開(kāi)展，降低了檔案管理的水平。再者，有些高校對(duì)檔案信息化建設(shè)僅做了短期規(guī)劃，并未考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展，這也不利于檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展迭新。

3.2 信息化軟硬件不足

在數(shù)字化時(shí)代下，信息技術(shù)被各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中，原先傳統(tǒng)化檔案管理模式繼而陸續(xù)會(huì)被數(shù)字化取而代之，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化普及才是發(fā)展之需。但是，當(dāng)前一些高校在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，其硬件設(shè)施設(shè)備缺失、軟件應(yīng)用基礎(chǔ)較低，導(dǎo)致實(shí)際的檔案信息化管理水平和經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足。

3.3 管理制度不夠完善

要切實(shí)做好高校檔案信息化管理工作，務(wù)必要制定完善全面的檔案管理制度，以制度作為檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，保障高校檔案管理信息化水平的提升。然而，當(dāng)前有些高校檔案信息化建設(shè)工作仍停留在初期階段，一些基本的檔案信息化工作不夠明確，致使高校各類檔案信息較為混亂、未能進(jìn)行科學(xué)的搜集、歸整，這顯然不利于信息化檔案的建成及使用。

4 數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

4.1 建設(shè)完善化的檔案管理體系

為提升高校檔案管理水平、促進(jìn)教學(xué)進(jìn)一步發(fā)展，高校自身必須要以遠(yuǎn)瞻性看待檔案管理信息化建設(shè)工作。作為高校的領(lǐng)導(dǎo)及管理者，必須要帶頭轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的理念，重視檔案信息化建設(shè)，給予相應(yīng)的資金支持，為檔案管理部門配置完善的設(shè)施設(shè)備、主動(dòng)引進(jìn)專業(yè)的信息化檔案管理人才，將高校檔案管理工作作為重點(diǎn)考核項(xiàng)，針對(duì)檔案管理者的工作表現(xiàn)給予獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)管理者不斷學(xué)習(xí)、敢于創(chuàng)新，促進(jìn)高校檔案管理不斷完善化。

4.2 構(gòu)建完備的專題數(shù)據(jù)庫(kù)

在高校檔案信息資源建設(shè)的過(guò)程中，專題數(shù)據(jù)庫(kù)是其主要的建設(shè)內(nèi)容。通常，高校的檔案資源更傾向于教學(xué)科研方面，且不同專業(yè)和學(xué)科的研究方向均有所不同，因此，構(gòu)建完備性的專題數(shù)據(jù)庫(kù)極為重要，且必須結(jié)合用戶需求將其劃分為檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)術(shù)論文數(shù)據(jù)庫(kù)、科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、科研專利數(shù)據(jù)庫(kù)等，從而為高校教學(xué)科研工作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)[3]。

4.3 增強(qiáng)信息化檔案的安全管理

高校實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作之后，將給更多使用者帶來(lái)巨大的便捷，實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)，然而同時(shí)檔案數(shù)字化之后也面臨著網(wǎng)絡(luò)的不安全因素。所以，高校檔案管理者必須要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)檔案安全意識(shí)，通過(guò)采用信息加密處理、防火墻技術(shù)等對(duì)這些檔案資源進(jìn)行保護(hù)處理，所有使用者必須經(jīng)過(guò)身份驗(yàn)證之后才可安全登錄檔案管理信息化系統(tǒng)，以此進(jìn)行檔案查閱瀏覽以及下載應(yīng)用。

4.4 構(gòu)建完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保障檔案信息資源豐富、規(guī)范及安全的前提基礎(chǔ)。作為高校檔案管理者，必須要積極響應(yīng)用戶需求、結(jié)合教學(xué)情況及進(jìn)度構(gòu)建完善的檔案管理制度，強(qiáng)化管理軟件的設(shè)計(jì)及應(yīng)用，制定詳細(xì)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)的錄入工作，一些紙質(zhì)檔案需經(jīng)掃描后錄入系統(tǒng)，以此確保檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，同時(shí)，要將檔案類目名稱、內(nèi)容、保管期限、歸檔職能等信息明確化。比如，在新學(xué)期前，教務(wù)部應(yīng)結(jié)合高校教學(xué)工作安排、各專業(yè)教學(xué)需求，做出相應(yīng)的檔案搜集、歸整計(jì)劃，而各專業(yè)教師也要積極配合檔案管理部門主動(dòng)提供教學(xué)信息資料，將這些檔案進(jìn)行規(guī)范的整理、記錄及歸檔存放、形成信息化檔案資料。在此過(guò)程中，檔案管理者及教師都需各司其職，做好責(zé)任分工處理，確保整個(gè)搜集整理檔案資源的環(huán)節(jié)規(guī)范有序，所有重要教學(xué)資料均能及時(shí)獲得信息化保存。

4.5 提升管理者及使用者的檔案素養(yǎng)

在高校檔案管理工作中，檔案管理者及使用者作為檔案建設(shè)的主體和客體，關(guān)乎高校檔案管理信息化的發(fā)展，他們所具備的檔案素養(yǎng)是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而就目前現(xiàn)狀了解，高校檔案管理部門人員長(zhǎng)期緊缺，尤其是專業(yè)的檔案管理者更是寥寥無(wú)幾，他們?nèi)狈n案信息化管理經(jīng)驗(yàn)和能力、不具備相應(yīng)的檔案管理意識(shí)和素養(yǎng)，很大程度上局限了高校檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，高校必須針對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行改革，通過(guò)開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)提升檔案管理者的信息化技術(shù)、職業(yè)素養(yǎng)。此外，高校還需借助各類平臺(tái)提高檔案使用者的檔案使用安全意識(shí)和素養(yǎng)，從而全面提升高校的檔案管理水平和應(yīng)用能力。