核電企業(yè)檔案管理前端控制工作實踐

李明

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理的重要性日益突出。在核電項目的建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行中，涉及的單位有上千家，檔案文件的形成和傳輸進(jìn)度的好壞決定了檔案的服務(wù)水平和作用。在企業(yè)檔案管理中，重點抓好“三前控制”，具體是在項目啟動前、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)前、文件形成前---提前規(guī)劃檔案管理要求，解決企業(yè)檔案管理中長期存在的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;前端控制;解決措施;應(yīng)用實踐

前言

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理對象主要是紙質(zhì)實體檔案，處在文檔管理生命周期的后端。隨著知識經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)辦公環(huán)境呈現(xiàn)出自動化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化等特點，產(chǎn)生了大量的電子文件，歸檔文件數(shù)量隨之增加且形式越來越復(fù)雜，以紙質(zhì)實體檔案為主的傳統(tǒng)檔案管理已嚴(yán)重不適應(yīng)新時代企業(yè)發(fā)展需要，且給檔案工作帶來了巨大難度。在大數(shù)據(jù)、云計算和“互聯(lián)網(wǎng)+”主導(dǎo)社會發(fā)展的新形勢下，需要運(yùn)用前端控制理念強(qiáng)力推動現(xiàn)代企業(yè)檔案工作，確保企業(yè)檔案齊全完整、真實可靠，保證檔案管理工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行，進(jìn)而有效提高檔案工作效率及質(zhì)量。

一、核電企業(yè)前端控制面臨的問題

1.受傳統(tǒng)觀念束縛，認(rèn)知不足，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

企業(yè)員工對檔案的認(rèn)知還停留在初級階段，認(rèn)為檔案工作的本質(zhì)就是庫房保管，檔案人員就是庫房保管員，檔案工作是檔案人員的職責(zé)，與別人無關(guān);認(rèn)為檔案管理就是資料管理，就是公務(wù)文件管理，文件歸檔后有人管、能找到就做到了檔案管理。雖然有高層領(lǐng)導(dǎo)意識到在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代企業(yè)發(fā)展離不開信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理也要實現(xiàn)信息化，但由于缺乏整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，很少考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件將如何管理和歸檔利用，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案信息化也是企業(yè)文檔流程再造，模仿傳統(tǒng)手工模式，在管理系統(tǒng)建設(shè)中沒有把檔案管理要求提前考慮到，難以落實前端控制要求。

2.現(xiàn)代化管理不到位，空喊口號，不注重實效

近年來，企業(yè)逐漸重視檔案管理，認(rèn)識到檔案工作需要全過程管理及前端控制，但如何開展前端控制沒有找到合適的抓手。前端控制理念更多停留在表面，大會小會、文件通知和表態(tài)發(fā)言中都會講到檔案的重要性，但只是空喊口號，無法在實際工作中具體實施，典型的說起來重要，干起來次要的形式主義管檔態(tài)度。

3.管理機(jī)制不完善，標(biāo)準(zhǔn)滯后，未產(chǎn)生大成效

檔案管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性管理工作，是企業(yè)管理體系中不可或缺的部分，應(yīng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)管理同步規(guī)劃和提升。但在實際運(yùn)行中，由于企業(yè)檔案管理機(jī)制不完善，以計算機(jī)技術(shù)模擬手工管理的方法“成就”檔案自動化管理，以其他行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)“推進(jìn)”檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，以從業(yè)時間長短和經(jīng)驗積累“評價”檔案人員管理水平，以檔案工作是一種事務(wù)性工作“決定”誰來做都可以;同時受全員檔案意識、檔案人員隊伍素質(zhì)、檔案價值作用發(fā)揮等多種因素影響，再加上缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、前端文件管理人員匱乏和專業(yè)技能不足，前端控制缺失有效手段，制約著現(xiàn)代企業(yè)檔案管理前端控制推進(jìn)。

二、前端控制管理對策

1.構(gòu)建文檔信息集中機(jī)構(gòu)

核電企業(yè)、公司應(yīng)該打破文件、檔案、信息技術(shù)壁壘，自公司成立之初時起，就設(shè)立文件、檔案、信息管理集中機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司文件管理、檔案管理和信息化建設(shè)。在工程項目建設(shè)之初，通過獨(dú)立的文檔管理機(jī)構(gòu)，密切配合工程建設(shè)部門，制定各個項目的檔案組卷歸檔規(guī)劃，編制項目檔案移交和驗收要求，從組織上保障前端控制工作的開展。

2.提高全員檔案管理意識

核電企業(yè)、公司應(yīng)該在設(shè)計、建造、調(diào)試、運(yùn)行不同階段的質(zhì)量保證大綱以及公司管理大綱上明確全體員工文件控制和記錄管理職責(zé)。不同領(lǐng)域管理程序都要明確是否有記錄產(chǎn)生，若產(chǎn)生記錄，須規(guī)定記錄表單的名稱、保管期限和保管單位。每個崗位形成的記錄清單，成為各部門業(yè)務(wù)人員向本部門檔案管理人員移交檔案的信息來源。每年各部門歸檔率和文件誤用率，納入公司對全員各崗位通用約束性考核指標(biāo)，間接影響員工職業(yè)晉升。通過上述措施，提升全員檔案管理意識，促進(jìn)全員參與檔案管理前端控制工作。

3.提升檔案管理隊伍素質(zhì)

檔案管理前端控制作用發(fā)揮的程度與檔案隊伍綜合素質(zhì)關(guān)系密切，江蘇核電有限公司采取多種方式提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。一是加強(qiáng)檔案前沿知識與理論培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)規(guī)劃、項目管理和核電基礎(chǔ)知識。二是引入信息化技術(shù)人才到檔案管理崗位工作，檔案管理人員牽頭負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)變更和需求管理，積極參加國家電子文件試點項目和公司檔案信息化科研工作，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才隊伍，以更高視角規(guī)劃企業(yè)檔案工作。三是通過“四參加”活動，深入了解核電主要業(yè)務(wù)和工作流程，將檔案管理要求嵌入核電項目管理中，檔案管理人員通過自身素質(zhì)能力的提升，保障前端控制有效開展。

4.優(yōu)化文檔管理流程

一是實現(xiàn)各類文件在線編制流轉(zhuǎn)。通過文檔管理系統(tǒng)，明確信函、會議紀(jì)要、程序、技術(shù)文件、記錄報告等不同文件類型的元數(shù)據(jù)規(guī)則、文件格式和審批要求，從源頭上規(guī)范文件形成質(zhì)量。二是細(xì)化文件歸檔流程。對照國家檔案局第10號令，梳理各部門文件歸檔清單、保管期限、產(chǎn)生渠道、文件格式，并通過文檔管理系統(tǒng)在線提交歸檔文件。三是實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件自動歸檔功能。通過梳理電子文件自動歸檔規(guī)則，建立不同系統(tǒng)間元數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系，采用電子文件“四性”檢測等技術(shù)措施，將歸檔要求前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，當(dāng)業(yè)務(wù)流程審批結(jié)束，按照設(shè)定的歸檔規(guī)則，自動將業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件元數(shù)據(jù)及版式化電子文件傳輸?shù)轿臋n管理系統(tǒng)。

三、實踐應(yīng)用

1.以文檔管理網(wǎng)絡(luò)為紐帶，提升全員

檔案管理意識在公司內(nèi)部和外部主要承包商中，立專兼職文檔管理人員，組建文檔管理隊伍。每年開展部門工作文件庫登記，動態(tài)了解各單位文檔管理情況。每半年組織文檔管理大會，邀請公司內(nèi)部和外部主要承包商檔案管理人員參加學(xué)習(xí)與交流。每年利用“國際檔案日”，開展檔案法制宣傳教育、檔案學(xué)術(shù)論文征集、檔案主題講座、檔案知識競賽等，集中開展系列檔案宣傳活動，邀請文檔管理人員參與“國際檔案日”活動，提升檔案管理人員職業(yè)認(rèn)同感，以點帶面，提升全員檔案意識，積極參與到企業(yè)檔案管理中。

2.以文檔監(jiān)督檢查為手段，鞏固文檔

前端控制效果為了及時掌握公司內(nèi)部和外部主要承包商檔案管理人員配備、資質(zhì)和培訓(xùn)授權(quán)情況，紅沿河核電有限公司針對不同管理對象，采取事前、事中、事后三種文檔監(jiān)督檢查方式。在項目建設(shè)之初，一般通過事前方式，將文檔培訓(xùn)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查相結(jié)合，側(cè)重文檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)。在項目建設(shè)中，重點對文檔管理程序編制和執(zhí)行情況，工作文件的分發(fā)與使用，檔案整理移交，進(jìn)行事前檢查和事中指導(dǎo)。另外，檔案管理人員每年對文檔監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題，逐條納入公司管理支持平臺進(jìn)行跟蹤，做到閉環(huán)控制，開展趨勢分析與統(tǒng)計對比，針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題，除了督促相關(guān)人員按期整改，還在每半年文檔管理大會，重點介紹文檔管理典型問題和解決措施，通過事前和事中的前端控制，及事后回顧總結(jié)，避免問題重復(fù)發(fā)生，鞏固文檔前端控制效果。

結(jié)束語

綜上所述，對現(xiàn)代核電企業(yè)檔案管理來說，有必要轉(zhuǎn)變企業(yè)各級管理者和檔案人員的工作思路，將管理的觸角延伸到生產(chǎn)文件的形成階段，借助新的信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理前端控制措施，提高企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，提高企業(yè)檔案管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)展現(xiàn)代企業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，陳智為.檔案管理學(xué)[M].第四版.北京：中國人民大學(xué)出版社，

2015.

[2]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].第二版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2017.

[3]劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].浙江檔案，2001.